Přefakturace na zákazníka

Přefakturace na zákazníka je podrobně popsána v dokumentu Fakturace prodej.

Nastavení smluv se službami – Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu

V Nastavení smluv se službami je pole Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu:

Pokud je nastaveno “Povolit přefakturovat na zákazníka bez zaúčtovaného nákupu” = Ano, lze přefakturovat na zákazníka transakce tankovacích karet ještě dříve, než je zaúčtovaná nákupní faktura.

Nastavení pro hromadnou fakturu na zákazníkovi

Na kartě zákazníka v záložce Operativní leasing uživatel vybere jednu z možností Způsobu fakturace PHM a servisu. Podle nastavení bude systém vytvářet hromadné prodejní faktury z transakcí tankovací karty a servisních povolenek.

Příklad fakturace za obchodní místa zákazníka

Podle dvě smlouvy na různé obchodní obchodního místa zákazníka.

Jsou dvě smlouvy OL1700104 (Zlín) a OL1700103 (Praha) na jednoho zákazníka Provis – vyfakturovala jsem transakce z 11.6.2021:

Vytvořil správně dvě faktury:

Propsal číslo zaúčtované /nezaúčtované faktury do Transakce tankovací karty:

V hlavičce faktury je uvedena leasingová smlouva i obchodní místo zákazníka:

Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass invoicing of fuel cards)

Hromadnou fakturaci tankovacích karet můžeme spustit s filtrem na zákazníka a s filtrem období transakcí tankovací karty:

Datum od
- Uživatel zadá začátek období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.
Datum do
- Uživatel zadá konec období od kterého budou zahrnuty transakce do reportu/faktury.
Zúčtovací datum
- Uživatel zadá zúčtovací datum pro prodejní fakturu
Vytvořit faktury
- uživatel pole zatrhne, pokud má systém vytvořit zaúčtované nákupní faktury
Vytvořit přílohy
- uživatel pole zatrhne, pokud má systém vytvořit přílohy k fakturám
Tisknout
- uživatel zatrhne, pokud má systém při tvorbě faktury zároveň i tisknout faktury s přílohami (tiskne se pouze příloha PDF)

Tvorba faktury / reportu

Systém prochází „Transakce tankovací karty“ a filtruje podle Data transakce spadající do fakturovaného období:

Další filtr je příznak „Fakturováno“ = NE:

Dalším filtrem je, příznak „Chyba“ = NE:

Pokud není v Nastavení smluv se službami povolena přefakturace PHM bez zaúčtovaného nákupu, tak dalším filtrem pro fakturu na zákazníka je vyplněné „Číslo zaúčtované nákupní faktury“:

Na základě Čísla zákazníka systém zjistí Způsob fakturace na zákazníka:

Za zákazníka – jedna faktura za všechny smlouvy zákazníka.
Za nákladové středisko – tolik faktur, kolik je nákladových středisek zákazníka
Za smlouvu – tolik faktur, kolik je leasingových smluv
Hromadně za zákazníka a typ kalkulace (Otevřená / Uzavřená) – maximálně dvě faktury za zákazníka
Hromadně za rámcovou smlouvu – za rámcovou smlouvu zákazníka jedna faktura

Dále bude procházet tabulku „Jednorázový poplatek tankovací karty“ a filtrovat podobně jak transakce tankovací karty:

Fakturovat = Ano
Způsob fakturace = Faktura za PHM
Faktura vystavena = Ne
Datum vzniku poplatku – musí odpovídat zadanému období

Po zaúčtování hromadné faktury (je vytvořena na obecný Kód smlouvy) budou jednotlivé položky faktury přeúčtovány ke konkrétním smlouvám a číslo zaúčtované prodejní faktury se propíše do Transakce tankovací karty.

Příklad Fakturace zákazníkovi – tankování v zahraničí a zároveň jednorázový poplatek

Založen poplatek na kartu FC00006, zákazník Z00010 je stejně jak transakce 3.7.2021:

Spustím hromadnou fakturaci se stejnými filtry (období, zákazník):

Výsledek systém zahlásí: “Dokončeno bez chyby”

Číslo prodejních dokladů propsáno do transakce:

Faktura je jedna 103052 dle nastavení na kartě zákazníka:

DPH je správně jen z poplatku 2,52, protože tankování bylo v zahraničí

Log hromadné fakturace tankovacích karet (Fuel Card Mass Invoicing Log)

Číslo zákazníka
- Systém plní jen v případě chyby. Pokud systém zjistí chybu při zpracování faktury na zákazník, zapíše do logu o kterého zákazníka šlo a chybovou hlášku.

Při úspěchu systém zapíše číslo smlouvy, číslo faktury, částku faktury, datum a čas vytvoření.

Pokud je ve faktuře na zákazníka spolu s transakcemi za PHM zahrnut i poplatek, v logu se objeví dvě položky:

Systém do logu zapíše zvlášť položku „za poplatek“ (položku 13) a zvlášť položku „za transakce“ (položka 14). Faktura je jedna, stejná v obou položkách.