Pomocí průvodce můžeme vytvořit kontakt, zákazníka, dodavatele zároveň, následně uživatel může doplnit potřebné informace na vytvořených kartách kontaktu, zákazníka, dodavatele.
Průvodce se dá otevřít role centra OneCore - Financování anebo OneCore - Financování (všechny produkty).
Ze seznamu Kontakty volbou Nový – Vytvořit partnera.
Kliknutím na ikonu Vytvořit partnera je nutné nastavit, jaké subjekty si přejeme vytvořit. Samotný průvodce se skládá ze 4 kroků. Zobrazené pole v jednotlivých krocích se zobrazují, schovávají, případně jsou needitovatelné podle výběru typu zakládaného subjektu:
Obchodní partner na kartě evidován jako Typ Společnost
Kontaktní osoba na kartě evidován jako Typ Osoba
Krok č.1:
Pole:
Typ (Type)
Označení typu kontaktu, který si přejeme vytvořit, možnosti:
Obchodní partner – Kontakt typu společnost (např: Zákazník/Dodavatel)
Kontaktní osoba – Kontakt typu osoba
Jde o kontakt, který je v OC identifikován jako soukromá osoba např. zaměstnanec zákazníka. (při vytváření kontaktní osoby nelze vytvořit zákazníka/dodavatele, viz kapitola: „Kontakt typu osoba“).
Kontakt (Contact)
Neviditelné skryté pole je zatrženo vždy a nelze ho editovat. Kontakt se při využití průvodce vytvoří vždy
needitovatelné pole
Zákazník (Customer)
Defaultní hodnota Ano
Označení, zda si přejeme vytvořit spolu s kontaktem také zákazníka
volitelné pole
Zákazníka můžeme vytvářet jenom pro Typ = Obchodní partner
Pokud uživatel nechá hodnotu = Ano a následně zvolí Typ Kontaktní osoba pole se schová a zobrazí se pole „Číslo obchodního partnera“ a „Název obchodního partnera“
Pokud uživatel opět změní hodnotu z Typ Kontaktní osoba na Typ Obchodní partner pole se objeví a uživatel už musí zakliknutím vybrat co si přeje založit
Dodavatel (Vendor)
Defaultní nastavení = Ne
Označení, zda si přejeme vytvořit spolu s kontaktem také dodavatele
volitelné pole
Dodavatele můžeme vytvářet jenom pro Typ = Obchodní partner
Pro Typ Kontaktní osoba je pole skryto
Číslo obchodního partnera (Business Partner No.)
Pole je viditelné a editovatelné jenom když je zadán Typ = Kontaktní osoba
Kartu kontaktní osoby je možné vytvořit bez přirazení ke konkrétní společnosti nebo může být přirazena ke konkrétní společnosti zadáním Čísla obchodního partnera. (čísla společnosti kontaktu)
Pokud je kontakt zadán bez přirazení ke konkrétní společnosti, je řazen v seznamu kontaktů na začátek seznamu
Pokud je kontaktní osoba přirazená ke konkrétní společnosti ukládá se kontakt v seznamu pod jeho společnost
Název obchodního partnera (Business Partner Name)
Needitovatelné pole
Pokud uživatel vybere v poli číslo obchodního partnera číslo společnosti, dotáhne se podle čísla jeho název, pro informaci uživateli.
Následně pomocí tlačítka Další přecházíme na krok 2.
V kroku 2 se zobrazují a jsou viditelné a editovatelné pole dle toho, jestli je v předcházejícím kroku zadaná v poli Typ Kontaktní osoba, nebo Obchodní parter.
Krok 2 pro Typ = Obchodní partner:
Pole:
Kód země /Oblasti (Country/Region Code)
Povinné pole
Defaultně nastaven na kód země, podle nastaveni v tabulce Informace o společnosti v poli Kód země/oblasti
pole na prvním místě, protože na základě hodnoty země se spouští ověřováni kontaktu (ARES. VIES) a filtruje se jenom relevantní Města a PSČ
IČ (Registration No.)
Nepovinné pole
Po zadání hodnoty do pole a po přechodu do jiného pole se spustí funkce ověření IČ:
Pokud je spuštěna funkce napojení na ověření IČ v tabulce Nastavení služby ověření IČ:
Tak se IČ ověří a následně:
Pokud IČ není správné (OC dokáže aktuálně ověřit jenom v ČR přes systém ARES) systém zobrazí informativní hlášku: “Nenašli jsme shodu pro toto číslo. Ověřte, zda jste zadali správné číslo.”
Pokud je správné (existuje v ČR) některé údaje se automaticky můžou dotáhnout:
To, které údaje se dotáhnou do wizardu si určí uživatel, který přijme jednotlivě nebo vše ponouknuté informace, které se zobrazí po ověření IČ:
Tlačítkem Přijmout si může do wizardu dotáhnout hodnoty z pole „Odezva“ jenom ze zvoleného řádku
Tlačítkem Přijmout vše se dotáhnou do wizardu po kliknutí na tlačítko Zavřít všechny zobrazené hodnoty z pole Odezva
DIČ (VAT Registration No.)
Při Ověření IČ po zadání hodnoty so pole IČ se hodnota DIČ dotáhne, pokud je integraci DIČ zasláno a DIČ se následně už nebude ověřovat službou na ověření DIČ (VIES) pokud bude spuštěná
Pokud uživatel vyplní do pole hodnotu DIČ a je spuštěná kontrola ověření DIČ službou VIES systém zobrazí kartu nebo hlášku:
Když DIČ najde
Pokud chcete automaticky dotáhnout Název do wizardu je potřebné kliknout na tlačítko „Přijmout“
Upozornění!!! – Po aktualizaci BC20 nepoužívat tlačítko Přijmout vše. Adresa by se celá vložila do pole Adresa. Text není možné rozdělit do polí wizardu.
Když SE DIČ nenajde systém zobrazí hlášku: “Nenašli jsme shodu pro toto číslo. Ověřte, zda jste zadali správné číslo."
Když je DIČ už v systému zadané systém zobrazí hlášku: “Toto DIČ již bylo zadáno pro kontakty: KT000008”
Když je DIČ pro zadanou zemi v poli Kód země / oblasti zadané ve špatném tvaru systém zobrazí hlášku (příklad pro SK):
Formáty DIČ pro jednotlivé země jsou uživatelsky nastavené v tabulce Formáty DIČ, do které se uživatel dostane následovně:
Tabulka Země / oblasti
Formáty DIČ
Název (Name)
Název společnosti
Povinné pole
Adresa (Address)
Název ulice (obce) spolu s číslem ulice (domu)
Povinné pole
Město (City)
Určuje město (obec) ve které má kontakt sídlo
Filtrované na Kód země/oblasti
Uživatel rozkliknutím otevře tabulku Kódy PSČ, odkud vybere Město
Po výběru se doplní také PSČ zadané v poli Kod
Pokud uživatel město zadá popisem do pole a daných měst je vice než jedno v seznamu Kódu PSČ, tak po kliknutí na další pole se zobrazí uživateli filtrovaný seznam Měst pro daný vložený popis a uživatel vybere správné PSČ k danému městu
Pokud je pro daný popis hodnota jenom jedna PSČ se automaticky do pole PSČ vloží
Uživatel může do pole dopsat také hodnotu, která není v seznamu a OC bude hodnotu akceptovat
Povinné pole
PSČ (Post Code)
Určuje PSČ kontaktu
Pokud uživatel vybere město PSČ se dotáhne automaticky
Pokud je pole Město prázdné a uživatel doplní PSČ vyplní se také pole Město
Povinné pole
Pokud uživatel PSČ do pole zadá popisem a pro dané PSČ je vice měst OC zobrazí filtrovaný seznam těchto měst a uživatel vybere správní
Uživatel může do pole dopsat také hodnotu, která není v seznamu a OC bude hodnotu akceptovat
Kód právní formy (code)
Povinné pole
Uživatel vybere právní formu rozklikem se seznamu z tabulky Právní formy
Kód právní subjektivity (API Legal Subjectivity Code)
Povinné pole
Právní subjektivita kontaktu (Např. Společnost s ručením omezeným)
Pro zadání kódu musí být vyplněná hodnota poli Kód právní formy, podle které se následně filtruji jenom řádky právní subjektivity pro danů právní formu
Krok 2 pro Typ = Osoba:
Pole:
Jméno (First Name)
Určuje jméno kontaktu
Příjmení (Surname)
Určuje přímení kontaktu
Název (Name)
Povinné pole
Je potřeba vyplnit jedno z polí Jméno nebo Příjmení
Needitovatelné pole
Hodnota v poli se složí z hodnot poli Jméno + Přímení
Informace o adrese
Kód země / oblasti
Pokud v kroku č.1 není vyplněné pole číslo obchodního partnera do pole se vloží kód země, podle nastaveni v tabulce Informace o společnosti v poli Kód země/oblasti
Pokud v kroku č.1 je vyplněné pole číslo obchodního partnera do pole se vloží kód země podle aktuální reg. adresy společnosti a pole je needitovatelné
Adresa (Address)
Nepovinné pole
Název ulice (obce) spolu s číslem ulice (domu)
Pokud je v kroku č.1 vyplněná hodnota v poli Číslo obchodního partnera Adresa se vyplní automaticky podle aktuální reg. adresy společnosti a pole bude needitovatelné
Město (City)
Nepovinné pole
Určuje město (obec) v, které má kontakt sídlo
Pokud je v kroku č.1 vyplněná hodnota v poli Číslo obchodního partnera Adresa se vyplní automaticky podle aktuální reg. adresy společnosti a pole bude needitovatelné
PSČ (Post Code)
Nepovinné pole
Určuje psč kontaktu
Pokud je v kroku č.1 vyplněná hodnota v poli Číslo obchodního partnera Adresa se vyplní automaticky podle aktuální reg. adresy společnosti a pole bude needitovatelné
Kód právní formy (code)
Povinné pole
Uživatel vybere právní formu rozklikem se seznamu z tabulky Právní formy
Kód právní subjektivity (Legal Subjectivity Code)
Právní subjektivita kontaktu (Např. fyzická osoba nepodnikatel)
Pro zadání kódu m.usí být vyplněná hodnota poli Kód právní formy, podle které se následně filtruji jenom řádky právní subjektivity pro danů právní formu
Krok 3 pro Typ = Obchodní partner
Vyplňte kontaktní informace
Mobil (Mobile No.)
Mobilní číslo pro komunikaci se společnosti
Telefonní číslo (Phone No.)
Telefonní číslo pro komunikaci se společnosti
E-mail (Email)
E-mail kontaktu pro komunikaci se společnosti
Vyplňte informace o registraci
Registr (Register)
Možnosti: Obchodní registr, Živnostenský registr
Místo soudu/Obvodní úřad (Place of Jurisdiction / District Office)
Pro Typ společnost – místo registrace
Oddíl, Vložka/ Číslo živ. Registru (File No. / Trade Reg. No.)
Pokud se poskytuje, uživatel může zapsat dle výpisu registru
Krok 3 pro Typ = Osoba
Vyplňte kontaktní informace
Mobil (Mobile No.)
Mobilní číslo pro komunikaci
Telefonní číslo (Phone No.)
Telefonní číslo pro komunikaci
E-mail (Email)
E-mail kontaktu pro komunikaci
Krok 4 pro Typ = Obchodní partner
V kroku č. 4 uživatel vybírá Šablony pro zákazníka nebo dodavatele. Výběr obou šablon je filtrován na Kód země oblasti z kroku 2 tohoto wizardu. Pokud uživatel zadá šablonu zákazníka/dodavatele přímo do pole bez výběru z číselníku, pak zde neprobíhá žádná kontrola na správnost šablony vzhledem ke Kódu země/oblasti. Šablony usnadňují automatické vyplnění údajů na kartě zákazníka nebo kartě dodavatele. (kapitola Šablona zákazníka, Šablona dodavatele) V případě, pokud v kroku č.1 zakliknete, že se má vytvořit zákazník/dodavatel a uživatel šablonu nevybere, systém Vás upozorní: “Je třeba vybrat šablonu zákazníka / dodavatele!”
Krok 4 pro Typ = Osoba
Poslední krok pro Typ = Osoba je bez polí, jen je potřeba průvodce ukončit, vystornovat, nebo se dá vrátit o krok zpět.
Po úspěšném dokončení průvodce je zobrazeno hlášení, že byly subjekty správně vytvořeny a zobrazí se otázka, zda si přejeme zobrazit danou kartu kontaktu.