Generování výkazů

Na základě definice reportu uživatel tvoří a kontroluje výkazy.

Z Role centra Pojištění (Insurance) je možné zobrazit nabídku pro Výkazy pojištění přes Akce (Action)/Výkazy (Statements).

• Výkazy pojištění (Insurance Statements)

  • Generování samostatných pojistných výkazů

• Export reportů pojištění (Insurance Reports Export)

  • Hromadné generování pojistných výkazů

• Vydané výkazy pojištění (Released Insurance Statements)

  • Archív vydaných pojistných výkazů

Přehled Výkazy pojištění

Přehled Výkazů pojištění je možné zobrazit:

• Z Role centra Pojištění (Insurance) přes Akce (Action)/Výkazy (Statements)/Výkazy pojištění (Insurance Statements)

• Vyhledáním přes lupu

Po potvrzení volby Výkazy pojištění systém zobrazí Přehled výkazů pojištění.

Nový výkaz uživatel založí volbou Novy z Přehledu výkazů pojištění. Systém zobrazí novou Kartu výkazu pojištění.

Karta výkazu pojištění

Karta výkazu pojištění má dvě části: 

• Hlavičku se záložkou Obecné pro definici parametrů výkazu

• Podformulář výkazu pojištění pro řádky výkazu.

Záložka Obecné

Pole:

• Číslo (No.)

  • Číslo výkazu přidělí systém z nastavené číselné řady

• Typ výkazu (Statement Type)

  • Uživatel vybírá z možných hodnot:

    • Přírůstky (Additions)

    • Úbytky (Disposals)

    • Změny (Changes)

    • Prodloužení (Prolongation)

    • Nevyřazovat (Keep)

    • Kmen (Insurance Portfolio)

• Číslo pojišťovny (Insurance Company No.)

  • Uživatel vybere pojišťovnu

• Číslo produktu (Insurance Product No.)

  • Uživatel vybere produkt pojišťovny

• Kód reportu pojištění (Insurance Report Code)

  • Uživatel vybere kód reportu z Přehledu definice reportů pojištění, zafiltrovaného na Typ výkazu, Číslo pojišťovny a Číslo produktu

• Číslo rámcové smlouvy (Framework Agreement No.)

  • Doplní systém z vybraného kódu reportu pojištění

• Číslo sady (Set No.)

  • Uživatel vyplní výběrem ze seznamu pojistných sad, pokud potřebuje udělat výkaz zvlášť pro nějakou sadu. Vyplnění pole není povinné

• Kód reportovací množiny (Insurance Reporting Group)

  • Doplní systém z vybraného kódu reportu pojištění

• Datum výkazu (Statement Date)

  • Systém plní aktuální datum, den vytvoření Karty výkazu pojištění, uživatel může změnit

• Datum od (Date From)

  • Uživatel vybere počátek období, které reportuje

  • Povinné pole

  • Pro typ výkazu

    • Přírůstky a Úbytky platí

      • Pokud uživatel zadá přesné období, např. měsíční, do výkazu se nenaplní dodatečně aktivované/vyřazené smlouvy z předchozích období (dodatečně aktivované/ukončené smlouvy)

      • Pokud Datum od zadá měsíc, dva do minulosti, systém do výkazu naplní i smlouvy za předchozí období, které ještě nebyly nahlášené pojišťovně

    • Kmen platí

      • Kontrola kmene se provádí vždy samostatně za jednotlivá období

      • Není možné dělat kontrolu kmene za více než jedno období najednou

      • Pokud po vydání kmene došlo k dodatečné aktivaci smluv a k pozdějšímu zaslání přírůstků, kmenový výkaz se generuje za stejné období jako přecházející kmen. Pomocí filtru je možné naplnit řádky pouze s požadovanými smlouvami

      • Pokud uživatel zadá, při opakovaném generování kmene, stejné období, např. měsíční, do výkazu se naplní všechny smlouvy pro zadané období v polích Datum od - Do datumu bez ohledu, zda byly již v minulosti odeslány anebo nebyly

• Do datumu (Date To)

  • Uživatel vybere konec období, které reportuje

• Zahrnout nahlášené po (Include Reported After)

  • Pole je editovatelné pouze pro výkaz typu Přírůstky a Úbytky

  • V případě, že uživatel chce do výkazu zahrnout smlouvy, které už byly reportovány (mají vyplněný Datum nahlášení do pojišťovny/Datum odhlášení do pojišťovny) vyplní v tomto poli datum původního hlášení anebo datum před datem původního hlášení.

Podformulář výkazu pojištění

Do podformuláře výkazu systém načítá všechny smlouvy, které odpovídají parametrům v hlavičce výkazu.

Navrhnout řádky

Řádky podformuláře výkazu pojištění plní funkce Navrhnout řádky, kterou je možné spustit z karty výkazu pojištění přes Proces/Navrhnou řádky

Po kliknutí na Navrhnout řádky systém zobrazí dialogové okno se zobrazením filtrů pro jednotlivé výkazy pojištění.

Dialogové okno obsahuje možnost zadat další filtr pro jednotlivé typy výkazů výběrem polí z hlavičky pojistné smlouvy (např. načítání pouze vybraných pojistných smluv)

• Filtr: Přírůstky / úbytky

• Filtr: Změny

• Filtr: Kmen

Po potvrzení OK systém naplní podformulář výkazu pojištění pojistnými smlouvami, které vyhovují zadaným parametrům v hlavičce výkazu pojištění a případným filtrům z dialogového okna.

Uživatel může řádky smazat a načíst znovu použitím funkce Navrhnout řádky.

• Výkaz typu Přírůstky (Additions)

  • Plní všechny pojistné smlouvy, jejichž hodnota v poli Platnost od na Kartě pojistné smlouvy odpovídá období Datum od – Do datumu v hlavičce na Kartě výkazu pojištění

• Výkaz typu Úbytky (Disposals)

  • Plní všechny pojistné smlouvy, jejichž hodnota v poli Platnost do na Kartě pojistné smlouvy odpovídá období Datum od – Do datumu v hlavičce na Kartě výkazu pojištění

• Výkaz typu Změny (Changes)

  • Plni všechny pojistné smlouvy, u kterých najde rozdíl v datech (sledovaných polích)

  • Nedoplní pojistné smlouvy, na kterých je vyplněno Datum odhlášení do pojišťovny

• Výkaz typu Kmen (Insurance Portfolio)

  • Plní aktivní smlouvy, které mají vyplněný

    • Datum nahlášení do pojišťovny na Kartě pojistné smlouvy (záložka Účtování), který se plní vydáním výkazu přírůstků

    • Datum od - Do datumu z hlavičky výkazu pojištění je z intervalu datumů předpisů splátky pojistného od – do na pojistné smlouvě na záložce Účtování

  • Podstatné pro výběr pojistných smluv dle období je porovnání období ve výkazu. Podle zadaného období vybírá řádky pojistného kalendáře pro pojišťovnu (do kmene se dostanou i pojistky, které začaly i skončily ve stejném měsíci, např. ukončené po pár dnech)

  • Funkce neplní samostatně řádky pojistných smluv doplňků přislouchajících k hlavnímu produktu, např. doplňky ke Kasku. Údaje o doplňcích plní do řádku k hlavnímu produktu pojištění v polích určených pro doplňky

  • Do výkazu se plní smlouvy ve stavu

    • Aktivní (Active)

    • Změnová kopie (Change Copy), tyto smlouvy mají příznak v poli Změnová kopie existuje = Ano a brání vydání výkazu

  • Do výkazu se neplní smlouvy ve stavu

    • Storno (Canceled)

    • Nerealizovaná (Unrealized)

    • Příprava (Preparation)

Podformulář výkazu pojištění - Pole výkazu pro typy Přírůstky / Úbytky / Změny (Statement fields for types Additions / Disposals / Changes).

Popis polí podformuláře platí i pro první část výkazu typu Kmen

• Číslo pojistné smlouvy (Insurance Contract No.)

  • Plní funkce Navrhnout řádky

• Číslo smlouvy pojišťovny (Insurance Company Contract No.)

  • Plní funkce Navrhnout řádky, v případě, že je pole vyplněné na pojistné smlouvě

• Změnová kopie existuje (Change Copy Exists)

  • V případě, že na smlouvě o financování je vytvořená změnová kopie, systém označí danou smlouvu tímto příznakem

  • Smlouva s příznakem Změnová kopie existuje bráni vydání výkazu, je potřeba řádek s příznakem z výkazu vymazat, anebo přenést/vymazat změnovou kopií na smlouvě o financování

• Číslo návrhu (Draft No.)

  • Plní funkce Navrhnout řádky, v případě, že je pole vyplněné na pojistné smlouvě

• Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)

  • Plní funkce Navrhnout řádky

• Název zákazníka (Customer Name)

  • Plní funkce Navrhnout řádky

• VIN (VIN) a Registrační číslo vozidla (Car Registration Plate No.)

  • Plní funkce Navrhnout řádky, v případě, že je pole vyplněné na předmětu financování

• Pro rata (Pro Rata)

  • Plní funkce Navrhnout řádky, v případě, že první splátka pojištění je vypočtená za neúplný měsíc

• Sazba vůči pojišťovně (Insurance Company Rate)

  • Pokud nebyla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = NE) je sazba vůči pojišťovně doplněna z hlavičky pojistky

  • Pokud byla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = Ano) je sazba vůči pojišťovně doplněna dle platnosti z tabulky Změna sazby pojistné smlouvy

• Roční pojistné vůči pojišťovně (Insurance Company Year Amount)

  • Pokud nebyla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = NE) je roční pojistné vůči pojišťovně doplněno z hlavičky pojistky

  • Pokud byla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = Ano) je roční pojistné vůči pojišťovně doplněno dle platnosti s tabulky Změna sazby pojistné smlouvy

• Měsíční pojistné vůči pojišťovně (Insurance Company Month Amount)

  • Plní funkce Navrhnout řádky výši měsíční splátky z pojistného kalendáře pojišťovny podle data zaúčtování pro dané období výkazu.

• Datum nahlášení do pojišťovny (Insurance Company Check-in)

  • Plní funkce Navrhnout řádky z pojistné smlouvy

• Datum odhlášení do pojišťovny (Insurance Company Check-out)

  • Plní funkce Navrhnout řádky z pojistné smlouvy

• Doplněk 1 až 7. Uživatel muže reportovat max. 7 doplňků.

  • Do řádku výkazu se dotahují následující hodnoty:

    • Doplněk 1 - číslo pojistné smlouvy (Addition 1 - Insurance Contract No.)

    • Doplněk 1 - číslo produktu (Addition 1 - Product No.)

    • Doplněk 1 – platnost od (Addition 1 – Valid From)

    • Doplněk 1 – platnost do (Addition 1 – Valid To)

    • Doplněk 1 - sazba vůči pojišťovně (Addition 1 – Inrusance Company Rate)

      • Pokud nebyla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = NE) je sazba vůči pojišťovně doplněna z hlavičky pojistky

      • Pokud byla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = Ano) je sazba vůči pojišťovně doplněna dle platnosti s tabulky Změna sazby pojistné smlouvy

    • Doplněk 1 - roční pojistné vůči pojišťovně (Addition 1 – Ins. Com. Year Amount)

      • Pokud nebyla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = NE) je roční pojistné vůči pojišťovně doplněno z hlavičky pojistky

      • Pokud byla změna sazby pojistné smlouvy (to je Výsledné sazby = Ano) je roční pojistné vůči pojišťovně doplněno dle platnosti s tabulky Změna sazby pojistné smlouvy

    • Doplněk 1 - měsíční pojistné vůči pojišťovně (Addition 1 – Ins. Com. Month Amount)

      • Plní funkce Navrhnout řádky výši měsíční splátky z pojistného kalendáře pojišťovny podle data zaúčtování pro dané období výkazu.

    • Doplněk 1 – kód varianty (Addition 1 – Product Variant Code)

    • Doplněk 1 – popis (Addition 1 – Description)

    • Doplněk 1 – kód krytí (Addition 1 – Insurance Coverage Code)

    • Doplněk 1 – kód limitu (Addition 1 – Insurance Limit Code)

    • Doplněk 1 – kód spoluúčasti (Addition 1 – Insurance Participation Code)

  • Doplňky se reportují jako součást základního pojistného produktu, např. Kasko, nemají samostatné reporty

  • Pole do definice reportu pro pojišťovnu se vybírá z navrženého řádku na Karta výkazu pojištění. Jiné hodnoty doplňků než výše uvedené, pole systém neposkytuje.

Podformulář výkazu pojištění - Pole výkazu pro typ Kmen

Řádky výkazu typu Kmen zobrazují kromě výše uvedených polí i následující pole, které slouží pro kontrolu kmene od pojišťovny.

Hodnoty následujících polí se plní importem kmene z pojišťovny a slouží k odsouhlasení hodnot:

• Číslo smlouvy pojišťovny 2 (Insurance Contract No. 2)

• Číslo návrhu 2 (Draft No. 2)

• Číslo smlouvy financování 2 (Financing Contract No. 2)

• Alternativní název (Customer Name 2)

• VIN 2 (VIN 2)

• Registrační číslo vozidla 2 (Car Registration Plate No. 2)

• Pro rata 2 (Pro Rata 2)

  • Pole není předmětem importu, neplní se

• Měsíční pojistné vůči pojišťovně 2 (Insurance Company Month Amount 2)

• Rozdílné částky (Different Amount)

  • OC změní hodnotu pole na Ano v případě, že výše pojistného z pole Měsíční pojistné vůči pojišťovně a importovaného pole Měsíční pojistné vůči pojišťovně 2 je rozdílná a výkaz kmene nedovolí vydat

  • OC ponechá hodnotu pole Ne v případě, že:

    • výše rozdílu je v limitu Odchylky výkazu (pole v Nastavení pojištění)

    • importovaná částka sedí na částku měsíčního pojištění hlavní pojistky včetně výše měsíčního pojištění za všechny doplňky

• Spárovaná položka (Paired Entry)

  • OC změní hodnotu pole na Ano v případě, že hodnoty polí řádků naplněné funkcí Navrhnou řádky a polí naplněných importem se shodují.

Import kmene z pojišťovny

Funkce Import kmene z pojišťovny zpracuje soubor v MS-Excel a naplní druhou část řádků podformuláře (označené číslem 2).

Soubor zaslaný z pojišťovny uživatel upraví na jednotný tvar určený pro import.

Uživatel spustí funkci import z Karty výkazu pojištění přes Kontrolní reporty (Check Reports) a Import kmene z pojišťovny (Import Insurance Portfolio From Insurance Company)a vybere připravený soubor.

Systém čte řádky v souboru a hledá odpovídající klíče v první části řádku:

• Číslo návrhu (Draft No.)

  • Pokud pole je vyplněno na smlouvě, slouží pro párování a odsouhlasení kmene

• Název zákazníka (Customer Name)

  • Nejedná se o klíčový údaj, má jen informativní význam

• Číslo smlouvy o financování (Financing Contract No.)

  • Klíčový údaj pro odsouhlasení kmene

• Měsíční pojistné vůči pojišťovně (Insurance Company Month Amount)

  • Klíčový údaj pro odsouhlasení kmene, pokud je výše pojistného rozdílná OC označí pole Rozdílné částky = Ano

• VIN (VIN)

  • Používá se pro párování a odsouhlasení kmene

• Registrační číslo vozidla (Car Registration Plate No.)

  • Používá se pro párování a odsouhlasení kmene

• Číslo smlouvy v pojišťovně (Insurance Company Contract No.)

  • Obvykle v OC je pole na pojistných smlouvách prázdné. Plní se na základě importu z kmene z pojišťovny

• Při opakovaném importu kmene systém původní a novu hodnotu pole nekontroluje a ani nepřepisuje, na Kartě pojistné smlouvy zůstane původní hodnota.

OC po dokončení importu provedl následující úkony (výsledný stav importu):

• Pro řádky s úplnou shodou doplní údaje z importovaného souboru a označí příznak Spárovaná položka = Ano

  • Řádek pro hlavní pojistku s doplňkem bude označen jako spárovaný v případě, že částka importovaného záznamu bude shodná s částkou pojistného vůči pojišťovně za hlavní pojistku anebo s částkou součtu pojistného hlavní pojistky a všech její doplňků

• Pro řádky se stejným klíčem, ale rozdílnou částkou označí příznak Rozdílné částky = Ano

• V poli Rozdílné částky zůstane hodnota Ne v případě, že výše rozdílu je v limitu Odchylky výkazu (pole v Nastavení pojištění)

• Importované řádky, kde nenašel odpovídající klíč, přidá na konec. Mají první část prázdnou (nebyly nalezeny řádky načteny do výkazu z OC)

• Řádky, pro které v importním souboru nebyl záznam, mají druhou část prázdnou.

Uživatel zkontroluje případné:

• rozdíly – sloupec Rozdílná částka = Ano

• nespárované řádky – sloupec Spárovaná položka = Ne

Výkazy s rozdílnou částkou anebo nespárovanými řádky není možné vydat.

Po prověření uživatel zajistí opravu chyb v pojistných smlouvách nebo v kmeni z pojišťovny. Odpovědný uživatel vydá odsouhlasený kmen. Ten je pak zdrojem sestav pro platbu pojistného. (vydání výkazu je popsáno v kapitole níže).

Porovnání s minulým obdobím

V případě, že uživatel nechce provést kontrolu kmene importem, je možné zkontrolovat kmen porovnáním nového kmene s minulým obdobím.

Porovnat kmen s minulým obdobím je možné pro rámcové smlouvy, které mají příznak

• Nevyžadovat import kmene = ANO

Možnosti kontroly kmene bez importu

• Prostřednictvím funkce Porovnat kmen s minulým obdobím, kdy současně navržené řádky systém porovná s minulým kmenem plus přírůstky a mínus úbytky.

• Uživatel při výběru souboru přírůstků musí zohlednit, že nové přírůstky s pro ratou nebo prvním obdobím zdarma se přičítají až v následujícím měsíci.

Uživatel první polovinu podformuláře naplní funkcí Navrhnout řádky. Pak spustí funkci Porovnat kmen s minulým obdobím.

Výběrové kritéria – filtry uživatel volí na základě polí z hlavičky vydaných výkazů, např.:

• V první záložce pro kmen vybere vydaný výkaz kmene za leden.

• Ve druhé záložce vydaný výkaz s přírůstky za leden (vytvořené začátkem února)

• Ve třetí záložce zvolí vydaný výkaz s úbytky za leden (vytvořené začátkem února)

• Výsledkem bude únorový kmen – systém doplní do druhé části podformuláře únorový kmen.

Uživatel zkontroluje neúplné řádky, zajistí opravu chyb a vydá odsouhlasený kmen. Ten je pak zdrojem sestav pro platbu pojistného.

Export výkazů do excelu

Po navržení řádků a kontrole, ještě před vydáním výkazů může uživatel výkaz exportovat do excelu.  Export uživatel provede z Karty výkazů pojištění přes Proces a Exportovat.  

Po vydání výkazu již nelze provést export souboru do excelu.

• Systém vytvoří xls soubor ve struktuře a s názvy sloupců definovanými pro daný výkaz v Definici reportu pro pojišťovnu

Výkaz typu Změny (Changes)

• Výstup změn do excelu je dvouřádkový:

  • řádek = nové (aktuální) hodnoty, řádek obsahuje všechna pole podle definice reportu

  • řádek = původní hodnoty, systém do řádku zapíše jen hodnotu pole, kde našel změnu

Příklad:

Prodloužení smluv financovaní č. 5000009 a č. 5000019 včetně pojistných smluv.

• Exportovaný soubor změn obsahuje za každou smlouvu dvojřádek.

  • Na horním řádku je aktuální obsah pole, po prodloužení 30. 6. 2018

  • V druhém řádku je vyplněna stará hodnota pouze u polí, kde došlo ke změně, tj. Datum předpokládaného ukončení 31.1.2018

Při doplnění hodnoty do pole, které bylo původně prázdné, změnový výkaz do xls uvede v 2. řádku text Prázdné.

Vydání výkazu

Po ukončení práce s výkazem je výkaz možné vydat pomocí tlačítka Vydat v menu Karty výkazu pojištění.

Vydáním se výkaz přesune do historie - Přehled výkazů pojištění.

Vydání výkazu brání, pokud v řádcích podformuláře jsou pole:

• Změnová kopie existuje = ANO

  • V případě, že na smlouvě o financování je vytvořená změnová kopie, systém označí danou smlouvu tímto příznakem

  • Smlouva s příznakem Změnová kopie existuje bráni vydání výkazu, je potřeba řádek s příznakem z výkazu vymazat, anebo přenést/vymazat změnovou kopií na smlouvě o financování

Výkaz typu Přírůstky (Additions)

• Vydáním výkazu typu Přírůstky systém:

  • Vyplní Datum nahlášení do pojišťovny na Kartu pojistné smlouvy systémovým datem vydání výkazu (pro hlavní smlouvu i případné doplňky)

  • Uloží sledovaná pole za nově hlášenou pojistnou smlouvu do interní tabulky (4027120) – pole označená v definici výkazu příznakem Sledovat změnu

Výkaz Úbytky (Disposals)

• Vydáním výkazu typu Úbytky systém propíše datum odhlášení do pojistné smlouvy.

• Datum nahlášení systém doplní i do pojistných smluv s doplňkem.

Výkaz Změny (Changes)

• Vydáním výkazu typu Změny systém zapíše nové hodnoty do interní tabulky pro sledovaní změn.

Výkaz Kmen (Insurance Portfolio)

• Vydáním výkazu typu Kmen systém zablokuje vykázané období a vyplní údaje v Pojistném splátkovém kalendáři pojišťovny, příznaky:

  • Blokováno = Ano

  • Odesláno = Ano

• Pokud uživatel zadá, při opakovaném generování kmene, stejné období např. měsíční, do výkazu se naplní všechny smlouvy pro zadané období v polích Datum od - Do datumu bez ohledu, zda byly již v minulosti vydány nebo nebyly. Aby se dal výkaz vydat je třeba vymazat již vykázané smlouvy.

  • Jinak při vydáni výkazu systém hlásí

• Pokud uživatel zadá na výkazu reportovací množinu a nezadá Rámcovou pojistnou smlouvu (stejná reportovací množina na dvou RPS), systém nemůže kontrolovat nastavení na RPS - pole „Nevyžadovat import kmene“. Vypíše upozornění a nebude vyžadovat import kmene.

Blokace smluv výkazem

Blokace během generování výkazu

Pokud jsou pojistné smlouvy navržené do výkazu pro pojišťovnu, není možné na smlouvě o financování provádět změny, tzn. uživatel nemůže vytvořit změnovou kopii.

• Příprava výkazů pro nahlášení do pojišťovny zamyká smlouvy. Ostatní uživatelé nemohou měnit údaje na pojistných smlouvách, dokud není zkontrolovaný a vydaný výkaz pro pojišťovnu. Naplnění řádků výkazu zamyká smlouvu a blokuje vytvoření změnové kopie.

• Systém při pokusu vytvořit změnovou kopii zahlásí:

Uživatel může řádky výkazu smazat a po změně znovu použít funkci pro navržení řádků

Blokace vydaným výkazem

• Vydáním pojistného výkazu typu Kmen systém zablokuje vykázané období v kalendáři pojišťovny (Insurance Company Payment Calendar) zatržením příznaků Blokovaný (Blocked) a Odesláno (Reported).

• Takto označené období pojistné smlouvy je blokované pro jakékoli změny.

• V případě potřeby změny na blokovaném období, může tyto příznaky zrušit manuálně uživatel s oprávněním, tzn. uživatel, který má hodnotu pole Povolit odblokovat report pojištění (Allow Unblock Ins. Reporting) = Ano v Nastavení uživatelů (záložka Pojištění).

Report úhrady pojišťovnám podle kmene

Zdrojem pro platby pojistného pojišťovnám je odsouhlasený kmen.

Pojistné smlouvy ve výkazu jsou zafiltrované na řádek pojistného kalendáře se zúčtovacím datumem splátky podle období datumů v hlavičce výkazu.

Uživatel vybere číslo výkazu, pro který chce zobrazit předpis na úhradu.

Report úhrady pojišťovnám sumárně

Zdrojem pro platby pojistného je splátkový kalendář pro pojišťovnu. Pro tento report nesmí existovat sada s neexistující rámcovou pojistnou smlouvou (sady jsou migrovány bez kontroly – RPS zadány uživatelsky)

Uživatel zadá období, za které chce předpis generovat.