Tankovací karty je možné objednat hromadně nebo jednotlivě pro danou kartu.
Objednávka jedné tankovací karty (Order of one fuel card)
Uživatel na tankovací kartě stiskne tlačítko Objednat tankovací kartu.
Systém vytvoří email s objednávkou TK v příloze.
Po stisku tlačítka Vytvořit objednávku tank.karty systém otevře dialogové okno:
Komu
Systém vložil e-mailovou adresu kontaktní osoby dodavatele (viz kapitola Kontaktní osoba dodavatele)
Kopie
Systém vloží e-mailovou adresu nastavenou na definici tiskového výstupu v poli Poslat kopii, pokud chce mít uživatel kontrolu, že byla zpráva skutečně odeslaná.
Předmět
Systém vložil nastavení na definici tiskových výstupů v poli Předmět emailu
Název přílohy
Systém vložil nastavení na definici tiskových výstupů v poli Název přílohy
Obsah zprávy – je dle nastavení na Kódu rozvržení Textu e-mailu
Obsah zprávy je stejný pro všechny tankovací společnosti
Musí existovat aspoň jedna definice tiskového výstupu ve Wordu
Po odsouhlasení OK system doplní údaje o objednání do karty tankovací karty
Systém vytvoří a odešle dle nastavení. Uživateli, který objednávku vytvořil může přijít kopie emailu:
Přílohou je objednávka tankovací karty ve tvaru daného dodavatele v xls.
Objednávky více karet od jednoho dodavatele (Ordering multiple cards from one vendor)
Lze objednat více karet k jednomu dodavateli. Uživatel nad přehledem tankovacích karet označí více TK k jednomu dodavateli a spustí funkci Objednat tankovací kartu.
Podmínkou je vybrat karty stejného dodavatele.
Pokud uživatel označí vytvoření objednávek pro různé dodavatele, system vypíše chybovou zprávu: “Vybrané tankovací karty nemají stejného dodavatele.”
Hromadné objednání tankovacích karet (Mass ordering of fuel cards)
sys přehledem tankovacích karet lze spustit I Hromadnou objednávku tankovacích karet, která vytvoří objednávku na všechny tankovací karty s prázdným datem objednávky.
Při spuštění úlony Hromadná objednávka tank.karetsystemm zpracovává objednání TK.
Pro objednání tankovacích karet
Systém filtruje všechny tankovací karty, které nemají zadanou hodnotu v poli Datum objednávky.
Podmínkou je, že na tankovací kartě je vyplněn dodavatel
Tankovací karty odpovídající těmto podmínkám systém rozdělí do skupin podle čísla dodavatele karty a zákaznického čísla.
Pro každého dodavatele vytvoří email. Email obsahuje tolik příloh, kolik je zákaznických čísel. Příloha má v názvu „zákaznické číslo“ a „datum objednávky“:
Odešle emaily s objednávkami, které byly zpracované a propíše Datum objednávky a Uživatele, který objednal, na tankovací kartu.
Pokud systém v průběhu zpracování narazí na chybu, vypíše chybovou hlášku:
Dodavatele bez emailu příjemce přeskočí a vytvoří bezchybné případy.
Uživatel může opravit chybu – v tomto případě doplnit pracovní odpovědnost na kontaktní osobu dodavatele a spustit hromadnou objednávku tankovacích karet znovu.