Možné reakce na měkké chyby
Při importu systém nalezené měkké chyby označí Stav zpracování = Chyba a Kód stavu = 400.
Pokud měkkou chybu uživatel akceptuje, označí na řádku pole Akceptuji chybu a systém při dalším zpracování při ověření tento řádek neověřuje.
Po označení akceptovaných chyb uživatel stiskne tlačítko Aktualizovat řádky. Tím se změní v řádcích dávky „stav zpracování“ na Nový. Dávka je připravena ke zpracování. Při zpracování už řádek s akceptovanou chybou systém znovu neověřuje.
Pokud uživatel nedá po označení akceptovaných chyb „Aktualizovat řádky“ – systém vypíše chybové hlášení:
Stejné chybové hlášení vypíše i v případě, že v dávce zůstali neakceptované měkké chyby a uživatel spustil zpracování. V tomto případě systém řádek s neakceptovanou měkkou chybou znovu prověří a vrátí do „stavu zpracování“ Chyba.
Druhá možnost je neakceptovat měkké chyby.
Pokud měkkou chybu nechce uživatel akceptovat, může přes kalkulované pole Počet měkkých chyb otevřít přehled všech měkkých chyb:
uložit do excelu
a po smazání nepotřebných sloupců zaslat seznam chybných položek dodavateli.
Pak nad hlavičkou dávky přes tlačítko odstranit celou dávku a čeká na novou datovou větu od dodavatele.
Zpracovanou dávku už nelze smazat. Rozdílové řádky se tvoří při zpracování. Pokud by ale došlo při založení nákupní faktury ke tvrdé chybě, systém musí dovolit dávku smazat a musí smazat i případné vytvořené rozdílové řádky, které vytvořil do existujících povolenek i celé povolenky, vytvořené k řádkům bez čísla schválení.
Tvrdá chyba
Tvrdou chybu systém označí Stav zpracování = Chyba a Kód stavu = 300
Pokud systém při impotru najde tvrdou chybu, uživatel ji nemůže akceptovat.
Při pokusu označit Akcetuji chybu na řádku, který obsahuje tvrdou chybu, systém zahlásí.
Řádek s tvrdou chybou nelze akceptovat a dávku nelze zpracovat.
Jako tvrdá chyba je označen i nedohledaný předmět financování.
Pokud systém při importu nedohledá předmět financování (např. špatná registrační značka), může uživatel opravit registrační značku vozu manuálně v řádku. Systém po opravě znovu hledá odpovídající předmět finacování. Při opravě předmětu systém znovu provádí kontroly jako při importu.
Další příklad tvrdé chyby může být v případě, že dodavatel znovu uvedl schvalovací číslo povolenky v datové větě. Povolenka už není ve stavu Schválené. Je využitá na zpracované nákupní faktuře. Při importu systém označí tvrdou chybu.
Uživatel buď vrátí datovou větu dodavateli, nebo založí novou povolenku a schvalovací číslo opraví v řádku zásobníku (nově vytvořenou povolenku pak může reklamovat dodavateli).
Po změně schvalovacího čísla v řádku zásobníku uživatel spustí Aktualizuj řádky a systém znovu kontroluje řádky vůči nové povolence.
Nenalezen předmět financování
Jako tvrdá chyba je označen například nedohledaný předmět financování.
Kontrola dodavatele
Při importu datové věty systém také kontroluje, zda „číslo schválení“ uvedené v datové větě patří dodavateli zadanému při importu a uvedenému v hlavičce dávky. Nesoulad dodavatele způsobí tvrdou chybu.
Uvedené chybné číslo schválení, které v systému existuje, ale nepatří danému dodavateli brání pokračování v procesu zpracování.
Kontrola detailního stavu smlouvy
Při importu a zpracování datové věty je pro automatické vytvoření povolení servisu důležité nastavení na detailním stavu dané smlouvy.
Pokud není na detailní stavu smlouvy zatrženo Servisní povolení = Ano a v datové větě přijde náklad do limitu dle nastavení na typu služby, systém nemůže založit nové povolení servisu a zahlásí tvrdou chybu.
Kontrola čísla smlouvy podle čísla schválení a podle registrační značky vozu
Systém kontroluje, zda číslo smlouvy dohledané podle čísla schválení odpovídá číslu smlouvy dohledanému podle registrační značky vozu. Pokud systém podle čísla schválení našel na povolení servisu jinou smlouvu o financování, než systém dohledal podle registračního čísla vozidla, označí tvrdou chybu a vypíše chybovou hlášku.
Číslo schválení odkazuje na číslo smlouvy OL1700205
Ale v datové větě byla uvedena registrační značka vozidla pro smlouvy OL1700218.
Upozornění na více smluv k VIN
Na FactBoxech k předmětu, které zobrazuje, že daný předmět je na více smlouvách.
Pokud přijde datová věta s registrační značkou vozu systém dohledává VIN. Dané VIN může najít na dvou předmětech (např. jedna smlouva byla ukončena a už existuje nová smlouva) systém řádek automaticky přiřadí k novější smlouvě.
Může se stát, že v datovém souboru přišla i dodatečná fakturace nákladů za starou smlouvu a daný řádek náleží ještě ke staré smlouvě.
Pro upozornění uživatele slouží „varování“, které nebrání dalšímu zpracování. Nelze automaticky určit, ke které smlouvě datová věta náleží.
Přes nové kalkulované pole „Počet varování“ v hlavičce dávky může uživatel prohlédnout pouze případy s varování.
V případě dofakturace nákladů ke staré smlouvě může uživatel zafiltrovat případy s varováním i v subformu „Řádky“.
Na příslušném řádku uživatel může po rozkliknutí sloupce Číslo předmětu financování, vybrat předmět starší smlouvy.
Označení vytvořeného rozdílového řádku k přefakturaci
Při zpracování datových vět v zásobníku fakturačního interface systém může vytvářet povolení servisu dodatečně. Je to u služeb, kde není povinné schvalovat předem, např. skladování pneu.
Pokud na službě smlouvy je označena daná služba Refakturovat, nebo tato služba vůbec na smlouvě není, systém označuje řádek automaticky.
Systém po dohledání povolenky a kontrole služby zatrhne pole Refakturovat a vyplní „částku k refakturaci“.