Import datové věty za Pneuservis
Uživatel spustí úlohu Import pneuservis. Systém otevře dialogové okno.
Systém otevře dialogové okno, kde uživatel zvolí kód fakturačního interface (výběr je zafiltrován dle spouštěného reportu), dodavatele, zadá číslo dokladu, zúčtovací datum a v případě cizí měny i kód měnu. Pokud je datová věta v lokální měně, musí zůstat kód měny prázdný.
Systém v dalším dialogovém okně umožní uživateli vybrat soubor k importu.
Po úspěšném zpracování systém zobrazí informační hlášku “Import dokončen.” a otevře kartu Hlavičky zásobníku fakturačního interface s nahranými daty.
Karta zásobníku fakturačního interface obsahuje subform s řádky zpracované datové věty k dané dávce.
Popis důležitých polí subformu Řádky:
Schvalovací číslo povolení servisu (Maint.permission Approval No.)
Po importu obsahuje číslo schválení z datové věty
Po spuštění funkce K párování systém doplní čísla nově vytvořených povolení servisu, které vznikly založením rozdílových řádků či povolenek v případě povolení na služby do limitu nastaveného na „typu služby“.
Registrační číslo vozidla (Car Licence No.)
na základě SPZ uvednené v datové větě systém hledá předmět a smlouvu o financování.
Systém při importu hledá nejdříve podle čísla schválení. Pokud nenajde, hledá podle SPZ.
Schvalovací číslo povolení servisu i Registrační číslo vozidla je možno opravit na řádku zásobníku.
Pokud např. dodavatel uvedl chybnou SPZ, je možno ji editovat Registrační číslo vozu v řádku zásobníku. Po opravě systém stejně jak při importu dohledává a doplní VIN, číslo předmětu financování, číslo smlouvy, provádí veškeré kontroly na šabloně a když nenajde chybu stav zpracování na řádku změní na Nový.
Pokud je špatně číslo schválení i SPZ, po opravě čísla schválení najde smlouvu i předmět, ale nedoplní SPZ a VIN. (Nepotřebuje, má předmět a validací předmětu nebo smlouvy provádí kontroly na řádku dle šablon). Pokud je řádek bez chyby, SPZ je třeba jen k dohledání smlouvy.
Každý řádek zásobníku má Stav zpracování a pokud nastala chyba, je chybová hláška v některé chybové zprávě.
Jeden řádek může obsahovat více chybových zpráv.
Rozpracovanou dávku lze smazat ze zásobníku, pokud nebyla vytvořená nákupní faktura.
Import souboru s více fakturami
Pro import datových vět s více fakturami v souboru musí být nastavený samostatný fakturační interface, protože bude zpracováván jiným reportem.
K fakturačnímu interface uživatele nastaví šablony a mapování stejně jak v případě souboru s přezouváním, ke kterému přijde jedna faktura.
Formát datové věty je v tomto případě stejný jako popsaný soubor „Přezouvání“ – viz kapitola Mapování fakturačního interface, jen v tomto případě je jako první údaj před číslo dodacího listu přidáno číslo nákupní faktury.
Spuštění úlohy.
Po vyplnění kódu fakturačního interface (výběr je zafiltrován dle spouštěného reportu), dodavatele a zúčtovacího data systém otevře dialogové okno s výběrem cesty zdrojového souboru.
Po odkliknutí Otevřít systém začne zpracovávat datový soubor.
Soubor obsahoval dvě čísla faktur a systém vytvořil dvě dávky.
Každá dávka má svou hlavičku zásobníku fakturačního interface, protože ke každé dávce přijde nákupní faktura a bude se párovat s dávkou.
S každou dávkou se dále pracuje samostatně. Dávku lze smazat i případně nahrát znovu.
Kontroly při importu datových vět
Na šabloně fakturačního interface uživatel nastaví požadované kontroly datové věty, které má systém provést po dohledání vozidla, smlouvy a servisní povolenky.
Kontrola aktivní služby
Uživatel kontrolu navolí na šabloně pro danou službu.
Při kontrole systém prověřuje, zda je služba na smlouvě platná v době Datum DPH datové věty.
Pokud není platná, systém při importu zapíše chybovou hlášku do zásobníku fakturačního interface k danému řádku: „Služba není aktivní“
Kontrola slev – na číselník Slevy pneu
Kontrola slev – určení dle značky Pneu
Pro kontrolu slev v číselníku Slev pneu je třeba na šabloně zadat Kontrolu slev i Určení dle značky Pneu.
Systém pak při kontrole slevy pro „typ služby“ PNEU porovnává slevu v datové větě se slevou v číselníku Slevy pneu pro daného dodavatele, období a značku pneu.
Pokud je sleva v datové větě menší než sleva v číselníku, systém vypíše chybovou hlášku do zásobníku fakturačního interface danému řádku: „Výše slevy na pneu neodpovídá ceníku slev. Nalezená sleva xx“
Např. v číselníku „slev pneu“ je pro daného dodavatele a značku platná sleva 30% a v datové větě je sleva 2%, chybovou hláškou systém upozornil na nesoulad slev.
Pokud nenajde pro službu „pneuservis“ značku pneu v číselníku Slev pneu (t.4026611) pro daného dodavatele, systém ještě kontroluje pro daného dodavatele a rámcovou servisní smlouvu v číselníku Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy (t.4026708), zda není zadaná sleva „pneuservis“ se stejnou nebo prázdnou značkou pneu v poli Filtr pneu.
Kontrola slev - na rámcovou smlouvu
K Rámcové servisní smlouvě může uživatel definovat slevy:
Na dodavatele
Na obchodní místo
Typ slevy/bonusu
Nákupní sleva na materiál
Nákupní sleva na práci
Další úroveň slevy může být na značku vozu, modelovou řadu či model.
Pokud zapne kontrolu slev, systém bude porovnávat výšku slevy v % v datové větě a v příslušné šabloně. Pokud není zadán na předmětu financování konkrétní dodavatel, bude kontrolovat v tabulce slev a bonusů rámcové servisní smlouvy.
Kontrola částky
Pokud uživatel na šabloně zapne “kontrolu částky”, systém při importu porovná částku v datové větě a částku na povolence. Částky v datové větě systém sečítá za číslo schválení, předmět a typ služby. Pokud by v dané dávce bylo vice položek k daném předmětu, číslu schválení a typu služby, musí systém porovnat jejich součet s limitem zadaným na typu služby.
Pokud je rozdíl v částky do limitu nastaveném na typu služby, systém nehlásí žádnou chybu (a vyrobí rozdílový řádek při zpracování).
Pokud je rozdíl v částce nad limit nastavený na typu služby, systém zahlásí měkkou chybu.Po akceptaci chyby vytvoří rozdílový řádek při zracování dávky.
Např. na povolence je na typ služby TIRE celkem 4 700,-
V datové větě přišly pneumatiky pro danou smlouvu v celkové částce 9 727,-
Pokud je rozdíl větší než nastavený limit na typu služby, systém zahlásí měkkou chybu: “Částka neodpovídá schválené částce.”
Takže po případné akceptaci chyb systém při zpracování vytvoří rozdílový řádek pro typ služby TIRE ve výši rozdílu, tj 9 727 - 4 700 = 5 027
V uvedeném příkladě systém vytvořil do povolenky ještě řádek za uskladnění pneu – 961,88. Protože v případě uskladnění byla částka do limitu pro typ služby T_STORAGE, system zde ani nehlásil měkkou chybu.
Pokud není na šabloně služby (např.uskladnění) zatržené povinné číslo schválení, systém v případě, že položka v datové větě nemá číslo schválení, ale předmět dle registračního čísla systém dohledal a částka je do limitu dané služby, vytvoří nové povolení servisu dle nastavení na příslušné šabloně.
Šablonu systém určil na základě mapování kódu zboží.
Kontrola období služby
Uživatel kontrolu navolí na šabloně pro danou službu.
Při kontrole systém prověřuje, zda je služba na smlouvě v období dle data zdanitelného plnění v datové větě platná.
Např. DUZP je 8.11.2020, takže systém kontroluje, zda datum spadá do platného období smlouvy.
Pokud už v daném čase už služba na smlouvě platná nebyla, systém při importu zapíše do zásobníku fakturačního interface k danému řádku chybovou hlášku „Neplatná služba. Platnost od:DDMMRR, Platnost do: DDMMRR“
Kontrola kategorie pneu – OC OC
Uživatel kontrolu navolí na šabloně. Je třeba samostatná šablona pro nákup pneu a období.
Uživatel na Šabloně zatrhne Kontrolu kategorie pneu. Pro správnou evidenci čerpání počtu pneumatik na povolence, je třeba zvolit určení dle „Značky Pneu“ i Evidenční počet pneumatik a Období pneumatik.
Kontrolu kategorie pneu lze provést jen na platné službě Pneuservis – detail služby Pneu. Pokud systém nenajde platnou službu, nemá vlastně předepsanou kategorii pneu.
Při kontrole kategorie pneu systém vezme popis značky pneu v datové větě a hledá v číselníku Značek pneu stejné pole „popis“. Pokud najde, vezme „kód značky“ a u něj „kód kategorie“.
Tento kód kategorie srovná s „kódem kategorie“ předepsaným na službě platné v daném „období“.
Pokud neodpovídá „kategorie pneu“ na službě kategorii pneumatiky v datové větě, zaeviduje do zásobníku k tomuto řádku měkkou chybu s „chybovou zprávu 7“: „Neodpovídá kategorie pneu“.
Pokud nastane případ, že „značka pneu“ není zadaná v číselníku značek pneu, systém označí měkkou chybu s textem chybové zprávy.
V tomto případě je třeba nejprve aktualizovat číselník značek pneu, aby systém mohl porovnat kategorie pneumatik.
Pokud na smlouvě není platná služba Pneuservis, kontrolu kategorie pneu nelze provést.
Nelze určit předepsanou kategorii. V tomto případě vypíše chybovou hlášku – „Služba není platná, kontrolu kategorie nelze provést.“
Kontrola konce smlouvy
Při kontrole systém prověřuje, zda je smlouva ukončená k dřívějšímu datu, než je datum DUZP z datové věty.
Pokud je na hlavičce smlouvy vyplněno „datum skut.ukončení“ < datum DUZP z datové věty, systém zapíše do zásobníku fakturačního interface k danému řádku chybovou hlášku „Smlouva již byla ukončena k datu DDMMRR“
Kontrola čísla schválení
Pozice čísla schválení (autorizačního kódu) je daná formátem souboru viz. zadání formátu.
Uživatel kontrolu navolí na šabloně.
Systém na základě registračního čísla vozu najde předmět a smlouvu. Podle zapnuté kontroly hledá povinné číslo schválení v datové větě a odpovídající servisní povolení.
Pokud má systém kontrolovat pro daný typ služby číslo schválení a v datové větě není uvedeno zahlásí tvrdou chybu jen v případě, že není „číslo schválení“ pro daný kód zboží PNEUZ a zároveň částka na řádku je větší než limit pro daný typ služby. Jedná se o tvrdou chybu s hláškou: „Pro nákup pneu není číslo schválení“.
V případě, že je částka na řádku menší než limit, systém nahlásí měkkou chybu a po akceptaci chyby a funkci „Provést“, založí automaticky povolení servisu s částkou do limitu.
Nevyplněný stav tachometru
Na šabloně fakturačního interface lze zadat kontrolu, zda je vyplněný stav tachometru.
Dle popisu datové věty.
Systém v tomto případě kontroluje v datové větě sloupec.
Pokud je na šabloně pro daný kód zboží zadaná kontrola nevyplněného stavu tachometru, systém zahlásí měkkou chybu: „Neuveden stav tachometru“.
Nulová částka k refakturaci
Systém při dohledání povolenky podle „čísla schválení“ na povolence kontroluje zatržítko Refakturovat.
V případě že je zatržítko Refaktrurovat = Ano a zároveň částka k refakturaci = 0, systém zapíše chybovou hlášku: „Povolenka je označena k refakturaci na zákazníka s nulovou částkou k refakturaci.“
Prvozávoz – kontrola platnosti služby
Po podepsání smlouvy dochází v rámci přípravy předmětu k objednání pneumatik. Před předáním předmětu jsou služby vytvořené k datu vytvoření nabídky.
Pokud by „Datum DPH“ na řádku datové věty byl po datu vytvoření nabídky, je služba posuzovaná při kontrolách jako platná od data vytvoření nabídky, přestože mohlo být předání později a „platnost od“ je upravena podle „data předání“.
Příklady:
A: Datum DPH je před Datem vytvoření nabídky
Protože Datum DPH < Datum vytvoření nabídky, systém správně označí chybu (v červnu nebyla služba platná ani podle nabídky)
K vyhodnocení, zda byla platná služba, používáme „Ultimo datum, je to 1. den z měsíce Datum DPH datové věty.
B: Datum DPH je po Datem vytvoření nabídky
Systém nevypsal chybu, protože Datum vytvoření nabídky je 1.9.2023, takže 4.9. z tohoto pohledu už byla služba platná.
C: Datum DPH je po Datu předání
Povolenka byla vytvořená a schválená před předáním předmětu:
Služby začínají po předání:
Řádek zásobníku je správně, neoznačil se měkkou chybou, protože systém posuzuje v tomto případě k začátku platnosti služby podle Data vytvoření nabídky.
Datum DPH v datové větě před ukončením služby
Příklad A: povolenka je na původní službu, položka v datové větě je na ukončenou službu (Datum DPH) a přijde po vytvoření nové služby
V položce datové věty k 15.10.2023 nehlásí chybu, protože nehledá podle stavu, ale podle platnosti a předchozí službu platnou v říjnu 23 najde:
Příklad B: Datum DPH v datové větě po ukončení služby k 30.11.2023
K vyhodnocení, zda byla platná služba, používáme „Ultimo datum, je to 1. den z měsíce Datum DPH datové věty.
Možné reakce na měkké chyby
Při importu systém nalezené měkké chyby označí Stav zpracování = Chyba a Kód stavu = 400.
Pokud měkkou chybu uživatel akceptuje, označí na řádku pole Akceptuji chybu a systém při dalším zpracování při ověření tento řádek neověřuje.
Po označení akceptovaných chyb uživatel stiskne tlačítko Aktualizovat řádky. Tím se změní v řádcích dávky „stav zpracování“ na Nový. Dávka je připravena ke zpracování. Při zpracování už řádek s akceptovanou chybou systém znovu neověřuje.
Pokud uživatel nedá po označení akceptovaných chyb „Aktualizovat řádky“ – systém vypíše chybové hlášení:
Stejné chybové hlášení vypíše i v případě, že v dávce zůstali neakceptované měkké chyby a uživatel spustil zpracování. V tomto případě systém řádek s neakceptovanou měkkou chybou znovu prověří a vrátí do „stavu zpracování“ Chyba.
Druhá možnost je neakceptovat měkké chyby.
Pokud měkkou chybu nechce uživatel akceptovat, může přes kalkulované pole Počet měkkých chyb otevřít přehled všech měkkých chyb:
uložit do excelu
a po smazání nepotřebných sloupců zaslat seznam chybných položek dodavateli.
Pak nad hlavičkou dávky přes tlačítko odstranit celou dávku a čeká na novou datovou větu od dodavatele.
Zpracovanou dávku už nelze smazat. Rozdílové řádky se tvoří při zpracování. Pokud by ale došlo při založení nákupní faktury ke tvrdé chybě, systém musí dovolit dávku smazat a musí smazat i případné vytvořené rozdílové řádky, které vytvořil do existujících povolenek i celé povolenky, vytvořené k řádkům bez čísla schválení.
Tvrdá chyba
Tvrdou chybu systém označí Stav zpracování = Chyba a Kód stavu = 300
Pokud systém při impotru najde tvrdou chybu, uživatel ji nemůže akceptovat.
Při pokusu označit Akcetuji chybu na řádku, který obsahuje tvrdou chybu, systém zahlásí.
Řádek s tvrdou chybou nelze akceptovat a dávku nelze zpracovat.
Jako tvrdá chyba je označen i nedohledaný předmět financování.
Pokud systém při importu nedohledá předmět financování (např. špatná registrační značka), může uživatel opravit registrační značku vozu manuálně v řádku. Systém po opravě znovu hledá odpovídající předmět finacování. Při opravě předmětu systém znovu provádí kontroly jako při importu.
Další příklad tvrdé chyby může být v případě, že dodavatel znovu uvedl schvalovací číslo povolenky v datové větě. Povolenka už není ve stavu Schválené. Je využitá na zpracované nákupní faktuře. Při importu systém označí tvrdou chybu.
Uživatel buď vrátí datovou větu dodavateli, nebo založí novou povolenku a schvalovací číslo opraví v řádku zásobníku (nově vytvořenou povolenku pak může reklamovat dodavateli).
Po změně schvalovacího čísla v řádku zásobníku uživatel spustí Aktualizuj řádky a systém znovu kontroluje řádky vůči nové povolence.
Nenalezen předmět financování
Jako tvrdá chyba je označen například nedohledaný předmět financování.
Kontrola dodavatele
Při importu datové věty systém také kontroluje, zda „číslo schválení“ uvedené v datové větě patří dodavateli zadanému při importu a uvedenému v hlavičce dávky. Nesoulad dodavatele způsobí tvrdou chybu.
Uvedené chybné číslo schválení, které v systému existuje, ale nepatří danému dodavateli brání pokračování v procesu zpracování.
Kontrola detailního stavu smlouvy
Při importu a zpracování datové věty je pro automatické vytvoření povolení servisu důležité nastavení na detailním stavu dané smlouvy.
Pokud není na detailní stavu smlouvy zatrženo Servisní povolení = Ano a v datové větě přijde náklad do limitu dle nastavení na typu služby, systém nemůže založit nové povolení servisu a zahlásí tvrdou chybu.
Kontrola čísla smlouvy podle čísla schválení a podle registrační značky vozu
Systém kontroluje, zda číslo smlouvy dohledané podle čísla schválení odpovídá číslu smlouvy dohledanému podle registrační značky vozu. Pokud systém podle čísla schválení našel na povolení servisu jinou smlouvu o financování, než systém dohledal podle registračního čísla vozidla, označí tvrdou chybu a vypíše chybovou hlášku.
Číslo schválení odkazuje na číslo smlouvy OL1700205
Ale v datové větě byla uvedena registrační značka vozidla pro smlouvy OL1700218.
Upozornění na více smluv k VIN
Na FactBoxech k předmětu, které zobrazuje že daný předmět je na více smlouvách.
Pokud přijde datová věta s registrační značkou vozu systém dohledává VIN. Dané VIN může najít na dvou předmětech (např. jedna smlouva byla ukončena a už existuje nová smlouva) systém řádek automaticky přiřadí k novější smlouvě.
Může se stát, že v datovém souboru přišla i dodatečná fakturace nákladů za starou smlouvu a daný řádek náleží ještě ke staré smlouvě.
Pro upozornění uživatele slouží „varování“, které nebrání dalšímu zpracování. Nelze automaticky určit, ke které smlouvě datová věta náleží.
Přes nové kalkulované pole „Počet varování“ v hlavičce dávky může uživatel prohlédnout pouze případy s varování.
V případě dofakturace nákladů ke staré smlouvě může uživatel zafiltrovat případy s varováním i v subformu „Řádky“.
Na příslušném řádku uživatel může po rozkliknutí sloupce Číslo předmětu financování, vybrat předmět starší smlouvy.
Označení vytvořeného rozdílového řádku k přefakturaci
Při zpracování datových vět v zásobníku fakturačního interface systém může vytvářet povolení servisu dodatečně. Je to u služeb, kde není povinné schvalovat předem, např skladování pneu.
Pokud na službě smlouvy je označena daná služba Refakturovat, nebo tato služba vůbec na smlouvě není, systém označuje řádek automaticky.
Systém po dohledání povolenky a kontrole služby zatrhne pole Refakturovat a vyplní „částku k refakturaci“: