Tato kapitola popisuje proces vytvoření tankovací karty od jednotlivých dodavatelů.
V nabídce Tankovací karty jsou dvě možnosti Tankovací karta a Transakce tankovací karty.
Služba Tankovací karta (Service Fuel Card)
Tankovací kartu je možné založit bez smlouvy o financování, ovšem pouze pro vlastní vozy leasingové společnosti.
Aby bylo možné v systému založit tankovací kartu pro klienta, musí být založena služba Tankovací karta ke konkrétní smlouvě – konkrétnímu předmětu financování.
Na kartě detailu typu tankovací karty uživatel otevře v navigaci detail slevy tankovací karty.
Zde jediným editovatelným polem je Výše slevy – zákazník, pole se předvyplní hodnotou z číselníku, uživatel ji ale může ještě editovat.
Tankovací karta (Fuel Card)
V okamžiku, kdy uživatel založil službu Tankovací karta (Fuel Card), je možné založit tankovací kartu.
Tankovací kartu je možné založit přímo z předmětu financování přes Proces/Tankovací karty:
Otevře se přehled tankovacích karet patřící k dané smlouvě, resp. Předmětu financování. Pomocí tlačítka Nový v podokně akcí uživatel otevře prázdnou kartu Tankovací karty (podrobný popis založení tankovací karty je v kapitole níže). Karta se skládá ze tří záložek – Obecné, Objednání a dodání, Blokace a vyřazení.
Záložka Obecné:
Pole:
Číslo karty (Card No.)
Číslo doplní systém automaticky z číselné řady.
Bude nastavena v Nastavení smluv se službami.
Druh karty (Card Kind)
Uživatel zvolí, o který druh karty se jedná (zákaznická/vlastní)
„Zákaznická“ karta je pro zákazníka s leasingovou smlouvou. Většinu údajů záložky obecné doplní system na základy smlouvy a pole jsou needitovatelná.
„Vlastní“ jsou karty určené pro vozy leasingové společnosti, neexistuje na ně leasingová smlouva a nepřefakturovávají se. V případě vlastní karty musí být číslo smlouvy prázdné – systém kontroluje.
Číslo karty – společnost (Card No. – Company)
Číslo karty zadává uživatel po obdržení karty od kartové společnosti.
Pole je klíčové pro vyhledání karty z transakce tankovací karty při zpracování datové věty
Název karty (Card Name)
Zadá uživatel po obdržení karty od kartové společnosti.
Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)
V případě, že je karta vlastní, pak je pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak Vybere uživatel smlouvu, ke které karta patří. Pokud je na smlouvě více služeb tankovací karty, systém otevře „přehled detailů typu TK“ platných k aktuálnímu datu a uživatel vybere ke které službě zakládá kartu.
Číslo předmětu financová (Financing Object)
V případě, že je karta vlastní, pak je pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název předmětu financování (Financing Object Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo rámcové smlouvy (Master Agreement No.)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo dodavatele karty (Card Vendor No.)
V případě, že je karta vlastní, pak uživatel vybere ze seznamu dodavatelů.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy a služby tankovací karty na smlouvě
Název dodavatele karty (Card Vendor Name)
V případě, že je karta vlastní, pak se dotáhne dle Čísla dodavatele.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy a služby tankovací karty na smlouvě
Ceník tankovací karty (Fuel Card Pricelist)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole editovatelné a uživatel vybere příslušný ceník tankovací karty daného dodavatele platný k aktuálnímu datu. Systém předvyplní, pokud daný dodavatel má jen jeden Ceník TK.
V případě, že je karta zákaznická, pak převezme systém automaticky dle čísla smlouvy.
Typ tankovací karty (Fuel Card Type)
Systém přenese „kód typu karty“ nastavený v ceníku tankovací karty.
Pole je editovatelné.
Číslo služby (Fuel Card Type)
V případě, že karta je zákaznická, systém vyplní automaticky po zadání Ceníku tankovací karty
Číslo zákazníka (Customer No.)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název zákazníka (Customer Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo obchodního místa zákazníka (Customer Business Place No.)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název obchodního místa zákazníka (Customer Business Place Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo řidiče (Driver No.)
V případě, že je karta vlastní, uživatel manuálně vybere Řidiče.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název řidiče (Driver Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla řidiče.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Registrační číslo vozidla (Licence Plate No.)
V případě, že je karta vlastní, pak uživatel zadá SPZ manuálně.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Vytvořeno (Created At)
Systém doplní automaticky datum a čas vytvoření
Needitovatelné pole
Vytvořil (Created By Name)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele
Needitovatelné pole
Změněno (Modified At.)
Systém doplní automaticky datum a čas poslední změny
Needitovatelné pole.
Změnil (Modified By Name)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele
Needitovatelné pole
Záložka Objednávka a dodání
Pole:
Datum objednávky (Order Date)
Doplní uživatel manuálně
Kartu objednal (Ordered By)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu objednávky. Pokud uživatel změní/vymaže datum objednávky, hodnota pole se nezmění
Kód rozsahu služeb (Service Range Code)
Systém doplní automaticky z Ceníku tankovací karty
Popis rozsahu služeb (Service Range Description)
Systém doplní automaticky z Kódu rozsahu služeb
Dodavatelský kód rozsahu služeb (Vendor Service Range Code)
Systém doplní z Kódu rozsahu služeb (pojmenování dodavatelem)
Zákaznické číslo tankovací karty (Fuel Card Customer No.)
Systém doplní z nastavení zákaznického čísla na ceníku TK.
Uživatel může změnit
Popis zákaznického čísla (Fuel Card Customer No. Description)
Systém doplní ze zákaznického čísla TK
Limit bez DPH –denní, týdenní, měsíční (Limit Excl.VAT – Day/Week/Month)
Doplní systém z ceníku TK
Územní platnost (Territorial Validity)
Uživatel vybere z hodnot Národní/Mezinárodní
Platba mýtného (Toll Payment)
Zaškrtne uživatel, pokud je povolená platba mýtného.
PIN kód (PIN Code)
Doplní uživatel manuálně po obdržení karty PIN kód karty
Platnost od (Validity From)
Doplní uživatel manuálně po obdržení karty
Platnost do (Validity To)
Doplní uživatel manuálně po obdržení karty
Systém dopočítá na základě výchozí doby platnosti nastavené v poli Výchozí platnost tankovací karty v tabulce Zákazníckého čísla TK: Platnost od + Výchozí platnost tankovací karty a jedná se o poslední den daného měsíce (např. Platnost od = 11.1.2017, Výchozí platnost TK = 3R, potom Platnost do = 31.1.2020).
Datum odevzdání karty (Date of Card Submitting)
Doplní uživatel manuálně po odevzdání karty zákazníkovi
Způsob odevzdání karty (Method of Card Submitting)
Uživatel vybere z hodnot Osobně / Poštou
Záložka Blokace a vyřazení
Pole:
Datum blokace (Blocking Date)
Zadá uživatel manuálně
Kartu zablokoval (Blocking By)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu blokace. Pokud uživatel změní/vymaže datum blokace, hodnota pole se změní
Datum vrácení (Return Date)
Zadá uživatel manuálně
Důvod vyřazení (Exclusion Reason)
Uživatel vybere z možností: Expirace, Storno, Ukončení smlouvy, Poškození, Ztráta karty, Jiný důvod
Datum vyřazení (Exclusion Date)
Zadá uživatel manuálně
Kartu vyřadil (Exclusion By)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu blokace. Pokud uživatel změní/vymaže datum blokace, hodnota pole se změní
Poznámka (Note)
Zadá uživatel manuálně
Sleva tankovací karty (Discount of Fuel Card)
V záhlaví tankovací karty může uživatel otevřít detail slevy tankovací karty, což je pohled na slevy nadefinované na smlouvě k dané kartě.
Slevy tankovací karty jsou podrobně popsány v dokumentaci Ceníky služeb smlouvy v kapitole Ceník tankovací karty.
Jednorázové poplatky tankovací karty (Fuel Card One-Off Charge)
V záhlaví TK může uživatel otevřít jednorázové poplatky tankovací karty, kde může nadefinovat poplatek za tuto kartu k fakturaci.
Pole:
Kód typu karty
Systém automaticky doplní dle příslušné tankovací karty.
Číslo karty – společnost
Systém automaticky doplní dle příslušné tankovací karty
Datum vzniku poplatku
Systém doplní dle aktuálního data. Needitovatelné
Kód typu poplatku
Vybere uživatel z poplatků definovaných k danému typu karty.
Poplatek bez DPH (LM)
Systém doplní automaticky po výběru Kódu typu poplatku z číselníku poplatků tankovací karty
Needitovatelné
Poplatek k fakturaci bez DPH (LM)
Systém doplní automaticky po výběru Kódu typu poplatku z číselníku poplatků tankovací karty
Editovatelné – tato hodnota vstupuje do faktury
Fakturovat
Pokud uživatel označí ANO, Poplatek k fakturaci bez DPH bude zahrnutý do faktury
Pokud je NE, poplatek nelze vyfakturovat zákazníkovi. Při spuštnění funkce „Fakturovat jednorázový poplatek“ systém zobrazí hlášku Není co účtovat!
Způsob fakturace
Uživatel po zatržení Fakturovat=ANO vybere způsob fakturace ze seznamu:
Faktura za PHM – poplatek bude zahrnutý do hromadné přefakturace za PHM.
Individuální faktura – poplatek nebude zahrnutý do hromadné faktury za PHM – výchozí hodnota, Individuální fakturu vystaví uživatel manuálně, dle funkce popsané níže.
Fakturováno
Doplní systém automaticky po vytvoření prodejní faktury (nezaúčtované)
Číslo prodejní faktury
Doplní systém automaticky po vytvoření prodejní faktury
Číslo zaúčtované prodejní faktury
Doplní systém automaticky po zaúčtování prodejní faktury
Zúčtovací datum
Doplní NAV automaticky zúčtovací datum ze zaúčtované prodejní faktury
Zde lze spustit Fakturaci jednorázového poplatku tlačítkem Fakturovat jednorázový poplatek.
Pokud uživatel spustí funkci Fakturovat jednorázový poplatek, systém zobrazí dialogové okno k zadání Zúčtovacího datumu a Datumu splatnosti.
Po vyplnění údajů a potvrdzení se uživateli zobrazí nezaúčtovaná prodejní faktura, kterou může uživatel upravit a následně zaúčtovat.
Po zaúčtování systém propíše číslo zaúčtované prodejní faktury do řádku poplatku.
Vytvořit tankovací kartu (Create Fuel Card)
Uživatel může na předmětu financování vytvořit tankovací kartu, pokud je na smlouvě služba s druhem „tankovací karta“.
Zákazník může mít na smlouvě v aktuálně platném období více služeb tankovací karty:
V tomto případě otevře systém dialogové okno pro výběr, kterou tankovací kartu tvoříme.
Postupně tak lze vytvořit obě karty.
Systém při zakládání TK kontroluje, jestli je dosud platná služba TK na smlouvě (jestli neskončila).
Pokud by služba TK v současné době už skončila nebo neexistovala, vypíše chybovou hlášku „žádná služba TK není“ a končí.
Doplnění důležitých polí z Tankovací karty (Completion of important fields from the fuel card)
Po objednání TK uživatel obdrží od dodavatele tankovací kartu. Z karty uživatel vyplní Číslo karty-společnost (Card No. – Company)
Dále doplní z karty Platnost od (Valid From). Na tankovací kartě systém vypočte dle délky platnosti TK Platnost do (Valid To) = konec platnosti karty.
Tankovací karta je připravená na zpracování transakcí TK.
Přehled tankovacích karet na předmětu financování (Fuel Card List on Financed Object)
Na předmětu financování má uživatel dostupné tankovací karty předmětu ze dvou míst. V nabídce oblasti Proces a na FactBoxu Čerpání služeb.