Funkcionalita umožňuje vytvoření a potvrzování:
Samostatných objednávek z předmětu financování
Hromadné objednávky (vytvoří objednávky k více předmětům)
Dále generování e-mailů:
Samostatných objednávek z předmětu financování
Hromadné objednávky
Souhrnné e-mailu pro stejného dodavatele, který bude obsahovat samostatně vytvořeny objednávky
Notifikaci Fleet managera
Popis funkcionality v následovných kapitolách
Úpravy předmětu
Na kartu předmětu (resp. do přehledu předmětů) bolo přidaných několik polí, které se využívají při objednávkách:
Číslo nabídky dodavatele (Vendor Offer No.)
Název souboru nabídky dodavatele
Na kartě editovatelné
Lookup do Příloh předmětu, filtry:
Table ID=4026560
No.=číslo předmětu
Attachment Type=Nabídka předmětu
Povinné pro generování objednávek
Pozn.: uživatel po obdržení nabídky dodavatele na předmět (resp. na doplňkovou výbavu), tyto nabídky uloží do Příloh (Attachments) předmětu financování. Na souboru nabídky předmětu nastaví Typ přílohy=Nabídka předmětu, na souboru nabídky doplňkové výbavy nastaví Typ přílohy=Nabídky dopl. výbavy. Systém pak při generování e-mailu objednávek “stáhne” tyto soubory do přílohy e-mailu dle toho, jestli se jedná o objednávku předmětu anebo dopl. výbavy.
E-mailová adresa pro objednávky předmětu (Object Order E-mail Address)
Dotáhne se do nákupní objednávky předmětu, pak při odesílání e-mailové objednávky do e-mailu
Text 200
Lookup do tabulky Object Order E-mail Address (z dodavatele), přičemž jsou zapnuty filtry:
Typ záznamu=Dodavatel
Číslo=číslo dodavatele
Kód značky=kód značky předmětu anebo prázdné pole (tzn. uživatel může vybrat emailovou adresu se stejnou značkou anebo s prázdní).
Pokud vyhovuje pouze jeden záznam, doplní OC automaticky pokud je vybráno Číslo dodavatele na předmětu.
Požadované datum dodání (Requested delivery date)
Date
Doplní uživatel ručně požadované datum dodání. Toto datum se pak dotáhne do nákupní objednávky předmětu / doplňkové výbavy
Číslo nákupní objednávky (Purchase Order No.)
Code 20
Zobrazuje číslo nákupní objednávky (nestornované) předmětu financovaní, pokud existuje
Počet nákupních objednávek předmětu (Object Purchase Order Count)
Integer
Kalkulované pole, počet nákupních objednávek předmětu (včetně stornovaných)
Počet nákupních objednávek výbavy (Equipment Purchase Order Count)
Integer
Kalkulované pole, počet nákupních objednávek doplňkové výbavy od jiných dodavatelů (včetně stornovaných)
Potvrzené datum dodání (Confirmed Delivery Date)
Date
Zobrazuje hodnotu potvrzeného datumu dodání z nákupní objednávky předmětu (pokud je na objednávce zadáno)
Předpokládané datum předání dodavatele (Expected Handover Date to Customer)
Date
Zobrazuje hodnotu potvrzeného datumu dodání z nákupní objednávky předmětu (pokud je na objednávce zadáno)
Úpravy doplňkové výbavy
Předmět financování má příplatkovou výbavu (dodává vždy dodavatel předmětu), jednu doplňkovou výbavu od dodavatele předmětu a další doplňkovou výbavu od jiného dodavatele:
Pokud na doplňkové výbavě není vyplněný dodavatel, má se za to, že dodavatelem této doplňkové výbavy je dodavatel předmětu financování (anebo je vyplněný a je stejný jako na předměte).
Na doplňkovou výbavu bolo přidané nové pole:
Číslo nákupní objednávky (Purchase Order No.)
Code 20
Zobrazuje číslo nákupní objednávky dané doplňkové výbavy (nestornované), pokud pro danou doplňkovou výbavu existuje.
Uložení nabídek dodavatele
Uživatel ručně uloží do Attachmentu předmětu:
Soubor (pdf, docs, atd) nabídky předmětu s Typ přílohy=Nabídka předmětu. Pak tuto nabídku předmětu vybere na kartě předmětu v pole Číslo nabídky dodavatele (povinné pro generování objednávek).
Soubor (pdf, docs, atd) nabídky doplňkové výbavy s Typ přílohy=Nabídka dopl. výbavy.
Vytvoření samostatné objednávky z předmětu
Pomocí funkcionality je možné vytvořit objednávky předmětů i doplňkových výbav, přičemž obecně platí:
Pokud předmět má aj doplňkovou výbavu, ale na této výbavě není zadaný dodavatel anebo je ten jistý, má se za to, že dodavatelem doplňkové výbavy je dodavatel předmětu. Doplňková výbava se v tomto případě stane součástí objednávky předmětu. Na dodavatele předmětu financování lze před aktivací smlouvy vytvořit pouze jednu objednávku. Pokud uživatel, po vytvoření objednávky na předmět, založí další doplňkovou výbavu na shodného dodavatele jako je dodavatel předmětu, systém již nedovolí vytvořit objednávku na takto založenou výbavu. Je nutné provést výmaz/storno objednávky na předmět a následně spustit tvorbu objednávky znovu.
Po aktivaci smlouvy je možné vytvořit objednávku na shodného dodavatele jako je dodavatel předmětu. To je možné skrz technické zhodnocení, tedy zadáním nové doplňkové výbavy na shodného dodavatele jako je dodavatel předmětu. Při tvorbě objednávky systém kontroluje, zda-li je smlouva aktivní a na doplňkové výbave je Technické zhodnocení = ANO, pak systém vytvoří novou objednávku. Proces technického zhodnocení je popsán v PD změny smluv.
Pokud na doplňkové výbavě je zadaný jiný dodavatel jako je dodavatel předmětu, na doplňkovou výbavu se vytvoří samostatná objednávka. Resp. vytvoří se taký počet objednávek, jaký je počet dodavatelů doplňkových výbav různých od dodavatele předmětu.