Je vytvořena tabulka Nastavení dávkové úlohy (Batch Jobs Setup). Pro vytváření karet majetku se musí založit a nastavit karta dávkové úlohy s Typ dávkové úlohy = DM – Karta (Batch Job Type = FA – Card).
Podrobnější popis nastavení dávkových úloh je popsán v Nastavení Finance
Dále je vytvořen nový číselník Šablony knih odpisů (FA Depreciation Book Templates), ve kterém je možné nastavit různé způsoby, metody odpisování s nastavením podmínek odpisování (metoda, počáteční datum odpisování, počet měsíců odpisování, výchozí kniha odpisů apod.). Kód šablony se pak nastaví ke kódu Podtřídy DM (FA Subclasses). Kód Podtřídy DM se pak nastaví v kartě dávkové úlohy pro vytvoření karty DM. Dle nastavení Šablony knih odpisů pak systém při generování Karty DM založí řádky (Knihy odpisů DM) a ke každé knize nastaví způsob odepisování.
Podrobnější popis nastavení Šablony knih odpisů (FA Depreciation Book Templates) a Podtřídy DM (FA Subclasses) je popsán v Nastavení Finance
Pro hromadné vytvoření karet DM ke smlouvám o financování slouží dávková úloha “Vytvořit karty majetku” (Build Fixed Asset Cards). Po spuštění úlohy uživatelsky lze v dialogovém okně omezit výběr Smluv o financování, které mají být zahrnuté do úlohy (např. Číslo smlouvy, Datum předání předmětufinancování). Jestliže jsou některé parametry pro výběr smlouvy dané nastavením (Dávkové úlohy), např. Stav smlouvy, uživatel může vlastním filtrem tento výběr dále zúžit, nikoliv rozšířit (např. pokud je v nastavení Dávkové úlohy nastavený stav smlouvy Podepsaná a Aktivní, uživatel může v úloze vybrat pouze stav Aktivní).
Po potvrzení tlačítka OK úloha projde Smlouvy o financování a pro jejich Předměty financování zakládá Karty DM. Na konci úlohy je informace o počtu předmětů, které byly zahrnuté do úlohy. V tomto počtu jsou zahrnuté jak vygenerované karty DM, tak i předměty, u nichž generování karty skončilo chybou a karta DM nebyla vytvořena. Tyto chyby je možné najít v Log DM (Fixed Asset Error Log).
Po odstranění chyb (např. na Předmětu financování není vyplněné datum předání předmětu nebo nejsou v šabloně knih odpisů vyplněná povinná pole) je úlohu možné znovu spustit a chybějící karty tak dodatečně dogenerovat.
Jestliže úloha nenalezne podstatné závady, založí pro daný Předmět financování novou Kartu DM (hlavičku a řádky knih odpisů). Číslo vytvořené karty DM zapíše na předmět financování a na vytvořenou kartu DM zapíše číslo předmětu financování plus ostatní údaje či informace o smlouvě a předmětu financování.
Úlohu lze nalézt a spustit z těchto míst:
v přehledu majetku Fixed Asset je umístěna v nabídce Process -> Build Fixed Assets Cards nebo v nabídce Actions, ve které lze úlohy uživatelsky přeskládat pomocí funkce Personalize
vyhledat pomocí systémové lupy.
Závislosti a předpoklady
Závislostí je nastavení karty Dávkové úlohy (Batch Jobs Setup Card) s Typ dávkové úlohy = DM – Karta (Batch Job Type = FA – Card).
Další závislostí je vytvořená a nastavená Šablona knih odpisů (FA Depreciation Book Templates).
Další závislostí je vytvořený a správně nastavený kód Podtřídy DM (FA Subclasses) pro vozidla (předměty financování). Zároveň je tento kód Podtřídy DM (FA Subclasses) nastavený v kartě dávkové úlohy pro vytvoření karty DM.
Typ dávkové úlohy (Batch Job Type) | Typ objektu (Object Type) | Číslo objektu (Object No.) |
DM – Karta (FA – Card) | Report | 4046910 |
Proces zpracování úlohy
Úloha při spuštění nahlédne do Nastavení dávkových úloh (Build Fixed Assets Cards) a pro úlohu Vytvořit karty majetku (Build Fixed Asset Cards) použije kartu dávkové úlohy s nastaveným Typem dávkové úlohy = DM – karta (Batch Job Type = FA – Card).
Po vyvolání úlohy Vytvořit karty majetku (Build Fixed Asset Cards) se nejdříve zobrazí dialogové okno úlohy. V dialogovém okně může uživatel zúžit podmínky v oddílu Možnosti (Options). Dále uživatel může zadat filtry na údaje z Hlavičky smlouvy (např. číslo smlouvy, číslo zákazníka, datum podpisu smlouvy apod.). S nastavenými podmínkami a filtry bude úloha pracovat po jejím spuštění tlačítkem OK.
Po spuštění úlohy potvrzením tlačítka OK provede úloha tyto kroky:
nasadí filtry na smlouvy takto:
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdné, nasadí filtr na Typ produktu financování (Financing Type Filter)
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdné, nasadí filtr na Stav smlouvy (Contract Status Filter), protože je stav=Option, je filtr v nastavení ve tvaru např. 10|14
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdné, nasadí filtr na Detailní stav smlouvy (Detail Contract Status Filter)
nasadí pevný filtr na pole Varianta (Calculation Variant) = Ne, pole Změnová kopie (Change Copy) = Ne
pak prochází všechny smlouvy, které odpovídají filtru. Pro každou smlouvu hledá, zda existuje kalkulační vstup s příznakem Do pořízení = Ano. Pokud existuje, přejde na předmět financování, který je vyplněn na kalkulačním vstupu. Pokud daný předmět financování má prázdné Číslo DM, spustí se funkce na vytvoření karty DM
zkontroluje pole Kalkulace (Calculation) v Detailním stavu smlouvy (Detailed Contract Status). Jestliže je Ano (Yes), ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy. Jestliže je Ne (No), pokračuje ve zpracování dalších kroků procesu
zkontroluje a zvaliduje, zda je na smlouvě vyplněno pole Datum předání (Handover Date), pokud není pole zvalidováno, tak se proces vytváření karty DM zastaví a zapíše se do Log DM chybové hlášení, úloha přejde na zpracování další smlouvy
pokud je v nastavení dávkové úlohy vyplněna číselná řada DM tak se použije, jinak pro přidělení nového čísla DM použije číslo předmětu financování
Vyplňuje pole na kartě DM takto:
do pole Popis (Description) zapíše hodnotu z pole Název značky (Make Name) z předmětu financování
do pole Vyhledávací název (Search Description) zapíše hodnotu z pole Popis na kartě DM
do pole Popis 2 (Description 2) zapíše hodnotu z pole Název modelu (Model Name) z předmětu financování
do pole Úplný popis (Full Description) zapíše hodnotu z pole Název (Name) z předmětu financování
do pole Kód umístění DM (FA Location Code) ze stejného pole FA Location Code (19100) na předmětu
do pole Číslo aktuální leasingové smlouvy (Current Fin. Contract No.) zapíše číslo smlouvy z karty předmětu (pokud je smlouva změnovou kopií, dává tam hodnotu před znakem _)
do pole Číslo předmětu financování (Financed Object No.) zapíše číslo předmětu financování z karty předmětu
do kalkulovaného pole Číslo zákazníka (Customer No.) se „naplní“ hodnota ze stejného pole na smlouvě
do kalkulovaného pole Název zákazníka (Customer Name) se „naplní“ hodnota ze stejného pole na smlouvě
pokud je na předmětu vyplněno Číslo karosérie (VIN) (Chassis No. (VIN)), „naplní“ se stejná hodnota do kalkulovaného pole Evidenční číslo vozidla VIN (Car Identification Number VIN)
pokud je na předmětu vyplněno Registrační číslo vozidla (Licence Plate No.), „naplní“ se stejná hodnota do kalkulovaného pole Registrační značka (Licence Plate No.)
pokud je na smlouvě vyplněna hodnota pro Kód globální dimenze 1 (Cost_center Kód) nebo Kód globální dimenze 2 (Contract Kód), zapíše je do karty DM a do tabulky Default Dimension (352), respektive na kartu DM a do tabulky Výchozí dimenze se zapíšou všechny dimenze, které jsou na smlouvě vyplněny
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdná hodnota v poli Kód třídy DM (FA Class Code), zapíše ji na kartu DM
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdná hodnota v poli Kód podtřídy DM (FA Subclass Code), zapíše ji na kartu DM
založí kartu DM – proběhnou úkony, jako při ručním vytvoření, tj. přidělení čísla atd.
zapíše na předmět financování číslo vytvořené karty majetku
zapíše na kartu majetku číslo předmětu financování
Vytvoří knihy odpisů:
v tabulce Šablona kniha odpisů zafiltruje na kód, který je nastavený na vyplněném Kódu Podtřídy DM. Pro každou nalezenou knihu DM založí knihu odpisů DM daného majetku takto:
Číslo DM – z právě vytvořeného majetku
Kód knihy odpisů – ze šablony, pole Deprciation Book Code
Na šabloně musí být vyplněn Počáteční datum odepisování + vzorec data (Depreciation Date + Depreciation Startin Date). Tento vzorec se použije na datum ze smlouvy dle nastavení pole Datum pro odpisy DM, hodnoty: Datum podpisu smlouvy(Contract Signing Date),Datum akontace(Advance Payment Date),Datum 1. splátky(1st Installment),Datum předání předmětu(Handover Date),Datum začátku kalkulace(Calculation Starting Date). Takto získané datum se zapíše do knihy odpisů jako Počáteční datum odepisování (Depreciation Starting Date)
Metoda odpisu – ze šablony, pole Depreciation Method
Pořizovací cena retrospektivně – ze šablony, pole Purchase Price Retrospectivally
Pokud je na šabloně neprázdná hodnota v poli Účto skupina DM (FA Posting Group), zapíše ji do Knihy odpisů DM (Depreciation Book)
Pokud je na šabloně neprázdná hodnota v poli Kód daňové odpisové skupiny (Depreciation Group Code), zapíše ji do Knihy odpisů DM (Depreciation Book)
Úprava pro OC SK: Nejdříve si zjistí v Kartě předmětu financování (API Financed Object – 4026560) hodnotu v poli Fuel Type Code (15). Pak, pokud je na šabloně neprázdná hodnota v poli Kód daňové odpisové skupiny (Depreciation Group Code), podívá se do tabulky Daňové odpisové skupiny (Tax Depreciation Groups) a dohledá zjištěnou hodnotu v poli Fuel Type Filter. Jestliže najde shodu, zapíše do pole Depreciation Group Code v Depreciation Books hodnotu ze stejnojmenného pole tabulky Daňové odpisové skupiny (Tax Depreciation Groups). Jestliže nenajde shodu kódu Fuel Type, tak ukončí zpracování karty DM a zapíše do chybového Log DM oznámení „xxx Kód Typ paliva xxx nebyl nalezen v nastavení Daňové odpisové skupiny. (xxx Fuel Type Code not found in Tax Depreciation Groups settings.)“.
Pokud je na šabloně Výchozí kniha odpisů DM (Default Depreciation Book) = Ano a Počet měsíců odepisování dle nájmu (Number of Months of Depreciation in Accordance with the Lease) = Ano, zapíše do Knihy odpisů DM Počet měsíců odpisování (No. of Depreciation Months) = délka trvání smlouvy v měsících
Pokud je na šabloně Výchozí kniha odpisů DM (Default Depreciation Book) = Ano, Počet měsíců odepisování dle nájmu (Number of Months of Depreciation in Accordance with the Lease) = Ne a v poli Počet měsíců odpisování (No. of Depreciation Months) je neprázdná hodnota, zapíše ji do Knihy odpisů DM
Zachovat poslední datum odpisu – ze šablony, pole Keep Depreciation Ending Date
Pokud je na šabloně příznak Přenášet konečnou účetní hodnotu (Copy Ending Book Value) = Ano, pak:
Do pole Konečná účetní hodnota (Ending Book Value) zapíše – buď hodnotu ze šablony, z pole Ending Book Value, pokud je tam nenulová, jinak hodnotu z pole Zůstatková hodnota kalkulační (Residual Value Calculated) ze Smlouvy o financování (Financing Contract), tabulka 4026397)
Vytvořené knihy odpisů DM uloží.
Proces se opakuje, dokud nejsou zpracovány všechny smlouvy / předměty financování, které vyhovují zadaným filtrům.
Po ukončení zpracování se zobrazí informační okno s počtem zpracovaných smluv:
Chybový log pro úlohu Vytvořit karty majetku
Níže je seznam polí, které se kontrolují při úloze. Pokud jsou prázdné a nemají být, do logu se zapíše hlášení „Pole xy nesmí být prázdné v tabulce ab“. Pokud jsou naplněné a nemají být, zapíše se hlášení„Pole xy nesmí mít hodnotu v tabulce ab“. Úloha se volá podmíněně, takže při první zjištěné chybě se tato zapíše do logu a úloha pokračuje na dalším předmětu financování. Můžou se vyskytnout i další chybové hlášky – např. špatně nastavená číselná řada pro DM, při tvorbě karty DM nebo knihy odpisů může zafungovat nějaká standardní kontrola, např. typu neexistující nastavený Kód Účto skupiny DM.
Prováděné kontroly:
musí existovat Smlouva o financování k předmětu a Katalogová karta
podle hodnoty v poli Datum pro odpisy DM v nastavení šablony, se kontroluje, zda je na smlouvě neprázdné odpovídající datum dle zvoleného option
na šabloně knih odpisů se kontroluje neprázdné pole Počáteční datum odpisování.
Spuštění úlohy v plánovači úloh
Úlohu je možné spustit v rámci plánovače úloh tak, že se po spuštění úlohy zobrazí možnost odeslat do plánovače (Schedule...), následně se otevře dialogové okno s možnostmi nastavení plánovače. Nebo se vytvoří nová položka v přehledu Položky fronty úloh (Job Queue Entry) s Typem spouštěného objektu (Object Type to Run) = Procedura (Codeunit). ID spouštěného objektu (Object ID to Run) = 4046910. Ostatní podmínky a Perioda (Recurrence) se nastaví dle vlastní potřeby společnosti.
Úloha pak bude procházet všechny smlouvy s ohledem na zadaná kritéria v Nastavení dávkové úlohy pro vytvoření karty majetku.
Spuštění plánovače z úlohy.
Spouštění plánovače v položkách fronty úloh.
Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat:
Položky fronty úloh (Job Queue Entries), zda nebyla úloha ukončeny chybovým hlášením. Po vyřešení / odstranění zapsané chyby lze úlohu spustit znovu pomocí tlačítka Restart
Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně.