Je třeba pro každého dodavatele zadat Fakturační interface It is necessary to specify for each vendor Invoice Interface (Invoice Interface) – CCS, SHELL, OMV, Benzina.
PoleField:
Kód (Code)
Uživatel zadá kód fakturačního interfaces pro konkrétní formát Výchozí číslo šablony fakturačního interface (The user enters the invoice interface code for a specific format (CCS, SHELL, OMV, Benzina)
Je třeba pro každý formát zadat nový kód fakturačního interface
Název (Name)
Uživatel vyplní název
Typ obchodu (Business Type)
Nákup - pro zpracování datových vět od dodavatel
Kód původu (Source Code)
Uživatel vybere kód původu. Může být i stejný pro všechny formáty PHM.
Automatické účtování (Automatic Posting)
Nezapínat pro zpracování datových vět, protože pak by při importu bylo provedeno hned i účtování.
V systému se datová věta importem jen kontroluje. Se zpracováním je třeba počkat na doručení dodavatelské faktury.
A new invoice interface code must be entered for each format
Name
The user fills in the name
Business Type
Purchase - for processing data records from vendor
Source Code
The user selects the origin code. It can also be the same for all fuel formats.
Automatic Posting
Do Not Turn On for processing data records, because then the posting would be done immediately when imported.
In the system, the data record is only checked by import. You need to wait for the delivery of the vendor invoice before processing.
Default Invoice Interface Template No.)
Pokud uživatel nenastaví mapování, systém použije Kód standardního nákupu/ prodeje z výchozí šablony
Název souboru s data (Data Fieldname)
Je třeba zadat hvězdičku a koncovku pro typ formátu (příponu souboru).
Číslo dodavatele (Vendor No.)
Uživatel vybere dodavatele tankovací karty pro daný formát datové věty PHM
Je třeba zadat „kód fakturačního interface“, pro každého dodavatele.
Odtud systém bere dodavatele při importu PHM, když tvoří dávku do zásobníku.
Servisní poplatek (
If the user does not set up mapping, the system will use the Standard Buy/Sales Code from the default template
Data Fieldname
You need to enter An asterisk and the end cap for Format Type (file extension).
Vendor No.
The user selects the fuel card vendor for the given fuel data record format
You need to enter an "Invoice Interface Code" for each vendor.
From there, the system takes the supplier when importing fuel when it creates a batch into the tank.
Service Fee (%))
Pokud uživatel nastaví procento poplatku, bude pro každou kartovou transakci systémem vytvořen ještě řádek s poplatkem. Řádek s poplatkem nejde do zásobníku, použije se při přefakturaci transakce na zákazníka. Pro Shell vniká pro transakci “DC”.
If the user sets the fee percentage, the system will create a fee line for each card transaction. The fee line doesn't go to the buffer, it's used when the transaction is reinvoiced to the customer. For Shell, it is intrusive for the transaction "DC".
Standard Code (Service Fee))
Uživatel nastaví pro přefakturaci poplatku na zákazníka
Kód standardního prodeje (Standard Code)
Uživatel nastaví pro přefakturaci klientovi.
Typ objektu (Object Type)
Uživatel nastaví Sestava
ID Objektu (Object ID)
Je třeba zadat číslo reportu pro import daného formátu
Formát SHELL je report 4026751
Typ zpracování (Type of processing)
Pro zpracování transakcí tankovacích karet je třeba nastavit „PHM“
Automatické vydání (Automatic Release)
Pokud je pole zatrženo, system vytvořený doklad nezaúčtované nákupní faktury přepne do stavu Vydaná
Pokud je nastaveno Workflow na nákupní faktury, musí zůstat Automatické vydání = NE, protože do stavu Vydaná se nákupní faktura přepne až po schválení.
Šablona fakturačního interface (Invoice Interface Templates)
Pro každý fakturační interface musí být založena alespoň jedna šablona fakturačního interface (Invoice Interface Template).
Na šabloně pro PHM uživatel nastaví pole
Číslo (No.)
Uživatel zvolí název šablony
Kód fakturačního interface (Invoice Interface Code)
Uživatel vybere kód fakturačního interface, pro který šablonu nastavuje
Typ obchodu (Business Type)
Systém nastaví podle fakturačního interface. V případě zpracování datové věty PHM je Nákup
Kód původu (Source Code)
Systém nastaví podle fakturačního interface.
Typ dokladu (Document Type)
Uživatel zvolí Fakturu
Nákup od dodavatele (Buy-from Vendor No.)
Uživatel může vybrat dodavatele tankovací karty
Pokud je na šabloně pole „Nákup od dodavatele“ prázdné. Systém bude brát dodavatele z Fakturačního interface
Kód příčiny (Reason Code)
Uživatele vybere kód příčiny
Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)
Uživatel nastaví způsob účtování nákupního řádku faktury, které systém použije pro účtování Nekartové transakce, která nejde do transakcí TK, ale jde do nákupní faktury. Pro transakce tankovací karty je nastavení na Mapování šablony a tam musí uživatel stejně zadat „prodej“
Nenastavovat na šablonu účto-skupiny, protože pak by měly přednost před nastavením na dodavateli a na kódu standardního nákupu.
Zakládat nový kód hodnoty dimenze 2 (Insert Dimension 2)
Pokud je zatrženo, systém založí dimenzi 2=smlouva, když ji v tabulce hodnot dimenze nenašel. Např. po migraci nebyly v tabulce všechny smlouvy, systém nespadne chybou ale přidá. Nebezpečí zaplevelování špatnými údaji, které tam nepatří
Pokud nezatrženo a řádek zásobníku bude obsahovat číslo smlouvy, které není v hodnotách dimenze, zahlásí chybu. Je to přísnější, ale nezaplevelí Hodnoty dimenze.
Příklad použití servisního poplatku (An example of using a service charge)
Na fakturačním interface je nastaveno % výše poplatku a kód standardního prodeje poplatku pro přeúčtování na klienta.
Systém uplatní poplatek pro Shell na transakce označené DC.
Pro každý řádek se zbožím vypočetl poplatek a založil řádek s označením zboží Servisní poplatek.
V zásobníku fakturačního interface řádky “servisního poplatku” nejsou, protože jsou vytvořeny pro přefakturaci na zákazníka.
Mapování fakturačního interface (Invoice Interface Mapping)
Pro fakturační interface nastavujeme Mapování fakturačního interface (Invoice Interface Mapping), kde “původní kód” obsahuje kód zboží. „Kódy zboží“ i „kód země“ se vyskytují v datové větě. Na základě mapování jim přiřadíme účtování nákladu přes standardní kód nákupu a přes standardní kód prodeje přeúčtování na zákazníka.
Je zvlášť „původní kód“ a „kód země“.
Pokud je kód země vyplněn v importním souboru, je třeba pro každý „kód zboží“ (tj. původní kód) z importního souboru je třeba nastavit pro každou zemi v mapování.
Nastavené účtování na úrovni Mapování zboží má nejvyšší prioritu, tzn. že přepíše nastavení účtování na šabloně nebo nastavení účtování na fakturačním interface.
Uživatel vyplní tato pole
Kód fakturačního interface (Invoice Interface Code)
Předvyplní systém, pokud uživatel nastavuje mapování rozkliknutím z fakturačního interface. Jinak uživatel vybere kód fakturačního interface, pro který mapování nastavuje
Původní kód (Original Code)
Uživatel zadá „kód zboží“, který uvádí dodavatel v datové větě rozšířený o „kód oblasti“
Kód země (Country Code)
Země ze standardní tabulky Země oblasti.
Pokud v datové větě dodavatel kód země uvádí, import ho vezme a je třeba nastavit mapování s kódem země.
Kód původu (Source Code)
Systém předvyplní z fakturačního interface
Číslo šablony (Template No.)
Uživatel vybere šablonu
Kód standardního nákupu (Standard Purchase Code)
Uživatel nastaví způsob účtování nákupního řádku faktury, které systém použije pro účtování daného zboží
Kód standardního prodeje (Standard Sales Code)
Uživatel nastaví způsob účtování prodejního řádku při refakturaci na zákazníka.
Popis (Description)
Uživatel vyplní popis pro dané zboží
Informativní pole, které lze využít v reportech
Kód produktu typu tankovací karty (Fuel Card Type Product Code)
Uživatel vybere z číselníku produktů typu tankovací karty
Pro správné účtování DPH u tankování v zahraničí je třeba nastavit správně Kód standartního nákupu a Kód standardního prodeje. Nelze účtovat s dani platnou v cizí zemi. Tankování v zahraničí musí být „Bez DPH“ jak na straně nákupu.
Tak na straně prodeje.
Viz mapování podle zemí.
Země / oblasti a Země Importu (Countries/Retions and Country Code of Import)
Tabulka Země/oblasti (Countries/Regions) je standardní číselní zemí v OC.
Číselník Země importu (Country Code of Import) slouží k nastavení transformace kódů zemí z importních souborů (pole Kód země import) na standardní číselník kódů zemí v OC (pole Kód země).
Uživatel pro každého dodavatele TK nastaví:
Číslo dodavatele (Vendor No.)
Uživatel vybere z číselníku dodavatele TK
Název dodavatel (Vendor Name)
Doplní systém automaticky po výběru dodavatele
Kód země importu (Country Code Import)
Uživatel zadá označení země, které používá dodavatel
Kód země (Country Code)
Uživatel vybere ze standardního číselníku „Země / oblasti“ konkrétní zemi
Název (Name)
Doplní systém automaticky po výběru „kódu země“
Zadání číselníku Země importu umožní mapování účtování pro jednotlivé země.
...
User sets up a fee per customer for reinvoicing
Standard Code
User sets up for re-invoicing to the client.
Object Type
User Sets Report
Object ID
It is necessary to enter the report number for import of the given format
The SHELL format is a report 4026751
Type of processing
To process fuel card transactions, you need to set up "FUEL“
Automatic Release
If the field is checked, the system switches the created document of the unposted purchase invoice to the Released status
If Workflow is set to Purchase invoices, Automatic release = NO must remain, because the status of Released is not switched to the purchase invoice until it is approved.
Invoice Interface Templates
At least one invoicing interface must be created for each invoicing interface Invoice Interface Template (Invoice Interface Template).
On the fuel template, the user sets the field
No. (No.)
The user chooses the name of the template
Invoice Interface Code
The user selects the invoice interface code for which the template is being set up
Business Type
The system will set up according to the billing interface. In the case of processing a fuel data record, the Purchase is
Source Code
The system will set up according to the billing interface.
Document Type
User selects Invoice
Buy-from Vendor No.
The user can select the fuel card vendor
If the "Purchase from vendor" field is blank on the template. The system will take suppliers from the Invoicing Interface
Reason Code
The user selects the reason code
Standard Purchase Code
The user sets up the method of posting the purchase invoice line, which the system will use for posting a non-card transaction that does not go to TK transactions, but goes to a purchase invoice. For fuel card transactions, the setting is set to Template mapping, and there the user must enter "sales" anyway
Do not set to the post-group template, because then they would take precedence over the settings on the vendor and on the standard purchase code.
Insert Dimension 2
If checked, the system creates dimension 2=contract if it has not found it in the table of dimension values. E.g. after migration, not all contracts were in the table, the system does not crash by error, but adds. The danger of weeding with bad data that doesn't belong there
If unchecked and the stack row contains a contract number that is not in the dimension values, an error will be reported. It's stricter, but it doesn't weed out the Dimension Values.
An example of using a service charge
On the invoicing interface, there is a % of the fee amount and a standard fee sales code for rebilling to the client.
The system will apply a fee to Shell for transactions marked by DC.
He calculated a fee for each item line and created a line with the item designation Service Fee.
There are no "service fee" lines in the invoicing interface stack because they are created for re-invoicing to the customer.
Invoice Interface Mapping
For the invoicing interface, we set up Invoice Interface Mapping (Invoice Interface Mapping), where the "original code" contains the code of the item. Both "item codes" and "country codes" occur in the data sentence. Based on the mapping, we assign them to post the expense via the standard purchase code and through the standard sales code to repost to the customer.
There is a separate "original code" and a "country code".
If the country code is filled in the import file, it is necessary to set for each "item code" (i.e. the original code) from the import file for each country in the mapping.
Posting set up at the Item mapping level has the highest priority, i.e. it overrides the posting settings on the template or the posting settings on the billing interface.
The user fills in the following fields
Invoice Interface Code
Pre-fills the system if the user sets up mapping by clicking on it from the billing interface. Otherwise, the user selects the billing interface code for which they are setting up the mapping
Original Code
The user enters the "item code", which states the vendor in the data sentence extended by the "area code"
Country Code
Countries from the standard table Country of the region.
If vendor country code is mentioned in the data sentence, the import will take it and you need to set up a mapping with the country code.
Source Code
The system pre-fills from the invoice interface
Template No.
The user selects a template
Standard Purchase Code
The user sets up the method of posting the purchase line of the invoice that the system will use for posting the item
Standard Sales Code
The user sets up how the sales line is posted when reinvoicing to a customer.
Description
The user fills in the description for the item
Informative field that can be used in reports
Fuel Card Type Product Code
The user selects the type of fuel card from the product list
To correctly account for VAT when refuelling abroad, it is necessary to set up the Standard Purchase Code and Standard Sales Code correctly. It is not possible to charge with the tax applicable in a foreign country. Refuelling abroad must be "VAT-free" both on the purchase side.
So on the sales side.
See mapping by country.
Countries/Retions and Country Code of Import
Table Countries/Regions (Countries/Regions) is the standard numeric country in OC.
Dial Country of Import (Country Code of Import) is used to set the transformation Country codes from import files (Country Code Import field) to the standard code list of country codes in OC (Country Code field).
For each TK vendor, the user sets:
Vendor No.
The user selects a TK vendor from the code list
vendor Vendor Name
Completes the system automatically after selecting a supplier
Country Code Import
The user enters the country designation used by the vendor
Country Code
The user selects a specific country from the standard "Country/Region" code list
Name
Completes the system automatically after selecting the "country code"
Entering the Country of Import code list will allow mapping of posting for individual countries.
If the "country code" in the data record is different from the standard one, the system will not find the corresponding country code in the Country of Import code list during import, it will report an import error.