Číslování rámcových servisních smluv uživatel nastaví pomocí číselné řady v Nastavení smluv se službami.
S každým schváleným dodavatelem je třeba založit „rámcovou servisní smlouvu“ – tj. smlouvu o poskytování služeb.
Před založením rámcové servisní smlouvy je doporučeno nejdříve poskytované typy služeb zadat na kartu dodavatele. Rámcová servisní smlouva pak zadané údaje dědí z dodavatele.
Struktura dodavatele je podrobně popsán v Adresář .
Ukončení platnosti rámcové servisní smlouvy je třeba jen v případě, že s daným dodavatele je zcela ukončena spolupráce a přestávají platit veškeré poskytované služby, spolupráce s obchodními místy dodavatele atd.
Karta Rámcové servisní smlouvy obsahuje záložky:
...
Obecné (General) – základní údaje spojené s Rámcovou servisní smlouvou
...
Služby (Service) – dodavatelem poskytované služby
Záložka OBECNÉ
...
Číslo (No.)
Číslo Rámcové servisní smlouvy je generováno automaticky z číselné řady
...
Název (Name)
Název rámcové servisní smlouvy
...
Číslo dodavatele (Vendor No.)
Uživatel vybírá ze seznamu všech dodavatelů zadaných v systému
...
Název dodavatele (Vendor Name)
Automaticky se dotáhne Název dodavatele dle Čísla dodavatele
...
Číslo obchodního místa dodavatele (Vendor Business Place)
Uživatele zvolí obchodní místo dodavatele
...
Název obchodního místa dodavatele (Vendor Business Place Name)
Automaticky se dotáhne název dle čísla obchodního místa dodavatele
...
Číslo kontaktní osoby (ContactPerson No.)
Uživatel vybírá kontaktní osobu k danému dodavateli ze seznamu kontaktů typu Osoba
...
Název kontaktní osoby (ContactPerson Name)
Automaticky se dotáhne Název kontaktní osoby dle Čísla kontaktní osoby
...
Číslo zákazníka (Customer No.)
Uživatel vybere zákazníka, pokud podmínky rámcové smlouvy náleží pouze ke konkrétnímu zákazníkovi
Pokud podmínky platí pro všechny zákazníky, zůstává pole prázdné
...
Název zákazníka (Customer Name)
Automaticky se dotáhne Název kontaktní osoby dle Čísla kontaktní osoby
...
Servisní balíček (Maintenance Package)
Informativní pole, zda dodavatel poskytuje servisní balíček
Neobsahuje žádnou návaznou funkcionalitu
...
Stav (Status)
Stav rámcové smlouvy mění uživatel manuálně.
Příprava (Preparation) - v době přípravy nové rámcové smlouvy nastaví uživatel Příprava. Rámcová servisní smlouva ještě není účinná.
Podepsaná (Signed) – rámcová servisní smlouva je účinná. Jen podepsané smlouvy je možno vybrat v hlavičce povolení servisu.
Uzavřená (Closed) – rámcová servisní smlouva už není účinná.
...
Datum podpisu (Signing Date)
Datum podpisu rámcové servisní smlouvy
...
Platnost od (Valid From)
Platnost od rámcové servisní smlouvy
...
Platnost do (Valid To)
Platnost od rámcové servisní smlouvy
...
Kód měny, ve které je smlouva uzavřena (v této měně budou fakturovány dodatečné bonusy)
Záložka FAKTURACE
Dodavatel jako zákazník (Vendor As Customer)
Bude dotaženo automaticky, pokud je založen odpovídající zákazník k dodavateli
Pokud pole není dotaženo automaticky, nebyl vytvořen zákazník k danému dodavateli
Dodavatel jako zákazník – název (Vendor As Customer Name)
Automaticky se dotáhne Název Dodavatele jako zákazník dle pole Dodavatel jako zákazník
Obecná obch.účto skupina (Gen. Bus. Posting Group)
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena ze Zákazníka
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena z Dodavatele
DPH obchodní účto skupina (VAT Bus. Posting Group)
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena ze Zákazníka
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena z Dodavatele
Účto skupina dodavatele (Vendor Posting Group)
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena ze Zákazníka
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak je hodnota pole Obecná obch. účto skupina dotažena z Dodavatele
Standardní kód prodeje/nákupu (Standard Sales/Purchase Code)
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Prodejní faktura, pak Uživatel vybere Kód standardního prodeje
Pokud je hodnota pole Fakturace dodatečných bonusů=Nákupní dobropis, pak Uživatel vybere Kód standardního nákupu
Fakturace dodatečných bonusů (Additional Bonuses Invoicing)
Uživatel vybere, zda je s dodavatelem dohodnuta Prodejní faktura nebo Nákupní dobropis za dodatečné bonusy
Splatnost (Due Date)
Splatnost faktury/dobropisu
Bonusové období (Bonus Period)
Období v jakém se fakturují dodatečné bonusy. Lze vybrat z možností Čtvrtrok / Půlrok / Rok.
Záložka SLUŽBY
Poskytované služby (Provided Services)
Druh služby (Service Kind)
Druhy dodavatelem poskytovaných služeb
Kód typu služby (Service Type Code)
Typ služby daného druhu
Filtr značky (Service Type Code)
Uživatel může vybrat z číselníku značek jednu nebo více značek vozů
Pokud je vyplněn filtr značky, poskytovaná služba je určena pouze pro vozidla těchto značek
Popis (Description)
Textové pole pro poznámku uživatele
Platnost od (Valid From)
Datum začátek poskytovaní dané služby
Platnost do (Valid To)
Datum ukončení poskytování dané služby
Číslo obchodního místa (Business Location No.)
Uživatel vybere obchodní místo, pokud službu poskytuje pouze dané obchodní místo dodavatele
Číslo rámcové servisní smlouvy (Maintenance Agreement No)
Systém vyplní automaticky, pokud uživatel zadává poskytované služby pro rámcovou servisní smlouvu
Pokud jsou poskytované služby uvedeny na kartě dodavatele, po vytvoření rámcové servisní smlouvy se do karty podědí z dodavatele. Uživatel může na rámcové servisní smlouvě službu smazat, nebo další službu přidat.
Pokud jsou poskytované služby zadané na rámcové servisní smlouvě a na dodavatele zadané nebyly, systém je propíše na kartu dodavatele. (Jedná se o stejnou tabulku, kde může být číslo rámcové smlouvy prázdné, ale po vyplnění čísla rámcové smlouvy na povolence by systém hlásil chybu, pokud služba není zadaná na rámcové smlouvě).
K rámcové servisní smlouvě uživatele definuje slevy a bonusy dodavatele. Nové podmínky (slevy a bonusy) je možno zavést ukončení platnosti původních a zadání nových slev a bonusů.
Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy
Na Rámcové servisní smlouvě definujete Bonusy a slevy poskytované Dodavatelem. Bonusy a slevy otevřete následujícím způsobem.
Po kliknutí na tlačítko se otevřou Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy dané smlouvy.
Pro zadání slev a bonusů je důležitá Platnost od. Při zadání systém kontroluje, zda je vyplněna Platnost od. Tuto kontrolu systém provede po zadání „Výšky (%)“.
Slevy
Uživatel zadá slevy k dané rámcové servisní smlouvě.
Pro „obecnou slevu“, která má platit bez omezení značky, modelu, modelové řady, obchodního místa nebo zákazníka, uživatel zadá:
Druh služby (Service Kind)
Uživatel zvolí druh služby, k jakému se daná sleva vztahuje
Typ slevy/bonusu (Discount / Bonus Type)
Uživatel vybere Typ slevy/bonusu - Nákupní sleva na práci nebo Nákupní sleva na materiál, k jaké se daná sleva vztahuje
Výška % (Value %)
Uživatel zadá výšku slevy v procentech
Platnost od (Valid From)
Uživatel zadá začátek platnosti slevy
Platnost do (Valid To)
Uživatel může zadat i konec platnosti slevy
Vozidlo / Pneu (Vehicle / Tire)
Dotahuje systém automaticky na základě „druhu služby“. V případě „pneuservisu“ se dotáhne Pneu. V ostatních případech Vozidlo
Pro „specifikovanou slevu“, která má platit pro konkrétní značky, modelové řady, modely, obchodního místo nebo zákazníky je třeba kromě základních polí zadat konkrétní omezení pro:
Filtr značky (Make Filter)
Uživatel může vybrat konkrétní značku. Lze vybrat i více značek oddělených "|".
Filtr modelové řady (Model Line Filter)
Uživatel může vybrat konkrétní modelovou řadu. Lze vybrat i více modelových řad oddělených "|".
Filtr modelu (Model Filter)
Uživatel může vybrat konkrétní model. Lze vybrat i více modelů oddělených "|".
Uživatel může specifikovat slevu také pro:
Číslo obchodního místa (Vendor Business Place No.)
Uživatel může vybrat obchodní místo. Po vyplnění obchodního místa bude sleva platná pouze pro dané obchodní místo.
Pro zadání slevy pro pneumatiky je třeba vybrat:
Druh služby (Service Kind)
Pneuservis
Filtr pneu (Tire Filter)
Uživatel může vybrat jednu nebo více značek pneu z číselníku Značky pneu.
Období pnematik (Tire Season)
Uživatel vybere, jakého období pneumatik se sleva týká
Pokud potřebuje uživatel zadat slevu na konkrétní materiál nebo konkrétní práci (např. slevu konkrétní olej, nebo slevu na mytí vozu), zadá tuto položku přes pole „Dodavatelská cena za“. Uživatel vybere z číselníku Typy dodavatelských sazeb a cen . Na řádku slevy pak vybere konkrétní položku v poli:
Dodavatelská cena za (Vendor Price)
Bonusy
Bonus za služby poskytované dodavatelem je možno nastavit k rámcové servisní smlouvě ve stejné tabulce jako slevy. Rozdíl je ve sloupci Typ slevy/bonusu.
Pro zadání bonusu od dodavatele uživatel vyplní
...
Uživatel zvolí druh služby, k jakému se daný bonus vztahuje
...
Typ slevy/bonusu (Discount / Bonus Type)
Uživatel vybere Typ slevy/bonusu (Bonus na práci nebo Bonus na materiál, Bonus za práci i materiál), k jakému typu bonusu se vztahuje
...
Výšku % (Value %)
Uživatel zadá výšku bonusu v procentech
...
Platnost od (Valid From)
Uživatel zadá začátek platnosti bonusu
...
Platnost do (Valid To)
Uživatel může zadat i konec platnosti bonusu
Obratový bonus leasingová společnost obdrží od dodavatele po dosažení určité výše obratu.
Kromě těchto polí je možno pro bonus ještě zadat pole:
Podle obratu (According to Turnover)
Uživatel zatrzne, pokud se jedná o obratový bonus
Obrat od (Turnover From)
Pole je editovatelné, pokud je zatrženo pole Podle obratu
Uživatel zadá dolní mez obratu
Obrat do (včetně) (Turnover To (Incl.))
Pole je editovatelné, pokud je zatrženo pole Podle obratu
Pro obratový bonus musí být zadán Obrat do(včetně)!
Uživatel zadá horní mez obratu
Pro zadání podmínek bonusu od daného dodavatele uživatel může zadat včetně omezení na značky, modelové řady, modely, zákazníky stejně jak v případě slev.
Dodavatelské sazby a ceny
Pro účely evidence hodinových sazeb existuje číselník Dodavatelské sazby a ceny.
Na přehledu nebo kartě rámcové servisní smlouvy lze otevřít číselní sazeb a cen daného dodavatele k rámcové servisní smlouvě.
Uživatel otevře přehled dodavatelských sazeb a cen.
Pokud uživatel klikne na ikonu Nový, systém vytvoří nový řádek a automaticky vyplní klíče podle rámcové servisní smlouvy:
...
Číslo rámcové servisní smlouvy (Maintenance Agreement No.)
...
Číslo (No.) – číslo dané položky
...
Název dodavatele (Vendor Name)
Uživatel může vyplnit filtry, to je omezení, pro které sazbu zadává:
Číslo obchodního místa (Contact Business Location No.)
V případě kdy sazba platí pro konkrétní obchodní místo
Filtr zákazníka (Customer Filter)
Uživatel může vybrat zákazníka. Lze vybrat i více zákazníků oddělených "|". Sazba pak bude platné pouze pro tyto zákazníky.
Filtr značek (Make Filter)
Uživatel může vybrat konkrétní značku. Lze vybrat i více značek oddělených "|".
Filtr modelové řad (Model Line Filter)
Uživatel může vybrat konkrétní modelovou řadu. Lze vybrat i více modelových řad oddělených "|".
Filtr modelu (Model Filter)
Uživatel může vybrat konkrétní model. Lze vybrat i více modelů oddělených "|".
Dále uživatel vyplní:
...
Dodavatelská cena za (Vendor Price)
Vybere z číselníku Typy dodavatelských sazeb a cen
...
Popis (Description)
Doplní systém automaticky z číselníku Typy dodavatelských sazeb a cen
...
Částka bez DPH (Amount Excl.VAT)
Uživatel zadá výši sazby bez DPH
...
Platnost od (Valid From)
Uživatel zadá začátek platnosti sazby
...
Platnost do (Valid To)
Uživatel může zadat i konec platnosti sazby
...
Kód měrné jednotky (Unit of Measure Code)
Uživatel může vybrat z číselníku měrných jednotek
V OC se jedná se evidenční pole
...
Množství (Quantity)
Uživatel může zadat množství
V OC se jedná se evidenční pole
Nepovolit množství (Do Not Allow Quantity)
...
Zatržítko uživatel zadá v případě např. mytí nesmí být v povolení servisu více než 1x
...
The numbering of the framework service agreements is set by the user using the number series in the Service Contract Settings.
A "Service Agreement" – i.e. a service contract – must be established with each approved supplier.
Before creating a maintenance agreement, it is recommended to enter the service types provided on the vendor card first. The framework service contract then inherits the entered data from the supplier.
The structure of the supplier is described in detail in the Address book .
The validity of the framework service agreement is only necessary if the cooperation with the given supplier is completely terminated and all services provided, cooperation with the supplier's points of sale, etc., cease to be valid.
The Maintenance Agreements tab contains the following tabs:
General – basic data related to the Framework Maintenance Agreement
Invoicing– data relating to the invoicing of additional bonuses
Services – services provided by the supplier
GENERAL Tab
No. (No.)
The Maintenance Agreement No. is generated automatically from the number series
Name
Maintenance Agreement Name
Vendor No.
The user selects from a list of all suppliers entered in the system
Vendor Name
Vendor Name is automatically completed according to Vendor No.
Vendor Business Place No.
The user chooses the vendor's business location
Vendor Business Place Name
The name is automatically completed according to the number of the supplier's business location
ContactPerson No.
User selects a contact person for a given vendor from the contact list of the Person type
ContactPerson Name
The Contact Person Name is automatically completed according to the Contact Person No.
Customer No.
The user selects a customer if the terms of the framework agreement belong only to a specific customer
If the conditions apply to all customers, the field remains blank
Customer Name
The Contact Person Name is automatically completed according to the Contact Person No.
Maintenance Package
Informative field whether the vendor provides a service package
It does not contain any related functionality
Status
The status of the framework agreement can be changed manually by the user.
Preparation - at the time of preparation of a new framework agreement, the user sets Preparation. The Service Framework Agreement is not yet in effect.
Signed – The maintenance framework agreement is effective. Only signed contracts can be selected in the header of the service permission.
Closed – The maintenance framework agreement is no longer effective.
Signing Date
Maintenance Agreement Signing Date
Valid From
Valid from the Master Service Agreement
Valid To
Valid from the Master Service Agreement
Currency Code(Currency)
The code of the currency in which the contract is concluded (additional bonuses will be invoiced in this currency)
INVOICING Tab
Vendor As Customer
It will be tightened automatically if a corresponding customer is created for the supplier
If the field is not completed automatically, a customer has not been created for the vendor
Vendor As Customer Name
The Vendor Name as Customer is automatically completed according to the Vendor as Customer field
Gen. Bus. Posting Group (Gen. Bus. Posting Group)
If the value of the Additional Bonus Invoicing field=Sales Invoice then the value of the General Commercial Posting Group field is drawn from the Customer
If the value of the Additional Bonus Invoicing=Purchase Credit Memo field is then the value of the General Commercial Posting Group field is drawn from the Vendor
VAT Bus. Posting Group)
If the value of the Additional Bonus Invoicing field=Sales Invoice then the value of the General Commercial Posting Group field is drawn from the Customer
If the value of the Additional Bonus Invoicing=Purchase Credit Memo field is then the value of the General Commercial Posting Group field is drawn from the Vendor
Vendor Posting Group
If the value of the Additional Bonus Invoicing field=Sales Invoice then the value of the General Commercial Posting Group field is drawn from the Customer
If the value of the Additional Bonus Invoicing=Purchase Credit Memo field is then the value of the General Commercial Posting Group field is drawn from the Vendor
Standard Sales/Purchase Code
If the value of the Additional Bonus Invoicing=Sales Invoice field is, then the User selects Standard Sales Code
If the value of field Additional Bonus Invoicing=Purchase Credit Memo is then the User selects Standard Purchase Code
Additional Bonuses Invoicing
The user selects whether a Sales Invoice or a Purchase Credit Memo for Additional Bonuses is agreed with the vendor
Due Date
Invoice/Credit Memo Due Date
Bonus Period
The period in which additional bonuses are invoiced. You can select from Quarter / Half Year / Year.
SERVICES Tab
Provided Services
Service Kind
Types of services provided by the supplier
Service Type Code
Type of service of a given type
Brand Filter (Service Type Code)
The user can select one or more car brands from the make list
If the brand filter is filled in, the service provided is intended only for vehicles of these brands
Description
User note text box
Valid From
Date of commencement of the provision of the given service
Valid To
End date of the service
Business Location No.
A user selects a business location if the service is provided only by that vendor's business location
Maintenance Agreement No.
The system fills in automatically if the user enters the services provided for the framework maintenance agreement
If the services provided are listed on the vendor card, they are inherited from the vendor after the framework service agreement is created. The user can delete the service or add another service to the framework service agreement.
If the services provided are specified in the framework service contract and have not been entered in the supplier, the system will copy them to the supplier's card. (This is the same table where the framework agreement number can be empty, but after filling in the framework agreement number on the allowance, the system would report an error if the service is not specified in the framework agreement).
In addition to the general service agreement, the user defines vendor discounts and bonuses. New conditions (discounts and bonuses) can be introduced, the validity of the original ones can be terminated and new discounts and bonuses can be entered.
Discounts and Bonuses of the Maintenance Agreement
In the Maintenance Framework Agreement, you define the Bonuses and Discounts provided by the Supplier. To access bonuses and discounts, follow these steps.
After clicking on the button, the Discounts and Bonuses of the Maintenance Agreement of the given contract will open.
To enter discounts and bonuses, Valid from is important. When entering, the system checks whether Valid From is filled in. This check system after entering "Height (%)“.
Discounts
The user enters discounts for the given maintenance agreement.
For a "general discount", which is intended to apply without restriction to make, model, model line, point of sale or customer, the user enters:
Service Kind
The user selects the type of service to which the discount applies
Discount / Bonus Type
The user selects the Discount Type/Bonus - Purchase Discount for Labour or Purchase Discount for Materials to which the discount applies
Height % (Value %)
The user enters the discount amount in percentage
Valid From
User enters the start of the discount
Valid To
The user can also enter the expiration of the discount
Vehicle / Tire (Vehicle / Tire)
It tightens the system automatically based on the "type of service". In the case of a "tire service", the tire is tightened. In other cases Vehicle
For a "Specified Discount" to apply to specific brands, model lines, models, business locations, or customers, in addition to the basic fields, specific restrictions must be specified for:
Make Filter
The user can select a specific tag. Multiple tags can also be selected, separated by a "|".
Model Line Filter
The user can select a specific model series. It is also possible to select multiple model series separated by "|".
Model Filter
The user can select a specific model. Multiple models can also be selected, separated by a "|".
The user can also specify a discount for:
Vendor Business Place No.
The user can select a business location. Once the business location is filled in, the discount will be valid only for that business location.
To enter a tire discount, you need to select:
Service Kind
Tire Service
Tire Filter
The user can select one or more tire brands from the Tire Makes dial.
Tire Season
The user selects the period for which the discount applies
If the user needs to enter a discount for a specific material or a specific work (e.g. a discount on a specific oil, or a discount on a car wash), he enters this item via the "Vendor Price for" field. The user selects Vendor Price and Rate Types from the code list. On the discount line, he then selects a specific item in the field:
Vendor Price
Bonuses
The bonus for services provided by the vendor can be set up for the framework maintenance agreement in the same table as the discounts. The difference is in the Discount/Bonus Type column.
To enter a bonus from a supplier, the user fills in
Service Kind(Service Kind)
The User selects the type of service to which the bonus relates
Discount / Bonus Type
The user selects the Type of discount/bonus (Bonus for work or Bonus for materials, Bonus for work and materials), to which type of bonus it relates
Height % (Value %)
The user enters the bonus amount as a percentage
Valid From
User enters the start of bonus validity
Valid To
The user can also enter the end of the bonus validity
The leasing company receives a turnover bonus from the supplier when a certain amount of turnover is reached.
In addition to these fields, it is also possible to enter the following fields for the bonus:
According to Turnover
The user ticks if it is a turnover bonus
Turnover From
The field is editable if the By turnover field is checked
The user enters the lower limit of turnover
Turnover To (Incl.)
The field is editable if the By turnover field is checked
For the Turnover Bonus, Turnover to (incl.) must be entered!
The user enters the upper limit of turnover
To enter the conditions of the bonus from a given supplier, the user can enter including restrictions on brands, model lines, models, customers as well as in the case of discounts.
Vendor Rates and Prices
For the purposes of recording hourly rates, there is a code list Supplier Rates and Prices.
On the overview or tab of the framework service agreement, you can open the vendor's rate and price figures for the framework service agreement.
The user opens the list of vendor rates and prices.
If the user clicks on the New icon, the system creates a new row and automatically fills in the keys according to the framework service agreement:
Maintenance Agreement No.
No. – the number of the item
Vendor No.(Vendor No.)
Vendor Name
The user can fill in filters, this is the restriction for which the rate is entered:
Contact Business Location No.
In the case where the rate applies to a specific business location
Customer Filter
The user can select a customer. It is also possible to select multiple customers separated by "|". The rate will then only be valid for these customers.
Make Filter
The user can select a specific tag. Multiple tags can also be selected, separated by a "|".
Model Line Filter
The user can select a specific model series. It is also possible to select multiple model series separated by "|".
Model Filter
The user can select a specific model. Multiple models can also be selected, separated by a "|".
Next, the user fills in:
Vendor Price
Selects from the Vendor Price and Rate Types code list
Description
Completes the system automatically from the Vendor Price and Rate Types code list
Amount Excl. VAT (Amount Excl.VAT)
The user enters the rate amount excl. VAT
Valid From
The user enters the start of the rate validity
Valid To
The user can also enter the expiration of the rate
Unit of Measure Code
The user can select from a code list of units of measurement
In the OC, this is the registration field
Quantity
The user can enter the quantity
In the OC, this is the registration field
Do Not Allow Quantity
The check mark is entered by the user in the case of, for example, washing must not be in the service permission more than 1x
In OC, this is an organizer field