Evidence Platby předem
Pro záznamy o předem přijatých platbách a jejich využití slouží samostatná evidence Platby předem. Záznamy vždy generuje systém, uživatel je nemůže ručně zakládat, mazat ani měnit.
Platbu předem lze generovat třemi způsoby:
Při účtování platby v Deníku plateb
Při vyrovnání položek zákazníka na saldu
Dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem
Daňový doklad k Platbě předem lze generovat:
...
Ihned při vzniku Platby předem
Při účtování platby v Deníku plateb
Při generování Platby předem při vyrovnání položek na saldu zákazníka
...
Ručně tlačítkem Zaúčtovat daňový doklad na Platbě předem typu Platba
...
Dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem
...
Daňový dobropis k Platbě předem lze generovat:
Ihned při vyrovnání platby
Při účtování platby v Deníku plateb, pokud je platba plně nebo částečně vyrovnána
Při ručním vyrovnání Položek zákazníka na saldu
Při vyrovnání Položek zákazníka dávkovou úlohou Vyrovnat položky zákazníka
Ručně tlačítkem Zaúčtovat daňový dobropis na Platbě předem typu Využití
Dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem
Automaticky na pozadí při účtování libovolného finančního deníku nebo při účtování vyrovnání na saldu, pokud při účtování došlo k vygenerování platby předem typu Využití (všechny dosud čekající nezaúčtované dobropisy k platbám předem s příznakem pro generování daňových dokladů ihned)
Daňový vrubopis k Platbě předem lze generovat:
Ihned při zrušení vyrovnání platby na saldu zákazníka
Ručně tlačítkem Zaúčtovat daňový doklad na Platbě předem typu Platba
Dávkovou úlohou Generovat daňové doklady
Platba předem
Platby přijaté předem (před zdanitelným plněním) jsou zapisovány do evidence, která je dostupná pod názvem Přehled plateb předem (Payments Ahead List).
V evidenci jsou dva typy záznamů:
Platba (Payment)
Jedná se o základní záznam v evidenci Platby předem, je to obdoba “předpisu zálohy” s tím rozdílem, že “předpis” platby předem není potřeba tisknout a zasílat zákazníkovi.
Tento záznam je provázaný s Položkou zákazníka typu Platba. Položka zákazníka je označená příznakem „Platba předem“ = Ano.
Na záznamu typu Platba jsou příznaky Generovat doklady a Generovat daňový doklad k přijaté platbě, který označuje, zda se má nebo nemá generovat daňový doklad
Po vygenerování daňového dokladu se tyto příznaky smažou a vyplní se pole Číslo daňového dokladu k přijaté platbě
Využití (Usage)
Jedná se o záznam, který vzniká při vyrovnání platby předem (Položky zákazníka typu Platba)
V případě, že se má generovat Daňový doklad k přijaté platbě nebo je tento doklad již vygenerovaný, zapnou se na záznamu typu Využití příznaky Generovat doklady a Generovat dobropis k přijaté platbě.
Jestliže se na záznamu typu Platba daňový doklad generovat nemá, tak se na záznamu typu Využití příznaky pro generování daňového dobropisu nenastaví
Jestliže byla při vyrovnání platby předem uplatněna automatická odchylka platby a platba je v Položkách zákazníku uzavřena, systém připočítá odchylku k poslednímu Využití.
Daňový dobropis se nevygeneruje, dokud není vygenerovaný daňový doklad.
Využití platby přijaté dopředu je možné zrušit pouze zrušením vyrovnání položek na saldu zákazníka.
Při zrušení vyrovnání platby předem se negeneruje nový záznam Využití, ale původní záznam Využití se označí jako stornovaný. Pokud při vyrovnání vznikl daňový dobropis, označí systém, že se má generovat daňový doklad (vrubopis). Pro vygenerování daňového vrubopisu bude na záznamu typu Využití zapnutý příznak Generovat doklady a Generovat daňový doklad k přijaté platbě. Mohou nastat tyto případy:
Daňový doklad k přijaté platbě nemá být generovaný (příznak Generovat daňový doklad = Ne na typu Platba), na typu Využití nebude žádné generování (ani Generovat daňový dobropis, ani Generovat daňový vrubopis)
Daňový doklad k přijaté platbě je již vygenerovaný nebo čeká na vygenerování a:
Daňový dobropis je již vygenerovaný, pak se nastaví příznaky Generovat doklady a Generovat daňový doklad k přijaté platbě (=vrubopis). Daňový vrubopis pak opět v závislosti na nastavení může být generovaný ihned nebo dodatečně dávkovou úlohou.
Daňový dobropis ještě nebyl vygenerovaný, ale čeká na vygenerování (příznaky Generovat doklady a Generovat dobropis k přijaté platbě = Ano), pak se při zrušení vyrovnání tento příznak smaže! K platbě dopředu tak zůstává pouze daňový doklad, který čeká na dobropis generovaný z nového párování.
Pro oba typy záznamů (Platbu a Využití) jsou vytvořeny hlavičkové doklady (hlavička, řádky) a přehledový formulář.
Hlavička platby předem
Hlavička platby předem obsahuje dvě záložky – Obecné a Zákazník.
Na záložce Obecné jsou základní identifikační údaje o platbě. Číslo položky zákazníka odkazuje na Položku zákazníka – Platbu a je vždy vyplněné jak pro záznam typu Platba, tak pro související záznamy typu Využití.
Číslo platby předem je číslo dokladu přidělené z číselné řady. Toto číslo je stejné pro všechny záznamy – Platbu a všechna Využití související s danou platbou.
Pro záznam typu Platba je pak vyplněno pole Číslo položky platby, které je stejné jako Číslo položky zákazníka. Pro záznam typu Využití je vyplněno pole Číslo vyrovnávací položky, což je číslo Položky zákazníka – Faktury, se kterou byla platba vyrovnána.
Vyplňování ostatních polí na hlavičce Platby předem v závislosti na typu záznamu a generovaného daňového dokladu (dokladu/dobropisu/vrubopisu) je popsané v kapitole 7.4.1.3 Přehled zdrojových údajů pro tvorbu Platby předem.
Tato pole slouží následně pro generování daňových dokladů, daňových dobropisů a daňových vrubopisů.
Řádek platby předem
Pro každou Platbu předem je vygenerován jeden řádek. DPH je vypočtená z platby nastavenou pevnou sazbou.
Vyplňování polí na řádku Platby předem v závislosti na typu záznamu je popsané v kapitole 7.4.1.3 Přehled zdrojových údajů pro tvorbu Platby předem.
V poli Částka je vypočten základ DPH. V poli Částka včetně DPH je částka platby nebo částka využití. Pokud je platba vyrovnána s fakturou jen částečně, je na řádcích Platby předem typu Využití pouze poměrná část platby ve výši částečného vyrovnání.
Přehled zdrojových údajů pro tvorbu Platby předem
Hlavička platby předem používá stejné okno jak pro typ Platba, tak pro typ Využití, přičemž některá pole jsou společná a některá pole jsou specifická pouze pro daný typ Platby předem.
Hlavička platby předem (Payment Ahead Header):
...
Pole (Field)
...
Platba (Payment)
...
Využití (Usage)
...
Využití (storno)
(Usage (cancel))
...
Číslo položky (Entry No.)
...
Primární klíč. Pořadové číslo záznamu v evidenci
...
Primární klíč. Pořadové číslo záznamu v evidenci
...
Při stornu Využití nevzniká nový záznam, ale použije se původní záznam pro Využití
...
Číslo položky platby (Payment Entry No.)
...
Vazba na přijatou platbu na saldu zákazníka, je vyplněno Číslo položky zákazníka, typ Platba
...
x
...
x
...
Číslo vyrovnávací položky (Apply Entry No.)
...
X
...
Vazba na zaúčtovanou prodejní fakturu (resp. jinou kladnou položku zákazníka) na saldu zákazníka, se kterou je platba předem vyrovnána. Je vyplněno Číslo Položky zákazníka typu Faktura nebo Refundace nebo prázdný. Stejné číslo položky je vyplněno i při zrušení vyrovnání.
...
Při zrušení vyrovnání zůstává stejné číslo Položky zákazníka, jaké bylo vyplněno při vyrovnání
...
Číslo platby předem (Payment Ahead No.)
...
Číslo dokladu platby předem (hlavičky) z číselné řady
Číslo dokladu je stejné pro Platbu a všechna její Využití a storna Využití
...
jako Platba
...
jako Platba
...
Číslo položky zákazníka (Customer Entry No.)
...
Číslo položky zákazníka typu Platba, pro kterou je vygenerována Platba předem
Číslo položky zákazníka je stejné pro Platbu a všechna její Využití
...
Číslo položky zákazníka (Platby)
Číslo položky zákazníka je stejné pro Platbu a všechna její Využití
...
Číslo položky zákazníka (Platby)
Číslo položky zákazníka je stejné pro Platbu a všechna její Využití
...
Typ položky (Entry Type)
...
Platba
vzniká při účtování označené platby v Deníku odsouhlasení plateb, případně může být při splnění podmínek dodatečně vygenerována po spárování platby s fakturou na saldu
...
Využití
Vzniká při vyrovnání Položek zákazníka (platby s fakturou nebo případně s refundací)
Pokud bylo vyrovnání zrušeno, při dalším (novém) vyrovnání vznikne v Platbách předem nový záznam typu Využití
...
Využití
Při zrušení vyrovnání Položek zákazníka se negeneruje nový záznam, ale pracuje se s původním záznamem Využití.
...
Generovat doklady (Generate Documents)
...
Systém používá interně pro uložení informace o tom, že se mají generovat daňové doklady nezávisle na fázi účtování
...
Systém používá interně pro uložení informace o tom, že se mají generovat daňové doklady nezávisle na fázi účtování
...
Systém používá interně pro uložení informace o tom, že se mají generovat daňové doklady nezávisle na fázi účtování
...
Generovat daňový doklad k přijaté platbě (Generate Prepayment Invoice)
...
Příznak, zda se má generovat daňový doklad k platbě přijaté předem. Může nabývat hodnoty Ano/Ne
Generování daňového dokladu může být potlačeno ručně uživatelem (označením v Deníku plateb před jeho zaúčtováním) nebo systémem (v okamžiku tvorby hlavičky Platby předem)
Pokud je Ano, vygeneruje systém daňový doklad, buď ihned při účtování platby nebo dodatečně dávkovou úlohou
Po vygenerování daňového dokladu se příznak automaticky smaže.
...
X
...
Pole se používá jak pro záznamy typu Platba (generují se daňové doklady), tak pro záznamy typu Využití při stornu využití (generují se daňové vrubopisy)
Po vygenerování daňového vrubopisu se příznak automaticky smaže
...
Generovat daňový doklad k platbě předem ihned (Generate Prepaym. Immediately)
Příznak, kdy se má daňový doklad generovat
...
Ne - daňový doklad se generuje dávkovou úlohou
...
x
...
Příznak, zda se má daňový vrubopis generovat v okamžiku, kdy je vyrovnání platby zrušeno nebo odloženě dávkovou úlohou
...
Číselná řada daňového dokladu k přijaté platbě (Prepayment Invoice Nos.)
...
Číselná řada, ze které je nebo bude přiděleno číslo daňového dokladu (jedna společná řada pro daňové doklady a daňové vrubopisy)
...
x
...
Číselná řada, ze které je přiděleno číslo daňového vrubopisu (jedna společná řada pro daňové doklady a daňové vrubopisy)
...
Číslo daňového dokladu k přijaté platbě (Prepayment Invoice No.)
...
Číslo vygenerovaného daňového dokladu
Pokud ještě není daňový doklad vygenerovaný, je toto pole prázdné
...
x
...
Číslo vygenerovaného daňového vrubopisu
Pokud ještě není daňový vrubopis vygenerovaný, je toto pole prázdné
...
Generovat dobropis k přijaté platbě (Generate Prepayment Credit Memo)
...
X
...
Mohou být hodnoty Ano/Ne
Tento příznak určuje, že se má vygenerovat Daňový dobropis k přijaté platbě
Příznak nastavuje systém automaticky v případě, že je nebo bude vygenerovaný Daňový doklad k přijaté platbě
Pokud je příznak nastavený (pole je zaškrtnuto), smaže ho systém:
když je daňový dobropis skutečně vygenerovaný
nebo když vyrovnání platby bylo zrušeno před vygenerováním daňového dobropisu
Daňový dobropis nelze vygenerovat dříve, než je vygenerovaný daňový doklad
...
X
...
Generovat dobropis k přijaté platbě ihned (Generate Prepayment Credit Memo Immediately)
...
X
...
Příznak, že se má daňový dobropis generovat při účtování vyrovnání platby. Platba může být vyrovnána buď již v Deníku plateb, nebo dodatečně na saldu zákazníka, a to buď ručně nebo dávkovou úlohou.
...
X
...
Číselná řada dobropisu k přijaté platbě (Prepayment Credit Memo Nos.)
...
X
...
Číselná řada, ze které je nebo bude přiděleno číslo daňového dobropisu
...
X
...
Číslo dobropisu k přijaté platbě (Prepayment Credit Memo No.)
...
X
...
Číslo vygenerovaného daňového dobropisu
Pole se používá pouze pro záznamy typu Využití
Pokud není daňový dobropis vygenerovaný, je toto pole prázdné
...
X
...
Storno (Cancel)
...
X
...
X
...
Pole označuje, že bylo zrušeno vyrovnání platby na saldu zákazníka. Při novém vyrovnání se příznak Storno nemaže, ale vzniká nový záznam typu Využití
...
Číslo plátce (Bill-to Name)
...
Číslo zákazníka, na kterého je účtovaná přijatá platba dopředu. Z karty tohoto zákazníka se dále zkopírují údaje jako je např. název zákazníka, jeho adresa, IČ, IČ pro DPH.
Pokud je na Platbě předem vyplněna Dimenze 2 (Číslo smlouvy) a tato smlouva existuje, mají údaje jako Adresa a IČ DPH ze smlouvy přednost.
...
Kopíruje se ze souvisejícího záznamu typu Platba
...
Při zrušení vyrovnání zůstává vyplněno
...
Účto skupina zákazníka (Customer Posting Group)
...
Zkopíruje se ze zaúčtované platby
(na platbě v deníku byla účto skupina změněna při zjištění, že se jedná o platbu předem).
Pro vytvoření záznamu v evidenci Platby předem musí být použitá účto skupina označená příznakem Použít pro platby předem.
Použije se jak pro záznamy typu Platba, tak pro záznamy typu Využití a je použita při generování daňových dokladů, daňových dobropisů i daňových vrubopisů
Pozn. Daňové doklady, dobropisy ani vrubopisy negenerují žádné Položky zákazníka, takže saldo zákazníka těmito doklady není ovlivněno
...
Kopíruje se ze související platby (=Platba předem typu Platba)
...
Při zrušení vyrovnání zůstává vyplněno
...
Kód měny (Currency Code)
...
Měna se přebírá ze zaúčtované platby a je platná pro oba typy záznamů (Platba a Využití)
Pozn. Pokud je zapnutý modul Platby předem, mohou být vyrovnávané položky zákazníka pouze ve stejných měnách (viz Nastavení prodeje a pohledávek, Vyrovnání mezi měnami = Žádné)
...
Kopíruje se ze související platby (=Platba předem typu Platba)
Pozn. Pokud je zapnutý modul Platby předem, mohou být vyrovnávané položky zákazníka pouze ve stejných měnách (viz Nastavení prodeje a pohledávek, Vyrovnání mezi měnami = Žádné)
...
Při zrušení vyrovnání zůstává stejná měna
...
Faktor měny (Currency Factor)
...
Faktor měny je směnný kurz dokladu ve formátu = 1/směnný kurz
Pro Platbu předem typu Platba se použije směnný kurz ze zaúčtované platby.
Tento kurz se použije I pro vygenerovaný daňový doklad
...
Směnný kurz ve formátu = 1/směnný kurz
Pro Platbu předem typu Využití se použije stejný směnný kurz, tj. kurz z Platby předem typu Platba.
Tento kurz se použije i pro daňový dobropis
Směnný kurz ve formátu = 1/směnný kurz
Při zrušení vyrovnání se kurz Platby předem typu Využití (storna) nemění (tj. zůstává kurz platby)
...
Částka včetně DPH (Amount Including VAT)
...
Celková částka přijaté platby v měně platby
Z této částky je vypočtena DPH (výpočet „shora“), na kterou je generovaný daňový doklad
...
Celková částka využití (=vyrovnání) v měně platby
Z této částky je vypočtena DPH, na kterou je generovaný daňový dobropis
...
Celková částka využití (=vyrovnání) v měně platby. Zrušení vyrovnání je vždy ve stejné částce jako bylo původní vyrovnání
Při zrušení vyrovnání je vygenerován daňový vrubopis ve stejné výši jako původní daňový dobropis.
...
Částka včetně DPH (LM) (Amount Including VAT (LCY))
...
Částka včetně DPH přepočtená na lokální měnu pomocí Faktoru měny
...
Částka včetně DPH přepočtená na lokální měnu
...
Při zrušení vyrovnání se částka nemění
...
Obecná obch.účto skupina (Gen. Business Posting Group)
...
Kopíruje se z Karty zákazníka v případě, že Dimenze 2 (Smlouva) není vyplněná nebo neobsahuje číslo smlouvy. V případě, že Dimenze 2 je platné číslo smlouvy, použije se účto skupina z hlavičky smlouvy.
...
Kopíruje se ze související Platby předem typu Platba
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
DPH obchodní účto skupina (VAT Business Posting Group)
...
Kopíruje se z Karty zákazníka v případě, že Dimenze 2 (Smlouva) není vyplněná nebo neobsahuje platné číslo smlouvy. V případě, že Dimenze 2 je platné číslo smlouvy, použije se účto skupina z hlavičky smlouvy.
...
Kopíruje se ze související Platby předem typu Platba
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Zúčtovací datum dokladu k přijaté platbě (Posting Date Prepayment Invoice)
...
Systém zkopíruje datum platby
...
X
...
Při zrušení vyrovnání se propíše Zúčtovací datum použité při zrušení vyrovnání (Toto datum může být jiné než původní datum vyrovnání (uživatel ho při zrušení vyrovnání může ručně změnit)!
Toto datum se použije i na daňovém vrubopisu
...
Zúčtovací datum dobropisu k přijaté platbě (Posting Date Prepayment Credit Memo)
...
X
...
Zúčtovací datum použité při vyrovnání Položek zákazníka (platby a faktury). Uživatel může při vyrovnání toto datum ručně měnit (obvykle se změna data používá, pokud je účetní období uzavřeno. Pozor však na dopady do upomínek a penalizací).
Toto datum se použije i na daňovém dobropisu
...
X
...
Datum DPH dokladu k přijaté platbě (VAT Date Prepayment Invoice)
...
Datum platby
Použije se z přijaté platby z Deníku plateb z pole Datum DPH. Pokud na řádku deníku nebo při zpětném generování Platby předem na Položce zákazníka není Datum DPH vyplněno, použije se Zúčtovací datum
...
x
...
x
...
Datum DPH dobropisu k přijaté platbě (VAT Date Prepayment Credit Memo)
...
X
...
Použije se Datum DPH získané při vyrovnání platby:
· Když je platba vyrovnaná s fakturou, která má hlavičku a její Datum DPH je vyšší než Zúčtovací datum platby, použije se Datum DPH z hlavičky faktury
· Ve všech ostatních případech se použije Zúčtovací datum vyrovnání
...
Zůstává původní Datum DPH použité při vyrovnání platby, při zrušení vyrovnání se nepřepisuje. Toto datum se použije i při tvorbě daňového vrubopisu
...
Text položky (Posting Description)
...
Zkopíruje se popis z Položky zákazníka (z platby)
...
Zkopíruje se popis z Položky zákazníka, se kterou byla platba vyrovnána
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
DIČ (VAT Registration No.)
...
Kopíruje se DIČ (VAT Registration No.; v SK IČ DPH) z Karty zákazníka v případě, že Dimenze 2 není vyplněná nebo neobsahuje platné číslo smlouvy. V případě, že Dimenze 2 je platné číslo smlouvy, použije se DIČ z hlavičky smlouvy.
...
Kopíruje se ze související platby (=Platba předem typu Platba)
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Kód země/oblasti DPH (VAT Country/Region Code)
...
Kopíruje se Kód země/oblasti z Karty zákazníka v případě, že Dimenze 2 není vyplněná nebo neobsahuje platné číslo smlouvy. V případě, že Dimenze 2 je platné číslo smlouvy, použije se Kód země / oblasti z hlavičky smlouvy.
...
Kopíruje se ze související platby (=Platba předem typu Platba)
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Zpracováno dávkovou úlohou (Processed Batch Task)
...
Označení, zda daňový doklad k Platbě předem vznikl při účtování deníku (=Ne) nebo dodatečně dávkovou úlohou (=Ano)
...
Označení, zda daňový dobropis vznikl ihned při vyrovnání (=Ne) nebo až dodatečně dávkovou úlohou (=Ano)
...
Přepíše se vždy poslední operací na záznamu
Označení, zda daňový vrubopis vznikl ihned při zrušení vyrovnání, nebo až dodatečně dávkovou úlohou
...
Globální dimenze (1 a 2) (Global Dimension (1 a 2))
...
Systém zkopíruje dimenze z přijaté platby (z Položky zákazníka). Dimenze tedy musí být vyplněné již v Deníku plateb.
Na přijatou platbu v deníku je doplní buď systém v rámci párování nebo je musí doplnit uživatel ručně
...
Všechny dimenze se kopírují ze související platby (=Platba předem typu Platba)
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Částka (řádky) (Amount (Line))
...
Kalkulované pole; součet základů daně z řádků Platby předem typu Platba
...
Kalkulované pole; součet základů daně z řádků Platby předem typu Využití
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Částka včetně DPH (řádky) (Amount Including VAT (Line))
...
Kalkulované pole; součet částek včetně daně z řádků Platby předem. Částka musí být ve výši platby.
...
Kalkulované pole; součet částek včetně daně z řádků Platby předem typu Využití
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Částka LM (řádky) (Amount LCY (Line))
...
Kalkulované pole, součet základů daně v lokální měně z řádků Platby předem
...
Kalkulované pole, součet základů daně v lokální měně z řádků Platby předem
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Částka včetně DPH LM (řádky) (Amount Including VAT LCY (Line))
...
Kalkulované pole, součet částek včetně daně v lokální měně z řádků Platby předem (typ Platba)
...
Kalkulované pole, součet částek včetně daně z řádků Platby předem (typ Využití)
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Neúčtovat daňový doklad (Dont Charge VAT)
...
Pole se přenáší z Deníku plateb a blokuje vytváření daňových dokladů z ručně zadaného údaje na řádku Deníku plateb
...
Podle obsahu tohoto pole ze záznamu typu Platba se nastavují příznaky i pro generování daňového dobropisu
...
Nemění se. Používá se nastavení platné v době generování tohoto záznamu typu Využití
...
Korespondenční adresa (Corespondence Address)
...
Systém kopíruje kód Korespondenční adresy z Karty zákazníka (pole API Alternative Address) v případě, že Dimenze 2 není vyplněná nebo neobsahuje platné číslo smlouvy. V případě, že Dimenze 2 je platné číslo smlouvy, použije se Kód korespondenční adresy z hlavičky smlouvy.
...
Kopíruje se ze související platby (=Platba předem typu Platba)
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Datum platby (Payment Date)
...
Pole se přenáší ze Zúčtovacího data Deníku plateb nebo z Položky zákazníka typu Platba, pokud je Platba předem generována zpětně
...
Kopíruje se ze související platby (=Platba předem typu Platba)
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
...
Číslo detailní položky zákazníka vyrovnání (Application Detailed Customer Ledger Entr No.)
...
X
...
Číslo Detailní položky zákazníka typu Vyrovnání, na základě které se generuje Platba předem typu Využití
...
Při zrušení vyrovnání se nemění
Řádky platby předem (Payment Ahead Lines)
Jelikož je platba zdaněna pevnou sazbou, bude na Platbě předem typu Platba založený jeden řádek. Tento řádek použije systém pro generování všech dokladů s touto platbou souvisejících (tj. pro Daňové doklady k přijaté platbě, pro Platbu předem typu Využití, pro Daňový dobropis k přijaté platbě a Daňový vrubopis k přijaté platbě).
Na záznamu typu Využití se kopírují řádky ze souvisejícího záznamu typu Platba. Celková částka dobropisu vč. DPH je rovna částce vyrovnání, případně může být upravena o uplatněnou odchylku platby. V řádku Platby předem systém vyplní tato pole:
Pole (Field)
| Platba (Payment) | Využití (Usage) | Využití (storno) (Usage (cancel)) |
Číslo řádku (Line No.) | pořadové číslo, které systém přiděluje na pozadí | pořadové číslo, které systém přiděluje na pozadí | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Protiúčet DPH platby předem (Payment Ahead VAT Bal. Account No.) | Dle kombinace DPH účto skupin systém zkopíruje z Nastavení účtování DPH, pole Protiúčet DPH platby předem Systém tento účet (“324.AU”) použije pro zaúčtování základu DPH na daňovém dokladu
| Kopíruje se z řádku související Platby předem typu Platba Systém tento účet (“324.AU”) použije pro zaúčtování základu DPH na daňovém dobropisu | Při zrušení vyrovnání se nemění |
DPH obchodní účto skupina (VAT Business Posting Group) | Je stejná jako na Hlavičce platby předem | Kopíruje se z řádku související Platby předem typu Platba | Při zrušení vyrovnání se nemění |
DPH účto skupina zboží (VAT Product Posting Group) | Zkopíruje se z Nastavení prodeje a pohledávek, pole DPH účto skupina zboží k přijaté platbě | Kopíruje se z řádku související Platby předem typu Platba | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Typ výpočtu DPH (VAT Calculation Type) | Dle kombinace DPH účto skupin systém zkopíruje z Nastavení účtování DPH (Normální nebo Vratná daň) | Kopíruje se z řádku související Platby předem typu Platba | Při zrušení vyrovnání se nemění |
DPH % (VAT %) | Dle kombinace DPH účto skupin systém zkopíruje z Nastavení účtování DPH Sazba DPH, kterou systém použije pro výpočet DPH na daném řádku. Výpočet se provádí shora, tj. z částky včetně daně. | Kopíruje se z řádku související Platby předem typu Platba | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Částka vč. DPH (Amount Including VAT) | Částka platby. | Částka vyrovnání. Částka platby při plném vyrovnání, poměrná část platby ve výši vyrovnané částky při částečném vyrovnání. Částka může být upravena o uplatněnou odchylku při uzavření platby. | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Částka vč. DPH (LM) (Amount Including VAT (LCY)) | Částka vč.DPH přepočtená na lokální měnu kurzem (resp. Faktorem měny) z hlavičky typu Platba | Částka vč.DPH přepočtená na lokální měnu kurzem (resp. Faktorem měny) z hlavičky typu Využití (je stejný jako kurz platby) | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Částka (Amount) | Vypočtený základ daně v měně platby | Vypočtený základ daně v měně platby | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Částka (LM) (Amount (LCY)) | Vypočtený základ daně, přepočtený na lokální měnu, pokud je platba v cizí měně Částky na řádku jsou přepočtené kurzem (resp. Faktorem měny) z hlavičky Platby | Vypočtený základ daně, přepočtený na lokální měnu, pokud je platba v cizí měně Částky na řádku jsou přepočtené kurzem (resp. Faktorem měny) z hlavičky Využití | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Dimenze (Dimensions) | Plní se z hlavičky Platby předem přes Dimension Set ID, přičemž globální dimenze jsou zobrazeny přímo na řádku | Plní se z hlavičky Platby předem přes Dimension Set ID, přičemž globální dimenze jsou zobrazeny přímo na řádku | Při zrušení vyrovnání se nemění |
Daňový doklad k platbě předem
Pokud vznikla Platba předem typu Platba, může systém vygenerovat Daňový doklad k přijaté platbě. K jedné platbě může být vygenerovaný pouze jeden daňový doklad.
Daňový doklad je vygenerovaný ve formě Účtované prodejní faktury, proto ho najdete v seznamu zaúčtovaných prodejních faktur. Na hlavičce Účtované prodejní faktury na záložce Detaily faktury jsou příznaky, kterými se daňové doklady k Platbám předem odlišují od běžných faktur:
Daňový doklad platby předem (Payment Ahead Tax Document) = Ano – doklad k původní položce zákazníka s typem = Platba v režimu platby předem
Daňový vrubopis platby předem (Payment Ahead Tax Debit Note) = Ano – doklad k Platbě předem typu Využití, generovaný jako opravný doklad k daňovému dobropisu při zrušení vyrovnání
Zvláštností těchto účtovaných faktur je, že k nim není zaúčtovaná Položka zákazníka, takže doklad nenajdete na saldu zákazníka, pouze v Položkách DPH a Věcných položkách.
Zdrojem pro vyplnění polí v hlavičce a na řádcích dokladu je hlavička a řádky Platby předem typu Platba (Daňový doklad) a Využití (stornované – Daňový vrubopis).
Pozn. Pokud je modul Platby předem vypnutý, pole se nezobrazují
Daňový dobropis k platbě předem
Daňový dobropis vzniká při využití Platby předem (ihned nebo odloženě). Daňový dobropis je vygenerovaný jako Účtovaný prodejní dobropis, proto ho najdete v seznamu zaúčtovaných prodejních dobropisů. Na hlavičce Účtovaného prodejního dobropisu je pro rozlišení nový příznak Daňový dobropis platby předem (Payment Ahead Tax Credit Note).
Zvláštností těchto účtovaných dobropisů je, že k nim není zaúčtovaná Položka zákazníka, takže dobropis nenajdete na saldu zákazníka, pouze v Položkách DPH a Věcných položkách.
Zdrojem pro vyplnění polí v hlavičce a na řádcích dobropisu je hlavička a řádky Platby předem typu Využití
Daňový vrubopis k platbě předem
Daňový vrubopis je vygenerovaný ve formě Účtované prodejní faktury při stornu vyrovnání platby předem v případě, že k příslušné Platbě předem typu Využití existuje Daňový dobropis. Na hlavičce účtované prodejní faktury je pro rozlišení nový příznak Daňový vrubopis platby předem.
K zaúčtovanému vrubopisu se netvoří Položka zákazníka, pouze Položky DPH a Věcné položky.
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Records of pre-received payments and their use are made in a separate Advance Payment record. Records are always generated by the system, the user cannot manually create, delete or change them.
Payment in advance Can be generated in three ways:
When posting a payment in the Payment Journal
When applying customer ledger entries to the balance
Batch Job Generate Tax Documents and Credit Memos for Payments Ahead
Tax Invoice For Prepayment, the following can be generated:
Immediately upon Payment Ahead
When posting a payment in the Payment Journal
When generating Payment Ahead when applying entries to the customer's balance
Manually by clicking on the Post Invoice button on Payment Ahead of type Payment
Batch Job Generate Tax Documents and Credit Memos for Payments Ahead
Automatically in the background when posting any general journal or when posting a settlement on the balance,if a payment ahead of type Payment was generated during posting (all unposted documents for payments in advance with flag for generating tax documents immediately).
Tax Credit Memo For Prepayment, the following can be generated:
Immediately when payment is settled
When posting a payment in the Payment Journal if the payment is fully or partially settled
When manually applying Customer Ledger Entries to the balance
When applying Customer Ledger Entries using the Apply Customer Ledger Entries batch job
Manually by clicking on the Post Credit Memo button on Prepayment of Usage type
Batch Job Generate Tax Documents and Credit Memos for Payments Ahead
Automatically in the background when posting any general journal or when posting settlement on the balance, if a Payment Ahead of type Usage was generated during posting (all pending unposted credit memos for Payments Ahead with flag for generating tax documents immediately)
Tax Debit Note For Prepayment, the following can be generated:
Immediately when you cancel a payment settlement on the customer's balance
Manually by clicking on the Post Invoice button on Payment Ahead of type Payment
Generate Tax Documents batch job
Payment in advance
Payments received in advance (before the taxable supply) are recorded in the register, which is available under the name Payments Ahead List.
The following are on file two Record Types:
Payment
This is a basic record in the Payments in Advance records, it is similar to a "prepayment prescription", with the difference that the "prescription" of a payment in advance does not need to be printed and sent to the customer.
This record is linked to a Customer Ledger Entry of the Payment type. The customer ledger entry is marked with the flag "Prepayment" = Yes.
On the record of the Payment type, there are flags Generate documents and Generate tax invoice for received payment, which indicates whether or not to generate a tax document
After the tax document is generated, these flags are removed and the Tax Invoice No. for Received Payment field is filled in
Usage
This is a record that is created when a Payment Ahead is settled (Customer Ledger Entries of type Payment)
If a Tax Document for a received payment is to be generated or if this document has already been generated, the Generate Documents and Generate Credit Memo for Received Prepayment flags will be turned on on the Usage record.
If a tax document should not be generated on the Payment record, then the flags for generating a tax credit note will not be set on the Usage record
If an automatic payment variance has been applied in the Advance Payment Settlement and the payment is closed in Customer Ledger Entries, the system will add the variance to the last Usage.
A tax credit memo isn't generated until a tax invoice is generated.
The use of a payment received ahead can be cancelled only by cancelling the application of entries to the customer's balance.
When you cancel a Payment Ahead application, a new Usage record is not generated, but the original Usage record is marked as canceled. If a tax credit note was created during the settlement, the system indicates that a tax document (debit note) should be generated. To generate a tax debit note, the Generate documents and Generate tax invoice for received payment flag will be turned on on the Usage record. The following cases may occur:
A tax invoice for a received payment should not be generated (flag Generate Tax Document = No on the Payment type), there will be no generation on the Usage type (neither Generate Tax Credit Memo nor Generate Tax Debit Memo)
The tax invoice for the received payment has already been generated or is waiting to be generated and:
The tax credit memo has already been generated, then the flags Generate documents and Generate tax document for received payment (= debit note) are set. Again, depending on the settings, the tax debit note can be generated immediately or additionally by a batch job.
Tax credit memo has not been generated yet, but is waiting to be generated (flags Generate documents and Generate credit memo for received payment = Yes), then this flag will be deleted when the settlement is canceled! All that remains for payment in advance is a tax document that is waiting for a credit note generated from the new pairing.
...
For both types of records (Payment and Usage), Letterheads (header, rows) and overview form.
Payment Ahead Header
The Payment Ahead header contains two tabs – General and Customer.
On the General tab, you can find basic identification information about the payment. Customer Entry No. refers to Customer Ledger Entry – Payment and is always filled in for both the Payment record and the related Usage records.
Payment Ahead No. is the document number assigned from the number series. This number is the same for all records – Payment and all Usages related to that payment.
For the Payment record, the Payment Entry No. field, which is the same as the Customer Ledger Entry No., is filled in. For a record of the Usage type, the Applying Entry No. field is filled in, which is a number Customer Ledger Entries – Invoiceswith which the payment has been settled.
Filling in the other fields on the Payment Ahead header, depending on the type of record and the generated tax document (document/credit note/debit note), is described in chapter https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/32636989#P%C5%99ehled-zdrojov%C3%BDch-%C3%BAdaj%C5%AF-pro-tvorbu-Platby-p%C5%99edem .
These fields are then used to generate tax documents, tax credit memos, and tax debit notes.
Payment Ahead Line
One line is generated for each Prepayment. VAT is calculated from a payment set at a fixed rate.
Filling in the fields on the Payments Ahead line, depending on the type of record, is described inhttps://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/32636989#P%C5%99ehled-zdrojov%C3%BDch-%C3%BAdaj%C5%AF-pro-tvorbu-Platby-p%C5%99edem.
In the Amount field, the VAT base is calculated. In the Amount Including VAT field, there is a payment amount or a usage amount. If the payment is only partially settled with the invoice, only the prorated part of the payment in the amount of the partial settlement is shown on the Payments ahead lines of the Usage type.
Overview of source data for creating Payment Ahead
The Payment Ahead header uses the same window for both the Payment type and the Usage type, with some fields being common and some fields specific only to that Payment Ahead type.
Payment Ahead Header:
Field
| Payment | Usage | Usage (cancellation) (Usage (cancel)) |
Entry No. | Primary key. Serial number of the record in the Organizer | Primary key. Serial number of the record in the Organizer | When cancelling a Usage, a new record is not created, but the original record for Usage is used |
Payment Entry No. | Link to received payment to customer balance, filled in Customer Entry No., type Payment | x | x |
Apply Entry No. | X | A link to a posted sales invoice (or other positive customer entry) to the customer balance with which the advance payment is settled. Customer Ledger Entry No. of Invoice or Refund type is filled in or blank. The same entry number is filled in when the application is canceled. | When you cancel an application, the same Customer Ledger Entry number remains as it was filled in during the application |
Payment Ahead No. | Prepayment Document No. (Header) from No. Series The document number is the same for Payment and all its Usage and cancellations | as Payment | as Payment |
Customer Entry No. | Customer Ledger Entry No. of the Payment type for which Payment Ahead is generated The customer entry number is the same for Payment and all its Usage | Customer Entry No. (Payments) The customer entry number is the same for Payment and all its Usage | Customer Entry No. (Payments) The customer entry number is the same for Payment and all its Usage |
Entry Type | Payment arises at billing Marked payments in the Payment Reconciliation Journal, or if the conditions are met, it can be additionally generated after pairing the payment with the balance invoice
| Exploitation Arises When Leveling Customer Ledger Entries (payments with invoice or refund, as applicable) If the settlement has been cancelled, a new record of the Usage type will be created in the next (new) settlement in Payments Ahead | Exploitation When Settlement Is Canceled A new record is not generated for customer ledger entries, but the original Usage record is used. |
Generate Documents | The system uses internally to store the information that tax documents should be generated independently of the posting stage | The system uses internally to store the information that tax documents should be generated independently of the posting stage | The system uses internally to store the information that tax documents should be generated independently of the posting stage |
Generate Prepayment Invoice | Flag whether to generate a tax invoice for a prepayment. Can be Yes/No Tax document generation can be suppressed manually by the user (by marking it in the Payment Journal before it is posted) or by the system (at the time of creating the Prepayment header) If Yes, the system will generate a tax document, either immediately when posting the payment or additionally by a batch job After the tax document is generated, the flag is automatically deleted. | X | The field is used for both Payment records (tax documents are generated) and Usage reversal records (tax debit notes are generated) Once the tax debit note is generated, the flag is automatically deleted |
Generate Prepaym. Immediately) | Flag when the tax document should be generated Yes - at the moment when it is Registered Paymentin advance, i.e. when posting a payment from the Payment Journal, or when generating a Payment Ahead retrospectively when applying No - Tax invoice is generated by batch job | x | Flag whether the tax debit note should be generated when the payment settlement is canceled or deferred by the batch job |
Prepayment Invoice Nos. | The number series from which the tax document number is or will be assigned (one common series for tax documents and tax debit notes) | x | The number series from which the tax debit note number is assigned (one common series for tax documents and tax debit notes) |
Prepayment Invoice No. | Generated Tax Document No. If the tax document has not yet been generated, this field is empty | x | Generated Tax Debit Note No. If the tax debit note has not yet been generated, this field is blank |
Generate Prepayment Credit Memo | X | Values can be Yes/No This flag specifies that a Tax Credit Memo should be generated for the payment received The flag is set automatically by the system if a Tax Document for a received payment is or will be generated If the flag is set (the box is checked), it will be deleted by the system:
A tax credit memo cannot be generated before the tax document is generated | X |
Generate Prepayment Credit Memo Immediately | X | Flag that the tax credit memo should be generated when Posting settlements payments. The payment can be applied either already in the Payment Journal or additionally on the customer balance, either manually or by a batch job. | X |
Prepayment Credit Memo No. | X | The number series from which the tax credit memo number is or will be assigned | X |
Prepayment Credit Memo No. | X | Generated Tax Credit Memo No. The field is used only for records of the Usage type If a tax credit memo is not generated, this field is blank | X |
Cancel | X | X | The field indicates that it has been Settlement Cancelled Payments on the customer's balance. When applying again, the Cancel flag is not deleted, but a new record of the Usage type is created |
Bill-to Name | The number of the customer to whom the received payment ahead is posted. Data such as the customer's name, address, company registration number, VAT registration number will be copied from the customer's card. If Dimension 2 (Contract No.) is pre-filled in the Payment and this contract exists, data such as Address and VAT Registration number from the contract take precedence. | Copied from related record of type Payment | When you cancel a settlement, it remains filled in
|
Customer Posting Group
| It is copied from a posted payment (On the payment in the journal, the posting group was changed when it was determined that it was a payment in advance). To create an entry in the Payments Ahead Organizer, the posting group used must be marked with the Use for Payments Ahead flag. It is used for both Payment and Usage records, and is used to generate tax documents, tax credit memos, and tax debit notes Note: Tax documents, credit notes and debit notes do not generate any Customer Ledger Entries, so the customer's balance is not affected by these documents | It is copied from the related payment (=Payment in advance of the Payment type)
| When you cancel a settlement, it remains filled in |
Currency Code | The currency is taken from the posted payment and is valid for both record types (Payment and Usage) Note: If the Payments Ahead module is enabled, the customer ledger entries to be applied can only be in the same currencies (see Sales and Receivables Setup, Settlement Between Currencies = None) | It is copied from the related payment (=Payment in advance of the Payment type) Note: If the Payments Ahead module is enabled, the customer ledger entries to be applied can only be in the same currencies (see Sales and Receivables Setup, Settlement Between Currencies = None) | When the settlement is canceled, the same currency remains the same |
Currency Factor
| The currency factor is the document's exchange rate in the format = 1/exchange rate For Prepayment of type Payment, the exchange rate from the posted payments. This tutorial will also be applied to the generated tax document | Format Exchange Rate = 1/Exchange Rate For Prepayment of type Usage, the same exchange rate will be used, i.e. the rate from Prepayment type Payment. This tutorial also applies to the tax credit memo | Format Exchange Rate = 1/Exchange Rate If the settlement is cancelled, the exchange rate of the Payment in advance type of Usage (cancellation) does not change (i.e. the exchange rate remains payments) This tutorial also applies totaxDebit Note |
Amount Including VAT | Total amount Payments Received in the payment currency From this amount, the following is calculated: VAT (calculation "from above"), for which it is generated Tax Invoice | Total Usage Amount (=settlement) in payment currency From this amount, the VAT for which it is generated is calculated Tax Credit Memo | Total Usage Amount (=settlement) in the payment currency. Cancellation of settlement is always for the same amount as the original settlement When you unsettle a settlement, the following is generated Tax Debit Note in the same amount as the original tax credit. |
Amount Including VAT (LCY) (Amount Including VAT (LCY)) | Amount including VAT converted to local currency using Currency Factor
| Amount including VAT converted to local currency | When you cancel a settlement, the amount doesn't change |
Gen. Business Posting Group | It is copied from the Customer Card if Dimension 2 (Contract) is not filled in or does not contain a contract number. If Dimension 2 is a valid contract number, the posting group from the contract header is used. | It is copied from the related Payment in advance type Payment | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT Business Posting Group | It is copied from the Customer Card if Dimension 2 (Contract) is not filled in or does not contain a valid contract number. If Dimension 2 is a valid contract number, the posting group from the contract header is used. | It is copied from the related Payment in advance type Payment | It doesn't change when you cancel a settlement |
Posting Date Prepayment Invoice | The system will copy the payment date | X | When a settlement is cancelled, the Posting date used when the settlement is cancelled is overwritten (This date may be different from the original settlement date (the user can change it manually when cancelling a settlement)! This date will also be used on the tax debit note |
Posting Date Prepayment Credit Memo | X | Posting Date Used in equalization Customer ledger entries (payments and invoices). The user can manually change this date during settlement (usually, the date change is used when the posting period is closed. However, beware of the impact on reminders and penalties). This date will also be used on the tax credit memo | X |
VAT Date Prepayment Invoice | Payment Date It is applied to the payment received from the Payment Journal from the VAT Date field. If VAT Date is not entered on the journal line or when regenerating Payment Ahead on a Customer Ledger Entry, the Posting date is used | x | x |
VAT Date Prepayment Credit Memo | X | The VAT date obtained when the payment was settled applies: · When a payment is applied to an invoice that has a header and its VAT Date is higher than the Posting Date of Payment, the VAT Date from the invoice header is used · In all other cases, the Posting Date of settlement is used | The original VAT date used when applying the payment remains, it is not overwritten when the settlement is cancelled. This date is also used when creating a tax debit note |
Posting Description | The description from the Customer Ledger Entry (from the payment) is copied | The description from the Customer Ledger Entry with which the payment was applied is copied | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT Registration No. | The VAT Registration No. (VAT Registration No.) from the Customer Card is copied if Dimension 2 is not filled in or does not contain a valid contract number. If Dimension 2 is a valid contract number, the VAT number from the contract header is used. | It is copied from the related payment (=Payment in advance of the Payment type) | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT Country/Region Code | The Country/Region Code is copied from the Customer Card if Dimension 2 is not filled in or does not contain a valid contract number. If Dimension 2 is a valid contract number, the Country/Region Code from the contract header is used. | It is copied from the related payment (=Payment in advance of the Payment type) | It doesn't change when you cancel a settlement |
Processed Batch Task | Indication whether the Prepayment tax document was created when posting the journal (=No) or additionally by a batch job (=Yes) | Indication of whether the tax credit memo was created immediately upon settlement (=No) or subsequently by a batch job (=Yes) | It is always overwritten by the last operation on the record Indication of whether the tax debit note arose immediately upon cancellation of the settlement or subsequently by a batch task |
Global Dimension (1 & 2) | The system copies the dimensions from the received payment (from the Customer Ledger Entry). Therefore, the dimensions must already be filled in the Payment Journal. They are added to the received payment in the journal either by the system as part of the matching or by the user manually | All dimensions are copied from the related payment (=Payment in advance of type Payment) | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount (Line) | Calculated field; sum of tax bases from Payment ahead lines of type Payment | Calculated field; sum of tax bases from Payment Ahead lines of the Usage type | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount Including VAT (Line) | Calculated field; the sum of amounts including tax from the Payment Ahead lines. The amount must be in the amount of the payment. | Calculated field; sum of amounts including tax from Payments Ahead lines of type Usage | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount LCY (Line) | Calculated field, sum of tax bases in local currency from Payments Ahead lines | Calculated field, sum of tax bases in local currency from Payments Ahead lines | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount Including VAT LCY (Line) | Calculated field, sum of amounts including tax in local currency from Payment Ahead lines (type Payment) | Calculated field, sum of amounts including tax from Payment Ahead lines (Usage type) | It doesn't change when you cancel a settlement |
Dont Charge VAT | The field is carried over from the Payment Journal and blocks the creation of tax documents from manually entered information on the Payment Journal line | Based on the content of this field from the Payment record, flags are also set for generating a tax credit note | It doesn't change. The setting in effect at the time this record was generated is of type Usage |
Corespondence Address | The system copies the Correspondence Address code from the Customer Card (API Alternative Address field) if Dimension 2 is not filled in or does not contain a valid contract number. If Dimension 2 is a valid contract number, the Correspondence Address Code from the contract header is used. | It is copied from the related payment (=Payment in advance of the Payment type) | It doesn't change when you cancel a settlement |
Payment Date | The field is carried over from the Posting date of the Payment Journal or from a Customer Ledger Entry of type Payment if the Payment Ahead is generated retrospectively | It is copied from the related payment (=Payment in advance of the Payment type) | It doesn't change when you cancel a settlement |
Application Detailed Customer Ledger Entr No. | X | Number of Detailed Customer Ledger Entry of type Settlement, based on which Payment Ahead of type Usage is generated | It doesn't change when you cancel a settlement |
Payment Ahead Lines
Since the payment is taxed at a fixed rate, it will be of the Payment in advance type Payment A single line is created. This line will be used by the system to generate all documents related to this payment (i.e. for Tax Documents for Received Payment, for Payment Ahead of Type Usage, for Tax Credit Memo for Received Prepayment and Tax Debit Note for Received Prepayment).
On a record of the type Exploitation to copy rows from the related record of type Payment. The total amount of the credit memo incl. VAT is equal to the settlement amount, or it can be adjusted by the payment variance applied. In the Payments Ahead line, the system fills in the following fields:
Field
| Payment | Usage | Usage (cancellation) (Usage (cancel)) |
Line No. | The sequence number that the system assigns in the background | The sequence number that the system assigns in the background | It doesn't change when you cancel a settlement |
Payment Ahead VAT Bal. Account No.) | According to the combination of VAT posting groups, the system copies the Payment Ahead VAT Offset Account field from the VAT Posting Setup The system will use this account ("324xxx") to post the VAT base on the tax document
| Copied from the related Payment Ahead line of type Payment The system will use this account ("324xxx") to post the VAT base on the tax credit memo | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT Business Posting Group | It is the same as on the Payment Ahead Header | Copied from the related Payment Ahead line of type Payment | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT Product Posting Group | Copied from Sales & Receivables Setup, field VAT Prod. Posting Group to Prepayment Received | Copied from the related Payment Ahead line of type Payment | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT Calculation Type | Depending on the combination of VAT posting groups, the system copies from the VAT posting setup (Normal or Refundable Tax) | Copied from the related Payment Ahead line of type Payment | It doesn't change when you cancel a settlement |
VAT % (VAT %) | According to the combination of VAT posting groups, the system copies from the VAT posting setup The VAT rate that the system will use to calculate VAT on a given line. The calculation is made from above, i.e. from the amount including tax. | Copied from the related Payment Ahead line of type Payment | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount Incl. VAT (Amount Including VAT) | Payment amount. | Settlement amount. Payment amount in full settlement, pro-rata payment in the amount of the settled amount in partial settlement. The amount may be adjusted for the applied variance when the payment is closed. | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount Including VAT (LCY) | Amount incl. VAT converted to local currency by exchange rate (or currency factor) from the Payment header | Amount incl. VAT converted to local currency by exchange rate (or currency factor) from the Usage header (it is the same as the payment rate) | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount | Calculated Tax Base in Payment Currency | Calculated Tax Base in Payment Currency | It doesn't change when you cancel a settlement |
Amount (LCY) | Calculated tax base, converted to local currency if the payment is in a foreign currency The amounts on the line are recalculated using the exchange rate (or currency factor) from the Payments header | Calculated tax base, converted to local currency if the payment is in a foreign currency Amounts on the line are recalculated using the exchange rate (or currency factor) from the Usage header | It doesn't change when you cancel a settlement |
Dimensions | It is populated from the Payment Ahead header via Dimension Set ID, with global dimensions displayed directly on the line | It is populated from the Payment Ahead header via Dimension Set ID, with global dimensions displayed directly on the line | It doesn't change when you cancel a settlement |
Prepayment Tax Invoice
If a Payment in advance of the Payment type was created, the system can generate a Tax Invoice for the received payment. Only one tax invoice can be generated per payment.
Tax Invoice is generated in the form of Posted Sales Invoices, so you can find it in the list of posted sales invoices. On the Posted Sales Invoices header, on the Invoice Details tab, there are flags that differentiate Payments Ahead tax documents from regular invoices:
Payment Ahead Tax Document = Yes – Original Customer Ledger Entry Document with type = Payment Ahead mode
Payment Ahead Tax Debit Note = Yes – Payment Ahead Tax Debit Note of the Usage type, generated as a correction document to the Tax Credit Note when the settlement is cancelled
The peculiarity of these posted invoices is that isn't Posted Customer Ledger Entry, so you won't find the document in the customer's balance, only in VAT Entries and G/L Entries.
The source for filling in the fields in the header and on the document lines is the header and Payment Ahead lines of the Payment (Tax Document) and Usage (Cancelled – Tax Debit Notes) types.
Note: If the Prepayments module is turned off, fields don't appear
Prepayment Tax Credit Memo
A tax credit note arises when using Advance Payment (immediate or deferred). The tax credit memo is generated as a Posted Sales Credit Memo, so you can find it in the list of posted sales credit memos. On the Posted Sales Credit Memo header, there is a new Payment Ahead Tax Credit Note flag for distinguishing.
The peculiarity of these posted credit memos is that they are isn't Posted Customer Ledger Entry, so you won't find the credit memo on the customer balance, only in VAT Entries and G/L Entries.
The source for filling in the fields on the header and on the credit memo lines is the header and the Payment Ahead lines of the Usage type
Prepayment Tax Debit Note
The tax debit note is generated in the form of Posted Sales Invoices when cancelling a Payment Ahead if there is a Tax Credit Note for the relevant Payment Ahead of the Usage type. On the header of the posted sales invoice, there is a new flag Payment Advance Tax Debit Note for distinguishing.
A Customer Ledger Entry is not created for the posted debit note, only VAT Entries and G/L Entries.
Note: If, based on the application, the flags for generating tax documents in the Payment in advance of the Payment type have been deleted (e.g. the payment has been settled with a regular invoice), these flags will be restored in the Payment when the application is cancelled, unless flag Do not post tax document has been set on the original Payment Journal line.