...
Do podformuláře výkazu systém načítá všechny smlouvy, které odpovídají parametrům v hlavičce výkazu.
Import kmene z pojišťovny
Funkce Import kmene z pojišťovny zpracuje soubor v MS-Excel a naplní druhou část řádků podformuláře (označené číslem 2).
Soubor zaslaný z pojišťovny uživatel upraví na jednotný tvar určený pro import.
Uživatel spustí funkci import z Karty výkazu pojištění přes Kontrolní reporty (Check Reports) a Import kmene z pojišťovny (Import Insurance Portfolio From Insurance Company)a vybere připravený soubor.
Systém čte řádky v souboru a hledá odpovídající klíče v první části řádku:
Číslo návrhu (Draft No.)
Pokud pole je vyplněno na smlouvě, slouží pro párování a odsouhlasení kmene
Název zákazníka (Customer Name)
Nejedná se o klíčový údaj, má jen informativní význam
Číslo smlouvy o financování (Financing Contract No.)
Klíčový údaj pro odsouhlasení kmene
Měsíční pojistné vůči pojišťovně (Insurance Company Month Amount)
Klíčový údaj pro odsouhlasení kmene, pokud je výše pojistného rozdílná OC označí pole Rozdílné částky = Ano
VIN (VIN)
Používá se pro párování a odsouhlasení kmene
Registrační číslo vozidla (Car Registration Plate No.)
Používá se pro párování a odsouhlasení kmene
Číslo smlouvy v pojišťovně (Insurance Company Contract No.)
Obvykle v OC je pole na pojistných smlouvách prázdné. Plní se na základě importu z kmene z pojišťovny
Při opakovaném importu kmene systém původní a novu hodnotu pole nekontroluje a ani nepřepisuje, na Kartě pojistné smlouvy zůstane původní hodnota.
OC po dokončení importu provedl následující úkony (výsledný stav importu):
Pro řádky s úplnou shodou doplní údaje z importovaného souboru a označí příznak Spárovaná položka = Ano
Řádek pro hlavní pojistku s doplňkem bude označen jako spárovaný v případě, že částka importovaného záznamu bude shodná s částkou pojistného vůči pojišťovně za hlavní pojistku anebo s částkou součtu pojistného hlavní pojistky a všech její doplňků
Pro řádky se stejným klíčem, ale rozdílnou částkou označí příznak Rozdílné částky = Ano
V poli Rozdílné částky zůstane hodnota Ne v případě, že výše rozdílu je v limitu Odchylky výkazu (pole v Nastavení pojištění)
Importované řádky, kde nenašel odpovídající klíč, přidá na konec. Mají první část prázdnou (nebyly nalezeny řádky načteny do výkazu z OC)
Řádky, pro které v importním souboru nebyl záznam, mají druhou část prázdnou.
Uživatel zkontroluje případné:
rozdíly – sloupec Rozdílná částka = Ano
nespárované řádky – sloupec Spárovaná položka = Ne
Výkazy s rozdílnou částkou anebo nespárovanými řádky není možné vydat.
Po prověření uživatel zajistí opravu chyb v pojistných smlouvách nebo v kmeni z pojišťovny. Odpovědný uživatel vydá odsouhlasený kmen. Ten je pak zdrojem sestav pro platbu pojistného. (vydání výkazu je popsáno v kapitole níže).
Porovnání s minulým obdobím
...
Porovnat kmen s minulým obdobím je možné pro rámcové smlouvy, které mají příznak
Nevyžadovat import kmene = ANO
Možnosti kontroly kmene bez importu
Prostřednictvím funkce Porovnat kmen s minulým obdobím, kdy současně navržené řádky systém porovná s minulým kmenem plus přírůstky a mínus úbytky.
Uživatel při výběru souboru přírůstků musí zohlednit, že nové přírůstky s pro ratou nebo prvním obdobím zdarma se přičítají až v následujícím měsíci.
Uživatel první polovinu podformuláře naplní funkcí Navrhnout řádky. Pak spustí funkci Porovnat kmen s minulým obdobím.
Výběrové kritéria – filtry uživatel volí na základě polí z hlavičky vydaných výkazů, např.:
V první záložce pro kmen vybere vydaný výkaz kmene za leden.
Ve druhé záložce vydaný výkaz s přírůstky za leden (vytvořené začátkem února)
Ve třetí záložce zvolí vydaný výkaz s úbytky za leden (vytvořené začátkem února)
Výsledkem bude únorový kmen – systém doplní do druhé části podformuláře únorový kmen.
Uživatel zkontroluje neúplné řádky, zajistí opravu chyb a vydá odsouhlasený kmen. Ten je pak zdrojem sestav pro platbu pojistného.
Export výkazů do excelu
Po navržení řádků a kontrole, ještě před vydáním výkazů může uživatel výkaz exportovat do excelu. Export uživatel provede z Karty výkazů pojištění přes Proces a Exportovat.
Po vydání výkazu již nelze provést export souboru do excelu.
Systém vytvoří xls soubor ve struktuře a s názvy sloupců definovanými pro daný výkaz v Definici reportu pro pojišťovnu
Výkaz typu Změny (Changes)
Výstup změn do excelu je dvouřádkový:
...
řádek = nové (aktuální) hodnoty, řádek obsahuje všechna pole podle definice reportu
...
Příklad:
Prodloužení smluv financovaní č. 5000009 a č. 5000019 včetně pojistných smluv.
Exportovaný soubor změn obsahuje za každou smlouvu dvojřádek.
Na horním řádku je aktuální obsah pole, po prodloužení 30. 6. 2018
V druhém řádku je vyplněna stará hodnota pouze u polí, kde došlo ke změně, tj. Datum předpokládaného ukončení 31.1.2018
Při doplnění hodnoty do pole, které bylo původně prázdné, změnový výkaz do xls uvede v 2. řádku text Prázdné.
Vydání výkazu
Po ukončení práce s výkazem je výkaz možné vydat pomocí tlačítka Vydat v menu Karty výkazu pojištění.
Vydáním se výkaz přesune do historie - Přehled výkazů pojištění.
Vydání výkazu brání, pokud v řádcích podformuláře jsou pole:
Změnová kopie existuje = ANO
...
V případě, že na smlouvě o financování je vytvořená změnová kopie, systém označí danou smlouvu tímto příznakem
...
Výkaz typu Přírůstky (Additions)
Vydáním výkazu typu Přírůstky systém:
Vyplní Datum nahlášení do pojišťovny na Kartu pojistné smlouvy systémovým datem vydání výkazu (pro hlavní smlouvu i případné doplňky)
Uloží sledovaná pole za nově hlášenou pojistnou smlouvu do interní tabulky (4027120) – pole označená v definici výkazu příznakem Sledovat změnu
Výkaz Úbytky (Disposals)
Vydáním výkazu typu Úbytky systém propíše datum odhlášení do pojistné smlouvy.
Datum nahlášení systém doplní i do pojistných smluv s doplňkem.
Výkaz Změny (Changes)
Vydáním výkazu typu Změny systém zapíše nové hodnoty do interní tabulky pro sledovaní změn.
Výkaz Kmen (Insurance Portfolio)
Vydáním výkazu typu Kmen systém zablokuje vykázané období a vyplní údaje v Pojistném splátkovém kalendáři pojišťovny, příznaky:
Blokováno = Ano
Odesláno = Ano
Pokud uživatel zadá, při opakovaném generování kmene, stejné období např. měsíční, do výkazu se naplní všechny smlouvy pro zadané období v polích Datum od - Do datumu bez ohledu, zda byly již v minulosti vydány nebo nebyly. Aby se dal výkaz vydat je třeba vymazat již vykázané smlouvy.
Jinak při vydáni výkazu systém hlásí
Pokud uživatel zadá na výkazu reportovací množinu a nezadá Rámcovou pojistnou smlouvu (stejná reportovací množina na dvou RPS), systém nemůže kontrolovat nastavení na RPS - pole „Nevyžadovat import kmene“. Vypíše upozornění a nebude vyžadovat import kmene.
Blokace smluv výkazem
Blokace během generování výkazu
Pokud jsou pojistné smlouvy navržené do výkazu pro pojišťovnu, není možné na smlouvě o financování provádět změny, tzn. uživatel nemůže vytvořit změnovou kopii.
Příprava výkazů pro nahlášení do pojišťovny zamyká smlouvy. Ostatní uživatelé nemohou měnit údaje na pojistných smlouvách, dokud není zkontrolovaný a vydaný výkaz pro pojišťovnu. Naplnění řádků výkazu zamyká smlouvu a blokuje vytvoření změnové kopie.
Systém při pokusu vytvořit změnovou kopii zahlásí:
Uživatel může řádky výkazu smazat a po změně znovu použít funkci pro navržení řádků
Blokace vydaným výkazem
Vydáním pojistného výkazu typu Kmen systém zablokuje vykázané období v kalendáři pojišťovny (Insurance Company Payment Calendar) zatržením příznaků Blokovaný (Blocked) a Odesláno (Reported).
Takto označené období pojistné smlouvy je blokované pro jakékoli změny.
V případě potřeby změny na blokovaném období, může tyto příznaky zrušit manuálně uživatel s oprávněním, tzn. uživatel, který má hodnotu pole Povolit odblokovat report pojištění (Allow Unblock Ins. Reporting) = Ano v Nastavení uživatelů (záložka Pojištění).
Report úhrady pojišťovnám podle kmene
Zdrojem pro platby pojistného pojišťovnám je odsouhlasený kmen.
Pojistné smlouvy ve výkazu jsou zafiltrované na řádek pojistného kalendáře se zúčtovacím datumem splátky podle období datumů v hlavičce výkazu.
Uživatel vybere číslo výkazu, pro který chce zobrazit předpis na úhradu.
Report úhrady pojišťovnám sumárně
Zdrojem pro platby pojistného je splátkový kalendář pro pojišťovnu. Pro tento report nesmí existovat sada s neexistující rámcovou pojistnou smlouvou (sady jsou migrovány bez kontroly – RPS zadány uživatelsky)
Uživatel zadá období, za které chce předpis generovat.