...
...
...
...
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Postup při zpracování plateb přijatých předem se může lišit na základě nastavení (dle interních procesů). Jednotlivé postupy při zpracování lze také vzájemně kombinovat. V dokumentaci jsou popsány základní postupy při zpracování:
Generování Platby předem z Deníku plateb
daňové doklady generované ihned
daňové doklady generované odloženě – jednotlivě nebo hromadně dávkovou úlohou
Generování Platby předem dodatečně na základě vyrovnání platby na saldu
Generování Platby předem dodatečně bez vyrovnání platby.
Deník plateb
Deník plateb slouží k předzpracování dat z výpisu, identifikaci protistrany (kdo platbu poslal) a účelu platby (k jaké pohledávce se platba vztahuje). Deník plateb zpracujte obvyklým způsobem, tak aby pro přijaté platby byl vyplněný správný zákazník a platba byla vyrovnána (pokud je to možné) s otevřenými Položkami zákazníka.
...
Kombinace nastavení pro výsledné označení platby předem a použití účto skupiny zákazníka:
Nastavení prodeje a pohledávek | Deník plateb | ||||
Způsob účtování plateb | Evidovat jako platbu předem | PLATBY NEVYROVNANÉ nebo PLATBY BĚŽNÉ částečně vyrovnané | PLATBY vyrovnané DOPŘEDU (plně i částečně) | ||
Účto sk. | Generovat | Účto sk. | Generovat | ||
Běžná platba | Jen vyrovnané | TUZ | Ne | TUZ_P | Ano |
Běžná platba | Všechny na zákazníka | TUZ_P | Ano | TUZ_P | Ano |
Platba dopředu | Jen vyrovnané | TUZ_P | Ne | TUZ_P | Ano |
Platba dopředu | Všechny na zákazníka | TUZ_P | Ano | TUZ_P | Ano |
Úpravy v Deníku plateb
Nová pole pro platby předem
Pro platby přijaté předem je deník rozšířen o tři nová pole, která jsou na řádku deníku dostupná po zapnutí modulu (Povolit tvorbu platby předem = Ano):
Generovat platbu předem (Generate Prepayment)
Tento příznak určuje, že daná platba bude zaevidována v modulu Platby předem. Automatické označení platby na řádku deníku se řídí pravidly identifikace platby předem - stavem vyrovnání řádku s použitím dalších nastavení z Nastavení prodeje a pohledávek (Vytvořit platbu předem dle období a Evidovat jako platbu předem).
Před zaúčtováním deníku lze tento příznak zapnout nebo vypnout ručně. Pokud je příznak zaškrtnutý, je pro platbu vyžadována Účto skupina zákazníka s příznakem Použít pro platby předem = Ano.
Generovat daňový doklad k platbě předem ihned (Generate Prepayment Invoice Immediately)
Tento příznak určuje, že k zaevidované Platbě předem bude vygenerovaný daňový doklad ihned při účtování platby v Deníku plateb. Příznak zapne systém na základě nastavení v Nastavení prodeje a pohledávek v poli Generovat daňový doklad k přijaté platbě ihned
Před zaúčtováním deníku lze tento příznak zapnout nebo vypnout ručně. Pokud je příznak vypnutý a tvorba daňového dokladu není blokována, bude se daňový doklad generovat až dodatečně dávkovou úlohou.
Neúčtovat daňový doklad u platby předem (Dont Charge VAT for Payment Ahead)
Tento příznak určuje, že k Platbě předem nebude daňový doklad nikdy generován. V deníku lze tento příznak zapnout ručně. Příznak může navíc nastavit i systém na pozadí při účtování deníku, a to na základě nastavení na DPH obchodní účto skupině nebo na Účto skupině zákazníka
Vyrovnávání plateb v deníku
Úprava data vyrovnání (Adjustment of applying date)
Standardně je možné v Deníku plateb vyrovnávat platby pouze s položkami zákazníka, jejichž Zúčtovací datum je stejné nebo nižší než Zúčtovací datum platby. Pokud je zapnutý modul Platby předem, umožní systém vybrat pro vyrovnání platby i Položku zákazníka s vyšším Zúčtovacím datem, než je datum platby a toto vyrovnání následně i zaúčtovat.
Vyrovnání platby s jednou položkou (Payment applied with one entry)
Platbu lze vyrovnat ručně výběrem dokladu (Položky zákazníka) na řádku deníku. Při vyrovnání systém vyhodnocuje, zda jsou splněny podmínky pro generování Platby předem a pokud ano, nastaví příznak Generovat platbu předem.
Vyrovnání platby s více položkami (Payment applied with multiple entries)
Pro vyrovnání více položek s jednou platbou je nutné použít funkci Vyrovnat položky.
Označené položky musí být kladné (stejná úprava jako na saldu zákazníka, viz
...
kapitolahttps://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/edit-v2/32637019#Kontrola-znam%C3%A9nek-vyrovn%C3%A1van%C3%BDch-polo%C5%BEek . Znaménka vyrovnávaných položek se kontrolují při účtování platby. Příklad chybové hlášky při porušení tohoto pravidla:
...
Při vyrovnání systém vyhodnocuje, zda jsou alespoň u jedné položky splněny podmínky pro generování Platby předem a pokud ano, nastaví příznak Generovat platbu předem.
Zrušení vyrovnání platby předem (Unapplying of payment ahead)
Pokud byla platba označená příznakem Generovat platbu předem = Ano a bylo provedeno vyrovnání, pak se při smazání nebo při změně vyrovnání (Čísla dokladu vyrovnání nebo ID vyrovnání) znovu spouští funkce na identifikaci platby předem. Totéž při smazání nebo změně čísla zákazníka. Příznaky se revidují a nastaví se dle aktuálního stavu.
Rozdělení hromadné platby
Hromadnou platbu lze rozdělit pomocí funkce Rozdělit platbu dle vyrovnání (Split payment by to Applying) viz kap. 6.3.6. Rozdělení hromadné platby v Deníku Plateb (Split payment in Payment Journal)kapitola https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/31621401/Bankovn+v+pisy#Rozd%C4%9Blen%C3%AD-hromadn%C3%A9-platby-v-Den%C3%ADku-Plateb . Při rozdělení platby systém u jednotlivých položek vyhodnocuje, zda jsou splněny podmínky pro generování Platby předem a pokud ano, nastaví na jednotlivých dílčích platbách příznak Generovat platbu předem.
Účto skupina zákazníka v deníku
Výchozí účto skupina zákazníka (Default customer posting group)
Pro zaúčtování platby je důležitá Účto skupina zákazníka vyplněná v Deníku plateb. Účto skupinu zákazníka vyplní systém při založení řádku deníku po vyplnění čísla zákazníka,přičemž použije buď výchozí účto skupinu z Karty zákazníka (např. pro účet pohledávky = 311.AUxxx) nebo její náhradní účto skupinu pro platby předem (např. pro účet pohledávky = 324311.AUxxx). Při výběru účto skupiny je důležité nastavení Způsobu účtování plateb v Nastavení prodeje a pohledávek. Současně systém přihlíží i na to, zda je na řádku zapnutý příznak Generovat platbu předem..
Účto skupina zákazníka z vyrovnávané položky (Customer posting group from applied entry)
...
Při změně zákazníka je smazáno vyrovnání a účto skupina zákazníka se nastaví dle Nastavení prodeje a pohledávek
Při smazání zákazníka je smazáno vyrovnání, ale účto skupina zákazníka zůstává beze změny (standard BC)
Při změně vyrovnání se účto skupina aktualizuje dle nového vyrovnání
Při smazání vyrovnání se účto skupina zákazníka nastaví dle Nastavení prodeje a pohledávek pohledávek.
Účtování deníku plateb
Účtování Deníku plateb (Posting of payment journal)
...
Při zpětném kopírování zaúčtovaného řádku do živého deníku je řádek zkopírován včetně uvedených příznaků.
Platby předem.
Přehled plateb předem
Jestliže byl na účtované platbě v deníku zaškrtnutý příznak Generovat platbu předem, vytvořil se v evidenci Plateb předem záznam typu Platba.
...
Popis karty Platby předem najdete v kapitole 7.4.1 Platba předemhttps://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32636989/Evidence+Platby+p+edem#Platba-p%C5%99edem
Daňové doklady k platbě předem
Daňové doklady generované ihned (Tax invoices for Payment Ahead)
...
buď jednotlivě ručně z karty Platby předem tlačítkem Akce > Zaúčtovat daňový doklad (Post Invoice),
nebo hromadně dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem (Generated Tax Documents and Credit Memos for Payments Ahead), viz kap. 7.5.4 Dávková úloha Generovat daňové doklady k platbám předemhttps://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32637019/Zpracov+n+p+ijat+platby#D%C3%A1vkov%C3%A1-%C3%BAloha-Generovat-da%C5%88ov%C3%A9-doklady-k-platb%C3%A1m-p%C5%99edem
nebo je systém vygeneruje automaticky na pozadí při účtování libovolného finančního deníku nebo při účtování vyrovnání na saldu,pokud při tomto účtování byla generována platba předem (platí pro již existující Platby předem s příznakem Generovat daňový doklad k platbě předem ihned = Ano).
Po vygenerování daňového dokladu se na Platbu předem zapíše číslo dokladu a příznaky Generovat doklady a Generovat daňový doklad k přijaté platbě se smažou.
...
Vygenerovaný daňový doklad k platbě předem nelze standardními funkcemi ani stornovat, ani k nim vytvořit opravný dobropis:
...
Vystavený daňový doklad lze zrušit pouze vyrovnáním Položky zákazníka (platby), čímž je automaticky vygenerován daňový dobropisu k platbě předem.
Daňové dobropisy k platbě předem
Daňové dobropisy generované ihned (Tax credit memos generated immediately)
...
buď jednotlivě ručně z karty Platby předem tlačítkem Akce > Zaúčtovat daňový dobropis (Post Credit Memo),
nebo hromadně dávkovou úlohou Generovat daňové doklady a dobropisy k platbám předem (Generate Tax Documents and Credit Memos for Payment Ahead), viz kap. 7.5.4 Dávková úloha Generovat daňové doklady k platbám předem https://iao.atlassian.net/wiki/spaces/OCDOC/pages/32637019/Zpracov+n+p+ijat+platby#D%C3%A1vkov%C3%A1-%C3%BAloha-Generovat-da%C5%88ov%C3%A9-doklady-k-platb%C3%A1m-p%C5%99edem
nebo je systém vygeneruje automaticky na pozadí při účtování libovolného finančního deníku nebo při účtování vyrovnání na saldu,pokud při tomto účtování byla generována platba předem (platí pro již existující Platby předem s příznakem Generovat daňový dobropis k platbě předem ihned = Ano)
Daňový dobropis účtovaný ručně z karty Platby předem typu Využití.:
...
Po vygenerování daňového dobropisu se na Platbu předem zapíše číslo dobropisu a příznaky Generovat doklady a Generovat dobropis k přijaté platbě se smažou
Zobrazení Platby předem z položky zákazníka
Po zaúčtování platby s příznakem Generovat platbu předem vznikne na saldu zákazníka Položka zákazníka, která je označená příznakem Platba předem.
...
Při částečném vyrovnání platby, pokud jsou podmínky splněné, se vygeneruje Platba předem v plné výši přijaté platby.
Upozornění: Pokud se účtuje vyrovnání položek zákazníka, kdy je v rámci vyrovnání vygenerovaná nová Platba předem, spouští systém následně na pozadí generování daňových dokladů a daňových dobropisů,
...
Otevřené Položky zákazníka také můžete vyrovnávat hromadně úlohou Vyrovnat položky zákazníka. Způsob párování je nastaven na Kartě zákazníka. Pro každého zákazníka tak je možné nastavit jiné parametry párování.
Upozornění: Nastavení automatického vyrovnání na Kartě zákazníka musí být v souladu s ostatním nastavením systému, zejména pak s nastavením vyrovnání položek v různých měnách. Pro správnou funkčnost modulu Financování je nutné povolit vyrovnávání Položek zákazníka pouze ve stejných měnách (Nastavení prodeje a pohledávek, Vyrovnání mezi měnami = Žádné). Při tomto nastavení je pak doporučeno na Kartě zákazníka nastavit měnu jako parametr vyrovnání, jinak bude párování položek v různých měnách vyhodnoceno jako chyba a párování daného zákazníka bude přerušeno.
...
Filtr dimenze 2 (Dimension 2 Filter) (Smlouva; Contract)
Úloha vybírá do párování pouze položky zákazníka se zadanými hodnotami dimenze, např. smlouvy číslo „od-do“, nebo smlouvy začínající „FL*“ apod.
Pokud je pole prázdné, vstupují do párování všechny položky, na Globální dimenzi 2 položky se nepřihlíží
Filtr je platný jak pro vyrovnávací položku (hlavičku vyrovnání), tak i pro vyrovnávané položky (řádky vyrovnání)
Filtr data (Date Filter)
Filtr se použije pouze pro vyrovnávací položku (hlavičku vyrovnání)
Lze zadat i období „od-do“
Toto pole se obvykle nevyplňuje; je-li prázdné, vstupují do párování všechny položky, na Zúčtovací datum položek se nepřihlíží
Filtr typu dokladu (Document Type Filter)
Filtr na Typ dokladu se použije pouze pro vyrovnávací položku (hlavičku vyrovnání).
Pokud např. chcete párovat s fakturou pouze platby, ale ne dobropisy, zadáte typ Platba. Úloha pak bude procházet pouze platby a ty bude párovat s nalezenými položkami (obvykle fakturami).
Typ dokladu musíte vyplnit ručně, nelze ho vybrat z číselníku (typ ' ' = „prázdný“, Platba, Faktura, Dobropis, Penále, Upomínka, Refundace). Pokud nebude pole vyplněné, budou do zpracování zahrnuté všechny položky bez ohledu na typ.
Filtr kódu měny (CurrencyCode Filter)
Úloha filtruje do vyrovnání pouze položky se zadaným Kódem měny; pro zadání filtru na lokální měnu je potřeba zadat znaky (apostrofy) pro prázdnou hodnotu:
Pokud pole zůstane prázdné, vstupují do párování všechny položky, na měnu položky se nepřihlíží
Poznámka: jestliže je povoleno vyrovnávání položek pouze ve stejných měnách (viz Nastavení prodeje a pohledávek) a párovací parametry by splnily položky obsahující různou měnu, pak je párování těchto položek ukončeno chybovou hláškou, která se zapíše do logu a párování položek daného zákazníka je ukončeno. Úloha pokračuje párováním položek dalšího zákazníka.
Filtr účto skupiny zákazníka (Customer Posting Group Filter)
Úloha vybírá do vyrovnání (do hlavičky i do řádků) pouze položky se zadanou účto skupinou zákazníka. Do filtru lze zadat i více účto skupin
Pokud je pole prázdné, vstupují do párování všechny položky, na Účto skupinu zákazníka na položce se nepřihlíží
Vyloučit položky s vyplněným Vyčkat (Skip Entries with On Hold not-blank)
Filtr platí jak pro hlavičku, tak i pro řádky vyrovnání
Pole s hodnotami Ano/Ne
Ano (Yes): Pokud je pole zaškrtnuté, pak úloha bude párovat pouze položky, které mají pole Vyčkat prázdné. Z párování je tak možné vyloučit např. počáteční fakturu na prodejní cenu u Splátkového prodeje, případně další položky ručně označené uživatelem v poli Vyčkat.
Ne (No): Pokud pole není zaškrtnuté, na pole Vyčkat na Položce zákazníka se nepřihlíží. V tomto případě můžete omezit výběr položek pro konkrétní hodnoty Vyčkat zadáním filtru v dalším poli Filtr vyčkat (např. vyloučit jen faktury Splátkového prodeje, pokud budou mít v poli Vyčkat jedinečnou hodnotu)
Filtr pole Vyčkat (Filter for field On Hold)
Filtr platí jak pro hlavičku, tak i pro řádky vyrovnání
Pokud je pole prázdné, vstupují do párování všechny položky, na pole Vyčkat na položce zákazníka se nepřihlíží.
Pokud je pole vyplněné, vybírá úloha do párování pouze položky se zadanou hodnotou Vyčkat. Do filtru lze zadat i více hodnot, např.
Filtr vyplňujte pouze v případě, že předchozí pole Vyloučit položky s vyplněným (neprázdným) Vyčkat není zaškrtnuté
Hlavním cílem tohoto filtru je však vyloučit z párování fakturu na prodejní cenu u Splátkového prodeje. Na položce zákazníka pro tuto fakturu můžete ručně vyplnit pole Vyčkat, např. kód „SP“. Filtr v tomto případě by byl vyplněný následovně:
Záložka Zákazník (Customer Tab)
...
Typicky se tato úloha používá pro dodanění plateb od zákazníka, které mají na konci měsíce zůstatek.
Nastavení příznaků (Setup flags)
...
Příznaky na Platbě předem typu Využití jsou nastaveny/smazány dle příznaků na záznamu typu Platba (tj. pokud jsou generovány daňové doklady, musí být generovány i daňové dobropisy).
Po ukončení úlohy č.1 přejde systém na další úlohy dle zadání v dialogovém okně.
...
Po doběhnutí úlohy systém vypíše informativní hlášku o ukončení.
...
Dogenerování daňových dokladů k Platbám předem při účtování
...
Generovat dobropis k přijaté platbě = Ano
Generovat dobropis k přijaté platbě ihned = Ano.