Účtování
Při účtování splátky je možné současně s prodejní fakturou zaúčtovat také interní doklad, např. přeúčtování úroku na IFRS účty.
Aby se účtoval interní doklad, je potřeba v Nastavení účtování OneCore nastavit kontační řádky s příznaky Účtovat interně = Ano. V tomto nastavení je dále určeno, které pole splátky se bude účtovat a na jaké finanční účty.
Výsledkem účtování jsou věcné položky, o DPH nebo o dlouhodobém majetku nelze v interním dokladu splátky účtovat. Pouze u splátkového prodeje je možné nastavit a účtovat fiktivní platbu splátkového prodeje se záznamem do salda (položek) zákazníka.
Číslo dokladu a Zúčtovací datum se přebírá ze zaúčtované prodejní faktury. Zúčtovací datum může být dle typu financování:
Finanční leasing, Úvěr a Splátkový prodej
Zúčtovací datum je ze splátkového kalendáře.
Operativní leasing se službami a Správa vozového parku – záleží na nastavení Způsobu fakturace splátek
Při fakturaci samostatně za smlouvy se Zúčtovací datum přebírá ze splátkového kalendáře
Při fakturaci hromadně (např. za zákazníka) se Zúčtovací datum přebírá z dialogového okna, kde ho zadává uživatel.
Ve všech případech, pokud je účetní období uzavřeno, posune systém Zúčtovací datum automaticky na první den otevřeného období, pokud je posun Zúčtovacího data povolen v Nastavení OneCore.
Při účtování interního dokladu ze splátky vždy vzniká pouze jeden interní doklad, s jednou účetní transakcí. To platí i pro účtování splátek operativního leasingu, při kterém vzniká hromadná faktura. To je důležité při stornu splátky, kdy je standardně možné vystornovat pouze celou transakci.
Storno
Pokud uživatel stornuje splátku, jejíž součástí je i zaúčtovaný interní doklad, pak systém automaticky se zaúčtovanou prodejní fakturou stornuje i tento interní doklad.
VÝJIMKOU je storno interního dokladu, pokud se jedná o částečné storno hromadné faktury. V tomto případě systém vytvoří pouze částečný dobropis (zaúčtovaný nebo nezaúčtovaný), bez storna interního dokladu. Uživatel musí v tomto případě odúčtovat příslušnou část interního dokladu ručně! Chybějící částečné storno interního dokladu tak není považováno za chybu systému a není o tom žádný záznam v logu.
Číslo dokladu a Zúčtovací datum storna závisí na typu financování, a v případě operativního leasingu se službami i na nastavení Způsobu fakturace splátek
Finanční leasing, Úvěr a Splátkový prodej
Storna splátek těchto typů financování neumožňují generovat nezaúčtované (hromadné) dobropisy. Při stornu splátky vždy vzniká zaúčtovaný prodejní dobropis a reverz interního dokladu, přičemž:
Původní faktura i původní interní doklad je přečíslován (číslo dokladu je doplněno příznakem „S“, např. FL000121/003S). Stejné číslo dokladu (FL000121/003S) pak má i zaúčtovaný prodejní dobropis a reverzní interní doklad.
Zúčtovací datum je převzato z dialogového okna při stornu splátky. Pokud je zadané datum v uzavřeném účetním období, posune ho systém automaticky na první den otevřeného období, pokud je posun data povolen v Nastavení OneCore
Při opakovaném stornu se příznak S doplní o pořadové číslo, např. FL000121/003S1, FL000121/003S2 atd.
Operativní leasing se službami a správa vozového parku
U těchto typů financování záleží na tom, zda splátky byly vyfakturované samostatně za jednotlivé smlouvy, nebo vznikla hromadná faktura.
Storno samostatné faktury operativního leasingu
Pokud uživatel stornuje splátky, které byly vyfakturované jako samostatná jednotlivé faktury, může vybrat, zda se vygeneruje
Jednotlivé samostatné zaúčtované prodejní dobropisy
nebo jednotlivé nezaúčtované pkteré se následně dávkovou úlohou sloučí do jednoho hromadného dobropisu, který bude zaúčtován a jednotlivé dobropisy budou smazány (viz kap. …..).
Storno hromadné faktury operativního leasingu
Storna splátek těchto typů financování umožňují generovat buď zaúčtované dobropisy nebo nezaúčtované dobropisy,
Při stornu splátky vždy vzniká zaúčtovaný prodejní dobropis a reverz interního dokladu, přičemž:
Hromadné faktury – číslo
Plné storno hromadné faktury, hromadný dobropis = Ne
Plné storno hromadné faktury, hromadný dobropis = Ano
Vzniká nezaúčtovaný dobropis,
Částečné storno hromadné faktury, hromadný dobropis = Ne
Částečné storno hromadné faktury, hromadný dobropis = Ano
Jednotlivé faktury
Plné storno jednotlivé faktury, hromadný dobropis = Ne
Plné storno jednotlivé faktury, hromadný dobropis = Ano
Částečné storno jednotlivé faktury, hromadný dobropis = Ne
Částečné storno jednotlivé faktury, hromadný dobropis = Ano
...
Billing
When posting a payment, it is possible to post an internal document at the same time as the sales invoice, e.g. interest reposting to IFRS accounts.
In order for an internal document to be posted, it is necessary to set up account lines with the flags Post internally = Yes in the OneCore Posting Setup. This setup also determines which payment field will be posted and to which G/L accounts.
The posting results in general ledger entries, VAT or fixed assets cannot be accounted for in the internal payment document. Only for installment sales it is possible to set up and post a fictitious payment of installment sales with a record in the customer's balance (ledger entries).
The document number and posting date are taken from the posted sales invoice. Depending on the type of financing, the posting date can be:
Financial Leasing, Credit and Instalment Sale
The posting date is from the payment calendar.
Operative leasing with services and Fleet management – depends on the settings of the Payment Billing Method
When invoicing separately for contracts, the Posting Date is taken from the payment calendar
When invoicing in bulk (e.g. for a customer), the Posting date is taken from the dialog window where it is entered by the user.
In all cases, if the posting period is closed, the system will automatically shift the Posting date to the first day of the open period, if the Posting Date shift is enabled in OneCore Settings.
When posting an internal document from a payment, only one internal document is always created, with one accounting transaction. This also applies to the posting of operating lease instalments, which gives rise to a collective invoice. This is important when canceling an installment, when it is normally possible to cancel only the entire transaction.
Cancellation
If the user cancels a payment that includes a posted internal document, then the system automatically cancels this internal document together with the posted sales invoice.
An EXCEPTION is the cancellation of an internal document if it is a partial cancellation of a mass invoice. In this case, the system creates only a partial credit memo (posted or unposted), without canceling the internal document. In this case, the user has to de-account the relevant part of the internal document manually! Missing partial cancellation of an internal document is not considered a system error and there is no record of it in the log.
The document number and the Posting date of cancellation depend on the type of financing and, in the case of an operating lease with services, also on the setting of the Payment Billing Method
Financial Leasing, Credit and Instalment Sale
Cancellations of payments of these financing types do not allow you to generate unposted (mass) credit memos. When a payment is cancelled, a posted sales credit memo and a reverse of the internal document are always created, whereby:
Both the original invoice and the original internal document are renumbered (the document number is followed by the "S" flag, e.g. FL000121/003S). The same document number (FL000121/003S) is also used for the posted sales credit memo and the reverse internal document.
The posting date is taken from the dialog window when the payment is cancelled. If the entered date is in a closed accounting period, the system will automatically shift it to the first day of the open period, if the date shift is enabled in OneCore Settings
In case of repeated cancellation, flag S is supplemented with a serial number, e.g. FL000121/003S1, FL000121/003S2, etc.
Operative leasing with services and fleet management
For these types of financing, it depends on whether the installments were invoiced separately for individual contracts or whether a collective invoice was created.
Cancel a separate operating lease invoice
If a user cancels payments that were invoiced as a separate individual invoice, they can select whether to generate
Individual separate posted sales credit memos
or individual unposted credit memos, which will then be merged into one mass credit memo by a batch job, which will be posted and the individual credit notes will be deleted (see Chapter .....).
Cancellation of Operative Leasing Mass Invoice
Payment cancellations for these financing types allow you to generate either posted credit memos or unposted credit memos.
When a payment is cancelled, a posted sales credit memo and a reverse of the internal document are always created, whereby:
Mass Invoices No.
Full Cancellation of Mass Invoice, Mass Credit Memo = No
Full Reverse Mass Invoice, Mass Credit Memo = Yes
An unposted credit memo is created.
Partial Cancellation of Mass Invoice, Mass Credit Memo = No
Partial Cancellation of Mass Invoice, Mass Credit Memo = Yes
Individual invoices
Full cancellation of an individual invoice, mass credit note = No
Full cancellation of an individual invoice, mass credit memo = Yes
Partial cancellation of an individual invoice, mass credit memo = No
Partial cancellation of an individual invoice, mass credit memo = Yes
In all cases, the automatic shift of the Posting Date applies if it is enabled.