Vytvoření a zaúčtování prodejního dobropisu
V této kapitole je popsáno, jak vytvořit standardní (manuální, individuální) dobropis.
Hlavičku nového prodejního dobropisu je možné vyplnit manuálně nebo použít funkci Kopírovat doklad s volbou Včetně hlavičky = Ano.
Řádky dobropisu je možné vyplnit manuálně nebo pomocí funkcí
Získat periodické prodejní řádky
Kopírovat doklad
Získat účt. řádky pro stornování
Na přehledu Prodejních dobropisů vyberte tlačítko Nový.
Systém zobrazí kartu Prodejního dobropisu. Po zadání zákazníka (resp. aktualizací jiného údaje v hlavičce) systém přiřadí Číslo dokladu. Pokud je prodejní dobropisy nastaveno více číselných řad, vybere číselnou řadu uživatel.
Řádky dobropisu je možné vyplnit manuálně nebo použít funkce pod tlačítkem Připravit:
Získat účtované řádky pro stornování
Získat periodické prodejní řádky
Funkce Získat účt. řádky pro stornování
Po spuštění tlačítka Získat účt. řádky pro stornování se uživateli načtou zaúčtované řádky dle zákazníka a vybraného typu dokladu:
Účtované dodávky (zboží dodané na základě prodejní objednávky)
Účtované faktury
Účtované příjemky vratky (zboží přijaté zpět od zákazníka na základě příjemky vratky)
Účtované dobropisy
Po výběru a potvrzení OK se vybrané řádky dokladu zkopírují do řádků dobropisu.
Zdrojové řádky se po vložení ani po zaúčtování dobropisu neoznačují a lze je do dobropisu kopírovat opakovaně.
Pokud je měna dobropisu jiná než měna kopírovaných řádků dokladu, systém vkládané částky přepočítá na měnu dobropisu.
Uživatel může upravit řádky a následně zaúčtovat dobropis.
Záložka Payment Details
Bankový účet systém načítá do nezaúčtovaného dobropisu při validaci zákazníka z karty zákazníka z pole Preferovaný účet.
Pro vytvořeni dobropisu z faktury za splátky, za servis viď kap. pro jednotlivé fakturace.
Změna logiky plnění pole Kód země/oblasti DPH
V tabulce Sales Header (36) byla změně logika plnění pole Kód země/oblasti DPH (VAT Country/Region Code).
Standardně plnění tohoto pole probíhalo tak, že pokud byl vyplněný údaj v poli Ship-to Country/Region Code, tj. podle údajů v záložce Fakturace (Billing), se zapsal stejný kód i do tohoto pole. Jinak se plnila hodnota z pole Sell-to Country/Region Code, tj. podle registračních údajů na kartě zákazníka.
Po úpravě logiky plnění pole se nyní vždy plní do tohoto pole stejná hodnota jako je v poli Sell to Country Code.
Plnění toho to pole má vliv na správné zpracování Souhrnného hlášení (VIES Declaration).
Vyrovnání prodejního dobropisu
Vystavený prodejní dobropis je možné ještě před zaúčtováním vyrovnat se zaúčtovanou prodejní fakturou. K tomu slouží pole Typ vyrovnání dokladu a Číslo vyrovnání dokladu. Tlačítkem AssistEdit lze vybrat požadovanou otevřenou Položku zákazníka. Položky budou vyrovnány po zaúčtování dobropisu.
Pokud potřebujete s dobropisem vyrovnat více položek, můžete použít funkci Vyrovnat položky.
V okně Vyrovnat položky zákazníka vyberte požadované položky a zvolte Proces a Nastavit ID vyrovnání.
Systém u vybraných položek vyplní ID vyrovnání.
Po potvrzení OK se ID vyrovnání zkopíruje na prodejní dobropis.
Po zaúčtování dobropisu budou položky vyrovnané. Zaúčtované vyrovnání je možné zobrazit např. z Účtovaného prodejního dobropisu funkcí Najít položky a zobrazit Detailní položky zákazníka.
Pro vytvořeni dobropisu z faktury za splátky, za servis viď kap. pro jednotlivé fakturace.
Zrušení zaúčtovaného dobropisu (funkce Kopírovat doklad)
Zrušit (vystornovat) zaúčtovaný prodejní dobropis je možné manuálním vytvořením opravné faktury, s využitím funkce Kopírovat doklad. Obecně tuto funkci lze používat na libovolném nezaúčtovaném prodejním dokladu, kam je možné zkopírovat libovolný zaúčtovaný nebo nezaúčtovaná prodejní doklad.
Uživatel založí novou Prodejní fakturu. Na kartě Prodejní faktury přes tlačítko Akce – Funkce – Kopírovat doklad uživatel vybere dobropis, který chce zkopírovat:
Uživatel v dialogovém okně vybere:
Typ dokladu
Uživatel vybere požadovaný typ. Pozor na rozlišení nezaúčtovaných a zaúčtovaných dokladů (Dobropis a Účtovaný dobropis)
podle zvoleného výběru se zobrazí při výběru Čísla dokladu předled s doklady
Číslo dokladu
uživatel vybere doklad, který chce kopírovat
Včetně hlavičky
Pokud je ANO, do dokladu se z vybraného dokladu nakopíruje i hlavička dokladu
Pokud je NE, do dokladu se kopírují jen řádky faktury. Hlavičku musí uživatel vyplnit ručně před zkopírováním řádků.
Přepočítat řádky
Pozor! – volba Ano má dopad na použité slevy, dimenze a zejména na DPH! Např. DPH účto skupina zboží není zkopírována z původního řádku, ale použije se účto skupina z nastavení (např. z karty finančního účtu nebo Výchozí DPH účto skupina zboží z Obecné účto skupiny zboží)
Po nakopírovaní dokladu se také předvyplní Číslo vyrovnání dokladu (doklad, který byl kopírován).
...
Create and post a sales credit memo
This chapter describes how to create a standard (manual, individual) credit memo.
The header of the new sales credit memo can be filled in manually or you can use the Copy Document function with the option Include Header = Yes.
Credit note lines can be filled in manually or by using the
Get Recurring Sales Lines
Copy Document
Get an account. Cancellation Lines
On the Sales Credit Memos overview, select the New button.
The system displays the Sales Credit Memo card. After entering the customer (or updating other information in the header), the system assigns a Document Number. If multiple number series is set up for sales credit memos, the number sequence is selected by the user.
Credit note lines can be filled in manually or use the functions under the Prepare button:
Get Posted Reverse Lines
Get Recurring Sales Lines
Get an Account feature. Cancellation Lines
After launching the Get an Account button. For cancellation lines, the user will load the posted lines according to the customer and the selected document type:
Posted shipments (items delivered on the basis of a sales order)
Posted Invoices
Posted return receipts (items received back from the customer based on a return receipt)
Posted Credit Memos
After you select and confirm OK, the selected document lines are copied to the credit memo lines.
Source rows are not marked after the credit memo is inserted or posted, and they can be copied to the credit memo repeatedly.
If the currency of the credit memo is different from the currency of the copied document lines, the system converts the pasted amounts to the currency of the credit memo.
A user can edit the lines and then post a credit memo.
Payment Details Tab
The system loads the bank account into the unposted credit memo when validating the customer from the customer's card from the Preferred Account field.
To create a credit memo from an invoice for installments, for service, see Chap. for individual invoicing.
Change the filling logic for the VAT Country/Region Code field
In the Sales Header table (36), the fulfillment logic of the VAT Country/Region Code field has been changed.
By default, this field was filled in such a way that if the data in the Ship-to Country/Region Code field was filled in, i.e. according to the data in the Billing tab, the same code was entered in this field. Otherwise, the value from the Sell-to Country/Region Code field was filled in, i.e. according to the registration data on the customer card.
After modifying the field filling logic, the same value is now always filled into this field as in the Sell to Country Code field.
Filling in this field affects the correct processing of the VIES Declaration.
Settle an Sales Credit Memo
An issued sales credit memo can be settled with a posted sales invoice before it is posted. To do this, use the Applies-to Document Type and Applies-to Document No. fields. The AssistEdit button can be used to select the desired open Customer Item. The entries will be settled after the credit memo is posted.
If you need to apply multiple entries with a credit memo, you can use the Apply Entries function.
In the Apply Customer Ledger Entries window, select the items you want, and choose Process and Set Applies-to ID.
The system fills in the settlement ID for the selected items.
After OK is confirmed, the settlement ID is copied to the sales credit memo.
After the credit memo is posted, the entries will be settled. Posted settlements can be viewed, for example, from a Posted Sales Credit Memo using the Find Entries function and displaying Detailed Customer Ledger Entries.
To create a credit memo from an invoice for installments, for service, see Chap. for individual invoicing.
Cancel a Posted Credit Memo (Copy Document Function)
You can cancel (cancel) a posted sales credit memo by manually creating a corrective invoice using the Copy Document function. In general, this feature can be used on any unposted sales document, where any posted or unposted sales document can be copied.
The user creates a new Sales Invoice. On the Sales Invoices tab, via the Action button – Functions – Copy document, the user selects the credit note that he wants to copy:
In the dialog box, the user selects:
Document Type
The user selects the desired type. Pay attention to the distinction between unposted and posted documents (Credit Memo and Posted Credit Memo)
according to the selected selection, a document preview is displayed when you select Document No.
Document No.
The user selects the document he wants to copy
Header Included
If YES, the document header from the selected document will be copied to the document as well
If NO, only invoice lines are copied to the document. The header must be filled in manually by the user before the lines are copied.
Recalculate Rows
Attention! – the Yes option has an impact on the discounts used, the dimensions and especially on VAT! For example, the VAT product posting group is not copied from the original line, but the posting group from the setup is used (e.g. from the G/L account card or the Default VAT product posting group from the General Prod. Posting Group)
After copying the document, the Applies-to Document No. (the document that was copied) is also pre-filled.
Once the invoice is posted, it is settled in the customer ledger entries.