Versions Compared

Version Old Version 1 New Version Current
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Comment: Automatically translated by Lango

...

Setting up the Print Report, Attachments

Report (

...

Systém po spuštění funkce pod tlačítkem Tisk nebo Vytvořit přílohu na kartě prodejního dokladu (faktury/dobropisu) načte report z tabulky Nastavení tiskových výstupů fakturace (Invoice Printout Setup), podle hodnoty na kartě prodejního dokladu v poli Typ tisku faktury (Invoice Print Type) a Typu dokladu (Document Type).

Nastavení tisku fakturace

...

attachments) for printing and sending

After running the function under the Print or Create attachment button on the sales document card (invoice/credit note), the system reads a report from the Invoice Printout Setup table, according to the value on the sales document card in the Invoice Print Type and Document Type fields.

Invoicing Print Setup

The fields in the table are:

  • Invoicing Type = Typ Fakturace

    • Pokud je hodnotaIf the value is:

  • Prázdna hodnota

    • Systém nezpracovává doklad (neodesílá, nepřepíná stav odeslání)

  • Hromadné úlohy

    • Fakturační úlohy: Účtovaní splátek so službami (

      • Individual

        • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

          • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type – Prázdné.

      • Splátka (Payment)

        • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

          • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Payment.

      • Servis (Maintenance)

        • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

          • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Servis (Service).

      • PHM (Fuel)

        • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

          • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Fuel 

      • Prodej předmětu financováni (Financing Object Sale)

        • systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).

          • Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Invoice Print Type = Prodej předmětu financováni (Financing Object Sale)

  • Typ dokladu (Document Type)

    • systém filtruje podle typu dokladu při dohledávaní záznamu

  • Report ID

    • uživatel vybírá report, který se generuje při Tisku anebo ukládaní příloh do příloh dokladu

  • Email Body Layout Code

    • nastavení pro tělo mailu

  • Předmět mailu (E – mail Subject)

    • systém načítá hodnotu do těla mailu

  • Název přílohy (E – mail Attachment Name)

    • název přílohy pro typ Attachment Sales Invoice

  • Odeslat (Sent To)

    • vybírá se Jobresponsibilita kontaktu, který se má doklad odesílat

Karta zákaznika

V záložce Fakturace se nastavuje hromadné odesílaní prodejných dokladů pro zákazníka.

Hromadné odesílaní prodejných dokladů:

        • According to the value of the invoicing type and the type of document, the system searches for a record (line).

          • From the record, it takes the ID report, the structure of the email, or. Jobresponsibility for sales documents that have a value in the Inovice Print Type field – Blank on the document card.

      • Payment

        • According to the value of the invoicing type and the type of document, the system searches for a record (line).

          • From the record, it takes the ID report, the structure of the email, or. Jobrespensibility for sales documents that have a value in the Inovice Print Type = Payment field on the document card.

      • Maintenance (Maintenance)

        • According to the value of the invoicing type and the type of document, the system searches for a record (line).

          • From the record, it takes the ID report, the structure of the email, or. Jobrespensibility for sales documents that have a value in the Inovice Print Type = Maintenance (Service) field on the document card.

      • Fuel (Fuel)

        • According to the value of the invoicing type and the type of document, the system searches for a record (line).

          • From the record, it takes the ID report, the structure of the email, or. Jobrespensibility for sales documents that have a value in the Inovice Print Type = Fuel field on the document card 

  • Document Type

    • The system filters by document type when searching for a record

  • Report ID

    • the user selects a report that is generated when printing or saving attachments to document attachments

  • Email Body Layout Code

    • Settings for the body of the mail

  • E-mail Subject

    • The system reads the value into the body of the mail

  • E-mail Attachment Name

    • Attachment name for Attachment type Sales Invoice

  • Sent To

    • the Jobresponsibility of the contact to which the document is to be sent is selected

Customer Card

In the Invoicing tab, you can set up mass sending of sales documents for the customer.

Mass Sending of Saleable Documents:

  • Blank Value

    • The system does not process the document (does not send, does not switch the sending status)

  • Mass Jobs

    • Invoicing tasks: Post Financing Payment (with services); Hromadná fakturace tankovacích karet ( Mass Invoicing Fuel Cards); Hromadná refakturace servisu ( Mass Reinvoice Maintenance); Účtovaní hromadného dobropisu ( Post Billing Credit Memos )  po zaúčtovaní dokladu hned aj odesílají doklad a to:

      • Vytvářejí, ukládají přílohy

      • Přepínají na kartě Stav dokladu = Kompletní

      • Stav Odesílaní E – mail

        • Odesláno = ak je odeslaný mail

        • Nedosláno – chyba = ak odesílaní selhalo.

          • Do Text chyby odesílaní Email zapíše popis chyby

  • Periodická úloha

    • Po spuštění úlohy Hromadné odesílání dokladů systém vytváří email pro jednoho zákazníka, v kterém sú všechny přiložené

  • Periodická úloha Zip

  • Po spuštění úlohy Hromadné odesílání dokladů systém vytváří email pro jednoho zákazníka, v kterém je přiložení Zip se všema přílohami dokladů. V Zipe je vytvořený adresář z příloh)

...

    • After posting the document, they immediately send the document, namely:

      • Create, save attachments

      • Toggle on the Document Status = Complete tab

      • Status Sending E-mail

        • Sent = if the mail is sent

        • Not sent – error = if the sending failed.

          • The Sending Email error text writes a description of the error

  • Periodic Task

    • After running the Mass Sending Documents task, the system creates an email for one customer, in which all the attached

  • Periodic Task Zip

  • After running the Mass Sending Documents task, the system creates an email for one customer, which contains a Zip attachment with all document attachments. In Zipe, a directory is created from attachments)

Stop Sending:

  • Ak je nastavené na ANO

    hromadné fakturační úlohy, ani úlohaHromadné odesílání dokladů neodesílá prodejné doklady zákazníka.

Způsob odesláni faktur

V tabulce Způsob odeslání dokladů se definuje způsob odesláni prodejných dokladů (tisk, email),  jako aj vytváření dalších příloh pro jednotlivé fakturace pro daného zákazníka.

Pole:

  • Typ fakturace

    • pro nižší uvedené fakturační úlohy systém dohledává záznam podle Typ Fakturace:

      Účtovaní splátek so službami (

      Neither bulk invoicing jobs nor taskBulk document sending doesn't send customer's saleable documents.

Invoice Sending Method

The table Method of sending documents defines the method of sending sales documents (print, email), as well as the creation of additional attachments for individual invoicing for a given customer.

Field:

  • Invoicing Type

    • For lower invoicing tasks, the system searches for a record by Invoicing Type:

      • Post Financing Payment (with services) = Typ fakturace SplátkaHromadná fakturace tankovacích karet (Invoicing Type Payment

      • Mass Invoicing Fuel Cards ) = Typ fakturace Invoicing Type = PHMFuel

      • Hromadná refakturace servisu (Mass Reinvoice Maintenance ) = Typ fakturace Invoicing Type = ServisMaintenance

      • Účtovaní hromadného dobropisu (Post Billing Credit Memos ) = Payment

  • Typ dokladuDocument Type

    • FakturaInvoice/dobropis

    Typ odesláni dokladů

    • Credit Memo

  • Type of Sending Documents:

    •  Tisk

      •  po zaúčtovaní systém odesílá doklad do tisku

    •  Email

      • po zaúčtovaní systém odesílá doklad nastavěný Jobresponsibilite kontaktu

  • Formát přílohy (Attachment Format)

    •  vybírá se parametr pro vytvořeni formátu reportu

  • ID sestavy přílohy

    • výběr reportu pro přílohu

  • Název sestavy přílohy

    •  načítá se z vybraného reportu

  • Kód rozvržení přílohy

    • načítá se so zvoleného rozvržení přílohy

  • Popis rozvržení přílohy

    • výběr rozvržení přílohy  

  • Název Přílohy

    • Textové pole

    • Systém při úkladní přílohy do příloh dokladu poměňuje přílohu zvoleným textem

Nastavení prodeje a pohledávek

V tabulce Nastavení prodeje a pohledávek, záložce E – mailing Setup se nastavují parametre úlohu Hromadné odesílání dokladů, jako je: ID report těla emailu (dataset pro email by měl obsahovat pole z karty zákazníka); Kód rozvržení těla emailu, Předmět, Název přílohy

Odesílaní prodejných dokladov

Ručné odesílaní prodejných dokladů

Po zaúčtovaní individuálního dokladu má uživatel možnost z karty dokladu odeslat emailem doklad aj s přiloženými přílohami.

Po zaúčtovaní má doklad:

  • Stav dokladu = prázdné

  • Stav odeslání e-mail = Neodesláno

 Uživatel zkontroluje prodejný doklad, následně přepne Stav dokladu = Kompletní

Uživatel tlačítkem Vytvořit přílohy (Create Attachment) vytvoří přílohy dokladu

Po spuštění tlačítka systém:

  • Zkontroluje Stav dokladu = Kompletní

    • Ak není Stav dokladu = Kompletní zobrazí hlášku

image-20240620-191554.pngImage Removed

  • pro daný Typ tisku faktury (Invoicing Print type) na kartě prodejného dokladu:

    • vytvoří přílohy z Nastavení tisku fakturace (Invoice Printout Setup) a Způsob odesílaní dokladů (Customer Inv. Sending Method)

    • uloží jich do příloh (Attachment) dokladu

      • pro Report prodejný faktury přikládá Typ přílohy = Prodejná faktura

      • pro Report příloh přikládá do Příloh Typ přílohy = Externí příloha prodejný faktury, resp. dobropisu

      • ak uživatel vkládá přílohu, která se má přiložit aj do emailu tak musí v doplnit Typ přílohy =   Externí příloha prodejný faktury, resp. dobropisu

Následně přes tlačítko Email vytvoří  Email a odešle.

Po odeslaní se na kartě prodejného dokladu pole Stav odeslání - E-mail = Odesláno

Odesílání dokladů Hromadnými fakturačnými úlohami

...

    •  Press

      •  After posting, the system sends the document to print

    •  Enamel

      • After posting, the system sends the document set by Jobresponsibility to the contact

  • Attachment Format

    •  A parameter is selected for creating a report format

  • Attachment Report ID

    • Selecting a report for an attachment

  • Attachment Report Name

    •  It is read from the selected report

  • Attachment Layout Code

    • Loads in the selected attachment layout

  • Attachment Layout Description

    • Choose an attachment layout  

  • Attachment Name

    • Text box

    • When inserting attachments into document attachments, the system changes the attachment with the selected text

Sales & Receivables Setup

In the Sales and Receivables Setup table, tab E – mailing Setup, the parameters of the Mass Sending Document task are set, such as: Email body report ID (the email dataset should contain fields from the customer card); Email Body Layout Code, Subject, Attachment Name

Sending Saleable Documents

Manually Sending Saleable Documents

After posting an individual document, the user has the option to send the document with attached attachments by e-mail from the document card.

After posting, the document has:

  • Document Status = Empty

  • Sending Status E-mail = Not Sent

 The user checks the saleable document, then switches Document Status = Complete

Click Create Attachment to create document attachments

When the system button is launched:

  • Checks Document Status = Complete

    • If there is no Document Status = Complete displays a message

image-20240620-191554.pngImage Added

  • for the Invoicing Print type on the Selling Document card:

    • creates attachments from Invoice Printout Setup and Customer Inv. Sending Method

    • saves them in the Attachment of the document

      • for Salesable Invoice Report attaches Attachment Type = Sales Invoice

      • for Attachments Report attaches to Attachments Attachment Type = External Attachment Sales Invoice or Credit Memo

      • If the user inserts an attachment that is to be attached to the email, he must add the Attachment Type = External Attachment Sales Invoice or Credit Memo

Then use the Email button to create an Email and send it.

After sending, on the sales document card, the field Sending Status - E-mail = Sent

Sending Documents by Mass Invoicing Tasks

Invoicing tasks: Post Financing Payment (with services); Hromadná fakturace tankovacích karet ( Mass Invoicing Fuel Cards); Hromadná refakturace servisu ( Mass Reinvoice Maintenance); Účtovaní hromadného dobropisu ( Post Billing Credit Memos )  po zaúčtovaní dokladuafter posting the document, ak je na kartě zákazníka nastavené:

  • Hromadné odesílání prodejních dokladů = Hromadné úlohy

  • Stop odesílaní = NE

  • Způsob odeslání faktur zákazníka pro daný Typ fakturace je Email = ANO

Systém po zaúčtovaní prodejných dokladů fakturačními úlohami:

...

Odesílá prodejné doklady

...

nastavené on the customer card:

  • Mass Sending Sale Documents = Mass Invoicing

  • Stop Sending = NO

  • The method of sending customer invoices for a given Invoicing Type is Email = YES

System after posting sales documents by invoicing tasks:

  • Sends saleable documents

  • Overrides on the sales document card Sending Status - E-mail = Odesláno

  • Zapisuje do logu fakturační úlohy Úspěch anebo Neúspěch

Úloha Hromadné odesílání dokladů

Úlohu Hromadné odesílání dokladů je možné spouštět z Role centra přes vyhledávaní, nebo opakovaně přes plánovač.

Úloha zpracovává prodejné doklady, len zákazníkům, který mají nastavené na kartě zákazníka:

  • Hromadné odesílaní prodejných dokladů = Periodická úloha, anebo Periodická úloha Zip 

  • Stop odesílaní = NE

Po spuštění úloha:

  • prochází Přehled zaúčtovaných faktur a Přehled zaúčtovaných dobropisu;

  • filtruje záznamy

  • Stav dokladu (Document Status) = Kompletní (Complete)

    • Stav odeslaní

    Sent

  • Writes Success or Failure invoicing tasks to the log

Mass Sending Document Task

The Mass Sending Document task can be run from the Role Center via Search, or repeatedly via the scheduler.

The task processes sellable documents, only for customers who have set up on the customer card:

  • Mass Sending of Saleable Documents = Periodic Task or Periodic Task Zip 

  • Stop Sending = NO

After the job starts:

  • goes through the List of Posted Invoices and the List of Posted Credit Memos;

  • filters records

    • Document Status = Complete

    • Sending Status E mail (Sending Status – Email) = Neodeslaná ( Not sent)V hlavičce dokladu v poli

    • In the header of the document, in the field API MASS Invoice (4026710), ak je:

      •  ANO sbírá do zásobníku

      •  NE - kouká do pole  YES collects in the tray

      •  NO - it's looking at the Shortcut Dimension 2 . Podle dimenzi vyhledá kartu smlouvy, kde v field. According to the dimension, it searches for the contract card, where in the API Financing Contract Header (4026397), ak je v poli Paymis in the Paym field. Calendar is Tax Document (19032) hodnota v polivalue in the field:

    •  Čísla zákazníka

      • Na kartě zákazníka kontroluje:

        • Hromadné odesílaní prodejných dokladů = Periodická úloha, anebo Periodická úloha Zip 

        • Stop odesílaní = NE

    •  Jobresponsibilities a to:

      • podle hodnoty v poli v

        • ANO YES + Invoice Print Type = Payment přeskakuje doklad (doklad nebude odeslaný), čeká na ruční odeslaní

        • NE = pokračuje na dál

    Záznamy seskupí podle

        • skips document (document will not be sent), waiting for manual sending

        • NO = continues on

  • Records grouped by

    •  Customer Numbers

      • On the customer card, it checks:

        • Mass Sending of Saleable Documents = Periodic Task or Periodic Task Zip 

        • Stop Sending = NO

    •  Jobresponsibilities namely:

      • according to the value in the field in Invoice Print Type (Sales Cr. Memo Header (114), Sales Invoice Header (112), vyhledá v tab. Invoicing Printout Setup záznam, který má Invoicing Type stejnou hodnotu, jako je v searches the Invoicing Printout Setup tab for a record that has the same value as in Invoice Print Type;

      • nalezeného záznamu hledá hodnotu v poli of the found record searches for a value in the Send To (Job responsibilities) field

Pozn. Ak by měl zákazník doklady se všechny typy fakturace, úloha by mu vytvořila:

  • Jeden mail pro Jobresponsibilitu Invoice, v kterém by byly doklady se všechny typy fakturace

  • Druhý mail pro Jobresponsibilitu FMN, v kterém by byly doklady jen pro Typ fakturace = Servis.

...

seskupuje záznamy, vytváří mail:

  •  email

    • převezme z karty kontaktu Jobresponsibility

  •  tělo e – mail:

    • Systém z tab. Sales & Receivables Setup (311) načítá report z pole Email Body Layout Code

  • Předmět převezme

    • z tab. Sales & Receivables Setup (311) načítá hodnotu z nového pole E – mail Subject 

...

 Do přílohy emailu, ak bolo na kartě zákazníka v poli Hromadné odesílaní prodejných dokladů:

  • Periodická úloha přikládá všechny přílohy z Attachment dokladů (nezazipuje jich)

  • Periodická úloha ZIP, všechny přílohy zazipuje. V Zipe vytváří adresář podle čísel jednotlivých doklad, v kterých sú přílohy.

...

Odesílá e – mail

...

Note. If the customer had documents with all types of invoicing, the task would create:

  • One mail for Jobresponsibility Invoice, in which there would be documents with all types of invoicing

  • A second e-mail for Jobresponsibility FMN, in which there would be documents only for Invoicing Type = Maintenance.

  • groups records, creates mail:

    •  enamel

      • Takes Jobresponsibility from the contact card

    •  Body E – Mail:

      • The system reads the report from the Sales & Receivables Setup tab (311) from the Email Body Layout Code field

    • Object takes over

      • from the Sales & Receivables Setup tab (311) reads the value from the new field E – mail Subject 

  •  To an email attachment, as it was on the customer card in the Mass Sending of Sales Documents field:

    • Periodic task attaches all attachments from Attachment documents (does not zip them)

    • Periodic task ZIP, zips all attachments. In Zipe, it creates a directory according to the numbers of the individual documents in which the attachments are located.

  • Sends e-mail

  • On the document cards, writes the value into a new field Sending Status – Email (79280) Odeslané

    • ak při vzniku E mailu, anebo při odesílaní vznikne chyba, tj. E – mail se neodešle. Systém do pole Sending Status – Email přepne Neodeslané – chyba a do Text chyby odesláni zapíše chybu.

...

  • Sent

    • If an error occurs when creating an E-mail or when sending, i.e. the E-mail is not sent. The system switches to the Sending Status – Email field to Not Sent – Error and writes an error to the Sending Error Text.

In Sent E-mails, the user can check whose emails were sent by the customer.