Vytvoření upomínek
Úloha na vytvoření upomínek se spouští z přehledu Upomínek přes tlačítko Vytvořit upomínku.
Při vytváření upomínky se používá Kód podmínky upomínky i Kód podmínky penále. Z Kódu podmínky penále si systém plní úrokovou míru, dle které počítá v upomínce hodnotu v poli Částka (Amount) na řádcích upomínky.
Záložka Možnosti:
Zúčtovací datum (Posting Date)
Datum účtovaní upomínky, poplatku
Datum dokladu (Document Date)
Na základe Datumu dokladu systém filtruje v položkách zákazníka, na položky Otevřené = ANO, Datum splatnosti < Datum dokladu.
Úloha kontroluje podle filtru položky zákazníka podle nastaveného Kódu podmínky upomínky.
Pouze částky se splatným saldem
pokud A, systém vloží pouze položky, které jsou splatné před datem vystavení upomínky
pokud N, systém vloží dvě oddělené skupiny řádků, a to splatné položky a položky, které ještě splatné nejsou (doporučeno pro leasingové smlouvy)
Zahrnout pozdržené položky
pokud N, systém přeskakuje položky zákazníka s neprázdnou hodnotou v poli Vyčkat (On Hold).
pokud A, tyto položky se do upomínky zahrnou taktéž.
Použít úroveň hlavičky
budou mít všechny řádky stejnou úroveň upomínky.
Pokud bude NE, tak v řádcích upomínky bude do skupin rozdělení pohledávky dle úrovně.
Doporučené nastavění:
Pouze částky se splatným saldem=N
Použít úroveň hlavičky=A
Vydat
pokud A, upomínka se zároveň s vygenerováním přesune do Vydaných upomínek.
Záložka Zákazník:
V tomto případě se nezadává hlavička upomínky, nýbrž se na formuláři na záložce Zákazník vybere zákazník nebo zákazníci, pro které se upomínky tvoří.
Pokud chceme vytvořit upomínky nad celým portfoliem smluv o financování, nevybereme žádného zákazníka.
Záložka Položky zákazníka:
...
Pro vytvoření upomínky za konkrétní smlouvu je možné vybrat konkrétní číslo smlouvy v poli Smlouva Kód. Pro upomínání všech smluv o financování nevybíráme žádnou hodnotu.
Záložka Vyrovnat poplatek řádku na:
Lze zadat filtr na Typy dokladů z položky zákazníka, na které bude generován poplatek v upomínce. Pokud se nevyplní, berou se všechny typy dokladů.
Proces vytvoření upomínek v OC je následovný (popis platí, pokud upomínka má úroveň 1 a 2):
Pokud je nastavené Navrhovat upomínky za smlouvu=ANO v Nastavení OneCore (doporučené nastavení pro leasing), proces jede přes všechny zákazníky (pokud je Navrhovat upomínky za smlouvu=N, prochází jen zákazníky s vyplněným Kódem podmínky upomínky).
Pozn.: toto je z důvodu, že v leasingové praxi na zákaznících bude Kód podmínky upomínky pouze výjimečně, jenom pokud daný zákazník má dohodnuty rozdílné upomínání ve Všeobecných obchodných podmínkách.
při procházení nyní přeskakuje smlouvy, které mají prázdný Kód podmínky upomínky. Kód podmínky ze smlouvy systém používá při zakládání hlavičky upomínky za zákazníka a smlouvu.
Pozn.: pokud smlouva nemá být upomínaná, třeba v ní nastavit Kód podmínky upomínky prázdní hodnotu
setřídí se číselník úrovní upomínek od největší k nejmenší – takže 2,1.
začne od úrovně 2 - hledá položky zákazníka v tabulce Položky zákazníka Cust. Ledger Entry (21) (položky zákazníka je možné otevřít např. z Fakt boxu Statistika smlouvy, rozkliknutím hodnoty Saldo smlouvy (LM)), které mají v poli Úroveň poslední vydané upomínky (80) hodnotu 1
Pokud takovou najde, hledá odpovídající položku upomínky a z ní bere datum splatnosti upomínky. Položka upomínky se dá rozkliknout přes fakt box Podrobnosti položky zákazníka, pole Položky upomínky/penále
Datum splatnosti upomínky (15)
Na Datum splatnosti pak uplatňuje vzorec data, který je zadán na druhé úrovni upomínky v poli Lhůta odkladu (např. 20D). Pak:
Pokud platí Datum splatnosti + Lhůta odkladu < datum dokladu vytvářené upomínky (tzn. 2-ky), pak upomínku 2.úrovne vytvoří
Pokud neplatí Datum splatnosti + Lhůta odkladu < datum dokladu vytvářené upomínky (tzn. 2-ky), pak upomínku 2.úrovne nevytvoří
potom jde chystat úroveň jedna – hledá položky zákazníka s prázdnou hodnotou v poli Úroveň posl. vydané upomínky. U těchto pracuje s Datem splatnosti položky zákazníka a na ně uplatňuje pravidla pro úroveň 1.
Pokud je v řádcích upomínek nastavené vypočítávat penále, systém kouká na Položky Zákazníka, zda mají dané položky zákazníka vyplněný Kód Penále, následně podle něho vypočtou penále na položku.
V případě, pokud není vypočítané penále v řádku upomínky, je to z důvodu, že v čase vzniku položky zákazníka nebyl vyplněný Kód penalizace na kartě zákazníka.
Tlačítko Navrhnout řádky upomínky
Volba slouží spíš na aktualizaci nebo vytvoření řádku na již vytvořené upomínce. Po stisknutí tlačítka se otevře dialogové okno.
Přehled vytvořených Upomínek
Po potvrzení OK v dialogových oknech výše se v přehledu upomínek vytvoří upomínky, které zatím nebyly vydány.
Pokud uživatel chce otevřít danou upomínku, označí ji, pak stiskne tlačítko Úpravy anebo Pohled. Otevře se fornulář Upomínka Reminder (434), zobrazuje dáta z tabulky Hlavička upomínky Reminder Header (295).
V záložce Obecné se nacházejí základní údaje pro identifikaci.
V záložce Řádky se nacházejí.
Význam pole:
Typ
Může mít hodnoty:
Prázdní – pouze pro řádek s textem (úvodním nebo závěrečným)
Účet – pro poplatek za upomínku
Položka zákazníka – upomínaná položka
Poplatek řádku – pokud upomínka obsahuje i poplatek řádku
Číslo
je vyplněno číslem účtu v případě, že typ je účet
Typ dokladu
je zase vyplněno, když typ je položka zákazníka. Nejčastěji je typem Faktura, ale mohou zde být všechny typy položky zákazníka.
Datum splatnosti
je zkopírováno z upomínané položky
Popis
je zkopírováno z upomínané položky zákazníka z pole Popis
Zůstatek
je zkopírováno z upomínané položky
Částka
může obsahovat buď částku poplatku nebo vypočtenou částku penále.
V záložce Účtování se nacházejí pole:
Kód podmínky upomínky
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, kód podmínky upomínky je zkopírováno z karty zákazníka
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, kód podmínky upomínky je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné
Kód podmínky penále
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, kód podmínky upomínky je zkopírováno z karty zákazníka
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, kód podmínky upomínky je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné
Datum splatnosti
se vypočítá z data dokladu a lhůty splatnosti dané úrovně upomínky a pole je needitovatelné
Kód měny
Je měna, v které existují položky zákazníka
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, kód podmínky upomínky je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné
Středisko Kód
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, Středisko Kód je zkopírováno z karty zákazníka
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, Středisko Kód je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné
Kód kontraktu
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=N, Kód kontraktu je zkopírováno z karty zákazníka
Pokud v Nastavení prodeje a pohledávek Navrhovat upomínky za smlouvu=A, Kód kontraktu je zkopírováno ze smlouvy o financování, pro kterou se daná upomínka vytvořila a pole je needitovatelné
Přehled vydaných upomínek (Vydání, tisk upomínky)
Vydání upomínky je možné vykonat několika způsoby – jednotlivě i hromadně.
Vydání jednotlivé upomínky:
Vydání jednotlivé upomínky je možné vykonat z karty Upomínky tlačítkem Vydání…anebo po označení jedné upomínky v přehledu Upomínky a stisknutí tlačítka Vydání…Otevře se dialogové okno Vydat upomínku.
Uložení nastavění – OC uloží poslední nastavění dialogového okna a toto nastavění použije při příštím spouštění
Tisk
Může mít hodnoty:
Prázdní – upomínka se při vydání nevytiskne
Print – upomínka se při vydání vytiskne
Email – upomínka se při vydání vygeneruje i jako příloha emailu
Změnit zúčtovací datum
Pokud se bude na základě vydání upomínky i účtovat (poplatek, penále), lze změnit zúčtovací datum zaškrtnutím příslušného pole a zadáním nového zúčtovacího data.
Zúčtovací datum
zadání nového zúčtovacího data.
Skrýt dialog emailu
Skryje dialog emailu
V záložce Upomínka je ve filtru Číslo = číslo dané jedné upomínky.
Po potvrzení tlačítka Ok systém podle hodnoty Tisk-u vykoná vydání resp. vytištění upomínky.
Po vydaní upomínky sú upomínky v Přehledu Vydaných upomínek.
Pole Kolikrát vytištěno (No. Printed) – číslo se zvyšuje podle toho, kolik krát byla upomínka vytištěna.
Hromadné vydání upomínek:
Hromadní vydání upomínek je možné vykonat z přehledu Upomínky:
označením příslušných upomínek a stisknutím tlačítka Vydání…
označením všech upomínek (kliknutí na tři tečky – Vybrat více a Vybrat všechny řádky):
Pak se označí všechny nevydané upomínky:
Pak volbou Proces - Vydání se otevře dialogové okno. Rozdíl je pouze v tom, že Číslo bude mít prázdnou hodnotu.
Po potvrzení se všechny označené upomínky vydají, resp. i vytisknou, pokud byla volba Tiska zvolena. Upomínky se přesunuli do seznamu Vydané upomínky.
Karta Vydané upomínky
Ve Fakt boxu jsou zobrazeny Podrobnosti položky zákazníka:
Položky upomínky/penále
Po kliknutí na číslo se otevře přehled Položky upomínky/penále s filtrem na Číslo položky zákazníka
Vyrovnané položky
Zobrazí se Přehled Vyrovnaných položek zákazníka
V Přehlede jsou zobrazené doklady připařované k upomínané položce
Pozn. Zúčtovací datum = zúčtovací datum dokladu (není to datum vyrovnání)
Detailní položky zákazníka
Zobrazí Přehled Detailních položek zákazníka
V Přehlede jsou zobrazené připárované položky k upomínané položce.
Pozn.: Typ dokladu se přebírá z vyrovnávací položky (vyrovnávací položka je položka z hlavičky vyrovnání v Apply Customer Entries). Zúčtovací datum (23.3.2023) = datum vyrovnání.
Přes Vyrovnávací číslo (Application No.) je možné dohledat, s kterými položkami byli jednotlivé položky vyrovnané jako je vidět na Obr. Níže.
Prvá položka je vyrovnání dobropisu zaúčtovaného 3.2.2023 viz Obrázek Vyrovnané položky.
Druhá položka je vyrovnání upomínané faktury.
Odeslání upomínky emailem
Odeslání upomínky je možné:
Z přehledu Vydaných upomínek volbou Akce - Odeslat Emailem.
Z karty Vydané upomínky volbou Proces – Odeslat Emailem.
...
Create reminders
The task for creating reminders is started from the Reminders list via the Create Reminder button.
When you create a reminder, both the Reminder Terms Code and the Finance Charge Terms Code are used. From the Finance Charge Terms Code, the system fills in the interest rate according to which it calculates the value in the Amount field on the reminder lines in the reminder.
Options tab:
Posting Date
Reminder or Fee Posting Date
Document Date
Based on Document Date, the system filters in customer ledger entries to Open = YES, Due Date < Document Date.
The task checks the filter of the customer ledger entries according to the set Reminder Terms Code.
Only Amounts with Overdue Amounts
if Y, the system inserts only entries that are due before the reminder date
if N, the system inserts two separate groups of rows, namely due entries and entries that are not yet due (recommended for leasing contracts)
Include Entries On Hold
if N, the system skips customer entries with a non-empty value in the On Hold field.
if A, these items will be included in the reminder as well.
Use Header Level
all lines will have the same reminder level.
If NO, then the reminder lines will divide the receivables into groups according to the level.
Recommended settings:
Only Amounts with Overdue Balance=N
Use Header Level=A
Issue
if A, the reminder will be moved to Issued reminders at the same time as it is generated.
Customer Tab:
In this case, the reminder header is not entered, but the customer or customers for whom the reminders are created are selected on the form on the Customer tab.
If we want to create reminders over the entire portfolio of financing contracts, we will not select any customer.
Customer Ledger Entries Tab:
On the Customer Ledger Entry FastTabwithselect Document Types for which the reminder is created.
To create a reminder for a specific contract, you can select a specific contract number in the Contract Code field. We do not collect any value for reminders of all financing contracts.
Apply Line Fee FastTab on:
It is possible to specify a filter for Document types from the customer ledger entry to which the fee will be generated in the reminder. If it is not filled in, all types of documents are taken.
The process of creating reminders in the OC is as follows (the description applies if the reminder has levels 1 and 2):
If Suggest reminders for contract=YES is set in OneCore Settings (recommended setting for leasing), the process goes through all customers (if Suggest reminders for contract=N, only customers with a filled in Reminder Terms Code go through).
Note: this is due to the fact that in leasing practice, the Reminder Terms Code will be applied to customers only exceptionally, only if the customer has agreed on different reminders in the General Terms and Conditions.
when browsing, it now skips agreements that have a blank Reminder Terms Code. The system uses the term code from the contract when creating a reminder header for the customer and the contract.
Note: if the contract is not to be a reminder, it is necessary to set the Reminder Terms Code empty value
The reminder level code is sorted from largest to smallest – so 2.1.
starts from level 2 - looks for customer ledger entries in the Cust Customer Ledger Entries table. Ledger Entry (21) (customer entries can be opened, for example, from the Contract Statistics Fact box, by clicking on the Contract Balance (LCY) value), which have a value of 1 in the Last Issued Reminder Level field (80)
If it finds one, it searches for the corresponding reminder item and takes the due date of the reminder from it. The reminder item can be clicked via the fact box Customer Entry Details, Reminder Entries/Finance Charge Entries field
Reminder Due Date (15)
It then applies the date formula that is entered in the second level of the reminder in the Grace Period field (e.g. 20D) to the Due Date. Then:
If the Due Date + Grace Period is valid < the document date of the created reminder (i.e. 2), then the 2nd level reminder will be created
If the Due Date + Postponement Period does not apply < the document date of the created reminder (i.e. 2), then the 2nd level reminder will not be created
then goes to Level One – it looks for customer items with a blank value in the Level Messenger field. Issued reminders. For these, it works with the due date of the customer entry and applies the rules for level 1 to them.
If the reminder lines are set to calculate finance charge memos, the system looks at the Customer Ledger Entries to see if the customer items have a Finance Charge Code filled in, then calculates the finance charge per item according to it.
If there is no calculated finance charge in the reminder line, it is because the Penalty Code on the customer card was not filled in at the time of creation of the customer entry.
Suggest Reminder Lines button
This option is used to update or create a row on an already created reminder. When the button is pressed, a dialog box opens.
Overview of Created Reminders
After confirming OK in the dialogs above, reminders that have not yet been issued will be created in the reminder overview.
If the user wants to open the reminder, select it, then press the Edit or View button. The Reminder Header (434) fornulary opens, displaying data from the Reminder Header table (295).
In the General tab, you can find basic information for identification.
In the Lines tab, they are located.
Meaning of the field:
Type
It can have the following values:
Blank — only for the line of text (opening or closing)
Account – for a reminder fee
Customer Ledger Entry – Reminder Item
Line fee – if the reminder also contains a line charge
Number
is filled with the account number in case the type is account
Document Type
is in turn filled in when the type is a customer ledger entry. The most common type is Invoice, but all types of customer item can be here.
Maturity date
is copied from a reminder item
Description
is copied from the customer reminder ledger from the Description field
Balance
is copied from a reminder item
Amount
It can contain either a fee amount or a calculated penalty amount.
On the Posting tab, there are the following fields:
Reminder Terms Code
In Sales & Receivables Setup, if Suggest Reminders by Contract=N, the reminder terms code is copied from the customer card
If Suggest reminders by contract=A in Sales & Receivables Setup, the reminder term code is copied from the financing contract for which the reminder was created and the field is uneditable
Finance Charge Terms Code
In Sales & Receivables Setup, if Suggest Reminders by Contract=N, the reminder terms code is copied from the customer card
If Suggest reminders by contract=A in Sales & Receivables Setup, the reminder term code is copied from the financing contract for which the reminder was created and the field is uneditable
Maturity date
is calculated from the document date and due date of the given reminder level and the field is non-editable
Currency Code
Is the currency in which the customer's entries exist
If Suggest reminders by contract=A in Sales & Receivables Setup, the reminder term code is copied from the financing contract for which the reminder was created and the field is uneditable
Center Code
In Sales & Receivables Setup, if Suggest Reminders by Contract=N, the Center Code is copied from the customer card
If in Sales & Receivables Setup Suggest Reminders for Contract=A, Center The code is copied from the financing contract for which the reminder was created and the field is uneditable
Contract Code
In Sales & Receivables Setup, if Suggest Reminders by Contract=N, the Contract Code is copied from the customer card
If in Sales & Receivables Setup Suggest Reminders for Contract=A, the Contract Code is copied from the Financing Contract for which the reminder was created and the field is uneditable
List of issued reminders (Issue, print reminders)
Issuing a reminder can be done in several ways – individually or collectively.
Issuance of individual reminders:
An individual reminder can be issued from the Reminders tab by clicking on the Issue... or after selecting one reminder in the Reminders overview and pressing the Issue button... The Issue Reminder dialog box opens.
Save settings – OC saves the last settings of the dialog window and uses these settings on the next startup
Press
It can have the following values:
Blank – the reminder is not printed when it is issued
Print – the reminder is printed when it is issued
Email – a reminder is also generated as an email attachment when issued.
Change Posting Date
If a charge (fee, finance charge) is also to be charged based on the reminder issued, the posting date can be changed by ticking the appropriate box and entering a new posting date.
Posting Date
Enter a new posting date.
Hide Email Dialog
Hides email dialog
In the Reminder tab, the filter contains Number = number of the given reminder.
After confirming the Ok button, the system will issue or print the reminder according to the Print value.
After the reminder is issued, the reminders are in the List of Issued Reminders.
No. Printed field – The number increases based on how many times the reminder has been printed.
Mass issuance of reminders:
Mass issuance of reminders can be done from the Reminders list:
by marking the relevant reminders and pressing the Issue button...
by marking all reminders (clicking on the three dots – Select more and Select all rows):
Then all unissued reminders are marked:
Then choose Process - Release to open a dialog box. The only difference is that Number will have a blank value.
After confirmation, all marked reminders will be issued or printed, if the Print option has been selected. Reminders have been moved to the Issued Reminders list.
Issued Reminders tab
In the Fact box, the details of the customer entry are displayed:
Reminder/Finance Charge Entries
When you click on the number, the Reminder/Finance Charge Entries list opens with a filter to Customer Ledger Entry No.
Applied Entries
The Customer's Applied Entries List is displayed
In the Overview, documents are displayed that are being paired to the reminder item
Note: Posting Date = Posting Date of Document (not Settlement Date)
Detailed Customer Ledger Entries
Displays an overview of Customer Detailed Entries
In the Overview, the paired items to the reminder item are displayed.
Note: The document type is taken from the application entry (the balancing entry is the item from the application header in Apply Customer Entries). Posting date (23/03/2023) = settlement date.
Through the Buffer number (Application No.) it is possible to find out with which items the individual items were compared, as shown in the Figure below.
The first item is the settlement of the credit memo posted on 2/3/2023, see Figure Applied Entries.
The second item is the settlement of the reminder invoice.
Send a reminder by email
You can send a reminder to:
From the list of Issued Reminders, select Action - Send by Email.
From the Issued Reminders tab, select Process – Send by Email.
After confirming the selection, a dialog window will open in which you can edit the email and send it by selecting the option on the Send email bar.