...
...
...
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
The Batch Jobs Setup ). Pro vytváření karet majetku se musí založit a nastavit karta dávkové úlohy s Typ dávkové úlohy = DM – Karta table is created. To create asset cards, a batch job card with Batch Job Type = FA – Card (Batch Job Type = FA – Card) .
Podrobnější popis nastavení dávkových úloh je popsán v Finance Setup
Dále je vytvořen nový číselník Šablony knih odpisů (must be created and set up.
A more detailed description of the batch jobs settings is described in the Nastavení Finance
In addition, a new code list FA Depreciation Book Templates ), ve kterém je možné nastavit různé způsoby, metody odpisování s nastavením podmínek odpisování (metoda, počáteční datum odpisování, počet měsíců odpisování, výchozí kniha odpisů apod.). Kód šablony se pak nastaví ke kódu Podtřídy DM (FA Subclasses). Kód Podtřídy DM se pak nastaví v kartě dávkové úlohy pro vytvoření karty DM. Dle nastavení Šablony knih odpisů pak systém při generování Karty DM založí řádky (Knihy odpisů DM) a ke každé knize nastaví způsob odepisování.
Podrobnější popis nastavení Šablony knih odpisů (FA Depreciation Book Templates) a Podtřídy DM (FA Subclasses) je popsán v Finance Setup
Pro hromadné vytvoření karet DM ke smlouvám o financování slouží dávková úloha “Vytvořit karty majetku” (Build Fixed Asset Cards). Po spuštění úlohy uživatelsky lze v dialogovém okně omezit výběr Smluv o financování, které mají být zahrnuté do úlohy (např. Číslo smlouvy, Datum předání předmětufinancování). Jestliže jsou některé parametry pro výběr smlouvy dané nastavením (Dávkové úlohy), např. Stav smlouvy, uživatel může vlastním filtrem tento výběr dále zúžit, nikoliv rozšířit (např. pokud je v nastavení Dávkové úlohy nastavený stav smlouvy Podepsaná a Aktivní, uživatel může v úloze vybrat pouze stav Aktivní).
Po potvrzení tlačítka OK úloha projde Smlouvy o financování a pro jejich Předměty financování zakládá Karty DM. Na konci úlohy je informace o počtu předmětů, které byly zahrnuté do úlohy. V tomto počtu jsou zahrnuté jak vygenerované karty DM, tak i předměty, u nichž generování karty skončilo chybou a karta DM nebyla vytvořena. Tyto chyby je možné najít v Log DM (Fixed Asset Error Log).
Po odstranění chyb (např. na Předmětu financování není vyplněné datum předání předmětu nebo nejsou v šabloně knih odpisů vyplněná povinná pole) je úlohu možné znovu spustit a chybějící karty tak dodatečně dogenerovat.
Jestliže úloha nenalezne podstatné závady, založí pro daný Předmět financování novou Kartu DM (hlavičku a řádky knih odpisů). Číslo vytvořené karty DM zapíše na předmět financování a na vytvořenou kartu DM zapíše číslo předmětu financování plus ostatní údaje či informace o smlouvě a předmětu financování.
Úlohu lze nalézt a spustit z těchto míst:
v přehledu majetku Fixed Asset je umístěna v nabídce Process -> Build Fixed Assets Cards nebo v nabídce Actions, ve které lze úlohy uživatelsky přeskládat pomocí funkce Personalize
vyhledat pomocí systémové lupy.
Závislosti a předpoklady
Závislostí je nastavení karty Dávkové úlohy (Batch Jobs Setup Card) s Typ dávkové úlohy = DM – Karta (Batch Job Type = FA – Card).
Další závislostí je vytvořená a nastavená Šablona knih odpisů (FA Depreciation Book Templates).
Další závislostí je vytvořený a správně nastavený kód Podtřídy DM (FA Subclasses) pro vozidla (předměty financování). Zároveň je tento kód Podtřídy DM (FA Subclasses) nastavený v kartě dávkové úlohy pro vytvoření karty DM.
Typ dávkové úlohy (Batch Job Type) | Typ objektu (Object Type) | Číslo objektu (Object No.) |
DM – Karta (FA – Card) | Report | 4046910 |
Proces zpracování úlohy
Úloha při spuštění nahlédne do Nastavení dávkových úloh (Build Fixed Assets Cards) a pro úlohu Vytvořit karty majetku (Build Fixed Asset Cards) použije kartu dávkové úlohy s nastaveným Typem dávkové úlohy = DM – karta (Batch Job Type = FA – Card).
Po vyvolání úlohy Vytvořit karty majetku (Build Fixed Asset Cards) se nejdříve zobrazí dialogové okno úlohy. V dialogovém okně může uživatel zúžit podmínky v oddílu Možnosti (Options). Dále uživatel může zadat filtry na údaje z Hlavičky smlouvy (např. číslo smlouvy, číslo zákazníka, datum podpisu smlouvy apod.). S nastavenými podmínkami a filtry bude úloha pracovat po jejím samotném spuštění tlačítkem OK.
Po spuštění úlohy potvrzením tlačítka OK provede úloha tyto kroky:
...
nasadí filtry na smlouvy takto:
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdné, nasadí filtr na Typ produktu financování (Financing Type Filter)
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdné, nasadí filtr na Stav smlouvy (Contract Status Filter), protože je stav=Option, je filtr v nastavení ve tvaru např. 10|14
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdné, nasadí filtr na Detailní stav smlouvy (Detail Contract Status Filter)
nasadí pevný filtr na pole Varianta (Calculation Variant) = Ne, pole Změnová kopie (Change Copy) = Ne
...
pak prochází všechny smlouvy, které odpovídají filtru. Pro každou smlouvu hledá, zda existuje kalkulační vstup s příznakem Do pořízení = Ano. Pokud existuje, přejde na předmět financování, který je vyplněn na kalkulačním vstupu. Pokud daný předmět financování má prázdné Číslo DM, spustí se funkce na vytvoření karty DM
...
zkontroluje pole Kalkulace (Calculation) v Detailním stavu smlouvy (Detailed Contract Status). Jestliže je Ano (Yes), ukončí zpracování smlouvy a přejde na zpracování další smlouvy. Jestliže je Ne (No), pokračuje ve zpracování dalších kroků procesu
...
zkontroluje a zvaliduje, zda je na smlouvě vyplněno pole Datum předání (Handover Date), pokud není pole zvalidováno, tak se proces vytváření karty DM zastaví a zapíše se do Log DM chybové hlášení, úloha přejde na zpracování další smlouvy
...
pokud je v nastavení dávkové úlohy vyplněna číselná řada DM tak se použije, jinak pro přidělení nového čísla DM použije číslo předmětu financování
...
Vyplňuje pole na kartě DM takto:
do pole Popis (Description) zapíše hodnotu z pole Název značky (Make Name) z předmětu financování
do pole Vyhledávací název (Search Description) zapíše hodnotu z pole Popis na kartě DM
do pole Popis 2 (Description 2) zapíše hodnotu z pole Název modelu (Model Name) z předmětu financování
do pole Úplný popis (Full Description) zapíše hodnotu z pole Název (Name) z předmětu financování
do pole Kód umístění DM (FA Location Code) ze stejného pole FA Location Code (19100) na předmětu
do pole Číslo aktuální leasingové smlouvy (Current Fin. Contract No.) zapíše číslo smlouvy z karty předmětu (pokud je smlouva změnovou kopií, dává tam hodnotu před znakem _)
do pole Číslo předmětu financování (Financed Object No.) zapíše číslo předmětu financování z karty předmětu
do kalkulovaného pole Číslo zákazníka (Customer No.) se „naplní“ hodnota ze stejného pole na smlouvě
do kalkulovaného pole Název zákazníka (Customer Name) se „naplní“ hodnota ze stejného pole na smlouvě
pokud je na předmětu vyplněno Číslo karosérie (VIN) (Chassis No. (VIN)), „naplní“ se stejná hodnota do kalkulovaného pole Evidenční číslo vozidla VIN (Car Identification Number VIN)
pokud je na předmětu vyplněno Registrační číslo vozidla (Licence Plate No.), „naplní“ se stejná hodnota do kalkulovaného pole Registrační značka (Licence Plate No.)
pokud je na smlouvě vyplněna hodnota pro Kód globální dimenze 1 (Cost_center Kód) nebo Kód globální dimenze 2 (Contract Kód), zapíše je do karty DM a do tabulky Default Dimension (352), respektive na kartu DM a do tabulky Výchozí dimenze se zapíšou všechny dimenze, které jsou na smlouvě vyplněny
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdná hodnota v poli Kód třídy DM (FA Class Code), zapíše ji na kartu DM
pokud je v nastavení dávkové úlohy neprázdná hodnota v poli Kód podtřídy DM (FA Subclass Code), zapíše ji na kartu DM
...
založí kartu DM – proběhnou úkony, jako při ručním vytvoření, tj. přidělení čísla atd.
...
zapíše na předmět financování číslo vytvořené karty majetku
...
zapíše na kartu majetku číslo předmětu financování
Vytvoří knihy odpisů:
v tabulce Šablona kniha odpisů zafiltruje na kód, který je nastavený na vyplněném Kódu Podtřídy DM. Pro každou nalezenou knihu DM založí knihu odpisů DM daného majetku takto:
...
Číslo DM – z právě vytvořeného majetku
...
Kód knihy odpisů – ze šablony, pole Deprciation Book Code
...
Na šabloně musí být vyplněn Počáteční datum odepisování + vzorec data (Depreciation Date + Depreciation Startin Date). Tento vzorec se použije na datum ze smlouvy dle nastavení pole Datum pro odpisy DM, hodnoty: Datum podpisu smlouvy(Contract Signing Date),Datum akontace(Advance Payment Date),Datum 1. splátky(1st Installment),Datum předání předmětu(Handover Date),Datum začátku kalkulace(Calculation Starting Date). Takto získané datum se zapíše do knihy odpisů jako Počáteční datum odepisování (Depreciation Starting Date)
...
Metoda odpisu – ze šablony, pole Depreciation Method
...
Pořizovací cena retrospektivně – ze šablony, pole Purchase Price Retrospectivally
...
Pokud je na šabloně neprázdná hodnota v poli Účto skupina DM (FA Posting Group), zapíše ji do Knihy odpisů DM (Depreciation Book)
...
Pokud je na šabloně neprázdná hodnota v poli Kód daňové odpisové skupiny (Depreciation Group Code), zapíše ji do Knihy odpisů DM (Depreciation Book)
...
has been created, in which it is possible to set up various methods, methods of depreciation with the setting of depreciation conditions (method, depreciation starting date, number of depreciation months, default depreciation book, etc.). The template code is then set to the FA Subclasses code. The FA Subclass Code is then set up in the Batch Jobs tab to create the FA Card. According to the settings of the Depreciation Book Template, the system then creates rows (FA Depreciation Books) when generating the FA Card and sets the depreciation method for each book.
A more detailed description of the FA Depreciation Book Templates and FA Subclasses settings is described in Nastavení Finance
To create FA cards for financing contracts in bulk, use the "Build Fixed Asset Cards" batch job. After starting the task by the user, it is possible to limit the selection of Financing Contracts to be included in the task (e.g. Contract No., Handover Date of the Financed Object) in the dialog window. If some parameters for contract selection are given by settings (Batch Jobs), e.g. Contract status, the user can use a custom filter to further narrow the selection, not expand it (e.g. if the contract status is set to Signed and Active in the Batch Jobs settings, the user can only select the Active status in the job).
After confirming the OK button, the task will go through the Financing Contracts and create FA Cards for their Financed Objects. At the end of the task, there is information about the number of subjects that were included in the task. This number includes both generated FA cards and items for which the card generation ended with an error and the FA card was not created. These errors can be found in the Fixed Asset Error Log (FA).
After removing the errors (e.g. the date of handover of the object is not filled in on the Financed Object or the mandatory fields are not filled in in the depreciation book template), the task can be run again and the missing cards can be additionally generated.
If the task does not find significant defects, it creates a new FA Card (header and lines of depreciation books) for the given Financed Object. The FA writes the number of the created FA card on the financed object and the number of the financed object plus other data or information about the contract and the financed object is written on the created FA card.
The task can be found and run from the following locations:
in the Fixed Asset overview is located in the Process -> Build Fixed Assets Cards menu or in the Actions menu, where tasks can be rearranged by the user using the Personalize function
Search using the System Magnifier.
Dependencies and assumptions
The dependency is to set up the Batch Jobs Setup Card with Batch Job Type = FA – Card.
Another dependency is the FA Depreciation Book Templates that have been created and set up.
Another dependency is the created and correctly set FA Subclasses code for vehicles (financed objects). At the same time, this FA Subclasses code is set up on the Batch Jobs tab to create the FA card.
Batch Job Type | Object Type | Object No. |
FA – Card | Report | 4046910 |
Job Processing Process
When the job runs, it looks at the Batch Jobs Settings (Build Fixed Assets Cards) and uses the Batch Job Card with Batch Job Type = FA – Card for the Build Fixed Asset Cards job.
When the Build Fixed Asset Cards task is invoked, the task dialog box is displayed first. In the dialog box, the user can narrow down the conditions in the Options section. In addition, the user can enter filters for data from the Contract Header (e.g. contract number, customer number, date of contract signing, etc.). The task will work with the set conditions and filters after it has been started by clicking the OK button.
After the task starts by confirming the OK button, the task performs the following steps:
Applies filters to contracts as follows:
if it is not empty in the batch job setup, it deploys the filter to Financing Type Filter
if it is not empty in the batch job settings, it sets the filter to Contract Status Filter, because the status is = Option, the filter in the settings is in the form e.g. 10|14
If it is not empty in the batch job setup, it sets the filter to Detail Contract Status Filter
Deploys Fixed filter to Calculation Variant = No, Change Copy = No
It then goes through all the contracts that match the filter. For each contract, it looks to see if there is a calculation input with the To acquisition flag = Yes. If it exists, it goes to the financed object that is filled in on the calculation input. If the financed object has blank FA No., the FA card creation function is launched
checks the Calculation field in the Detailed Contract Status. If Yes, it stops processing the contract and moves on to processing the next contract. If it is No, it continues to process the next steps of the process
checks and validates whether the field is filled in on the contract Handover Date, if the field is not validated, the FA card creation process is stopped and written to the Fixed Assets Log error message, the task will move on to processing the next contract
if the FA number series is filled in in the batch job setup, it will be used, otherwise the financed object number will be used to assign a new FA number
It fills in the fields on the FA card as follows:
afield Description writes the value from the Make Name field from the financed object
afield Search Description writes the value from the Description field on the FA card
afield Description 2 writes the value from the Model Name field from the financed object
afield Full Description writes the value from the Name field of the financed object
afield FA Location Code from the same FA Location Code (19100) field on the subject
afield Current Fin. Contract No. writes the contract number from the object card (if the contract is a change copy, it puts the value before the _ character)
afield Financed Object No. Writes the financing object number from the object card
To the calculated field Customer No. the value from the same field on the contract is "populated"
To the calculated field Customer Name the value from the same field on the contract is "populated"
If the following is filled in on the course Chassis No. (VIN), the same value is "populated" into the Car Identification Number VIN (VIN) field
If the following is filled in on the course Licence Plate No., the same value is "populated" into the calculated makeLicence Plate No. field
if the value for Global Code is filled in on the contract dimension 1 (Cost_center Code) or Global Dimension 2 Code (Contract Code), writes them to the FA card and to the Default Dimension table (352), respectively to the FA card and to the Default Dimensions table, all dimensions that are filled in on the contract
If there is a non-blank value in the field in the batch job setup FA Class Code, writes it to the FA card
If there is a non-blank value in the field in the batch job setup FA Subclass Code, writes it to the FA card
inserts the FA card – the same tasks are performed as in the case of manual creation, i.e. assigning a number, etc.
writes the number of the created asset card on the financed object
writes the number of the financed object on the asset card
Creates depreciation books:
in the Depreciation Book Template table filters to the code that is set on the completed FA Subclass Code. For Each After the FA book is found, the FA depreciation book of the asset is created as follows:
FA No. – from the asset that has just been created
Depreciation Book Code – From Template, Deprciation Book Code field
On the template, it must be filled in Depreciation Date + Depreciation Startin Date Formula. This formula is applied to the date from the contract according to the settings of the FA Depreciation Date field, values: Contract Signing Date,Advance Payment Date,1st Installment Date,Handover Date,Calculation Starting Date. The date thus obtained is entered in the depreciation book as the Depreciation Starting Date
Depreciation Method – from the template, the Depreciation Method field
Purchase Price Retrospectivally – From Template, Purchase Price Retrospectivally field
On the template, if there is a nonblank value in the field FA Posting Group, enters it in the FA Depreciation Book
On the template, if there is a nonblank value in the field Depreciation Group Code, enters it in the FA Depreciation Book
Modification for OC SK: First, check the value in the Fuel Type Code field (15) in the API Financed Object (4026560) card. Then, if there is a non-blank value in the Tax Depreciation Group Code field on the template, it looks in the Tax Depreciation Groups table and looks for the observed value in the Fuel Type Filter field. If it finds a match, it writes the value from the Tax Depreciation Groups table of the same name into the Depreciation Group Code field in Depreciation Books. If it does not find a Fuel Type match, it terminates the processing of the FA card and writes to the error Fixed Assets Log Notification "xxx The code Fuel type xxx was not found in the Tax depreciation groups setup. (xxx Fuel Type Code not found in Tax Depreciation Groups settings.)
".
If the template has Default Depreciation Book
(FA) = Yes and Number of Depreciation Months according to the rent (Number of Months of Depreciation in Accordance with the Lease) =
Yes, enters into the FA Depreciation Book No. of Depreciation Months
= Contract Duration in Months
If the template has Default Depreciation Book
=
Yes, Number of Months of Depreciation in Accordance with the Lease (Number of Months of Depreciation in Accordance with the Lease) =
No and there is a non-empty value in the No. of Depreciation Months
field, he writes it to the FA Depreciation Book
Keep Last Depreciation Date – from the template, Keep Depreciation Ending Date
field
If there is a flag on the template Copy Ending Book Value
=
Yes,
Položky fronty úloh (Job Queue Entries), zda nebyla úloha ukončeny chybovým hlášením. Po vyřešení / odstranění zapsané chyby lze úlohu spustit znovu pomocí tlačítka Restart
- Log DM (Fixed Asset Error Log), zda nebylo ukončeno zpracování některé smlouvy z důvodu nalezené chyby. Po vyřešení / odstranění zapsaného oznámení o chybě lze úlohu spustit opakovaně
then:
Afield Ending Book Value (Ending Book Value)
writes – either the value from the template, from the Ending Book Value
Vytvořené knihy odpisů DM uloží.
Proces se opakuje, dokud nejsou zpracovány všechny smlouvy / předměty financování, které vyhovují zadaným filtrům.
Po ukončení zpracování se zobrazí informační okno s počtem zpracovaných smluv:
Chybový log pro úlohu Vytvořit karty majetku
Níže je seznam polí, které se kontrolují při úloze. Pokud jsou prázdné a nemají být, do logu se zapíše hlášení „Pole xy nesmí být prázdné v tabulce ab“. Pokud jsou naplněné a nemají být, zapíše se hlášení„Pole xy nesmí mít hodnotu v tabulce ab“. Úloha se volá podmíněně, takže při první zjištěné chybě se tato zapíše do logu a úloha pokračuje na dalším předmětu financování. Můžou se vyskytnout i další chybové hlášky – např. špatně nastavená číselná řada pro DM, při tvorbě karty DM nebo knihy odpisů může zafungovat nějaká standardní kontrola, např. typu neexistující nastavený Kód Účto skupiny DM.
Prováděné kontroly:
musí existovat Smlouva o financování k předmětu a Katalogová karta
podle hodnoty v poli Datum pro odpisy DM v nastavení šablony, se kontroluje, zda je na smlouvě neprázdné odpovídající datum dle zvoleného option
na šabloně knih odpisů se kontroluje neprázdné pole Počáteční datum odpisování.
Spuštění úlohy v plánovači úloh
Úlohu je možné spustit v rámci plánovače úloh tak, že se po spuštění úlohy zobrazí možnost odeslat do plánovače (Schedule...), následně se otevře dialogové okno s možnostmi nastavení plánovače. Nebo se vytvoří nová položka v přehledu Položky fronty úloh (Job Queue Entry) s Typem spouštěného objektu (Object Type to Run) = Procedura (Codeunit). ID spouštěného objektu (Object ID to Run) = 4046910. Ostatní podmínky a Perioda (Recurrence) se nastaví dle vlastní potřeby společnosti.
Úloha pak bude procházet všechny smlouvy s ohledem na zadaná kritéria v Nastavení dávkové úlohy pro vytvoření karty majetku.
Spuštění plánovače z úlohy.
Spouštění plánovače v položkách fronty úloh.
Po ukončení úlohy se doporučuje vždy zkontrolovat:
field, if it is non-zero, otherwise the value from the Residual Value Calculated field from the Financing Contract, table 4026397)
The FA saves the created depreciation books.
The process is repeated until all contracts/financed objects that match the specified filters have been processed.
When processing is complete, an information window will appear with the number of processed contracts:
...
Error Log for Create Asset Cards Task
Below is a list of fields that are checked during the job. If they are empty and should not be, the message "Field xy must not be empty in table ab" is written into the log. If they are filled in and should not be, the message "Field xy must not have a value in table ab" is written. The task is called conditionally, so when the first error is detected, it is written to the log and the task continues on the next financed object. There may also be other error messages – e.g. incorrectly set number series for FA, when creating a FA card or depreciation book, a standard check may work, e.g. of the type of non-existent set FA Posting Group Code.
Inspections performed:
there must be a Financing Contract for the object and a Catalogue Card
according to the value in the Date for FA Depreciation field in the template setup, it is checked whether there is a non-empty corresponding date on the contract according to the selected option
The Depreciation Books template is checked for a non-blank Depreciation Start Date field.
To run a task in Task Scheduler
A task can be started within the task scheduler by displaying the option to send to the scheduler (Schedule...) after starting the task, then a dialog window with scheduler settings options opens. Alternatively, a new item is created in the Job Queue Entry list with Object Type to Run = Codeunit. Object ID to Run = 4046910. Other conditions and Period (Recurrence) will be set according to the company's own needs.
The job will then cycle through all contracts with respect to the specified criteria in the Batch Job setup to create the asset card.
Start the scheduler from the job.
Run the scheduler on job queue items.
After completing a job, it is recommended to always check:
Job Queue Entries to determine whether the job was terminated by an error message. After solving/removing the written error, the task can be started again using the Restart button
Fixed Asset Error Log (FA) to determine whether any contract processing has been terminated due to an error found. After resolving/deleting the written error report, the task can be run repeatedly.