Základní nastavení pro modul Autopůjčovny + nastavení ceny paliv.
Záložka Obecné (General Tab)
Pole:
...
Benzín kód (Petrol Code)
Výběr z tabulky Typy paliva. Po vyplnění kódu se doplní v tabulce pole Aktuální cena benzínu
...
Aktuální cena benzínu (Actual Petrol Price)
Cena se plní po vyplnění pole Benzín kód poprvé a následně se aktualizuje k pracovnímu datu vždy při otevření tabulky Nastavení autopůjčovny dle kódu v Ceníku PHM a sazby v tabulce Sazba PHM
...
Nafta kód (Diesel Code)
Výběr z tabulky Typy paliva. Po vyplnění kódu se doplní v tabulce pole Aktuální cena nafty
...
Aktuální cena nafty (Actual Diesel Price)
Cena se plní po vyplnění pole Benzín kód poprvé a následně se aktualizuje k pracovnímu datu vždy při otevření tabulky Nastavení autopůjčovny dle kódu v Ceníku PHM a sazby v tabulce Sazba PHM
...
Basic settings for the Car Rental module + fuel price settings.
General Tab
Field:
Petrol Code
Selection from the Fuel Types table. After filling in the code, the Current Petrol Price field is filled in the table
Actual Petrol Price
The price is filled in after filling in the Petrol Code field for the first time and is then updated on the working date each time you open the Car Rental Setup by Code table in the Fuel Pricelist and Rates in the Fuel Rate table
Diesel Code
Selection from the Fuel Types table. After filling in the code, the Current Diesel Price field will be added to the table
Actual Diesel Price
The price is filled in after filling in the Petrol Code field for the first time and is then updated on the working date each time you open the Car Rental Setup by Code table in the Fuel Pricelist and Rates in the Fuel Rate table
Accept off Car Return Toleration (h))
Uvádí se počet hodin pro poslední fakturaci výpůjčky. Přesný popis v kap. Vrácení vozidla
Tolerance vrácení vozidla (Car Return Toleration [h])
počet hodin, které nemají vliv na cenu výpůjčky při pozdním vrácení.
Pokud uživatel vrátil vozidlo po smluvené době, ale v rámci uvedené tolerance, není mu účtován další den. Při vrácení mimo toleranci se již naúčtuje další celý den výpůjčky
Uvádějí se hodiny pro toleranci pro fakturaci
Hodnota se propisuje i do řádku výpůjčky do pole Car Return Toleration Hour
Upozornění před koncem data EK/TK a pojištění (dny) (Warning Interval For Insurance Ending)
počet dnů, které zbývají do vypršení pojištění nebo technické kontroly. Systém zobrazí hlášku v případě, že vůz je nabídnut k vypůjčení před koncem data EK/TK nebo pojištění.
Garance – sleva % (Warranty - Discount %)
nastavení procentuální slevy, v případě výpůjčky na Garanci.
Mechanik – skupina zdrojů (Mechanic Resource Group)
Pole slouží na nastavení skupiny zdrojů pro mechaniky. Výběr z tabulky skupiny zdrojů. Z této skupiny se pak vybírá na řádku výpůjčky hodnoty do pole Přistavení vozidla (Technik) a Vyzvednutí vozidla (Technik).
Kód důvodu pro fakturaci (Reason Code for Invoice)
Určuje kód příčiny pro připojení k položce na faktuře.
Zobrazuje se ve fakturách a finančních denících
Hodnota se doplní do faktury, anebo dobropisu do pole Reason.
Vozy před vrácením (dny) (Rent Before Return days)
Hodnota v poli slouží pro výpočet data v dlaždici „Vozy před vrácením„ v role centru.
Po kliknutí na dlaždice se zobrazí seznam s vozidly, které mají „pronájem do“ (datum) menší nebo rovný jako je:
„systémové datum“ – hodnota v tomto poli
Vytíženost vozu text (Utilization Vehicle Text)
Defaultní hodnota = Ne
Pokud je nastavená hodnota = Ne nebudou se ve vytíženosti vozidel zobrazovat textové hodnoty aktuálního stavu vozidla. Zobrazí se jenom znak svislé čárky (-) a textově se budou zobrazovat jenom nevypůjčené vozidla „Nezadáno“.
Pokud je nastavená hodnota = Ano budou se ve vytíženosti vozidel zobrazovat textově hodnoty aktuálního stavu vozidla, zvýrazněné barvami. Barvy se nedají uživatelsky měnit.
Možnosti textu v matici:
Nezadáno
Vypůjčeno
K dispozici / Vypůjčeno
K dispozici
Rezervováno
K dispozici / Rezervováno
K dispozici / Vypůjčeno / Rezervováno
Rezervováno / Vypůjčeno
Nedostupné
příznak na kartě vozu autopůjčovny - Vozidlo dočasně nedostupné = ANO
Povolit nulovou sazbu (Allow Zero Tariff)
Pokud je NE, není možné registrovat rezervaci, ani Vydat výpůjčku.
Pokud je ANO, uživatel zadá na rezervaci sazbu za den = 0
Záložka Číslování (Numbering Tab)
Záložka slouží na nastavení číselných řad pro automatické číslování dokladů, faktur, dobropisů, karet rezervaci a výpůjček viz popis polí.
Pole:
Čísla rezervací (Reservation Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování vytvořených nových karet rezervace
Čísla pronájmů (Rent Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování vytvořených výpůjček
Čísla interních rezervací (Internal Reservation Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování interních rezervací
Čísla interních pronájmů (Internal Rent Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování interních pronájmů
Čísla faktur autopůjčovny (Rent a Car Invoices Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování vytvořených nezaúčtovaných prodejních faktur
Čísla dobropisů autopůjčovny (Rent a Car Credit Memo Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování vytvořených nezaúčtovaných prodejních dobropisů
Čísla předávacích protokolů (Hand-over Protocols Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování pro čísla, které se doplní na předávací protokol
Čísla vozů (Car Rent Nos.)
Uživatel vybere číselnou řadu pro automatické číslování, pokud vytvoří novou kartu vozu autopůjčovny
Záložka Dimenze (Dimensions Tab)
Pole:
Dimenze zakázky (Order Dimension)
Uživatel vybere dimenzi, pokud chce dimenzi využít na zjednodušení provádění analýzy dokladů. Dimenze jsou atributy a hodnoty, které kategorizují položky, využití také do fakturačních úloh.
Dimenze VIN (VIN Dimension)
Uživatel vybere dimenzi, pokud chce dimenzi využít na zjednodušení provádění analýzy dokladů. Dimenze jsou atributy a hodnoty, které kategorizují položky, využití také do fakturačních úloh.
Záložka Smlouva (Contract Tab)
Tato záložka slouží pro doplnění polí (aby byli na jednom místě), jejichž hodnota se může tisknout na Smlouvu. Aktuálně obsahuje pole:
Zahraniční cesta (Travel Abroad)
Textové pole 250 znaků
Text pro použití do dokumentů na odeslání (protokol, smlouva)
Poznámka (Note)
Textová poznámka 80 znaků
Text pro použití do dokumentů na odeslání (protokol, smlouva)
Záložka Obrázek (Picture Tab)
Do záložky může uživatel vložit kliknutím obrázek pro využití zobrazení obrázku v tiskových výstupech. Např: protokol o předání a vrácení.
Ceny paliv (Fuel Price)
Uživatel nastavuje ceny paliv pro dopočet chybějícího množství paliva po vrácení vozidla a lze nastavit i časovou platnost dle vývoje na trhu.
Po kliknutí na Ceny paliv se otevře číselník Ceníku PHM. V této tabulce jsou nastavené řádky s jednotlivými typy produktů pro pohonné hmoty.
...
)
The number of hours for the last invoicing of the loan is indicated. The exact description is given in Chap. Returning the Vehicle
Car Return Toleration (h)
The number of hours that do not affect the cost of a late return.
If the user returns the vehicle after the agreed time but within the specified tolerance, they are not charged for the next day. If returned outside the tolerance, an additional full day of rental will be charged
Tolerance hours for invoicing are reported
The value is also written to the rental line in the Car Return Toleration Hour field
Warning Interval For Insurance Ending (days)
The number of days remaining until insurance or technical inspection expires. The system will display a message if the car is offered for rent before the end of the EK/TK or insurance date.
Warranty - Discount %
setting a percentage discount, in the case of a loan on the Guarantee.
Mechanic Resource Group
The field is used to set up a resource group for mechanics. Select from the resource group table. From this group, values are then selected on the loan line in the Vehicle delivery (Technician) and Vehicle pick-up (Technician) fields.
Reason Code for Invoice
Specifies the reason code to attach to the invoice item.
Appears in invoices and general journals
The value is added to the invoice or credit memo to the Reason field.
Rent Before Return days
The value in the field is used to calculate the date in the "Cars before return" tile in the hub role.
When you click on the tiles, you will see a list with vehicles that have a "rental to" (date) less than or equal to:
"System date" – the value in this field.
Utilization Vehicle Text
Default value = No
If the set value is = No, the text values of the current vehicle status will not be displayed in the vehicle utilization. Only the vertical comma sign (-) will be displayed, and only unrented vehicles will be shown in text as "Unspecified".
If the set value = Yes, the values of the current vehicle status, highlighted in color, will be displayed in text in the vehicle utilization. Colors cannot be changed by the user.
Text options in the matrix:
Not specified
Borrowed
Available / Borrowed
Available
Reserved
Available / Reserved
Available / Borrowed / Reserved
Reserved / Borrowed
Unavailable
flag on the car rental card - Vehicle temporarily unavailable = YES
Allow Zero Tariff
If NO, it is not possible to register a reservation or issue a loan.
If YES, the user enters the rate per day = 0 on the booking
Numbering Tab
The tab is used to set up number series for automatic numbering of documents, invoices, credit memos, reservation cards and loans, see field description.
Field:
Reservation Nos.
The user selects a number sequence to automatically number the created new booking cards
Rent Nos.
The user selects a number sequence for automatic numbering of created loans
Internal Reservation Nos.
User selects a number sequence for automatic numbering of internal reservations
Internal Rent Nos.
The user selects a number sequence for automatic numbering of internal rentals
Car Rental Invoice Numbers (Rent a Car Invoices Nos.)
User selects a number sequence for automatic numbering of created unposted sales invoices
Rent a Car Credit Memo Nos.
User selects a number sequence for automatic numbering of created unposted sales credit memos
Hand-over Protocols Nos.
The user selects a number sequence for automatic numbering for numbers that will be added to the handover protocol
Car Rent Nos.
The user selects a number sequence for automatic numbering if they create a new car rental card
Dimensions Tab
Field:
Order Dimension
A user selects a dimension if they want to use the dimension to simplify document analysis. Dimensions are attributes and values that categorize items, usage into billing jobs as well.
VIN Dimension
A user selects a dimension if they want to use the dimension to simplify document analysis. Dimensions are attributes and values that categorize items, usage into billing jobs as well.
Contract Tab
This tab is used to add fields (so that they are in one place), the value of which can be printed on the Contract. It currently contains the fields:
Travel Abroad
Text field 250 characters
Text to be used in documents to be sent (protocol, contract)
Note
Text note 80 characters
Text to be used in documents to be sent (protocol, contract)
Picture Tab
The user can insert an image into the bookmark by clicking on it to use the image display in printouts. E.g.: Handover and return protocol.
Fuel Prices
The user sets fuel prices to calculate the missing amount of fuel after returning the vehicle, and it is also possible to set the time validity according to market developments.
After clicking on Fuel Prices, the Fuel Pricelist code list will open. In this table, rows are set up with each type of fuel product.
For each entered product line for the Fuel Pricelist (e.g.: Petrol) there is a separate table with fuel rates. The user can enter always-valid rates, limited dates.