Invoicing from the contract card via the Create button. A Sales Invoice is created with the Mass NO flag. Takes the date to the Sales Invoice from the payment calendar. The functionality is described in Chap. Sales invoice.
Payment Calendar
The basis for invoicing contract instalments is the Payment Calendar.
The user starts the calculation of the payment calendar by selecting Complete calculation. If they do not start the calculation, the system will calculate the payment calendar no later than when the contract is activated.
If it was calculated before the contract was activated, the system will recalculate the payment calendar during activation.
...
Down Payment in Financial Leasing
The down payment is marked in the payment calendar with the flag Line with down payment = Yes. The down payment line number is "000".
Split Down Payment
In some cases, in financial leasing, it happens that the customer pays down payments in installments. In this case, the user can split the unposted down payment in the payment calendar by clicking on the Split down payment button
In the Payment Calendar, the user selects the line with the Payment No. "000" and starts the Split Down Payment function:
In the Split Down Payment Wizard, the user modifies the amount on the original line, possibly also the VAT Date and Due Date. He fills in the next lines as he needs to divide the down payment. In each line, you need to fill in the amount (installment amount without VAT), VAT Date and Due Date. The line number will be filled in automatically by the system.
To complete the action, he presses Finish.
The OC checks whether the sum of the Instalment Amount values is equal to the value of Total Amount of Extra. leas. Spl. (principal)
If the total amount does not match, it will display a message that the sum of the amounts of the new down payment division is not equal to the total down payment amount:
After confirming OK, the wizard remains open and the user must adjust the amounts.
If the total amount matches, the down payment line is divided in the payment calendar:
The system creates new down payment lines in the payment calendar with the required amounts and due dates.
When the wizard completes the down payment splitting, the system turns on the Individual Tax Document flag = Yes if the Posting date on the line is earlier than the month of the Handover/Activation Date Handover of the object in the header of the contract.
Down Payment Posting
A down payment can only be posted in a detailed contract status that has the set Allow Posting of Increased Payment = Yes. If detailed contract status does not allow down payment posting, posting will end with an error message:
The down payment can be posted before the contract is activated. The user marks the first line and presses the Post button.
If the user does not post down payment lines before the contract is activated, the unposted lines will be automatically posted when the contract is activated.
For the posted down payment line, the system creates a posted sales invoice. If the down payment has been split into multiple lines, a separate document is created for each line.
A posted sales invoice has the following filled in:
Posting Date
Posting date from the line of the payment calendar; if the accounting period is closed and a shift of the Posting date is allowed, then the Posting date is changed to the first day of the open accounting period. At the same time, this date is also written on the line of the payment calendar.
VAT Date
If down payment lines are posted manually, then the VAT date from the payment calendar line is filled.
If the down payment lines are used when the contract is activated, then the VAT date from the payment calendar will be overwritten by the Object Handover Date, which is entered manually by the user in the wizard. This VAT Date is also written retrospectively to the relevant posted line of the payment calendar.
Maturity date
It is calculated according to the payment terms on the contract card
On the posted lines of the payment calendar, the following information is updated:
Document No.
Posting date (if changed during posting)
VAT date (if changed in posting)
Billed (Yes)
Cancel a posted down payment
A user can create a credit memo for a posted down payment, even for a split down payment line. The user selects the posted line and presses the Cancel icon.
After confirming the query "Do you really want to post?" = YES, the system opens the Cancel Financing Payment window:
After confirming OK, the system cancels the posted down payment and marks the following check box in the payment calendar: Posted = No, Canceled = Yes. Document number = the original number is kept.
Posting a Payment from a Payment Calendar
The Post button allows you to post the payment directly from the payment calendar. Only the first unposted payment can be posted.
When pressed, it will be asked "Do you really want to post?"
After confirming Yes, it performs checks:
Whether the absolute value of the "Amount" field is <= than the value of the field "Tolerance for creating a document from SP (LCY)" from "Onecore settings" (if the contract is in a currency other than the local currency, then the system will recalculate the value of the field "Tolerance for creating a document from SP (LCY)" from "Onecore setup" according to the current exchange rate as of the system date)
If YES, then the system will ask:
The default value is given according to the current value of the "Amount" field, if "Amount" is >=0 then it ticks Invoice, otherwise Credit Memo.
The user can change the
After confirmation, the system creates a document according to the current functionality. If it creates a posted document and an error is displayed on the amount of the document, then the user starts posting again and selects the second type of document
Proceeds to the next check
If NO, the job continues to the next check
Whether the posted payment has already been posted:
If so, the system displays an error message and posting is terminated:
If not, the job continues
Whether all previous payments are posted:
If not, an error message is displayed and posting is terminated:
If yes (all previous payments have been posted), it posts the payment:
Assigns Document No. (according to the settings)
Toggles the Billed flag to Yes.
Displays the Payment Balance from Customer Ledger Entries.
Preview Posting from Payment Calendar
Before posting a payment, you can check the posting by using the Posting Preview.
The system prepares and opens the Posting Preview window, where you can review future entries in the general ledger, in VAT, and on the customer's balance.
When the window is closed, the payment remains unposted.
If an error is found in posting, the window with entries is not displayed, but an error message is displayed, e.g.:
Navigating from the Payment Calendar
A posted invoice can be opened directly from the line of the payment calendar by clicking on Document number.
Posted items in the general ledger, on the customer balance and in the VAT records can be viewed by clicking on the Navigation button. The system searches for the entries of the posted document and opens a window where it pre-fills the Document No. and Posting Date.
Attention: If the payment has been cancelled and the Document No. has been supplemented, for example, by the designation "S", it is necessary to modify the number of the searched document (e.g. FL000103/007With or FL000103/007*)
Posted Sales Invoice – Payment Without Services
VAT Date
The VAT Date field has been added to the payment calendar line for the Czech and Slovak localizations.
Advance payment:
The VAT Date is filled with the value of the Expected Handover Date. As part of contract activation, the system posts the payment calendar line and changes the VAT Date according to the actual Handover Date.
When paying the down payment before handing over the Financed Object, the user manually fills in the payment date to the Posting Date and to the VAT Date on the payment line, or uses the function to split the down payment if the customer has paid the down payment in parts. Posts this down payment line.
Regular payment:
The system fills in the VAT date on the regular line of the payment calendar according to the settings in the Contract Model in the VAT Fulfillment field of the payment date
By Payment Term
The first day of the spl. period
Last day of spl. Period
Payment Calendar Print Report
For the print report of the Payment Calendar (ID Report 4026395), it is possible to select a text in the Financing Contract Template, in the VAT Clause Code field, which will be added to the print report of the payment calendar and can be used to enter information for VAT reporting on the customer's side, or another note.
It is mainly used for contracts without services, for Contracts that have a tax invoice payment calendar for VAT statement purposes.
The Extended texts functionality is not supported for VAT clauses.
The code is transferred from the Financing Contract Template to the contract card from which the press release draws informationFakturace z karty smlouvy přes tlačítko Vytvořit. Vytvoří se Prodejná faktura s příznakem Hromadná NE. Datum do Prodejní faktury převezme ze splátkového kalendáře. Funkcionalita je popsaná v kap. Prodejná faktura.
Splátkový kalendář
Podkladem pro fakturaci splátek smlouvy je Splátkový kalendář.
Uživatel spouští výpočet splátkového kalendáře volbou Kompletní kalkulace. Pokud kalkulaci nespustí, systém vypočítá splátkový kalendář nejpozději při aktivaci smlouvy.
V případě, že byl vypočten i před aktivací smlouvy, systém při aktivaci splátkový kalendář rekalkuluje.
Podrobný popis funkcionality je popsán vSmlouva se službami
Akontace ve Finančním leasingu
Akontace je ve splátkovém kalendáři označená příznakem Řádek s akontací = Ano. Číslo řádku akontace je „000“.
Rozdělení akontace
V některých případech se ve finančním leasingu stává, že zákazník platí akontace v splátkách. Uživatel v tomto případě může rozdělit nezaúčtovanou akontaci v splátkovém kalendáři tlačítkem Rozdělit akontaci
Uživatel ve Splátkovém kalendáři označí řádek s Číslem splátky „000“ a spustí funkci Rozdělit akontaci:
V Průvodci rozdělením akontace uživatel na původním řádku upraví částku, případně i Datum DPH a Datum splatnosti. Vyplní další řádky, tak jak potřebuje akontaci rozdělit. V každém řádku je potřeba vyplnit částku (výška splátky bez DPH), Datum DPH a Datum splatnosti. Číslo řádku vyplní systém automaticky.
Pro dokončení akce stiskne Dokončit.
OC zkontroluje, jestli se součet hodnot Výše splátky rovná hodnotě Celková výše mimoř. leas. spl. (jistina)
pokud celková částka nesouhlasí, zobrazí hlášku, že součet částek nového rozdělení akontace se nerovná celkové částce akontace.
Po potvrzení OK zůstává průvodce otevřený a uživatel musí částky upravit.
pokud celková částka souhlasí, řádek akontace se ve splátkovém kalendáři rozdělí:
Systém vytvoří ve splátkovém kalendáři nové řádky pro akontaci s požadovanými částkami a splatností.
Při dokončení rozdělení akontace průvodcem systém zapíná příznak Individuální daňový doklad = Ano, pokud je Zúčtovací datum na řádku v dřívějším měsíci, než je měsíc Data předání/ aktivace předp. předání předmětu v hlavičce smlouvy.
Účtování akontace
Účtovat akontaci lze pouze v detailním stavu smlouvy, který má nastaveno Povolit účtování zvýšené splátky = Ano. Pokud detailní stav smlouvy nemá účtování akontace povoleno, skončí účtování chybovou hláškou:
Akontaci je možné zaúčtovat ještě před aktivací smlouvy. Uživatel označí první řádek a stiskne tlačítko Účtovat.
Jestliže uživatel řádky s akontací nezaúčtuje před aktivací smlouvy, budou nezaúčtované řádky automaticky zaúčtovány při aktivaci smlouvy.
Pro účtovaný řádek akontace systém vytvoří zaúčtovanou prodejní fakturu. Jestliže byla akontace rozdělena na více řádků, pro každý řádek se vytvoří samostatný doklad.
Zaúčtovaná prodejní faktura má vyplněno:
Zúčtovací datum
Zúčtovací datum z řádku splátkového kalendáře; pokud je uzavřeno účetní období a je povolený posun Zúčtovacího data, pak je Zúčtovací datum změněno na první den otevřeného účetního období. Toto datum se současně propisuje i na řádek splátkového kalendáře.
Datum DPH
Pokud jsou řádky akontace účtované ručně, pak se plní Datum DPH z řádku splátkového kalendáře.
Pokud řádky akontace při aktivaci smlouvy, pak se Datum DPH ze splátkového kalendáře přepíše Datem předání předmětu, které zadává uživatel ručně ve wizardu. Toto Datum DPH se propisuje zpětně i na příslušný účtovaný řádek splátkového kalendáře.
Datum splatnosti
je vypočtený podle platební podmínky na kartě smlouvy
Na zaúčtovaných řádcích splátkového kalendáře se aktualizují údaje:
Číslo dokladu
Zúčtovací datum (pokud bylo při účtování změněno)
Datum DPH (pokud bylo při účtování změněno)
Účtováno (Ano)
Storno zaúčtované akontace
Uživatel může k zaúčtované akontaci vytvořit dobropis, a to i k řádku s rozdělenou akontací. Uživatel vybere zaúčtovaný řádek a stiskne ikonu Storno.
Po potvrzení dotazu „Skutečně zaúčtovat?“ = ANO systém otevře okno Storno splátky financování:
Po potvrzení OK systém vystornuje zaúčtovanou akontaci a v splátkovém kalendáři označí pole: Účtováno = Ne, Stornováno = Ano. Číslo dokladu = je ponecháno původní číslo.
Účtování splátky ze splátkového kalendáře
Tlačítko Účtovat umožní zaúčtovat danou splátku přímo ze splátkového kalendáře. Je možné zaúčtovat pouze první nezaúčtovanou splátku.
Po stisknutí zobrazí dotaz „Skutečně zaúčtovat?“
Po potvrzení Ano provede kontroly:
Zda je absolutní hodnota pole „Částka“ <= než hodnota pole „Tolerance pro tvorbu dokladu z SPK (LM)“ z „Nastavení Onecore“ (pokud je smlouva v jiné měně než lokální, pak systém přepočítá hodnotu pole „Tolerance pro tvorbu dokladu z SPK (LM)“ z „Nastavení Onecore“ dle aktuálního kurzu k systémovému datu)
Pokud ANO, pak systém zobrazí dotaz:
Výchozí hodnota je uvedena dle aktuální hodnoty pole „Částka“, pokud je „Částka“ >= 0 pak zaškrtne Faktura, jinak Dobropis.
Uživatel může změnit
Po potvrzení systém tvoří doklad dle aktuální funkcionality. Pokud by tvořil zaúčtovaný doklad a zobrazila se chyba na částku dokladu, pak uživatel spustí opětovně účtování a volí druhý typ dokladu
Pokračuje na další kontrolu
Pokud NE, úloha pokračuje na další kontrolu
zda účtovaná splátka již byla zaúčtována:
Pokud ano, systém zobrazí chybovou hlášku a účtování je ukončeno:
Pokud ne, úloha pokračuje
zda jsou zaúčtovány všechny předchozí splátky:
Pokud ne, zobrazí chybovou hlášku a účtování je ukončeno:
Pokud ano (všechny předchozí splátky byly zaúčtovány), zaúčtuje danou splátku:
Přiradí Číslo dokladu (dle nastavení)
Přepne příznak Účtováno na Ano.
Zobrazí Zůstatek splátky z Položek zákazníka.
Náhled účtování ze splátkového kalendáře
Před zaúčtováním splátky je možné zkontrolovat účtování pomocí Náhledu účtování.
Systém připraví a otevře okno Náhled účtování, kde je možné zkontrolovat budoucí záznamy v hlavní knize, v DPH a na saldu zákazníka.
Po zavření okna zůstává splátka nezaúčtovaná.
Jestliže je při účtování nalezena chyba, okno s položkami se nezobrazí, ale je zobrazena chybová hláška, např.:
Navigace ze splátkového kalendáře
Zaúčtovanou fakturu je možné otevřít přímo z řádku splátkového kalendáře rozkliknutím Čísla dokladu.
Zaúčtované položky v hlavní knize, na saldu zákazníka a v evidenci DPH je možné zobrazit tlačítkem Navigace. Systém dohledá položky daného zaúčtovaného dokladu a otevře okno, kde předvyplní Číslo dokladu a Zúčtovací datum.
Pozor: Pokud byla splátka stornována a Číslo dokladu bylo doplněno např. označením „S“, je nutné upravit číslo vyhledávaného dokladu (např. FL000103/007S nebo FL000103/007*)
Účtovaná prodejní faktura – splátka bez služeb
Datum DPH
Na řádek splátkového kalendáře je pro českou a slovenskou lokalizaci doplněno pole Datum DPH.
Akontace:
Datum DPH se plní hodnotou Datumu předpokládaného předání. V rámci aktivace smlouvy systém řádek splátkového kalendáře řádek zaúčtuje, přičemž Datum DPH změní dle skutečného Data předání předmětu.
Při zaplacení akontace před předáním Předmětu financování uživatel ručně vyplní datum platby do Zúčtovacího data a do Data DPH na řádku splátky, případně využije funkci na rozdělení akontace, jestliže zákazník zaplatil akontaci po částech. Tento řádek s akontací zaúčtuje.
Řádná splátka:
Datum DPH na běžném řádku splátkového kalendáře vyplní systém dle nastavení na Modelu smlouvy v poli Plnění DPH datumu splátky
Podle termínu splátky
První den spl. období
Poslední den spl. Období
Tiskový report Splátkového kalendáře
Pro tiskový report Splátkového kalendáře (ID Report 4026395) je možné na Vzoru smlouvy o financování, v poli Kód klauzule DPH, vybrat text, který se bude doplňovat do tiskového reportu splátkového kalendáře a může sloužit pro uvedení informace pro vykazováni DPH na straně zákazníka, příp. jinou poznámku.
Využívá se převážně pro smlouvy bez služeb, tj. pro smlouvy, které mají daňový doklad splátkový kalendář pro účely výkazu DPH.
Funkcionalita Rozšířené texty není u klauzulí DPH podporována.
Ze Vzoru smlouvy o financování se přenese kód na kartu smlouvy, ze kterého tiskový report čerpá informace.