Page Comparison

Principy

Zálohy jsou platby, které jsou fakturovány a účtovány na prodejní či nákupní objednávce zálohy před finální fakturací. Můžete požadovat zálohu před tím, než vyrobíte zboží či dodáte službu na objednávku, nebo můžete požadovat platbu před tím, než odešlete zboží či dodáte službu zákazníkovi. Zálohy jsou v BC používány pro fakturaci a sběr záloh, které jsou od zákazníků požadovány nebo pro úhradu záloh dodavatelům. Takto si můžete být jisti, že všechny platby jsou zaúčtovány vůči určitým fakturám.

Vlastnosti záloh mohou být definovány pro zákazníka nebo dodavatele pro všechno zboží nebo pouze určité zboží. Poté, co dokončíte požadované nastavení, můžete generovat zálohové faktury z prodejních či nákupních objednávek na vypočítané částky. Nebo můžete vytvářet zálohy ručně dle vlastních potřeb.

...

Principles

Prepayments are payments that are invoiced and posted on a prepayment sales or purchase order before final invoicing. You can request a deposit before you produce an item or deliver a service to order, or you can request payment before you ship an item or deliver a service to a customer. Prepayments are used in BC for invoicing and collecting prepayments that are requested from customers or for paying advances to vendors. This way, you can be sure that all payments are posted against certain invoices.

Prepayment properties can be defined for a customer or vendor for all items or only specific items. After you complete the required setup, you can generate prepayment invoices from sales or purchase orders for calculated amounts. Or you can create backups manually according to your own needs.

MS regularly updates the documentation for this setting area. Documentation valid for BC20 and above is available at the following link:

Advance Payments activation and upgrade - Business Central | Microsoft Learn

Závislosti a předpoklady

K dokončení mohou být potřebné nastavení dalších číselníků.

Popis dokumentované oblasti

Nastavení záloh

Šablony záloh (Advance Letter Templates) jsou základním nastavením aplikace. Slouží pro členění záloh do skupin a obsahují výchozí nastavení pro zálohové faktury, které se z šablon tvoří.

Pro nastavení šablony záloh postupujte následujícím způsobem:

• Přes systémovou lupu vyhledejte Šablony záloh (Advance Letter Templates) a poté vyberte související odkaz.

Pro nastavení šablony je potřeba vyplnit následující pole:

• Kód (Code)

  • každá šablona má svůj jedinečný kód definovaný pro oblast prodeje nebo nákupu. Je možné vytvořit a používat libovolné množství šablon záloh, nejméně však jednu pro každou oblast

• Popis (Description)

  • bližší popis šablony zálohy

• Prodej/nákup (Sales/Purchase)

  • definuje, zda je šablona určena pro oblast prodeje nebo nákupu

• Čísla záloh (Advance Letter Document Nos.)

  • číselná řada pro zálohové faktury

• Čísla zálohových daňových dokladů (Advance Letter Invoice Nos.)

  • číselná řada pro zálohové daňové doklady

• Čísla zálohových daňových dobropisů (Advance Letter Cr. Memo Nos).

  • číselná řada pro zálohové daňové dobropisy

• Účet zálohy (Advance Letter G/L Account)

  • účet pro evidenci úhrad záloh (saldo záloh)

• DPH obchodní účto skupina (VAT Bus. Posting Group)

  • přednastavení DPH obchodní účtoskupiny pro danou šablonu záloh. Pokud je pole prázdné, do zálohy se použije DPH obchodní účto skupina ze zákazníka/dodavatele, pokud je pro danou šablonu nastavené, použije se ze šablony.

• Automatické účtování zálohového daňového dokladu (Automatic Post VAT Document )

  • určuje, zda má být při použití zálohy v konečné faktuře provedeno automatické oddanění zálohy, či zda bude uživatel oddanění provádět ručně. Na straně prodeje navíc ovlivňuje automatické vytvoření daňového dokladu k platbě zálohy (na straně nákupu je vždy daňový doklad k platbě zálohy účtován uživatelem ručně). V jednotlivých dokladech je možné hodnotu v poli změnit.

• ID sestavy zálohové faktury (Document Report ID)

  • specifikuje číslo reportu pro tisk zálohové faktury (standardní tisk nákupní zálohy R 31016, prodejní zálohy R 31014)

• ID sestavy faktury/dobropisu (Invoice/Cr. Memo Report ID)

  • specifikuje číslo reportu pro tisk zálohového daňového dokladu, resp. dobropisu (standardní tisk nákupního daňového dokladu R 31017, prodejního daňového dokladu R 31015)

Po vyplnění řádku šablony přehled můžete zavřít.

Pro nastavení účtování DPH zálohových plateb postupujte následujícím způsobem:

• Přes systémovou luhu vyhledejte Nastavení účtování DPH (VAT Posting Setup) a poté vyberte související odkaz.

• Na přehledu vyberte kombinaci účtoskupin, kterou chcete upravit a klikněte na tlačítko Úpravy (Edit).

• Na kartě nastavení účto DPH v záložce Zálohy (Advance Payments) vyberte pole vyplňte čísla účtu dle potřeby.

  • Účet prodejní zálohy, resp. Účet nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter Account)

  • Účet DPH prodejní zálohy, resp. Účet DPH nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter VAT Account)

  • Mezi těmito dvěma účty bude probíhat účtování daňových dokladů či dobropisů k záloze. Účet prodejní/nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter Account) může, ale nemusí být nastavený stejně jako Účet zálohy (Advance Letter G/L Account) v Šablonách záloh (účty salda), Účet DPH prodejní/nákupní zálohy (Sales/Purchase Advance Letter VAT Account) slouží pro evidenci částek DPH ze záloh.

Po nastavení můžete kartu a přehled zavřít.

...

Dependencies and assumptions

Additional dial settings may be required to complete.

Description of the documented area

Setting Up Backups

Advance Letter Templates are the default settings of the application. They are used to divide advances into groups and contain default settings for advance invoices that are created from templates.

To set up a backup template, follow these steps:

• Use the system magnifier to search for Advance Letter Templates, and then select the related link.

To set up a template, you need to fill in the following fields:

• Code

  • Each template has its own unique code defined for the area of sales or purchasing. You can create and use as many backup templates as you want, but at least one for each region

• Description

  • Detailed description of the backup template

• Sales/Purchase

  • Defines whether the template is intended for sales or purchasing

• Advance Letter Document Nos.

  • No. Series for Advance Invoices

• Advance Letter Invoice Nos.

  • Numbers for Advance Tax Documents

• Advance Letter Cr. Memo Nos

  • Advance Tax Credit Memo Nos.

• Advance Letter G/L Account

  • Account for Records of Advance Payments (Advance Balance)

• VAT Bus. Posting Group)

  • Presetting the VAT business posting group for the prepayment template. If the field is blank, the VAT business posting group from the customer/vendor will be used in the prepayment, if set for the template, it will be used from the template.

• Automatic Post VAT Document Posting

  • Specifies whether the prepayment should be automatically detaxed automatically or manually when the prepayment is used in the final invoice. On the sales side, it also affects the automatic creation of a tax document for the advance payment (on the purchase side, the tax document for the advance payment is always posted manually by the user). You can change the value in the field in individual documents.

• Document Report ID

  • specifies the report number for printing the advance invoice (standard printing of purchase advance R 31016, sales advance R 31014)

• Invoice/Cr. Memo Report ID

  • specifies the report number for printing the advance tax document or credit note (standard printing of purchase tax document R 31017, sales tax document R 31015)

After you fill in the template row, you can close the report.

To set up VAT posting for advance payments, follow these steps:

• Search for VAT Posting Setup via the system thread, and then select the related link.

• On the overview, select the posting group combination you want to edit and click the Edit button.

• On the Posting VAT Setup tab, in the Advance Payments tab, select the Fill in account numbers field as necessary.

  • Sales Prepayment Account, respectively. Sales/Purchase Advance Letter Account

  • The VAT account of the sales prepayment, respectively. Sales/Purchase Advance Letter VAT Account

  • Tax documents or advance payment credit notes will be posted between these two accounts. The Sales/Purchase Advance Letter Account may or may not be set up in the same way as the Advance Letter G/L Account in the Advance Payment Templates (Balance Accounts), the Sales/Purchase Advance Letter VAT Account is used to record VAT amounts from prepayments.

After setup, you can close the card and overview.

When posting VAT entries from prepayments, the standard fields "base" and "amount" are used. Therefore, even in the VAT statement, only the standard "base" and "amount" options are used in the Amount Type field. VAT items posted from the prepayment are thus automatically included in the VAT statement, there is no need to prepare separate lines for them within the VAT statement.