Principles
General Journals and Recurring General Journals are used in BC to post internal (internal) accounting transactions.
You use general journals to post financial transactions directly to general ledger accounts and other accounts, such as bank, customer, vendor, and employee accounts. Posting by using a general journal always creates entries in general ledger accounts. This is true even if, for example, you post a journal line to a customer account, because the entry is posted to a general ledger accounts receivable account through a posting group.
A recurring journal is a general journal with specific fields to manage transactions that you post frequently, with little or no changes, such as rent, subscriptions, electricity, and heat. You can use these fields for recurring transactions to post both fixed and variable amounts. You can also specify automatic cancellation for the day after the posting date. You can also use allocation keys to divide recurring entries across different accounts.
The information that you enter in the journal is temporary and can be changed while it is in the journal. When you post a journal, the information is transferred to entries in each account, where it cannot be changed. All posted entries are then entered in the Financial Journal, from where it is possible to cancel the posted entries. The reverse function creates reverse entries.
Dependencies and assumptions
The basic prerequisite is the creation of number series for posting internal documents.
...
Principy
K účtování interních (vnitřních) účetních transakcí slouží v aplikaci BC finanční deníky (General Journals) a periodické finanční deníky (Recurring General Journals).
Finanční deníky používáte k zaúčtování finančních transakcí přímo na účty hlavní knihy a další účty, jako jsou bankovní účty, účty zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Účtování pomocí finančního deníku vždy vytvoří položky na účtech hlavní knihy. To platí i tehdy, když například zaúčtujete řádek deníku na účet zákazníka, protože položka je zaúčtována na účet pohledávek hlavní knihy prostřednictvím účtovací skupiny.
Periodický deník je obecný deník se specifickými poli pro správu transakcí, které často účtujete, s malými nebo žádnými změnami, jako je nájemné, předplatné, elektřina a teplo. Pomocí těchto polí pro opakované transakce můžete účtovat pevné i variabilní částky. Můžete také určit automatické storno pro den po datu účtování. Můžete také použít alokační klíče k rozdělení opakujících se položek mezi různé účty.
Informace, které zadáte do deníku, jsou dočasné a mohou být změněny, zatímco jsou v deníku. Když zaúčtujete deník, informace se přenesou do záznamů na jednotlivých účtech, kde je nelze změnit. Všechny zaúčtované zápisy pak zapisují do Finančního žurnálu odkud je možné zaúčtované položky vystornovat. Stornovací funkce vytvoří reverzní položky.
Závislosti a předpoklady
Základním předpokladem jsou vytvořené číselné řady pro účtování interních dokladů.
MS pravidelně aktualizuje dokumentaci k této oblasti nastavení. Dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
Working with General Journals to Post Directly to G/L - Business Central | Microsoft Learn
CZ localization documentation valid for BC22 is available at this linklokalizační dokumentace platná pro BC22 je dostupná na tomto odkazu:
Core Localization Pack for Czech - Business Central | Microsoft Learn
To use general journals, you must set up general journal templates and at least one journal batch for each template. If no sheet is defined for the template, the system creates a sheet named DEFAULT. General journal templates specify the basic properties of journals, how they behave, and how they are displayed.
General Journal Templates
General Journal Templates are created and set up in a table General Journal Templates. Settings made in the template are automatically copied to lower levels - Batches and General Journal Lines.
The table is available in the Manual Setup menu, can be accessed in the Hub Role menu, and can be searched for using the magnifying glass.
The template is uniquely identified by its name.
Field Type
Specifies the area of the application in which the journal will be used. There are six types:
General (General Journal),
Sales (Receivables),
Purchases (Commitments),
Cash Receipts;
Payments,
Fixed Assets (Assets),
Intercompany (Intercompany)
Projects (Jobs).
Check the box Periodic (Recurring)
Causes the template to be used in the periodic activity area for the periodic journal.
Field Type Trade-in (Bal. Account Type)
Provides the option to specify the offset account type that will be automatically inserted into the journal lines. There are seven options to choose from:
G/L Account
Customer
Vendor
Bank Account
Fixed Asset
IC Partner
Employee
Depending on the previous option, you can enter the Counter-Account No. (Bal. Account No.) input:
Chart of Account No.
Customer Card No.
Vendor Card No.
Bank Account No.
Fixed Asset No.
IC Partner No.
Employee No.
The selected number will be automatically inserted into the journal lines as an offset account.
Afield No. Series
You can enter a code for the number sequence that will be used to assign document numbers on journal lines.
Afield Posting No. Series
You can enter a code for the number sequence that will be used to assign document numbers to posted entries that are created from journals in this template.
If the field is not filled in, the number from the No. Series is used.
To identify the origin of posted transactions in financial journals, use the Source Code and Reason Code.
You can set up a requirement to check the zero balance of a posted internal document in the Force Doc. Balance. If the check box is selected, the system checks if there is a zero balance on a document with the same type and number, otherwise it checks the zero balance in the journal by date only.
If the settings of the VAT posting groups (automatic VAT calculation) are to be copied when the general ledger accounts are inserted into the journal, the Copy of Set-Up VAT to Journal Lines Aby bylo možné finanční deníky používat, je nutné nastavit šablony finančních deníků a pro každou šablonu nejméně jeden list deníku. Pokud není pro šablonu definován žádný list, systém vytvoří list s názvem VÝCHOZÍ. Šablony finančního deníku určují základní vlastnosti deníků, způsob chování a zobrazování.
Šablony finančního deníku
Šablony finančního deníku (General Journal Templates) se vytvoří a nastaví v tabulce Šablony finančního deníku (General Journal Templates). Nastavení provedená v šabloně se automaticky kopírují do nižších úrovní – listů deníku (Batches) a řádků deníku (General Journal Lines).
Tabulka je dostupná v nabídce Manuálního nastavení (Manual Setup), může být dostupná v nabídce role centra a lze ji vyhledat pomocí lupy.
Šablona je jednoznačně určená názvem.
Pole Typ (Type)
určuje oblast aplikace, ve které se bude daný deník používat. Existuje šest typů:
Obecný (finanční deník) (General),
Prodej (pohledávky) (Sales),
Nákup (závazky) (Purchases),
Příjmy hotovosti (pohledávky) (Cash Receipts),
Platby (závazky) (Payments),
Majetek (dlouhodobý majetek) (Assets),
Vnitropodnikové (mezipodnikové účtování) (Intercompany)
Projekty (Jobs).
Zaškrtnutí pole Periodický (Recurring)
způsobí, že daná šablona bude použita v oblasti periodických aktivit pro periodický deník.
Pole Typ protiúčtu (Bal. Account Type)
nabízí možnost zadat typ protiúčtu, který se bude automaticky vkládat do řádků deníku. Lze zvolit ze sedmi možností:
Finanční účet (G/L Account)
Zákazník (Customer)
Dodavatel (Vendor)
Bankovní účet (Bank Account)
Dlouhodobý majetek (Fixed Asset)
Vnitropodnikový partner (IC Partner)
Zaměstnanec (Employee)
V závislosti na předchozí volbě lze do pole Číslo protiúčtu (Bal. Account No.) zadat:
číslo účtu účetní osnovy (Chart of Account)
číslo karty zákazníka (Customer Card No.)
číslo karty dodavatele (Vendor Card No.)
číslo karty bankovního účtu (Bank Account No.)
číslo karty dlouhodobého majetku (Fixed Asset No.)
číslo vnitropodnikového partnera (IC Partner No.)
číslo zaměstnance (Employee No.).
Zvolené číslo se bude automaticky vkládat do řádků deníku jako protiúčet.
Do pole Číselná řada (No. Series)
je možné zadat kód číselné řady, která bude použita pro přiřazení čísel dokladů v řádcích deníků.
Do pole Číselná řada účtování (Posting No. Series)
lze zadat kód číselné řady, která bude použita pro přiřazení čísel dokladů zaúčtovaným položkám, které jsou vytvářeny z deníků této šablony.
Pokud pole nebude vyplněno, použije se číslo z Číselné řady (No. Series).
Pro identifikaci původu zaúčtovaných transakcí ve finančních žurnálech slouží pole Kód původu (Source Code) a Kód příčiny (Reason Code).
Požadavek na kontrolu nulového salda účtovaného interního dokladu je možné nastavit v poli Vynutit saldo dle dokladů (Force Doc. Balance). Pokud je pole zaškrtnuto, systému kontroluje, zda je nulové saldo u dokladu se stejným typem a číslem, v opačném případě kontroluje nulové saldo v deníku pouze podle data.
Pokud se má při vložení finančních účtů do deníku kopírovat i jejich nastavení účto skupin DPH (automatický výpočet DPH), pole Kopie nast. DPH do řádků deníku (Copy VAT Setup to Jnl. Lines) must be checked. If the journal will be used for internal posting without generating VAT, the check box should not be selected. There is another field that applies to the VAT calculation as well Allow VAT Difference. If checked, the VAT amount in the journal can be manually adjusted.
...
musí být zaškrtnuto. Pokud bude deník používán pro interní účtování bez generování DPH, pole by nemělo být zaškrtnuto. Výpočtu DPH se týká i další pole Povolit odchylku DPH (Allow VAT Difference). Při jeho zaškrtnutí je umožněna ruční úprava částky DPH v deníku.
Pole Nekontrolovat typ dokladu (Not Check Doc. Type
specifies that the balance will not be checked according to the Document Type, which allows for various corrections.
Field Not Check Correction
Specifies that the Correction field will not be checked within the document. This will allow you to post "red" on the line without the correction field being checked in both related lines (when entering values without using a trade-in account).
Fields can be "pulled" onto the table Test Report ID and Posting Report ID, in which you can choose the format of the object to use when printing.
General Journal Batches
General journal batches basically define different general journals under a given template according to the purpose of their use or, for example, according to users. Window Batches The general journal is opened when you click Template, Batches in the General Journal Templates window. New Batches can also be added directly in the General Journal.
The General Journal batch is identified by Name.
...
)
určuje, že se nebude provádět kontrola zůstatku podle Typu dokladu (Document Type), což umožňuje různé opravy.
Pole Nekontrolovat pole oprava (Not Check Correction)
určuje, že v rámci dokladu nebude kontrolované pole Oprava (Correction). To tedy umožní účtovat „červeně“ na řádku bez toho, aby bylo pole oprava zaškrtnuto v obou souvisejícího řádcích (při způsobu zadávání hodnot bez použití protiúčtu).
Na tabulku lze „vytáhnout“ pole ID testovací sestavy (Test Report ID) a ID účtovací sestavy (Posting Report ID), ve kterých si lze zvolit formát objektu, který se použije při tisku.
Listy finančního deníku
Listy finančního deníku v podstatě definují různé finanční deníky pod danou šablonou podle účelu jejich použití nebo např. podle uživatelů. Okno Listy (Batches) finančního deníku se otevře po klepnutí na tlačítko Šablona (Template), Listy (Batches) v okně Šablony finančního deníku (General Journal Templates). Nové Listy (Batches) lze také přidávat přímo ve Finančním deníku (General Journal).
List finančního deníku je identifikován názvem (Name).
Nastavení polí Typ protiúčtu (Bal. Account Type), Číslo protiúčtu (Bal. Account No.), Číselná řada (No. Series), Číselná řada účtování (Posting No. Series), Kód příčiny (Reason Code), Copy Set. Kopie nast. DPH do řádků deníku (Copy VAT Setup to Jnl. Lines), Povolit odchylku DPH (Allow VAT Difference and ) a Kopírovat do zaúčtovaných řádků (Copy to Posted Jnl. Lines It is copied from the settings of the parent template. However, these values can be changed for the journal batch.
If you select the check box Suggest Balancing Amount, then the Amount field on the General Journal lines for the same document number is automatically populated with the value that is required to apply the document.
Field Background Error Check Specifies whether you want journal lines to be automatically checked for possible problems.
The user can also use the General Journal Batches table to enter journal entries or to batch post selected batches by clicking Edit Journal or Post in the Process tab. Reports related to the general journal are also available in the table, such as General Ledger Documentto view and print the required accounting document.
Periodic General Journal
Operations that change minimally or not at all can be posted in Recurring General Journal. This journal is similar to a regular general journal, except that it contains fields for specifying the period method, the frequency of recurrence, and the effective date of the lines. In addition, counter-accounts can be defined in such a way that the amount that will be charged to them is automatically calculated based on the entry.
You can use recurring transaction fields to post both fixed and variable amounts. You can also specify automatic cancellation for the day after the posting date. You can also use allocation keys to divide recurring entries across different accounts.
Attention! Not all fields are displayed by default, so it is necessary to "pull" the necessary fields using the Personalize function available in the BC main menu (in the upper right corner, gear icon) before starting work.
The table is available in the Manual Setup menu, can be accessed in the Hub Role menu, and can be searched for using the magnifying glass.
Afield Title sheet (Batch Name) You can select a specific journal in which the posting should take place. The batch settings are the same as for General Journal, see the description of the settings in the previous chapter. To use the possibilities of the periodic journal, it is advisable to set up as many sheets for how many accounting entries you will use this journal for (accruals, estimates, reserves, etc.).
Periodic differs from a standard general journal in the following fields:
Afield Recurring Method
You can specify how the journal amount is handled after it is posted. There are six options to choose from:
N F Fixed
The amount in this journal line remains after posting
P Variable (V Variable)
The amount in this journal line will be deleted after posting
S Balance (B Balance)
The amount posted to the account in this row will be distributed among the accounts specified for this row in the table Distribution Journal ()
The balance on this account will be set to zero
RN RF Reversing Fixed
The amount in this journal line remains after posting, and the opposite entry is posted the next day
RP Reversing Variable (RV Reversing Variable)
The amount in this journal line will be deleted after posting, and the opposite entry will be posted the next day
RS Reversing Balance (RB Reversing Balance)
The amount posted to the account in this row will be distributed among the accounts specified for this row in the table Allocation Journal; the balance on this account will be set to zero; The following day, the opposite entry will be posted
Afield Period Frequency (Recurring Frequency)
to enter a date formula to calculate the recurrence of the journal line. As defined in this field, the Posting date changes when the journal is posted.
Afield Expiration Date
to enter the date by which the line can be posted.
Recurring journals do not have a field for entering a trade-in account. Therefore, the journal lines must be applied to other lines. Another option is to use the specific functionality of the recurring journal, where it is possible to define the distribution of the amount in the journal line to multiple counter-accounts and calculate the amount for posting to these accounts according to certain rules. The definition is done in a table Distribution (Allocations), which can be displayed by clicking the Line, Allocations button.
Afield Account No.
to specify the G/L accounts that will be used as counter-accounts against the journal line.
Gen. Posting Type and Posting Group
will be pre-filled according to the settings in that account. Pre-filled information can be edited or deleted.
There are several ways to divide the amount from the journal line to offset accounts. The ratio of the amounts in the field can be defined Allocation Quantity or a percentage of the amount in the field Allocation % (Allocation %). Amount It will be automatically calculated. However, it is also possible to enter the amount directly.
When you distribute a journal line amount, you can assign individual dimensions to each offset account. Similar rules apply to the calculation of VAT as for posting in a classic general journal through a single line. Posting groups for VAT calculation must be set up on only one side of the relation – either on the recurring journal line or on the distribution lines.
When you exit this window, the total amount is copied to the Allocated Amt. (LCY)). For the journal to be posted, this amount must be the same as the contents of the Amount field.
Startup Posting Functions The system works with the Work Date of the user who starts the posting. In practice, this means that if the user has a working date, e.g. 12.1.2021, and rows with a posting date (e.g. 1.2.2021) are prepared in the periodic journal, i.e. their period is higher than the working date, the system will not post these items) je zkopírováno z nastavení nadřazené šablony. Tyto hodnoty však lze pro daný list deníku změnit.
Pokud zaškrtnete políčko Navrhnout vyrovnávací částku (Suggest Balancing Amount), pak se pole Částka (Amount) na řádcích finančního deníku pro stejné číslo dokladu automaticky vyplní hodnotou, která je nutná k vyrovnání dokladu.
Pole Kontrola chyb na pozadí (Background Error Check) určuje, zda chcete, aby řádky deníky byly automaticky kontrolovány na možné problémy.
Uživatel může tabulku Listy finančního deníku (General Journal Batches) použít i pro zadání záznamů v deníku nebo pro dávkové zaúčtování vybraných listů klepnutím na tlačítka Upravit deník (Edit Journal) nebo Účtovat (Post) v záložce Proces (Process). V tabulce jsou také dostupné Sestavy (Report) související s finančním deníkem jako například Obecný účetní doklad (General Ledger Document), pomocí které lze zobrazit a vytisknout požadovaný účetní doklad.
Periodický finanční deník
Operace, které se mění minimálně nebo vůbec, je možné účtovat v Periodickém finančním deníku (Recurring General Journal). Ten je podobný běžnému finančnímu deníku s tím rozdílem, že obsahuje pole pro zadání metody periody (opakování), četnosti opakování a data platnosti řádků. Navíc lze definovat protiúčty takovým způsobem, že částka, která na ně bude účtována, se automaticky vypočte na základě zadání.
Pomocí polí pro opakované transakce můžete účtovat pevné i variabilní částky. Můžete také určit automatické storno pro den po datu účtování. Můžete také použít alokační klíče k rozdělení opakujících se položek mezi různé účty.
Pozor! Ne všechna pole jsou standardně zobrazena, je tedy nutné si před započetím práce potřebná pole „vytáhnout“ pomocí funkce Přizpůsobit (Personalize) dostupné v hlavní nabídce BC (v pravém horním rohu, ikona ozubeného kola).
Tabulka je dostupná v nabídce Manuálního nastavení (Manual Setup), může být dostupná v nabídce role centra a lze ji vyhledat pomocí lupy.
V poli Název listu (Batch Name) lze vybrat konkrétní deník, ve kterém má účtování proběhnout. Nastavení listů je stejné, jako pro Finanční deník (General Journal), viz popis nastavení v předcházející kapitole. Pro využití možností periodického deníku je vhodné si nastavit tolik listů, pro kolik účetních zápisů budete tento deník používat (časové rozlišení, dohady, rezervy, apod.).
Od standardního finančního deníku se periodický liší následujícími poli:
V poli Metoda periody (Recurring Method)
je možné zadat princip, jak se s částkou deníku zachází po jeho zaúčtování. Lze zvolit ze šesti možností:
N Neměnná (F Fixed)
částka v tomto řádku deníku po zaúčtování zůstane
P Proměnná (V Variable)
částka v tomto řádku deníku bude po zaúčtování odstraněna
S Saldo (B Balance)
částka účtovaná na účet v tomto řádku bude rozdělena mezi účty zadané pro tento řádek v tabulce Deník rozdělení ()
saldo na tomto účtu bude nastaveno na nulu
RN Reverzní neměnná (RF Reversing Fixed)
částka v tomto řádku deníku po zaúčtování zůstane a následujícího dne bude zaúčtována opačná položka
RP Reverzní proměnná (RV Reversing Variable)
částka v tomto řádku deníku bude po zaúčtování odstraněna a následujícího dne bude zaúčtována opačná položka
RS Reverzní saldo (RB Reversing Balance)
částka účtovaná na účet v tomto řádku bude rozdělena mezi účty zadané pro tento řádek v tabulce Deník rozdělení (Allocation Journal); saldo na tomto účtu bude nastaveno na nulu; následujícího dne bude zaúčtována opačná položka
Do pole Frekvence periody (Recurring Frequency)
se zadává vzorec data pro výpočet opakování daného řádku deníku. Podle definice v tomto poli se po zaúčtování deníku změní Zúčtovací datum.
Do pole Datum expirace (Expiration Date)
se zadá datum, do kterého je možné řádek zaúčtovat.
Periodické deníky nemají pole pro zadání protiúčtu. Řádky deníku proto musí být vyrovnány jinými řádky. Další možností je využít specifickou funkčnost periodického deníku, kdy je možné definovat rozdělení částky v řádku deníku na více protiúčtů a částku pro účtování na tato konta vypočítat podle určitých pravidel. Definice se provádí v tabulce Rozdělení (Allocations), které lze zobrazit klepnutím na tlačítko Řádek (Line), Rozdělení (Allocations).
Do pole Číslo účtu (Account No.)
se zadají finanční účty, které budou použity jako protiúčty proti řádku deníku.
Typ obecného účtování (Gen. Posting Type) a účto skupiny (Posting Group)
se předvyplní podle nastavení na daném účtu. Předvyplněné údaje se dají upravit nebo smazat.
Způsob rozdělení částky z řádku deníku na protiúčty lze provést několika způsoby. Lze definovat poměr částek v poli Rozdělené množství (Allocation Quantity) nebo procento částky v poli Rozdělení % (Allocation %). Částka (Amount) bude automaticky dopočítána. Částku je však také možné zadat přímo.
Při rozdělování částky řádku deníku je možné každému protiúčtu přiřadit individuální dimenze. Pro výpočet DPH platí podobná pravidla jako u účtování v klasickém finančním deníku prostřednictvím jednoho řádku. Účto skupiny pro výpočet DPH musí být nastaveny pouze na jedné straně vztahu – buď na řádku periodického deníku, nebo na řádcích rozdělení.
Po opuštění tohoto okna se celková částka zkopíruje do pole Rozdělená částka (LM) (Allocated Amt. (LCY)). Aby bylo možné deník zaúčtovat, musí být tato částka shodná s obsahem pole Částka (Amount).
Po spuštění účtovacích funkcí systém pracuje s Pracovním datem (Work Date) uživatele, který účtování spouští. V praxi to znamená, že jestliže má uživatel pracovní datum např. 12.1.2021 a v periodickém deníku jsou připraveny řádky se zaúčtovacím datumem (např. 1.2.2021), tj. jejich období je vyšším, než jaké je v pracovním datu, tyto položky systém nezaúčtuje.