Vytvoření penále je možné ručním spuštěním úlohy Vytvořit penále (Creating finance charge memos is possible by manually running the task Create Finance Charge Memos), v které může uživatel filtrovat zákazníky nebo položky zákazníků podle libovolného pole a kritéria. Lze např. vygenerovat penále pouze za 1 konkrétní smlouvu zákazníka anebo pouze za vybrané typy dokladů apod.
Úlohu je možné spustit stisknutím tlačítka Vytvořit penále v časti Proces z přehledu Penále, které je umístěné v menu.
Po potvrzení volby systém zobrazí dialogové okno, v kterém uživatel může zadat parametry pro filtrování.
Záložka Možnosti
Zúčtovací datum (Posting Date)
Zadá uživatel zúčtovací datum dokladu pro penále (penalizační faktury)
Datum dokladu (Document Date)
Zadá uživatel datum dokladu pro penále (penalizační faktury)
Vydat (Release)
Změní uživatel na Ano, pokud chce, aby vytvořené penále systém rovno vydal (zaúčtoval)
Výpočet penále (Interest Calculation)
Editovatelné pouze pokud je penalizace spouštěná z karty smlouvy
Hodnoty:
Prázdné (Empty)
Otevřené položky (Open Entries)
Uzavřené položky (Closed Entries)
Všechny položky (All Entries)
Obdoba je na Kódu podmínek penále (Finance Charge Terms) pole Výpočet penále (Interest Calculation)
V případě, že generování penále je spouštěné:
Ze smlouvy o financovaní funkcí Dopenalizovat smlouvu
Defaultně je pole vyplněné hodnotou = Otevřené položky (první hodnota)
Pole je editovatelné, uživatel má možnost vybrat jinou hodnotu. Potom úloha na vytvoření penále (CodeUnit 394 FinChrgMemo-Make) nebere do úvahy hodnotu z Kódu podmínky penále, ale hodnotu vybranou v dialogovém okně
Z přehledu Penále (Finance Charge Memo List)
Pole je prázdné a needitovatelné
Systém v tomto případě postupuje podle nastavení z Kódu podmínek penále dané smlouvy.
Filtr: Zákazník
Uživatel může zadat filtr na zákazníka např. dle jeho čísla (penalizace pouze za jednoho zákazníka) anebo dle jakéhokoli pole z tabulky Zákazník.
Filtr: Položka zákazníka
Uživatel může zadat filtr na položky zákazníka, které požaduje penalizovat. Přednastavené pole pro filtrování:
Typ dokladu
Uživatel může vybrat z možností:
Platba
Faktura
Dobropis
Penále
Upomínka
Refundace
Smlouva kód
Uživatel může zadat jednu nebo více smluv (oddělené „|“), za které chce spustit penalizaci
V případě potřeby může uživatel zadat jakýkoli další filtr na položky zákazníka z dostupných polí.
Po potvrzení tlačítka OK systém prochází položky zákazníků po splatnosti a na základě údajů o historii penalizování spočítá penále za období od splatnosti položky, resp. za období od poslední penalizace.
Při vytvoření penalizačních faktur zohledňuje příznak Navrhovat penále za smlouvu v Nastavení OneCore. Pokud je hodnota pole:
Ano
Systém prochází všechny položky zákazníků, kde je vyplněno pole:
Kód podmínky penále (API Fin. Charge Terms Code)
Smlouva kód
Blokování penalizace (API Fin. Charge Memos Blocking) = Ne
Vytvoří penále za každou smlouvu zvlášť
V případě hromadných faktur, hodnota pole Smlouva kód je MASS, tj. stejná hodnota pole je i na položce zákazníka. Tyto položky budou zahrnuty do jedné penalizační faktury za zákazníka, tzn. všechny položky s hodnotou pole Smlouva kód = MASS jsou penalizovány jako pod jednou smlouvou s „číslem“ MASS
Ne
Systém filtruje zákazníky s vyplněným polem Kód podmínky penále a prochází jednotlivé položky zákazníka
Vytvoří samostatné penále pro zákazníka podle:
Kód podmínky penále
Kód měny
Např. pokud má zákazník smlouvy
v lokální měně s dvěma různými kódy podmínky penále, systém vytvoří dvě penále
lokální měna a 1. kód podmínky penále
lokální měna a 2. kód podmínky penále
v lokální i cizí měně s dvěma různými kódy podmínky penále, systém vytvoří 4 penále:
lokální měna a 1. kód podmínky penále
lokální měna a 2. kód podmínky penále
cizí měna a 1. kód podmínky penále
cizí měna a 2. kód podmínky penále
Po dokončení úlohy nalezne uživatel vytvořené penále (faktury) v přehledu Penále, z kterého úlohu spouštěl. Navržené penále je možné ručně editovat (odstranit položky penalizace).
Uživatel může odstranit libovolný řádek z penále nebo celou penalizační fakturu odstraněním záznamu, označením příslušných penalizačních faktur a potvrzením funkce Odstranit.
Pokud je na podmínce penále nastaven text penále s proměnnou (např. %1), po odstranění/změně řádku na konkrétní penalizační faktuře, aktualizuje tuto proměnnou stisknutím funkce Aktualizovat text penále.
Výpočet počtů dní pro penalizaci
Uzavřené položky
Při procházení detailních položek (původní položka a vyrovnání) položky zákazníka, tzn. faktury, která se penalizuje, systém nasčítává vyrovnanou částku a současně poznamenává datum posledního vyrovnání
Pokud je nasčítaná částka stejná jako původní částka faktury, tedy je celá faktura vyrovnaná, počítá se Počet dní jako rozdíl datumu vyrovnání a datumu začátku penalizace. Dlužné do je pak datum posledního vyrovnání
Otevřené položky
Pokud není nasčítaná částka rovna částce faktury, pak se jedná o otevřenou položku a Počet dní je rozdíl mezi datumem penalizace a datumem začátku penalizace, tzn. Datum splatnosti anebo datum poslední penalizace z poslední Položky penále. Dlužné do je pak datum penalizace.
Období nepenalizace smlouvy
Na smlouvě je možnost nastavit období nepenalizace smlouvy. Uživatel zadá datum nepenalizace z karty smlouvy / Navigace/ Období nepenalizace in which the user can filter customers or customer ledger entries by any field and criterion. For example, it is possible to generate finance charge memos only for 1 specific customer contract or only for selected types of documents, etc.
The task can be started by pressing the Create Finance Charge Memos In the Process From the overview Penalty, which is located in the menu.
After confirming the selection, the system displays a dialog window in which the user can enter the parameters for filtering.
Options Tab
Posting Date
User enters the posting date of the document for finance charge memos (penalty invoices)
Document Date
User enters the document date for finance charge memos (penalty invoices)
Release
Changes the user to Yes if he/she wants the created finance charge memo to be issued (posted) by the system
Interest Calculation
Editable only if the penalty is triggered from the contract card
Values:
Empty
Open Entries
Closed Entries
All Entries
The analogy is on Finance Charge Terms Code (Finance Charge Terms) field Charge Calculation (Interest Calculation)
If the generation of finance charge memos is triggered:
From a function funding contract Create Fin. Charge Memo
By default, the field is filled with = Open Items (first value)
The field is editable, the user has the option to select a different value. Then the finance charge memo creation task (CodeUnit 394 FinChrgMemo-Make) does not take into account the value of Finance Charge Terms Codebut the value selected in the dialog box
From Finance Charge Memo List
The field is empty and non-editable
In this case, the system follows the settings from the Finance Charge Terms Code of the contract.
Filter: Customer
The user can enter a filter for the customer, for example, by his number (penalization for only one customer) or by any field from the table Customer.
Filter: Customer Entry
The user can specify a filter on the customer ledger entries that he wants to be penalized. Preset field for filtering:
Document Type
The user can select from:
Payment
Invoice
Credit note
Penalty
Reminder
Refunds
Contract Code
A user can enter one or more contracts (separated by "|") for which he wants to trigger a penalty
If necessary, the user can specify any additional filter on the customer ledger entries from the available fields.
After confirming the button OK The system goes through overdue customer entries and calculates finance charge for the period since the due date of the item, or for the period since the last penalty, based on the data on the penalty history.
When creating penalty invoices, it takes into account the Suggest Finance Charge Memos for Contract in OneCore Setup. If the value of the field is:
Yes
The system goes through all customer ledger entries where the following field is filled in:
API Fin. Charge Terms Code
Contract Code
API Fin. Charge Memos Blocking = No
Creates finance charge memos for each contract separately
In the case of mass invoices, the value of the Contract Code field is MASS, i.e. the same field value is also on the customer ledger entry. These items will be included in one penalty invoice for the customer, i.e. all items with the value of the field Contract code = MASS are penalized as under one contract with the "number" MASS
No
The system filters customers with the field filled in Finance Charge Terms Code and goes through the customer's individual items
Creates separate finance charge memos for the customer based on:
Finance Charge Terms Code
Currency Code
E.g. if the customer has contracts
In a local currency with two different finance charge terms codes, the system creates two finance charge memos
Local Currency and 1st Finance Charge Terms Code
Local currency and 2nd finance charge terms code
In both local and foreign currencies with two different finance charge terms codes, the system creates 4 finance charge memos:
Local Currency and 1st Finance Charge Terms Code
Local currency and 2nd finance charge terms code
Foreign currency and the 1st finance charge terms code
foreign currency and 2nd finance charge terms code
After completing the task, the user will find the created finance charge memos (invoices) in the list Penaltyfrom which to run the task. Suggested finance charge memos can be manually edited (remove penalty items).
The user can remove Any line from the finance charge memo or the entire penalty invoice by deleting the record, marking the relevant penalty invoices, and confirming the function Remove.
If a finance charge text with a variable (e.g. %1) is set on the finance charge condition, after deleting/changing a line on a specific penalty invoice, it will update this variable by pressing the Update Finance Charge Text.
Calculation of the number of days for penalty
Closed Entries
When going through the detailed entries (original entry and settlement) of the customer entry, i.e. the invoice that is being penalized, the system sums up the settled amount and at the same time notes the date of the last settlement
If the summed amount is the same as the original invoice amount, i.e. the entire invoice is settled, the Number of Days is calculated as the difference between the settlement date and the penalty start date. Owed To is then the date of the last settlement
Open Items
If the accumulated amount is not equal to the invoice amount, then it is an open item and Number of Days There is a difference between the date of the penalty and the date of the start of the penalty, i.e. Maturity date or the date of the last penalty from the last Finance Charge Entries. Owed To is then the date of the penalty.
Contract Non-Penalty Period
There is an option to set a non-penalty period on the contract. The user enters the date of the non-penalty from the card of the contract / Navigation / No Fin. Charge Memo Period (ENG: No Fin. Charge Memo Period).
Systém při výpočtu penále za danou položku zákazníka zkontroluje, zda existuje záznam (-y) v tabulce Období nepenalizace smlouvy. V případě, že:
...
Neexistuje
Systém při výpočtu penále bude postupovat podle standardní funkcionality (penále vypočítá za celé období podle nastavení Kódu penalizace)
Existuje
...
Systém penále za danou položku nebude počítat za období Nepenalizovat od data – Nepenalizovat do data
...
V případě, že k smlouvě existuje více záznamů, systém zohlední všechny záznamy
...
Příklad 1
Položka zákazníka má splatnost 20.11.2022
K smlouvě je zadané období nepenalizace do 31.12.2022
Penalizaci spouštíme 15.2.2023, daná položka zákazníka byla zaplacená 10.2.2023.
Systém vypočítá penále za danou položku zákazníka za období od 1.1.2023 do 10.2.2023
Příklad 2:
...
Položka zákazníka má splatnost 20.11.2022
...
K smlouvě je zadané období nepenalizace od 1.12.2022 do 31.12.2022
...
Penalizaci spouštíme 15.2.2023, daná položka zákazníka byla zaplacená 10.2.2023
Systém vypočítá penále za danou položku zákazníka za období:
...
od 20.11.2022 do 30.11.2022
...
When calculating finance charge for a given customer item, the system checks whether there is a record(s) in the Contract Non-Penalty Period table. In the event that:
There is no
When calculating finance charges, the system will proceed according to the standard functionality (it will calculate the finance charge for the entire period according to the settings of the Penalty Code)
Exists
The finance charge system for a given item will not calculate for the period Don't Charge From Date – Don't Charge To Date
If there are multiple records for a contract, the system will take into account all records
Example 1
Customer item is due on 20.11.2022
The contract has a non-penalty period until 31.12.2022
We start the penalty on 15.2.2023, the customer's item was paid on 10.2.2023.
The system calculates finance charge for a given customer item for the period from 1.1.2023 to 10.2.2023
Example 2:
Customer item is due on 20.11.2022
The contract has a non-penalty period from 1.12.2022 to 31.12.2022
We start the penalty on 15.2.2023, the customer's item was paid on 10.2.2023
The system calculates finance charge charges for a given customer entry for the period:
from 20.11.2022 to 30.11.2022
from 1.1.2023 to 10.2.2023.
PoznámkaNote:
V případě, že Datum splatnosti položky je v období nepenalizace smlouvy, systém posouvá Datum splatnosti na první den po ukončení období nepenalizace.
Napr.
Období nepenalizace je odIf the Due Date of the item is within the non-penalty period of the contract, the system shifts the Due Date to the first day after the end of the non-penalty period.
E.g.
The non-penalty period is from 1.9.2023 do to 30.9.2023
Splatnost splátky je The due date of the instalment is 15.9.2023
Datum úhrady faktury je Invoice payment date is 19.10.2023
Datum splatnosti systém posune na The system will shift the due date to 1.10.2023 a penalizuje položku do and penalize the item until 19.10.2023.