Dokumenty související se smlouvou je možné zaslat zákazníkovi také emailem jako přílohu v PDF z karty výpůjčky.
Pro vytvoření emailu slouží tlačítko „Odeslání dokumentů“.
Po kliknutí na tlačítko se otevře přehled dokumentů, které je možné zaslat z této stránky emailem.
Uživatel požadovaný dokument označí zaškrtnutím pole Vybrat a Zadání parametrů.
Pokud uživatel zaklikne jenom pole Vybrat a pole Zadání parametrů zůstane bez označení, vybraný dokument se automaticky zašle a uživatel nebude moct upravit parametre (např: emailové adresy, tělo emailu) v emailovém editoru.
Pokud uživatel zaklikne také pole Zadání parametrů po kliknutí na tlačítko OK se otevře Emailový editor, kde může uživatel upravit email a emailové adresy před zasláním emailu.
Automatické doplnění polí e-mailu v emailovém editoru:
Od
Automaticky nastaven Emailový účet, který je označen v tabulce (seznamu) E-mailové účty jako defaultní
Uživatel může změnit kliknutím na tři tečky a výběrem ze seznamu Emailových účtů
Komu
Do pole se dotáhne automaticky emailová adresa, pokud je vyplněná v pořadí z polí
všechny emailové adresy kontaktu zákazníka, který mají odpovídající pracovní odpovědnost nastavenou v poli z pole „Odeslat na prac. odpovědnost“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
z pole „Odeslat na mailovou adresu“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
z pole Email nájemce v karty výpůjčky
Kopie
Do pole se dotáhne automaticky emailová adresa z pole „Poslat v kopii“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
Skrytá
Do pole se dotáhne automaticky emailová adresa z pole „Poslat ve skryté kopii“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
Předmět
Do předmětu se dotáhne popis z pole „Předmět emailu“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
Zpráva
Do zprávy se dotáhne text podle šablony zadané v z pole „Popis rozvržení textu e-mailu“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
Přílohy
Název přílohy se vytvoří podle popisu v poli „Název přílohy emailu“ z vybraného reportu v tabulce Definice tiskových výstupů
Následně tlačítkem Odeslat se email odešle.
Upozornění: Odeslaný email se standartně neukládá v Outlooku, ale ostane uložený ve OneCore v seznamu Odeslané e-mailyDocuments related to the contract can also be sent to the customer by email as a PDF attachment from the loan card.
To create an email, use the "Send Documents" button.
After clicking on the button, a list of documents that can be sent from this page by email will open.
The user selects the desired document by checking the Select and Enter parameters checkboxes.
If the user clicks only the Select field and the Parameter input field remains unchecked, the selected document will be automatically sent and the user will not be able to edit the parameters (e.g.: email addresses, email body) in the email editor.
If the user also clicks the Enter parameters field, clicking on the OK button opens the Email Editor, where the user can edit the email and email addresses before sending the email.
To automatically complete email fields in the email editor:
From
Automatically set the E-mail account that is marked as default in the table (list) E-mail accounts
The user can change it by clicking on the three dots and selecting from the list of Email Accounts
Whom
The e-mail address will be automatically entered into the field if it is filled in the order of the fields
all email addresses of the customer's contact who have the corresponding job responsibility set in the field from the "Send to work" field. responsibility" from the selected report in the Printout Definition table
from the "Send to e-mail address" field from the selected report in the Printout Definition table
from the Tenant Email field on the loan card
Copy
The e-mail address from the "Send CC" field from the selected report in the Printout Definition table is automatically entered into the field
Hidden
The e-mail address from the "Send in BCC" field from the selected report in the Printout Definition table is automatically entered into the field
Subject
The description from the "Email Subject" field from the selected report in the Printout Definition table is added to the subject
Message
The text is downloaded to the report according to the template specified in the "Email Body Layout Description" field from the selected report in the Printout Definition table
Attachments
The attachment name is created according to the description in the "E-mail attachment name" field from the selected report in the Printout Definition table
Then click on the Send button to send the email.
Warning: Sent emails are not saved in Outlook by default, but remain stored in OneCore in the Sent Emails list.