Kalkulaci je možné schválit automaticky, manuálně anebo odeslat na schválení z karty kalkulace/smlouvy pomocí tlačítka „Schválit nabídku“ (Vytvořit/Schválit nabídku).
Automatické schválení nabídky
Automaticky může být nabídka schválená v následujících případech:
...
Vyhovuje kritériím definovaným v tabulce Definice kritérií schvalování nabídky
Po potvrzení tlačítka Schválit nabídku systém:
Vytvoří záznam v Historii schvalování, kde:
Stav schválení = Schváleno
Automatické schválení = Ano
Datum a čas schválení = systémové datum
ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele
Zobrazí hlášku “Nabídka byla automaticky schválena. Přejete si otevřít kartu schvalování nabídky?” Pokud uživatel potvrdí Ano, systém otevře kartu s příslušným záznamem
...
Vyhovuje Rámec zákazníka
Popsáno kapitole Proces chválení nabídky
Odesílatel je členem skupiny schvalovatelů dle odpovídajícího workflow
...
Stav schválení = Schváleno
Automatické schválení = Ne
Datum a čas schválení = systémové datum
ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele
Stav položky schvalování = Schváleno
Proces schválení nabídky (Approval Process)
Po potvrzení tlačítka Schválit nabídku systém provádí následující kroky:
Kontroluje, zda je na hlavičce smlouvy o financování vyplněné pole “Číslo zákazníka”. Pokud:
Ne
zobrazí hlášku “Číslo zákazníka musí být vyplněno“. Po potvrzení OK, systém proces ukončí
Ano
pokračuje dál na další kontrolu
Vytvoří záznam v tabulce Approval History dle popisu v jednotlivých polí v tabulce (kapitola viz Historie schvalování)
Kontroluje, zda je zákazník členem skupiny – pole Člen skupiny v tabulkce Historie schvalování:
Pokud:
Ne
Pokračuje dál na kontrolu limitu
Ano
Zobrazí hlášku “Zákaznik je členem skupiny firem, schválení proveďte manuálně.”
Po potvrzení OK, systém uzavře hlášku a proces schválení ukončí.
Manuální schválení popsané v kapitole Manuální schválení pro člena skupiny firem
Kontroluje, zda je na hlavičce smlouvy o financování vyplněné pole “Číslo rámce zákazníka”. Pokud:
Nevyplněno
Pokračuje na další kontrolu - tabulka “Definice kritérií schvování nabídky”
Vyplněno
Aktualizuje rámec funkcí Aktualizace rámce a zkontroluje zbývající částku rámce (podle způsobu čerpání):
Do rámce zahrne danou nabídku bez ohledu na nastavení detailního stavu nabídky (Čerpání rámce a Rezervace čerpání rámce) tak, jako kdyby bylo nastavené Rezervace čerpání rámce = Ano
Pro Způsob čerpání rámce = Financovaná hodnota použije hodnotu z pole Financovaná hodnota ze záznamu z Historie schvalování
Pro Způsob čerpání rámce = Zůstatková hodnota použije hodnotu z pole Zůstatková hodnota ze záznamu z Historie schvalování
Pro Způsob čerpání rámce = Aktuální obligo zkontroluje, zda existuje záznam k dané smlouvě. V případě, že neexistuje, systém spustí Aktualizaci obliga pro daného zákazníka. Do limitu rámce pak započítá obligo smlouvy vynásobené číslem v poli Počet smluv v Historii schvalování
Následně zjistí, jestli na limitu v nabídce, platí:
Zbývající částka rámce (LM) ≥ částce ze schvalované nabídky (dle způsobu čerpání rámce), pokud:
Vyhovuje
Nabídka je automaticky schválená, tzn. systém nastaví:
Stav schválení = Schváleno
Automatické schválení = Ano
Datum a čas schválení = systémové datum
ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele
Zobrazí hlášku “Nabídka byla automaticky schválena. Přejete si otevřít kartu schvalování nabídky? Pokud uživatel potvrdí Ano, systém otevře kartu s příslušným záznamem
Nevyhovuje
Nastaví hodnoty na záznamu v Approval History:
Stav schválení = Zamítnuto
Automatické schválení = Ano
Datum a čas schválení = systémové datum
ID Schvalovatele = ID přihlášeného uživatele
Zobrazí hlášku „Kreditní rámec zákazníka nevyhovuje.“ a proces ukončí.
Odeslání žádosti na schválení (Sending an approval request)
V případě, že nabídka nebyla automaticky schválená, systém po potvrzení tlačítka Schválit nabídku vytvoří záznam v Historii schvalování a zobrazí uživateli Detail schválení.
Pro odeslání nabídky na schválení uživatel použije funkci Vytvořit žádost z karty detailu schválení
Tlačítko je dostupné pouze v následujících případech:
Stav schválení = Nový a zároveň
Aktivní = Ano
Po potvrzení tlačítka systém spouští schvalovací workflow a vytváří požadavky na schválení pro uživatele ze skupiny schválení definované pro dané workflow.
Po vytvoření položek schvalování systém:
Zobrazí hlášku „Byl vytvořen požadavek na schválení pro uživatele XXX“
Odesílá e-mailovou notifikaci uživatelům z vybrané skupiny uživatelů
Blokuje nabídku pro změny
Změní Stav schválení na Odesláno
Výše uvedené kroky musí být nastaveny v příslušném Workflow.
V případě, že odesílatel žádosti o schválení je členem skupiny schvalovatelů vybraného workfow a není potřeba vícestupňového schválení (Pořadové číslo v skupině uživatelů workflow u všech uživatelů = 1), systém nabídku automaticky schválí. Vzniká položka schvalování, kde Stav = Schváleno.
Zrušení schválení (Cancel Approval)
Zrušení schválení je možné zrealizovat pomocí funkce Zrušit schválení z přehledu historie schvalování anebo z detailu schválení.
Tlačítko slouží na „shození“ příznaku Aktivní – pro případ, když schvalovatel žádost zamítne a uživatel chce o schválení požádat opakovaně, případně po úpravě podmínek nabídky před vytvořením požadavku na schválení.
Tlačítko je dostupné pouze v případě:
Stav schválení
Nový
Odesláno
Zamítnuto
Aktivní = Ano
Systém po stisknutí tlačítka provede následující kroky podle stavu schválení:
Pokud je Stav schválení:
Nový
Nastaví Aktivní = Ne
Stav schválení = Zrušeno
Odesláno
Nastaví Aktivní = Ne
Stav schválení = Zrušeno
Provede zrušení žádosti o schválení, které vzniklo přes workflow:
V Položkách schválení nastaví:
Stav = Zrušeno
Schvalovateli odešle notifikační e-mail o stornování požadavku na schválení
Zamítnuto
Nastaví Aktivní = Ne
Stav schválení ponechá beze změny
Zobrazí hlášku „Schválení nabídky bylo zrušeno.“
Výsledkem je, že v Historii schvalování není žádný řádek s Aktivní = Ano, uživatel pak může iniciovat schvalovací proces znovu.
Manuální schválení pro člena skupiny firem
Pokud je zákazník členem skupiny firem, vždy podléhá speciálnímu schvalování – většinou s ohledem na angažovanost, resp. limit celé skupiny. Tento proces může být značně složitý.
Z uvedeného důvodu v OC je pouze funkcionalita, že v tomto případě schvalovatel leasingové smlouvy s oprávněním (Povolit schválení nabídky = Ano v Nastavení uživatelů), může přepnout Stav schválení na Schváleno anebo Zamítnuto manuálně (popis v kapitole Historie schvalování).
Historie schvalování (Approval History) / Detail schválení (Approval Detail)
Přehled historie schvalování je možné zobrazit z přehledu smluv o financování anebo z karty nabídky/smlouvy o financování přes Související/Historie/Historie schvalování.
Přehled i detail schválení obsahují stejná pole s výjimkou pole Poznámka žadatele (Applicant’s Note), které je viditelné pouze na kartě detailu schválení. Všechna pole v přehledu historie schvalování jsou needitovatelné.
Záložka Obecné
Pole:
Číslo schválení (Approval No.)
Doplní systém automaticky při založení záznamu, z číselné řady dle nastavení Čísla schválení nabídky v Nastavení OneCore
Číslo smlouvy o financování (Financing Contract No.)
Doplní systém při založení záznamu číslo smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Číslo zákazníka (Customer No.)
Doplní systém při založení záznamu číslo zákazníka ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Název zákazníka (Customer Name)
Doplní systém při založení záznamu název zákazníka ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Člen skupiny (Group Member)
Změní systém automaticky na Ano v případě, že kontakt zákazníka má záznam v tabulce Skupinová propojení kontaktu
Typ produktu financování (Financed Product Type)
Doplní systém při založení záznamu typ produktu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Číslo produktu financování (Financed Product Type)
Doplní systém při založení záznamu číslo produktu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Název produktu financování (Financed Product Name)
Doplní systém při založení záznamu název produktu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Číslo předmětu financování (Financed Object No.)
Doplní systém při založení záznamu číslo předmětu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
V případě vícepředmětové smlouvy systém doplní číslo posledního předmětu (obdobně jako na kartě smlouvy)
Záložka Kalkulační parametry
Pole:
Název předmětu financování (Financed Object Name)
Doplní systém při založení záznamu název předmětu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
V případě vícepředmětové smlouvy systém doplní název posledního předmětu (obdobně jako na kartě smlouvy)
Doba financování (měs.) (Financing Period (in month))
Doplní systém při založení záznamu dobu financování ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Kód měny (Currency Code)
Doplní systém při založení záznamu kód měny ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Cena do pořízení bez DPH (Purchase Price excl. VAT)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Cena pořízení bez DPH ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Vstupní cena bez DPH (Input Price excl. VAT)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Vstupní cena bez DPH ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Akontace % (Down Payment %)
Doplní systém při založení záznamu výši akontace v % ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Akontace (Down Payment)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Akontace ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Částka hrazená zákazníkem % (Amount Payed By Customer %)
Doplní systém při založení záznamu částku hrazenou zákazníkem v % ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Částka hrazená zákazníkem (Amount Payed By Customer)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Částka hrazená zákazníkem ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Financovaná hodnota (Financed Amount)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Financovaná hodnota ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Kalkulační zůstatková hodnota (Calculation Residual Value)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Zůstatková hodnota kalkulační ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Výpočtový úrok % (Calculation Interest Rate %)
Doplní systém při založení záznamu hodnotu pole Výpočtový úrok % ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
Splátka bez DPH (Payment Excl. VAT)
Doplní systém při založení záznamu dle jako
Splátka bez DPH ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen * Počet smluv z hlavičky smlouvy o financování
Bez maj. pojištění (Without Property)
Změní systém automaticky na Ano při založení záznamu v případě, že ke smlouvě o financování neexistuje pojistná smlouva:
Stav = Příprava
Druh produktu = Majetkové
Indiv. majetkové pojištění (Individual Property Insurance)
Změní systém automaticky na Ano při založení záznamu v případě, že ke smlouvě o financování neexistuje pojistná smlouva:
Stav = Příprava
Druh produktu = Majetkové
Typ pojištění = Individuální
Záložka Schválení
Pole:
...
Poznámka žadatele (Applicant’s Note)
Doplní uživatel poznámku pro schvalovatele
Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano
...
Počet smluv (Number of Contracts)
Doplní systém při založení záznamu ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
...
Skóre zákazníka (Customer Score)
Zobrazí systém hodnotu zadanou klientem na detailu schválení pro daný záznam
Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano
...
Skóre předmětu (Object Score)
Zobrazí systém hodnotu zadanou klientem na detailu schválení pro daný záznam
Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano
...
Číslo rámce zákazníka (Customer Credit Limit No.)
Doplní systém při založení záznamu číslo rámce zákazníka ze smlouvy, ke které byl záznam vytvořen
...
Datum a čas odeslání (Sending Date and Time)
Doplní systém automaticky systémové datum při založení záznamu
...
ID uživatele (User ID)
Doplní systém automaticky ID uživatele, který spustil schvalování (funkce Schválit nabídku)
...
Datum a čas schválení (Approval Date and Time)
Doplní systém automaticky systémové datu při změně stavu záznamu na Schváleno anebo Zamítnuto
...
Stav schválení (Approval Status)
Doplní systém automaticky (popis v kapitolách Odeslání žádosti na schválení, Zrušení schválení), resp. uživatel (schvalovatel) v případe, pokud je zákaznik členem skupiny (manuální schválení)
Stav může nabývat hodnot:
Nový (New)
Defaultní hodnota po vytvoření záznamu
Odesláno (Sent)
Doplní systém v případě odeslání požadavku na schválení dle nastavení workflow (funkce Vytvořit žádost)
Schváleno (Approved)
Doplní systém automaticky po schválení nabídky (schvalovatelem anebo automatickým schválením)
Zamítnuto (Rejected)
Doplní systém automaticky po zamítnutí schválení (schvalovatelem anebo automaticky v případě nedostatečného zůstatku na vybraném rámci zákazníka)
Zrušeno (Canceled)
Doplní systém automaticky po zrušení požadavku na schválení (funkce Zrušit schválení)
Manuálně je možné přepnout pouze do stavu Schváleno anebo Zamítnuto. V případě, že uživatel vybere jiná stav, systém zobrazí hlášku „Možné stavy jsou Schváleno anebo Zamítnuto“ a hodnotu nedovolí nastavit
...
Automatické schválení (Automatic Approval)
Nastaví systém na Ano v případě, že dojde k automatickému schválení (popis automatického schválení v kapitole Schválení nabídky
...
ID schvalovatele (Approver ID)
Doplní systém automaticky ID uživatele, který nabídku schválil
...
Jméno schvalovatele (Approver Name)
Doplní systém jméno schvalovatele dle ID schvalovatele
...
Podmínka schválení (Approval Contiditons)
Zadá schvalovatel podmínku schválení nabídky, pokud existuje
Pole je editovatelné pouze v případě, že přihlášený uživatel má v Nastavení uživatelů příznak Povolit schválení nabídky = Ano
Aktivní (Active)
...
Změní systém automaticky na Ano při založení záznamu
...
Pouze jeden záznam na smlouvě může mít hodnotu Ano
...
The calculation can be approved automatically, manually or sent for approval from the calculation/contract card using the "Approve offer" button (Create/Approve offer).
Automatic Quote Approval
An offer can be automatically approved in the following cases:
Satisfies the criteria defined in the table Definition of Bid Approval Criteria
After confirming the button Approve Offer system:
Creates an entry in the Approval History where:
Approval Status = Approved
Automatic Approval = Yes
Approval Date and Time = System Date
Approver ID = Logged-in User ID
Displays the message "The offer has been automatically approved. Would you like to open the Offer Approval Card?" If the user confirms Yes, the system will open a tab with the relevant record
Satisfies Customer Frame
Described Chapter Quote Approval Process
The sender is a member of the approver group according to the corresponding workflow
In case the quote parameters do not meet the definition of the criteria for automatic approval, the Customer Frame No. field is blank, the customer is not a member of the group, and the user requesting approval of the quote (the Create Request from the Approval Card)is a member of the approver group of the selected workfow and there is no need for multi-stage approval (Sequence number in the workflow user group for all users = 1), the system automatically approves the offer, i.e.:
Approval Status = Approved
Automatic Approval = No
Approval Date and Time = System Date
Approver ID = Logged-in User ID
Approval Entry Status = Approved
Approval Process
After confirming the button Approve Menu The system performs the following steps:
Checks that the "Customer No." field is filled in on the header of the financing contract. If:
No
displays the message "Customer number must be filled in". After confirming OK, the system terminates the process
Yes
Continues on to the next check
Creates a record in a table Approval History as described in the individual fields in the table (Chapter VIfrom Approval History)
Checks if the customer is a member of a group - Group Member field in the Approval History table:
If:
No
Proceeds on to check the limit
Yes
Displays the message "Customer is a member of a business group, approve manually."
After confirming OK, the system will close the message and terminate the approval process.
Manual approval as described in chapter Manual approval for a business group member
Checks if the "Customer Frame No." field is filled in on the header of the financing contract. If:
Unlisted
Continues to the next check - table "Definition of Bid Approval Criteria"
Completed
Updates the feature framework Update Frame and checks the remaining amount of the limit (according to the method of spent):
It will include the offer in the frame, regardless of the detailed status setting of the offer (Limit Draw and Reservation Limit Draw) as if it were set to Reservation Limit Draw = Yes
For Limit Draw Method = Financed Value Uses the value in the field Financed Value From the record of Approval History
For Limit Draw Method = Residual Value Uses the value in the field Residual Value From the record of Approval History
For Limit Draw Method = Current Liability Checks to see if there is a record for the contract. If it does not exist, the system will run Update Liability for a given customer. It then counts the liability of the contract multiplied by the number in the field towards the limit of the frame Number of Contracts in Approval history
They will then find out if the following applies to the limit in the offer:
Limit Remaining Amount (LCY) ≥ the amount of the approved bid (according to the method of drawing the framework), if:
Conforms
The offer is automatically approved, i.e. the system sets:
Approval Status = Approved
Automatic Approval = Yes
Approval Date and Time = System Date
Approver ID = Logged-in User ID
Displays the message "The offer has been automatically approved. Would you like to open the Quote Approval Card? If the user confirms Yes, the system will open a tab with the relevant record
Does not conform
Sets the values on the record in the Approval History:
Approval Status = Rejected
Automatic Approval = Yes
Approval Date and Time = System Date
Approver ID = Logged-in User ID
It displays the message "The customer's credit limit does not comply." and terminates the process.
Sending an approval request
If the offer has not been automatically approved, the system will confirm the Approve Offer Creates a record in History connivance and displays to the user Approval Detail.
To send a quote for approval, the user uses the Create Request From the Approval Detail Card
The button is available only in the following cases:
Approval Status = New and at the same time
Active = Yes
After the button is confirmed, the system starts the approval workflow and creates approval requests for users from the approval group defined for the workflow.
After the approval entries are created, the system:
Displays the message "An approval request has been created for user XXX"
Sends an e-mail notification to users from the selected user group
Blocks menu for changes
Changes the Approval Status to Sent
The above steps must be set up in the relevant Workflow.
If the sender of the approval request is a member of the approver group of the selected workfow and there is no need for multi-stage approval (Sequence number in the workflow user group for all users = 1), the system will automatically approve the offer. An approval item is created where Status = Approved.
Cancel Approval
Cancellation of the approval can be done using the Cancel Approval From the Approval History overview or from the approval detail.
The button is used to "drop" the flag Active - In case the approver rejects the request and the user wants to request approval repeatedly, or after modifying the terms of the offer before creating the approval request.
The button is available only if:
Approval Status
New
Sent
Rejected
Active = Yes
At the push of a button, the system performs the following steps according to the approval status:
If the Approval Status is:
New
Sets Active = No
Approval Status = Canceled
Sent
Sets Active = No
Approval Status = Canceled
Cancels an approval request that was created through a workflow:
In Approval Items, sets:
Status = Canceled
It sends a notification email to the approver about the cancellation of the approval request
Rejected
Sets Active = No
Leaves the approval status unchanged
Displays the message "Approval of the quote has been canceled."
As a result, there is no line in the Approval History with Active = Yes, the user can then initiate the approval process again.
Manual approval for a business group member
If a customer is a member of a group of companies, they are always subject to special approval – usually with regard to the commitment or limit of the entire group. This process can be quite complex.
For this reason, there is only functionality in the OC that in this case the approver of the leasing agreement with the authorization (Allow quote approval = Yes in User Settings) can switch Approval Status to Approved or Rejected manually (described in chapter Approval History).
Approval History / Approval Detail
An overview of the approval history can be viewed from the list of financing contracts or from the offer/financing contract card via Related/History/Approval history.
Both the overview and the approval detail contain the same fields except for the field Applicant's Notethat is visible only on the approval detail card. All fields in the approval history overview are non-editable.
General Tab
Field:
Approval No.
Fills in the system automatically when creating a record, from the number series according to the Quote Approval No. setting in OneCore Settings
Financing Contract No.
When creating a record, the system adds the number of the contract for which the record was created
Customer No.
When creating a record, the system will fill in the customer number from the contract for which the record was created
Customer Name
When creating a record, does the system add the name of the customer from the contract for which the record was created
Group Member
Changes the system automatically to Yes If the customer's contact has a record in the table Contact Group Relations
Financed Product Type
When creating a record, the system will add the type of financing product from the contract for which the record was created
Financed Product Type
When creating a record, the system will add the financing product number from the contract for which the record was created
Financed Product Name
When creating a record, the system will fill in the name of the financing product from the contract for which the record was created
Financed Object No.
When creating a record, the system adds the number of the financed object from the contract for which the record was created
In the case of a multi-subject contract, the system will fill in the number of the last object (similarly as on the contract card)
Calculation Parameters Tab
Field:
Financed Object Name
When creating a record, the system adds the name of the financed object from the contract for which the record was created
In the case of a multi-subject contract, the system will fill in the name of the last object (similarly as on the contract card)
Lease Term (months) (Financing Period (in month))
When creating a record, will the system add the financing period from the contract for which the record was created
Currency Code
When creating a record, does the system add the currency code from the contract for which the record was created
Purchase Price excl. VAT (Purchase Price excl. VAT)
Completes the system when creating a record as
Acquisition Price Excl. VAT from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Input Price excl. VAT (Input Price excl. VAT)
Completes the system when creating a record as
Input Price Excl. VAT from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Down Payment % (Down Payment %)
When creating a record, the system will add the amount of the down payment in % of the contract for which the record was created
Down Payment
Completes the system when creating a record as
Advance payment from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Amount Payed By Customer %
When creating a record, the system adds the amount paid by the customer in % of the contract for which the record was created
Amount Payed By Customer
Completes the system when creating a record as
Amount paid by customer from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Financed Amount
Completes the system when creating a record as
Financed Value from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Calculation Residual Value
Completes the system when creating a record as
Calculation Residual Value from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Calculation Interest Rate % (%)
When creating a record, does the system fill in the value of the Calculation Interest % field from the contract for which the record was created
Payment Excl. VAT (Payment Excl. VAT)
Completes the system when creating a record as
Payment excl. VAT from the contract for which the record was created * Number of Contracts From the Financing Contract Header
Bez vlast. insurance (Without Property)
Changes the system automatically to Yes When creating a record if there is no insurance contract for the financing contract:
Status = Ready
Product Type = Property
Indiv. Individual Property Insurance
Changes the system automatically to Yes When creating a record if there is no insurance contract for the financing contract:
Status = Ready
Product Type = Property
Insurance Type = Individual
Approval Tab
Field:
Applicant's Note
The user adds a note for the approver
The field is editable only if the logged-in user has User Setup symptom Allow Quote Approval = Yes
Number of Contracts
Completes the system when creating a record from the contract for which the record was created
Customer Score
Displays the system value entered by the client on the approval detail for the given record
The field is editable only if the logged-in user has User Setup symptom Allow Quote Approval = Yes
Object Score
Displays the system value entered by the client on the approval detail for the given record
The field is editable only if the logged-in user has User Setup symptom Allow Quote Approval = Yes
Customer Credit Limit No.
When creating a record, the system will add the customer frame number from the contract for which the record was created
Sending Date and Time
The system automatically fills in the system date when a record is created
User ID
The system automatically fills in the ID of the user who started the approval (Approve Offer function)
Approval Date and Time
The system automatically fills in the system date when the status of a record changes to Approved or Rejected
Approval Status
Completes the system automatically (description in chapters Submit an approval request, Cancel an approval) or user (approver) if the customer is a member of a group (manual approval)
The status can have the following values:
New
Default value after record creation
Sent
Adds to the system in case of sending an approval request according to the workflow settings (function Create Request)
Approved
Completes the system automatically after the offer is approved (by the approver or by automatic approval)
Rejected
Completes the system automatically after rejection of the approval (by the approver or automatically in case of insufficient balance on the selected customer framework)
Canceled
Completes the system automatically after canceling the approval request (function Cancel Approval)
It is only possible to manually switch to the Approved or Rejected. If the user selects a different status, the system will display the message "Possible statuses are Approved or Rejected" and does not allow the value to be set
Automatic Approval
Sets the system to Yes in the event that automatic approval occurs (for a description of automatic approval, see Approval bids
Approver ID
The system automatically fills in the ID of the user who approved the offer
Approver Name
The system adds the name of the approver according to the approver ID
Approval Contiditons
Does the approver enter a condition to approve the quote, if any
The field is editable only if the logged-in user has User Setup symptom Allow Quote Approval = Yes
Active
Changes the system automatically to Yes When creating a record
Only one record on a contract can have a value Yes
Changing the value to No can occur by cancelling the approval (detailed description in chapter Cancellation approval)