Pomocí průvodce můžeme vytvořit kontakt, zákazníka, dodavatele zároveň, následně uživatel může doplnit potřebné informace na vytvořených kartách kontaktu, zákazníka, dodavatele.
Průvodce se dá otevřít role centra OneCore - Financování anebo OneCore - Financování (všechny produkty).
Ze seznamu Kontakty volbou Nový – Vytvořit partnera.
Kliknutím na ikonu Vytvořit partnera je nutné nastavit, jaké subjekty si přejeme vytvořit. Samotný průvodce se skládá ze 4 kroků. Zobrazené pole v jednotlivých krocích se zobrazují, schovávají, případně jsou needitovatelné podle výběru typu zakládaného subjektu:
Obchodní partner na kartě evidován jako Typ Společnost
Kontaktní osoba na kartě evidován jako Typ Osoba
Krok č.1:
Pole:
Typ (Type)
Označení typu kontaktu, který si přejeme vytvořit, možnosti:
Obchodní partner – Kontakt typu společnost (např: Zákazník/Dodavatel)
Kontaktní osoba – Kontakt typu osoba
Jde o kontakt, který je v OC identifikován jako soukromá osoba např. zaměstnanec zákazníka. (při vytváření kontaktní osoby nelze vytvořit zákazníka/dodavatele, viz kapitola: „Kontakt typu osoba“).
Kontakt (Contact)
Neviditelné skryté pole je zatrženo vždy a nelze ho editovat. Kontakt se při využití průvodce vytvoří vždy
needitovatelné pole
Zákazník (Customer)
Defaultní hodnota Ano
Označení, zda si přejeme vytvořit spolu s kontaktem také zákazníka
volitelné pole
Zákazníka můžeme vytvářet jenom pro Typ = Obchodní partner
Pokud uživatel nechá hodnotu = Ano a následně zvolí Typ Kontaktní osoba pole se schová a zobrazí se pole „Číslo obchodního partnera“ a „Název obchodního partnera“
Pokud uživatel opět změní hodnotu z Typ Kontaktní osoba na Typ Obchodní partner pole se objeví a uživatel už musí zakliknutím vybrat co si přeje založit
Dodavatel (Vendor)
Defaultní nastavení = Ne
Označení, zda si přejeme vytvořit spolu s kontaktem také dodavatele
volitelné pole
Dodavatele můžeme vytvářet jenom pro Typ = Obchodní partner
Pro Typ Kontaktní osoba je pole skryto
Číslo obchodního partnera (Business Partner No.)
Pole je viditelné a editovatelné jenom když je zadán Typ = Kontaktní osoba
Kartu kontaktní osoby je možné vytvořit bez přirazení ke konkrétní společnosti nebo může být přirazena ke konkrétní společnosti zadáním Čísla obchodního partnera. (čísla společnosti kontaktu)
Pokud je kontakt zadán bez přirazení ke konkrétní společnosti, je řazen v seznamu kontaktů na začátek seznamu
Pokud je kontaktní osoba přirazená ke konkrétní společnosti ukládá se kontakt v seznamu pod jeho společnost
Název obchodního partnera (Business Partner Name)
Needitovatelné pole
Pokud uživatel vybere v poli číslo obchodního partnera číslo společnosti, dotáhne se podle čísla jeho název, pro informaci uživateli.
Následně pomocí tlačítka Další přecházíme na krok 2.
V kroku 2 se zobrazují a jsou viditelné a editovatelné pole dle toho, jestli je v předcházejícím kroku zadaná v poli Typ Kontaktní osoba, nebo Obchodní parter.
Krok 2 pro Typ = Obchodní partner:
Pole:
Kód země /Oblasti (Country/Region Code)
Povinné pole
Defaultně nastaven na kód země, podle nastaveni v tabulce Informace o společnosti v poli Kód země/oblasti
pole na prvním místě, protože na základě hodnoty země se spouští ověřováni kontaktu (ARES. VIES) a filtruje se jenom relevantní Města a PSČ
IČ (Registration No.)
Nepovinné pole
Po zadání hodnoty do pole a po přechodu do jiného pole se spustí funkce ověření IČ:
Pokud je spuštěna funkce napojení na ověření IČ v tabulce Nastavení služby ověření IČ:
Tak se IČ ověří a následně:
Pokud IČ není správné (OC dokáže aktuálně ověřit jenom v ČR přes systém ARES) systém zobrazí informativní hlášku: “Nenašli jsme shodu pro toto číslo. Ověřte, zda jste zadali správné číslo.”
Pokud je správné (existuje v ČR) některé údaje se automaticky můžou dotáhnout:
To, které údaje se dotáhnou do wizardu si určí uživatel, který přijme jednotlivě nebo vše ponouknuté informace, které se zobrazí po ověření IČ:
Tlačítkem Přijmout si může do wizardu dotáhnout hodnoty z pole „Odezva“ jenom ze zvoleného řádku
Tlačítkem Přijmout vše se dotáhnou do wizardu po kliknutí na tlačítko Zavřít všechny zobrazené hodnoty z pole Odezva
DIČ (VAT Registration No.)
Při Ověření IČ po zadání hodnoty so pole IČ se hodnota DIČ dotáhne, pokud je integraci DIČ zasláno a DIČ se následně už nebude ověřovat službou na ověření DIČ (VIES) pokud bude spuštěná
Pokud uživatel vyplní do pole hodnotu DIČ a je spuštěná kontrola ověření DIČ službou VIES systém zobrazí kartu nebo hlášku:
Když DIČ najde
Pokud chcete automaticky dotáhnout Název do wizardu je potřebné kliknout na tlačítko „Přijmout“
Upozornění!!! – Po aktualizaci BC20 nepoužívat tlačítko Přijmout vše. Adresa by se celá vložila do pole Adresa. Text není možné rozdělit do polí wizardu.
Když SE DIČ nenajde systém zobrazí hlášku: “Nenašli jsme shodu pro toto číslo. Ověřte, zda jste zadali správné číslo."
Když je DIČ už v systému zadané systém zobrazí hlášku: “Toto DIČ již bylo zadáno pro kontakty: KT000008”
Když je DIČ pro zadanou zemi v poli Kód země / oblasti zadané ve špatném tvaru systém zobrazí hlášku (příklad pro SK):
Formáty DIČ pro jednotlivé země jsou uživatelsky nastavené v tabulce Formáty DIČ, do které se uživatel dostane následovně:
Tabulka Země / oblasti
Formáty DIČ
Název (Name)
Název společnosti
Povinné pole
Adresa (Address)
Název ulice (obce) spolu s číslem ulice (domu)
Povinné pole
Město (City)
Určuje město (obec) ve které má kontakt sídlo
Filtrované na Kód země/oblasti
Uživatel rozkliknutím otevře tabulku Kódy PSČ, odkud vybere Město
Po výběru se doplní také PSČ zadané v poli Kod
Pokud uživatel město zadá popisem do pole a daných měst je vice než jedno v seznamu Kódu PSČ, tak po kliknutí na další pole se zobrazí uživateli filtrovaný seznam Měst pro daný vložený popis a uživatel vybere správné PSČ k danému městu
Pokud je pro daný popis hodnota jenom jedna PSČ se automaticky do pole PSČ vloží
Uživatel může do pole dopsat také hodnotu, která není v seznamu a OC bude hodnotu akceptovat
Povinné pole
PSČ (Post Code)
Určuje PSČ kontaktu
Pokud uživatel vybere město PSČ se dotáhne automaticky
Pokud je pole Město prázdné a uživatel doplní PSČ vyplní se také pole Město
Povinné pole
Pokud uživatel PSČ do pole zadá popisem a pro dané PSČ je vice měst OC zobrazí filtrovaný seznam těchto měst a uživatel vybere správní
Uživatel může do pole dopsat také hodnotu, která není v seznamu a OC bude hodnotu akceptovat
Kód právní formy (code)
Povinné pole
Uživatel vybere právní formu rozklikem se seznamu z tabulky Právní formy
Kód právní subjektivity (API Legal Subjectivity Code)
Povinné pole
Právní subjektivita kontaktu (Např. Společnost s ručením omezeným)
Pro zadání kódu musí být vyplněná hodnota poli Kód právní formy, podle které se následně filtruji jenom řádky právní subjektivity pro danů právní formu
Krok 2 pro Typ = Osoba:
Pole:
Jméno (First Name)
Určuje jméno kontaktu
Příjmení (Surname)
Určuje přímení kontaktu
Název (Name)
Povinné pole
Je potřeba vyplnit jedno z polí Jméno nebo Příjmení
Needitovatelné pole
Hodnota v poli se složí z hodnot poli Jméno + Přímení
Informace o adrese
Kód země / oblasti
Pokud v kroku č.1 není vyplněné pole číslo obchodního partnera do pole se vloží kód země, podle nastaveni v tabulce Informace o společnosti v poli Kód země/oblasti
Pokud v kroku č.1 je vyplněné pole číslo obchodního partnera do pole se vloží kód země podle aktuální reg. adresy společnosti a pole je needitovatelné
Adresa (Address)
Nepovinné pole
Název ulice (obce) spolu s číslem ulice (domu)
Pokud je v kroku č.1 vyplněná hodnota v poli Číslo obchodního partnera Adresa se vyplní automaticky podle aktuální reg. adresy společnosti a pole bude needitovatelné
Město (City)
Nepovinné pole
Určuje město (obec) v, které má kontakt sídlo
Pokud je v kroku č.1 vyplněná hodnota v poli Číslo obchodního partnera Adresa se vyplní automaticky podle aktuální reg. adresy společnosti a pole bude needitovatelné
PSČ (Post Code)
Nepovinné pole
Určuje psč kontaktu
Pokud je v kroku č.1 vyplněná hodnota v poli Číslo obchodního partnera Adresa se vyplní automaticky podle aktuální reg. adresy společnosti a pole bude needitovatelné
Kód právní formy (code)
Povinné pole
Uživatel vybere právní formu rozklikem se seznamu z tabulky Právní formy
Kód právní subjektivity (Legal Subjectivity Code)
Právní subjektivita kontaktu (Např. fyzická osoba nepodnikatel)
Pro zadání kódu m.usí být vyplněná hodnota poli Kód právní formy, podle které se následně filtruji jenom řádky právní subjektivity pro danů právní formu
Krok 3 pro Typ = Obchodní partner
Vyplňte kontaktní informace
Mobil (Mobile No.)
Mobilní číslo pro komunikaci se společnosti
Telefonní číslo (Phone No.)
Telefonní číslo pro komunikaci se společnosti
E-mail (Email)
E-mail kontaktu pro komunikaci se společnosti
Vyplňte informace o registraci
Registr (Register)
Možnosti: Obchodní registr, Živnostenský registr
Místo soudu/Obvodní úřad (Place of Jurisdiction / District Office)
Pro Typ společnost – místo registrace
Oddíl, Vložka/ Číslo živ. Registru (File No. / Trade Reg. No.)
Pokud se poskytuje, uživatel může zapsat dle výpisu registru
Krok 3 pro Typ = Osoba
Vyplňte kontaktní informace
Mobil (Mobile No.)
Mobilní číslo pro komunikaci
Telefonní číslo (Phone No.)
Telefonní číslo pro komunikaci
E-mail (Email)
E-mail kontaktu pro komunikaci
Krok 4 pro Typ = Obchodní partner
V kroku č. 4 uživatel vybírá Šablony pro zákazníka nebo dodavatele. Šablony usnadňují automatické vyplnění údajů na kartě zákazníka nebo kartě dodavatele. (kapitola Šablona zákazníka, Šablona dodavatele) V případě, pokud v kroku č.1 zakliknete, že se má vytvořit zákazník/dodavatel a uživatel šablonu nevybere, systém Vás upozorní: “Je třeba vybrat šablonu zákazníka / dodavatele!”
Krok 4 pro Typ = Osoba
Poslední krok pro Typ = Osoba je bez polí, jen je potřeba průvodce ukončit, vystornovat, nebo se dá vrátit o krok zpět.
Po úspěšném dokončení průvodce je zobrazeno hlášení, že byly subjekty správně vytvořeny a zobrazí se otázka, zda si přejeme zobrazit danou kartu kontaktuUsing the wizard, we can create a contact, customer, supplier at the same time, then the user can fill in the necessary information on the created contact, customer, supplier cards.
The wizard can be opened by the OneCore - Financing or OneCore - Financing (all products) centers.
From the Contacts list, choose New – Create Partner.
By clicking on the Create Partner icon, it is necessary to set what entities you want to create. The wizard itself consists of 4 steps. The displayed fields in each step are displayed, hidden, or non-editable according to the selection of the type of entity being created:
Business partner registered as Company Type on the card
Contact person on the card registered as Type Person
Step 1:
Field:
Type
To indicate the type of contact you wish to create, the options:
Business Partner – A contact of the company type (e.g.: Customer/Supplier)
Contact person – Person type contact
It is a contact that is identified in the OC as a private person, e.g. an employee of the customer. (it is not possible to create a customer/supplier when creating a contact person, see chapter: "Person type contact").
Contact
An invisible hidden field is always checked and cannot be edited. A contact is always created when using the wizard
non-editable field
Customer
Default value: Yes
Indicate whether you want to create a customer along with the contact
Optional Field
We can only create a customer for Type = Business Partner
If the user leaves the value = Yes and then chooses the Contact Person Type, the field is hidden and the fields "Business Partner No." and "Business Partner Name" are displayed
If the user changes the value again from Contact Person Type to Business Partner Type, the field appears and the user has to click on what they want to create
Vendor
Default = No
Indicate whether you want to create a vendor along with the contact
Optional Field
We can only create vendors for Type = Business Partner
For the Contact Person type, the field is hidden
Business Partner No.
The field is visible and editable only when Type = Contact person is entered
A contact person card can be created without assigning it to a specific company, or it can be assigned to a specific company by entering a Business Partner Number. (contact company numbers)
If a contact is entered without assigning it to a specific company, it is sorted at the top of the list in the contact list
If a contact person is assigned to a specific company, the contact is stored under his or her company in the list
Business Partner Name
Non-editable field
If the user selects the company number in the Business Partner No. field, the name of the company is followed by the number for the user's information.
Then use the Next button to move on to step 2.
In step 2, fields are displayed and visible and editable depending on whether Contact Person or Business Partner is entered in the Type field in the previous step.
Step 2 for Type = Business Partner:
Field:
Country/Region Code
Required field
By default, set to a country code, as set in the Company Information table in the Country/Region Code field
field first, because contact authentication (ARES. VIES) and only relevant Cities and Post Codes are filtered
Registration No. (Registration No.)
Optional field
After entering a value in a field and navigating to another field, the IR verification function starts:
If the function of connection to IR verification is running in the IR Verification Service Settings table:
In this way, the ID is verified and subsequently:
If the ID number is not correct (the OC can currently verify only in the Czech Republic via the ARES system), the system displays an informative message: "We did not find a match for this number. Verify that you have entered the correct number."
If it is correct (it exists in the Czech Republic), some data can be automatically downloaded:
Which data is downloaded to the wizard is determined by the user, who receives individually or all of the information that is displayed after verification of the ID number:
By pressing the Accept button, the wizard can download the values from the "Response" field only from the selected row
By clicking on the Close button, all displayed values from the Response field will be downloaded to the wizard after clicking on the Close button
VAT Registration No.
In the case of Verification of Registration Number, after entering the value so in the Registration Number, the value of the VAT Registration No. will be completed if the VAT number integration is sent and the VAT Registration No. will no longer be verified by the Tax Identification Number Verification Service (VIES) if it is triggered
If the user fills in the VAT number value in the field and the VAT verification check by the VIES service is running, the system displays a card or a message:
When the VAT number is found
If you want to automatically download the Name into the wizard, you need to click on the "Accept" button
Notification!!! - Do not use the Accept All button after BC20 update. The entire address would be pasted into the Address field. It is not possible to split the text into wizard fields.
If the VAT number is not found, the system will display a message: "We did not find a match for this number. Verify that you have entered the correct number."
If the VAT number is already entered in the system, the system will display the message: "This VAT number has already been entered for contacts: KT000008"
When the VAT number for the specified country is entered in the wrong form in the Country/Region Code field, the system displays a message (example for SK):
VAT number formats for individual countries are set by the user in the VAT Formats table, which the user can access as follows:
Country/Region Table
VAT Registration No. Formats
Name
Company Name
Required field
Address
The name of the street (municipality) together with the street (house) number
Required field
City
Specifies the city (municipality) in which the contact is based
Filtered to Country/Region Code
By clicking on it, the user opens the Postal Code Codes table, from where he selects the City
When selected, the zip code entered in the Code field is also filled in
If the user enters a city description in a field and there is more than one city in the Postcode Code list, then after clicking on the next field, the user will see a filtered list of Cities for that inserted description and the user will select the correct zip code for that city
If there is only one value for a given description, the postal code is automatically inserted into the postal code field
The user can also enter a value that is not in the list into the field and the OC will accept the value
Required field
Post Code (Post Code)
Specifies the contact's postal code
If the user selects a city, the zip code will be finalized automatically
If the City field is blank and the user enters a postal code, the City field is also populated
Required field
If the user enters a postal code in the description field and there are multiple cities for that zip code, the OC will display a filtered list of these cities, and the user will select the correct one
The user can also enter a value that is not in the list into the field and the OC will accept the value
Legal Form Code
Required field
The user selects a legal form by clicking on the list from the Legal Forms table
API Legal Subjectivity Code
Required field
Legal Personality of Contact (E.g. Limited Liability Company)
To enter the code, the value of the Legal Form Code field must be filled in, which is then used to filter only legal subjectivity lines for that legal form
Step 2 for Type = Person:
Field:
First Name
Specifies the name of the contact
Surname (Surname)
Specifies the straightness of the contact
Name
Required field
You need to fill in one of the First Name or Last Name fields
Non-editable field
The value in the field is composed of the values in the First Name + Surname fields
Address Information
Country/Region Code
If the Business Partner No. field is not filled in in step 1, the country code is inserted into the field, according to the settings in the Company Information table in the Country/Region Code field
If the Business Partner No. field is filled in in step 1, the country code is inserted into the field according to the current company reg. address and the field is non-editable
Address
Optional field
The name of the street (municipality) together with the street (house) number
If the value in the Business Partner No. field is filled in in step 1, the address will be filled in automatically according to the current company reg. address and the field will not be editable
City
Optional field
Specifies the city (town) in which the contact has its headquarters
If the value in the Business Partner No. field is filled in in step 1, the address will be filled in automatically according to the current company reg. address and the field will not be editable
Post Code (Post Code)
Optional field
Specifies the contact's postal code
If the value in the Business Partner No. field is filled in in step 1, the address will be filled in automatically according to the current company reg. address and the field will not be editable
Legal Form Code
Required field
The user selects a legal form by clicking on the list from the Legal Forms table
Legal Subjectivity Code
Legal subjectivity of the contact (e.g. natural person, non-entrepreneur)
To enter the code m., the value of the Legal Form Code field must be filled in, which is then used to filter only the legal subjectivity lines for the given legal form
Step 3 for Type = Business Partner
Fill in contact information
Mobil (Mobile No.)
Mobile number to communicate with companies
Phone No.
A phone number to communicate with companies
E-mail (Email)
Contact e-mail to communicate with the company
Fill in the registration information
Register
Options: Commercial Register, Trade Licensing
Place of Jurisdiction / District Office
For Company Type – Place of Registration
Section, Insert/ Trade Reg. No.
If it is provided, the user can write according to the extract of the register
Step 3 for Type = Person
Fill in contact information
Mobil (Mobile No.)
Mobile number for communication
Phone No.
Phone number for communication
E-mail (Email)
Contact e-mail for communication
Step 4 for Type = Business Partner
In step 4, the user selects Templates for the customer or supplier. Templates make it easy to automatically fill in the information on the customer card or vendor card. (chapter Customer Template, Vendor Template) If you click in step 1 that a customer/supplier should be created and the user does not select a template, the system will warn you: "You need to select a customer/supplier template!"
Step 4 for Type = Person
The last step for Type = Person has no fields, you just need to close the wizard, cancel it, or you can go back one step.
When the wizard completes successfully, a message is displayed stating that the entities have been created correctly, and you are asked if you want to display the contact card.