Page Comparison

Na On The Role centru Insurance v hlavním menu je sekce Žádosti.

Obsahuje přehledy evidence Žádostí o změnu pojistné smlouvy a evidenci Žádostí výjimek schvalovaných pojišťovnou.

Žádosti o změnu (Change Requests)

Přehled Žádosti o změnu (Change Requests List)

Seznam žádostí o změnu je možné zobrazit z Role centra Insurance přes volbu Žádosti / Žádosti o změnu.

Po potvrzení volby systém zobrazí přehled žádostí o změnu.

• Varování

  • Označí systém na Ano v případě, že Datum upozornění na změnu < jako aktuální datum

  • Defaultné nastavení Ne je u žádostí, které mají Datum upozornění na změnu > jako aktuální datum

  • Datum upozornění na změnu systém počítá dle Nastavení pojištění, pole Datum upozornění změny smlouvy.

...

of the Insurance Center In the main menu, there is a section Instances.

Contains Organizer Overviews Change Requests Insurance Contracts and Records Request Exceptions approved by the insurance company.

Change Requests

Change Requests List

The list of change requests can be viewed from the Role of the Insurance Center via the option Requests / Change Requests.

After confirming the selection, the system will display an overview of change requests.

• Warning

  • Marks the system as Yes In the event that Change Warning Date < as current date

  • Default setting No is for applications that have Change Warning Date > as current date

  • Change Warning Date The system calculates according to Insurance Setupfield Change Notification Date.

Creation of Change Request of Insurance Contract

...

Uživatel může zaevidovat žádost klienta o změnu pojistné smlouvy manuálně z přehledu pojistných smluv anebo z karty pojistné smlouvy přes volbu Proces / Žádosti o změnu.

Po potvrzení volby systém zobrazí přehled žádostí o změnu dané pojistné smlouvy, kde uživatel přes tlačítko Nový založí novou žádost

Systém zobrazí kartu žádosti o změnu pojistné smlouvy, do které předvyplnil pole z pojistné smlouvy a smlouvy o financování

Pole:

• Popis (Description)

  • Uživatel textem upřesní žádost klienta

• Typ změny (Change Type)

  • Uživatel vybere typ změny z tabulky Typy změn pojištění. Jedná se o uživatelský číselník, kde je možné přidávat

• Datum žádosti (Request Date)

  • Systém předvyplní aktuálním datem. Uživatel může datum změnit

• Plánované datum realizace (Planned Realization Date)

  • Uživatel vyplní plánované datum realizace změny. Z tohoto data se vypočítá dle nastavení datum upozornění na změnu (Nastavení pojištění pole Datum upozornění změny smlouvy)

• Datum upozornění na změnu (Change Warning Date)

  • Systém dopočte jako

    • Datum plánované realizace + Datum upozornění na změnu smlouvy.

  • Uživatel může změnit. Po tomto datu bude Označení Upozornění = Ano na přehledu žádostí.

  • Potřeba nové nabídky (New Quote Needed)

    • Uživatel zatrhne, pokud je třeba nová nabídka

  • Stav (Status)

    • Při vytváření žádosti je žádost ve stavu Nová. Ostatní stavy přepíná uživatel podle provedených prací na žádosti

    • Možné stavy žádosti: 

      • Nové (New)

      • Zaslaná nabídka (Quote Sent)

      • Zaslaná smlouva (Contract Sent)

      • Podepsaná smlouva (Signed Contract)

      • Hotovo (Finished)

      • Odmítnuto (Declined)

  • Datum zaslání klientovi (Sent To Client Date)

    • Uživatel zadá datum zaslání vyjádření k žádosti zákazníkovi

  • Částka poplatku (Charge Amount)

    • Uživatel zadá výši poplatku za změnu smlouvy, na kterou bude vystavená zákazníkovi faktura

    • Částka bude předvyplněná v dialogovém okně funkce pro vytvoření individuální faktury na poplatek za změnu

Faktura - poplatek za změnu (Invoice – change fee)

Uživatel může spuštěním funkce vystavit individuální fakturu na poplatek za provedení změny pojistné smlouvy.

Funkci je možné spustit z karty žádosti o změnu pojistné smlouvy přes Nový / Vytvořit individuální fakturu

Po potvrzení funkce systém zobrazí dialogové okno pro zadání parametrů pro vystavení faktury.

Pole:

• Kód standardního prodeje zákazníka (Standard Customer Sales Code)

  • Uživatel vybere z číselníku Standardních kódů zákazníka

• Zúčtovací datum (Posting Date)

  • Uživatel vyplní účetní období, do kterého faktura patří

• Částka (Amount)

  • Je-li vyplněna na kartě žádosti částka poplatku, systém ji přenese

  • Uživatel může změnit vyplnit částku poplatku až při vytváření faktury

• Nastavit stav faktury na Vydané (Set Invoice Status as Released)

  • Pokud uživatel zatrhne v případě blokování změn v dokladu. Pokud je doklad vydaný, nelze měnit údaje bez znovuotevření dokladu

• Ke konsolidaci (For Consolidation)

  • Příznak, který určuje, zda bude faktura (položka) zahrnutá do konsolidované faktury, anebo bude vystavená individuální prodejní faktura

• Důvod přefakturace (Reinvoicing Reason)

  • Uživatel vybere důvod přefakturace, který bude uveden na řádku prodejní faktury

  • Nepovinné pole

Výsledkem je prodejní faktura za poplatek.  

V případě, že uživatel v dialogovém okně označil příznak Ke konsolidaci:

• Ano

  • fakturu ponechá jako nezaúčtovanou – bude součástí konsolidované faktury

• Ne

  • uživatel fakturu zaúčtuje a odešle klientovi jako individuální fakturu.

Žádosti o výjimku (Request Exception)

Přehled Žádosti o výjimku (Request Exception List)

Seznam žádostí o výjimku je možné zobrazit z Role centra Insurance přes volbu Žádosti / Žádost o výjimku.

Po potvrzení volby systém zobrazí přehled žádostí o výjimku.

Základní nastavení (General Setup)

Pro plynulý proces zpracování žádosti o výjimku z pojištění je potřebné nastavení následujících tabulek:

• Nastavení pojištění (Insurance Setup)

  • E-mail pro zaslání žádosti o výjimku

• Relace výjimka/rámcová smlouva (Exception/Fram. Agreement Relations)

  • Je třeba zadat rámcovou pojistnou smlouvu a sadu pro výjimku produktu a pojišťovnu. Jsou to základní parametry pro vytvoření sazby pro výjimku. Bez údajů v této tabulce nelze nahrát do systému schválenou sazbu

• Nastavení uživatelů (User Setup)

  • Povolit změnu stavu žádosti o výjimku

• Prodejci/nákupčí (Salesperson/Purchaser)

  • Pro zasílaní mailových odpovědí obchodníkovi, který žádá o výjimku je potřebné, aby byla založená Karta prodejce/nákupčího a vyplněný e-mail

Karta Žádosti o výjimku (Request Exception Card)

Pole:

• Číslo (No.)

  • Systém přidělí číslo výjimky z číselné řady

• Číslo zákazníka (Customer No.)

  • Uživatel vybere číslo zákazníka, pro kterého požaduje výjimku

• Kód prodejce (Salesperson Code)

  • Na tohoto prodejce budou zasílaný e-maily o stavu schválení

  • Systém doplní dle vybrané smlouvy o financování

• Typ výjimky (Exception Type)

  • Uživatel vybere jeden z nabídky typů

    • Jednoduchá (Simple)

    • Tender (Tender)

    • Výjimka vstupu do pojištění (Entry Insurance Exception)

    • Výjimka na zabezpečení (Security Exception)

    • Výjimka na spoluúčast (Participation Exception)

    • Výjimka na vinkulaci (Pledge Exception)

• Číslo smlouvy financování (Financing Contract Type)

  • Uživatel vybere smlouvu o financování ze seznamu smluv zafiltrováného na daného zákazníka

• Důvod žádosti (Reason Request)

  • Textový popis upřesnění důvodu žádosti, povinné pole pro vydáni žádanky

• Požadované zabezpečení (Security Required)

  • Doplní uživatel v případě žádosti typu Výjimka na zabezpečení

  • Pro další typy výjimky je pole needitovatelné

• Zabezpečení zákazník (Security Customer)

  • Doplní uživatel v případě žádosti typu Výjimka na zabezpečení

  • Pro další typy výjimky je pole needitovatelné

• Stav (Status)

  • Stav žádosti mění OC podle činností, které uživatel zpracovávající žádost provádí

  • Možné stavy:

    • Žádost (Request)

    • Vydaná (Released)

    • Zaslána do pojišťovny (Send)

    • Souhlas (Approved)

    • Nesouhlas (Disapproved)

    • Nahraná do systému (Uploaded)

• Datum předpokládané realizace (Expected Realization Date)

  • Uživatel zadá datum, kdy zákazník požaduje realizaci výjimky

• Žádá o sazby (Asks for Rates)

  • Uživatel zatrhne v případě požadované sazby. V případě jednoduché nabídky nebo tendru je pole předvyplněno. Uživatel může změnit

Podformulář produktu žádosti o výjimku (Product Req. Exception Subform)

Pole:

• Číslo produktu (Product No.)

  • Uživatel vybere produkt, pro který zákazník žádá výjimku

• Pojistná suma (Insurance Total)

  • Povinné pole pro vydáni výjimky

• Objem ccm (Size ccm)

  • Pro produkt, kde se výpočet odvíjí od objemu motoru, musí uživatel zadat objem motoru

• Číslo preferované pojišťovny (Preferred Insurance No.)

  • Uživatel vybere pojišťovnu

• Procento / Absolutní sum (% / Total)

  • Výběr, jestli je sazba v procentech nebo absolutní sumě

• Požadovaná sazba (Required Rate)

  • Uživatel vyplní, jakou sazbu zákazník požaduje

• Spoluúčast (Participation)

  • Uživatel vyplní hodnoty spoluúčasti

• Vytvořená sadzba (Created Rate)

  • Označí systém po klinutí na tlačítko Nahrát do systému a nahrání sazby do systému

• Číslo sazby (Rate No.)

  • Systém vyplní ID nahrané výjimky

• Varianta produktu (Product Variant Code)

  • Vybere uživatel pro produkt preferované pojišťovny. Pokud bude „vybraná pojišťovna“ jiná než „preferovaná“, systém upozorní hláškou a smaže variantu produktu. Uživatel musí v tomto případě vybrat „variantu“ znovu. (Každá pojišťovna má své varianty)

  • Systém použije při nahrání sazby

• Číslo metody kalkulace (Calculation Method No.)

  • Pokud existuje pouze jedna metoda pro daný případ, systém automaticky doplní. Pokud existuje více vhodných metod, musí vybrat uživatel

  • Systém použije při nahrání sazby

• Číslo intervalu (Interval No.)

  • Je třeba vyplnit pouze u metod s intervalem

  • Systém použije při nahrání sazby

Podformulář produktu žádosti o výjimku (Product Req. Exception Subform)

V této oblasti uživatel zadá charakteristiku předmětu, pro který je žádost určena. Uživatel musí zadat:

• Kategorie předmětu (Object Category)

  • Výběr z možností OC

    • Vozidlo (Vehicle)

    • Stroj-zařízení (Machine)

    • Nemovitosti (Building

• Kód komodity (Commodity Code)

  • Výběr z možností – uživatelský číselník

• Skupina katalogové karty (Group)

  • Výběr z možností – uživatelský číselník

Menu Žádosti o výjimku (Exception Request Menu)

Tlačítka v menu odpovídají postupným činnostem s ohledem na zpracování žádosti o výjimku.

Jednotlivé tlačítka spouštějí funkci a mění stav žádosti.

Vydat (Release)

Při spuštění funkce Vydat probíhá kontrola povinných polí:

• Zákazník

• Důvod žádosti

• Číslo produktu

• Pojistná suma

• Vyplnění pole v Nastavení pojištění

  • E-mail pro zaslání žádosti o výjimku

Další kontroly jsou závislé také na typu výjimky.

• Např. Kategorie předmětu, Kód komodity, Skupina není povinná pro výjimky na vinkulace.

Při vydání výjimky systém odešle upozornění na e-mailovu adresu nastavenou v Nastavení pojištění.

• Vydáním se mění stav žádosti o výjimku na Vydaná

• Údaje ve vydané žádosti už nelze měnit.

Znovu otevřít (Reopen)

• Tlačítko Znovu otevřít vráti žádost o výjimku do stavu Žádost

  • Uživatel může doplnit / změnit údaje

• Znovu otevřít je možné pouze žádost ve stavu Vydaná.

Zaslat do pojišťovny (Send the Insurance Company)

• Když uživatel spustí funkci Zaslat do pojišťovny, systém připraví e-mail pro zaslání do pojišťovny

• E-mail obsahuje údaje ze žádosti

• E-mailovou adresu kontaktu pojišťovny zadá uživatel manuálně, případně doplní další údaje a odešle

• Stav žádosti o výjimku se spuštěním funkce změní na Zaslaná do pojišťovny

Nesouhlas (Disapproval)

• V případě, že pojišťovna neudělila výjimku, uživatel spustí funkci Nesouhlas

• Proces končí – žádost je zamítnuta. Systém připraví email na obchodníka z hlavičky žádosti

• Stav žádosti o výjimku se spuštěním funkce Nesouhlas změní na Nesouhlas

Souhlas (Approval)

• V případě odsouhlasení žádosti, ve které není žádost o sazby, systém připraví podobný e-mail na obchodníka – rozdíl je v textaci.

...

V případě Žádosti o výjimku, kde Žádá o sazby = ANO před kliknutím na Souhlas je potřebné vyplnit pole

• Vybraná pojišťovna

  • Název pojišťovny, která poskytla sazbu na výjimku

• Schválená sazba

  • Výše schválené sazby pojišťovnou

...

V případě, že uživatel pole nevyplnil, systém vypíše hlášku:

...

Po vyplnění požadovaných hodnot a spuštění funkce Souhlas systém zobrazí okno: “Chcete uložit?”

...

Po potvrzení ANO, systém změní stav žádosti o výjimku na Souhlas.

Nahrát do systému (Upload in the system)

• Sazbu schválenou pojišťovnou uživatel může vytvořit spuštěním funkce Nahrát do systému

• Pokud pro danou pojišťovnu systém nenajde definovanou relaci výjimky vypíše hlášku:

  Image Removed

• Systém otevře novo založené karty pojistné sazby

  • Přidělí nové číslo sazby z číselného radu

  • Doplní Platnost od = den vzniku, Platnost do = platnost 1 měsíc od data v poli Platnost od

  • Doplní sazbu

  • Vyplní pole Výjimka číslo zákazníka číslem zákazníka, pro kterého byla výjimka schválena

• Číslo sazby systém propíše do pole na Podformuláři produktu žádosti o výjimku a označí pole Vytvořená sazba

Zpětná vazba obchodníkovi (Feedback Salesperson)

• Uživatel odešle odpověď o vyřízení žádosti o výjimku obchodníku spuštěním funkce Zpětná vazba obchodníkovi

• Tato funkce vytvoří e-mail obchodníkovi – žadateli o výjimku

• Adresa e-mailu bude načtena z číselníku Nákupčí / Prodejce pro obchodníka uvedeného v žádosti

• Adresa e-mailu bude načtena z číselníku Nákupčí / Prodejce pro obchodníka ze žádosti.

• Po zaslaní zpětné vazby obchodníkovi se změní stav žádosti o výjimku na Nahráno do systému

Typy výjimek (Exception Types)

Jednoduchá výjimka (Simple Exception)

• Při zadávání jednoduché výjimky uživatel může zadat jeden nebo více produktů pojištění a zatrhne pole Žádost o sazby.

• Postup je standardní:

  • Nejdříve musí uživatel - obchodník výjimku Vydat

  • Systém odešle zprávu na pojistné oddělení (e-mailová adresa v Nastavení pojištění – E-mail pro zaslání žádosti o výjimku)

  • Pojistné oddělení spustí funkci Zaslat do pojišťovny. Doplní a odešle připravený e-mail s žádostí do pojišťovny

  • Zaznamená odpověď z pojišťovny

    • Souhlas

    • v případě souhlasu vyplní schválenou sazbu a vybranou pojišťovnu

    • spustí funkci Nahrát do systému

    • po vytvoření sazby spustí funkci Zpětná vazba obchodníkovi

  • Nesouhlas

    • systém připraví e-mail na obchodníka z hlavičky žádosti.

Tender (Tender)

• Při zadávání tendru uživatel vytvoří více řádků stejného produktu u různých pojišťoven.

• Je třeba zatrhnout pole Žádost o sazby.

• Postup je opět standardní jako v případě jednoduché výjimky

• Po příchodu odpovědi z pojišťovny uživatel zaznamená schválenou sazbu a vybranou pojišťovnu pouze u řádku, pro který chce sazbu vytvořit.

Výjimka na vinkulace (Pledge Exception)

• Po výběru typu výjimky Výjimka na vinkulace uživatel vybere číslo smlouvy o financování, ke které se výjimka váže

• V tomto případě zákazník žádá dodatečně, smlouva o financování už existuje. Do řádku podformuláře uživatel zadá pojistný produkt, pojistnou sumu a pojišťovnu, ke které se výjimka na vinkulaci vztahuje

• Nové sazby se nevytváří. Po souhlasu uživatel spustí funkci Zpětná vazba obchodníkovi. Protože existuje řádek s produktem, systém upozorní hláškou „Nejsou nahrané všechny žádané sazby. Přesto chcete změnit stav na „Nahraná do systému“?“

  • po kladné odpovědi změní stav žádosti na Nahrána do systému

Výjimka na vstup do pojištění (Entry Insurance Exception)

• Při zadání výjimky typu Výjimka vstupu do pojištění uživatel musí zadat na řádku podformuláře pojistný produkt, pojistnou sumu a pojišťovnu, ke které se výjimka vztahuje

• Na záložce Předmět leasingu je povinný typ předmětu, kategorie a skupina předmětu.

Výjimka na zabezpečení (Security Exception)

• Pokud uživatel vybere typ výjimky Výjimka na zabezpečení, jsou v hlavičce žádosti o výjimku přístupná pole:

  • Požadované zabezpečení

    • Zde uživatel zadá, jaké zabezpečení je vyžadováno

  • Zabezpečení zákazník

    • Zde uživatel eviduje zabezpečení zákazníka

• Do řádku podformuláře uživatel zadá pojistný produkt, pojistnou sumu a pojišťovnu, ke které se výjimka na zabezpečení vztahuje. Proces pokračuje zaznamenáním souhlasu anebo nesouhlasu z pojišťovny. Nové sazby se nevytváří.

• Po souhlasu uživatel spustí funkci Zpětná vazba obchodníkovi a po upozornění změní stav žádosti na stav Nahraná do systému.

Výjimka na spoluúčast (Participation Exception)

Při evidenci výjimky typu Výjimka na spoluúčast uživatel kromě výšky sazby do Podformuláře produktu žádosti zadá:

• Spoluúčast

  • Uživatel vybere jednu z možností

    • Procento + minimální absolutní suma

    • Absolutní suma

    • Jen procento

    • Procento + minimální hodnota procenta

    • Maximální suma

    • Procento + minimální + maximální

Podle volby v poli spoluúčast se zpřístupní následující pole pro zadání hodnot:

• Spoluúčast %

• Spoluúčast ABS

• Spoluúčast MIN

• Spoluúčast MAX

...

The user can register the client's request for a change of the insurance contract manually from the list of insurance contracts or from the insurance contract card using the option Process / Change Requests.

After confirming the selection, the system will display a list of requests for change of the given insurance contract, where the user via the button New create a new application

The system displays the insurance contract change request card in which it has pre-filled the fields from the insurance contract and the financing contract

Field:

• Description

  • The user specifies the client's request by text

• Change Type

  • The user selects the type of change from the table Insurance Change Types. This is a user code list where it is possible to add

• Request Date

  • The system pre-fills with the current date. The user can change the date

• Planned Realization Date

  • The user fills in the planned date for the change. From this date, the change warning date is calculated according to the settings (Insurance Setup field Contract Change Warning Date)

• Change Warning Date

  • The system calculates as

    • Planned Implementation Date + Contract Change Warning Date.

  • The user can change it. After this date, the Marking will be Notification = Yes on the list of applications.

  • New Quote Needed

    • User ticks if a new offer is needed

  • Status

    • When creating a request, the request is in the status New. Other statuses are toggled by the user according to the work performed on the request

    • Possible request statuses: 

      • New

      • Quote Sent

      • Contract Sent

      • Signed Contract

      • Finished

      • Declined

  • Sent To Client Date

    • The user enters the date of sending the response to the request to the customer

  • Charge Amount

    • The user enters the amount of the fee for the change of the contract for which the customer will be invoiced

    • The amount will be pre-filled in the function dialog box to create an individual invoice for the change fee

Invoice – change fee

The user can use the function to issue an individual invoice for the fee for making a change to the insurance contract.

The function can be started from the insurance contract change request card via New / Create Individual Invoice

After confirming the function, the system displays a dialog window for entering the parameters for issuing an invoice.

Field:

• Standard Customer Sales Code

  • The user selects from the code list of Standard Customer Codes

• Posting Date

  • The user fills in the accounting period to which the invoice belongs

• Amount

  • If the fee amount is filled in on the application card, the system will transfer it

  • The user can change the fill in the amount of the fee only when creating the invoice

• Set Invoice Status as Released

  • If the user checks in case of blocking changes in the document. If the document has been issued, it is not possible to change the data without reopening the document

• For Consolidation

  • Flag that specifies whether the invoice (item) will be included in the consolidated invoice or an individual sales invoice will be issued

• Reinvoicing Reason

  • The user selects the reinvoicing reason that will be listed on the sales invoice line

  • Optional field

The result is a sales invoice for a fee.  

In case the user has flagged in the dialog box To consolidate:

• Yes

  • leaves the invoice as unposted – it will be part of the consolidated invoice

• No

  • The user posts the invoice and sends it to the client as an individual invoice.

Request Exception

Request Exception List

The list of request for an exception can be viewed from the The Role of the Insurance Center via the option Requests / Request Exception.

After confirming the selection, the system will display a list of request for exceptions.

General Setup

For a smooth process of processing an application for an insurance exemption, it is necessary to set up the following tables:

• Insurance Setup

  • E-mail to send a request for exception

• Exception/Fram. Agreement Relations)

  • You must specify an insurance framework agreement and a set for product exception and insurance company. These are the basic parameters for creating a rate for an exception. Without the data in this table, the approved rate cannot be uploaded to the system

• User Setup

  • Allow Change Status Request Exception

• Salesperson/Purchaser

  • In order to send e-mail replies to a merchant requesting an exception, it is necessary to create a Salesperson/Purchaser Card and fill in the e-mail

Request Exception Card

Field:

• No. (No.)

  • The system assigns an exception number from the number series

• Customer No.

  • The user selects the number of the customer for which they are requesting an exception

• Salesperson Code

  • Approval status emails will be sent to this reseller

  • The system will be completed according to the selected financing contract

• Exception Type

  • The user selects one from the type menu

    • Simple

    • Tender (Tender)

    • Entry Insurance Exception

    • Security Exception

    • Participation Exception

    • Pledge Exception

• Financing Contract Type

  • A user selects a financing contract from a list of contracts filtered to the customer

• Reason Request

  • A text description of the reason for the request, a mandatory field for issuing a request

• Security Required

  • To be completed by the user in case of a request of type Security Exception

  • For other exception types, the field is non-editable

• Security Customer

  • To be completed by the user in case of a request of type Security Exception

  • For other exception types, the field is non-editable

• Status

  • The status of the request is changed by the OC according to the activities performed by the user processing the request

  • Possible statuses:

    • Request

    • Released

    • Sent to Insurance Company (Send)

    • Approved

    • Disapproved

    • Uploaded

• Expected Realization Date

  • The user enters the date on which the customer requests the exception to be implemented

• Asks for Rates

  • The user ticks the box in case of the required rate. In the case of a simple offer or tender, the field is pre-filled. The user can change the

Product Request Exception Subform (Product Req. Exception Subform)

Field:

• Product No.

  • The user selects the product for which the customer is requesting an exception

• Insurance Total

  • Required field for issuing an exception

• Size ccm

  • For a product where the calculation is based on the engine capacity, the user must enter the engine capacity

• Preferred Insurance No.

  • User selects insurance company

• Percent / Absolute Sum (% / Total)

  • Choose whether the rate is a percentage or an absolute sum

• Required Rate

  • The user fills in the rate required by the customer

• Participation

  • The user fills in the deductible values

• Created Rate

  • Selects the system when you click the Upload to the system and uploading the rate into the system

• Rate No.

  • The system fills in the ID of the uploaded exception

• Product Variant Code

  • Selects the user for the preferred insurance company's product. If the "selected insurance company" is different from the "preferred" one, the system will notify you with a message and delete the product variant. In this case, the user has to select the "variant" again. (Each insurance company has its variants)

  • The system will use the

• Calculation Method No.

  • If there is only one method for a given case, the system will automatically fill in. If there are multiple suitable methods, the user must select

  • The system will use the

• Interval No.

  • Needs to be filled in only for methods with interval

  • The system will use the

Product Request Exception Subform (Product Req. Exception Subform)

In this area, the user enters the characteristics of the subject for which the request is intended. The user must specify:

• Object Category

  • Choose from OC options

    • Vehicle

    • Machine-Equipment (Machine)

    • Real Estate (Building

• Commodity Code

  • Choice of options – user dial

• Group

  • Choice of options – user dial

Exception Request Menu

The buttons in the menu correspond to sequential actions with regard to the processing of the request for an exception.

Individual buttons trigger the function and change the status of the request.

Release

When the function starts Issue Mandatory fields are being checked:

• Customer

• Reason for Request

• Insurance Product No.

• Sum Insurance

• Fill in a field in Insurance Settings

  • E-mail to send a request for exception

Other checks also depend on the type of exception.

• E.g. Object Category, Commodity Code, Group is not mandatory for pledge exemptions.

When an exception is issued, the system sends a notification to the e-mail address set in the Insurance settings.

• The issuance changes the status of the request for exception to Issued

• It is not possible to change the data in the issued application.

Reopen

• Button Reopen Returns the exception request to the status Request

  • The user can add/change the data

• Only a request in the status can be reopened Issued.

Send the Insurance Company

• When a user executes a function Send to the insurance company, the system prepares an e-mail for sending to the insurance company

• The e-mail contains the data from the request

• The e-mail address of the insurance company contact can be entered manually by the user, or other information is added and sent

• The status of the exception request is changed to Sent to the insurance company

Disapproval

• If the insurance company has not granted an exception, the user will run the function Disagreement

• Process ends – the request is denied. The system prepares an email to the salesperson from the request header

• The status of the exception request changes to "Disagree" when the "Disagree" function is triggered Disagreement

Approval

• If the request is approved, which does not include a request for rates, the system prepares a similar e-mail to the merchant – the difference is in the wording.

• In the case of a Request for Exception, where Asks for Rates = YES you need to fill in the fields before clicking on Consent

  • Selected Insurance Company

    • Name of the insurance company that provided the exemption rate

  • Approved Rate

    • Amount of the rate approved by the insurance company

• If the user has not filled in the field, the system will display the following message:

  Image Added

• By filling in the fields Selected Insurance Company and Approved RateThe user defines the parameters for uploading the rate.

• After filling in the required values and running the function Assent The system will display a window: "Do you want to save?"

• After confirming YES, the system will change the status of the exception request to Assent.

Upload in the system

• A user can create an insurance approved rate by running the Upload to the system

• If the system does not find a defined exception relation for a given insurance company, it prints the following message:

  Image Added

• The system will open a newly created insurance rate card

  • Assigns a new rate number from the number series

  • To be completed Valid From = date of origin, Valid To = Valid for 1 month from the date in the field Valid From

  • Completes the rate

  • Fills in the field Exception Customer No. the number of the customer for whom the exemption has been approved

• The system enters the rate number into a field on the Product Subform of the request for exception and marks the Rate Created field

Feedback Salesperson

• A user submits a response to the merchant's exception request by running the Feedback to the merchant

• This feature creates an email to the merchant requester

• The e-mail address will be retrieved from the dial pad Purchaser / Seller for the trader named in the request

• The e-mail address will be retrieved from the dial pad Purchaser / Seller for the merchant from the request.

• After the feedback is sent to the merchant, the status of the request for exception changes to Uploaded to the system

Exception Types

Simple Exception

• When entering a simple exception, the user can enter one or more insurance products and check the box Request Rates.

• The procedure is standard:

  • First, the user-trader must make an exception Issue

  • The system sends a message to the insurance department (e-mail address in the Insurance Setup – E-mail to send a request for exception)

  • The insurance department starts the function Send to the insurance company. Completes and sends a prepared e-mail with a request to the insurance company

  • Records a response from the insurance company

    • Assent

    • If approved, fill in the approved rate and the selected insurance company

    • Executes the function Upload to the system

    • After the rate is created, it runs the Feedback to the merchant

  • Disagreement

    • The system prepares an email to the merchant from the request header.

Tender (Tender)

• When entering a tender, the user creates a Multiple lines of the same product for different insurance companies.

• It is necessary to tick the box Request Rates.

• Again, the procedure is standard as in the case of a simple exception

• When a response arrives from the insurance company, the user records Approved Rate and selected insurance company only for the line for which you want to create a rate.

Pledge Exception

• After you select an exception type Pledge Exception The user selects Financing Contract No.to which the exemption is linked

• In this case, the customer requests additionally, the financing contract already exists. In the subform row, the user enters Insurance Product, Sum Insured and Insurance companyto which the pledge exemption applies

• New rates are not created. Once consented, the user executes the function Feedback to the salesperson. Because there is a line with a product, the system warns with a message "Not all requested rates have been uploaded. Do you want to change the status to "Uploaded to the System" anyway?"

  • After a positive response, changes the status of the request to Uploaded to the system

Entry Insurance Exception

• When a type exception is specified Entry Insurance Exception The user must enter on the subform row Insurance Product, Sum Insured and Insurance Companyto which the exemption applies

• On the Leasing Object is required Course Type, Category and Course Group.

Security Exception

• If the user selects an exception type Security Exception, the fields in the exception request header are accessible:

  • Security Required

    • Here, the user enters what security is required

  • Security Customer

    • This is where the user keeps track of the customer's security

• In the subform row, the user enters Insurance Product, Sum Insured and Insurance companyto which the security exemption applies. The process continues with the recording of consent or disapproval from the insurance company. New rates are not created.

• Once consented, the user executes the function Feedback to the merchant and changes the status of the request to status when notified. Uploaded to the system.

Participation Exception

When registering an exception of type Participation Exception In addition to the rate amount, the user enters the following into the Request Product Subform:

• Participation

  • The user selects one of the options

    • Percentage + Min Absolute Sum

    • Absolute sum

    • Only one percent

    • Percent + Min Percent

    • Max sum

    • Percentage + Minimum + Maximum

Depending on the option in the Participation field, the following fields become available for entering values:

• Participation %

• Participation ABS

• Participation MIN

• Participation MAX

By using the Upload to the System function, the set deductible is transferred – this is the content of these fields transferred to the generated rate.