...
Systém po spuštění funkce pod tlačítkem Tisk nebo Vytvořit přílohu na kartě prodejního dokladu (faktury/dobropisu) načte report z tabulky Nastavení tiskových výstupů fakturace (Invoice Printout Setup), podle hodnoty na kartě prodejního dokladu v poli Typ tisku faktury (Invoice Print Type) a Typu dokladu (Document Type).
Nastavení tisku fakturace
V tabulce jsou pole:
Invoicing Type = Typ Fakturace
Pokud je hodnota:
Individual
systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).
Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type – Prázdné.
Splátka (Payment)
systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).
Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Payment.
Servis (Maintenance)
systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).
Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Servis (Service).
PHM (Fuel)
systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).
Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Inovice Print Type = Fuel Fuel
Prodej předmětu financováni (Financing Object Sale)
systém podle hodnoty typu fakturace a typu dokladu dohledá záznam (řádek).
Ze záznamu bere ID report, strukturu mailu, příp. Jobresponsibilitu pro prodejní doklady, které mají na kartě dokladu hodnotu v poli Invoice Print Type = Prodej předmětu financováni (Financing Object Sale)
Typ dokladu (Document Type)
systém filtruje podle typu dokladu při dohledávaní záznamu
Report ID
uživatel vybírá report, který se generuje při Tisku anebo ukládaní příloh do příloh dokladu
Email Body Layout Code
nastavení pro tělo mailu
Předmět mailu (E – mail Subject)
systém načítá hodnotu do těla mailu
Název přílohy (E – mail Attachment Name)
název přílohy pro typ Attachment Sales Invoice
Odeslat (Sent To)
vybírá se Jobresponsibilita kontaktu, který se má doklad odesílat
...
V záložce Fakturace se nastavuje hromadné odesílaní prodejných dokladů pro zákazníka.
Hromadné odesílaní prodejných dokladů:
Prázdna hodnota
Systém nezpracovává doklad (neodesílá, nepřepíná stav odeslání)
Hromadné úlohy
Fakturační úlohy: Účtovaní splátek so službami (Post Financing Payment (with services); Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass Invoicing Fuel Cards); Hromadná refakturace servisu (Mass Reinvoice Maintenance); Účtovaní hromadného dobropisu (Post Billing Credit Memos) po zaúčtovaní dokladu hned aj odesílají doklad a to:
Vytvářejí, ukládají přílohy
Přepínají na kartě Stav dokladu = Kompletní
Stav Odesílaní E – mail
Odesláno = ak je odeslaný mail
Nedosláno – chyba = ak odesílaní selhalo.
Do Text chyby odesílaní Email zapíše popis chyby
Periodická úloha
Po spuštění úlohy Hromadné odesílání dokladů systém vytváří email pro jednoho zákazníka, v kterém sú všechny přiložené
Periodická úloha Zip
Po spuštění úlohy Hromadné odesílání dokladů systém vytváří email pro jednoho zákazníka, v kterém je přiložení Zip se všema přílohami dokladů. V Zipe je vytvořený adresář z příloh)
...
Stop Odesílaní:
Ak je nastavené na ANO
hromadné fakturační úlohy, ani úlohaHromadné odesílání dokladů neodesílá prodejné doklady zákazníka.
...
V tabulce Způsob odeslání dokladů se definuje způsob odesláni prodejných dokladů (tisk, email), jako aj vytváření dalších příloh pro jednotlivé fakturace pro daného zákazníka.
Pole:
Typ fakturace
pro nižší uvedené fakturační úlohy systém dohledává záznam podle Typ Fakturace:
Účtovaní splátek so službami (Post Financing Payment (with services) = Typ fakturace Splátka
Hromadná fakturace tankovacích karet (Mass Invoicing Fuel Cards) = Typ fakturace = PHM
Hromadná refakturace servisu (Mass Reinvoice Maintenance) = Typ fakturace = Servis
Účtovaní hromadného dobropisu (Post Billing Credit Memos) = Payment
Typ dokladu
Faktura/dobropis
Typ odesláni dokladů:
Tisk
po zaúčtovaní systém odesílá doklad do tisku
Email
po zaúčtovaní systém odesílá doklad nastavěný Jobresponsibilite kontaktu
Formát přílohy (Attachment Format)
vybírá se parametr pro vytvořeni formátu reportu
ID sestavy přílohy
výběr reportu pro přílohu
Název sestavy přílohy
načítá se z vybraného reportu
Kód rozvržení přílohy
načítá se so zvoleného rozvržení přílohy
Popis rozvržení přílohy
výběr rozvržení přílohy
Název Přílohy
Textové pole
Systém při úkladní přílohy do příloh dokladu poměňuje přílohu zvoleným textem
...
Uživatel zkontroluje prodejný doklad, následně přepne Stav dokladu = Kompletní
Uživatel tlačítkem Vytvořit přílohy (Create Attachment) vytvoří přílohy dokladu
...
Následně přes tlačítko Email vytvoří Email a odešle.
Po odeslaní se na kartě prodejného dokladu pole Stav odeslání - E-mail = Odesláno
Odesílání dokladů Hromadnými fakturačnými úlohami
...
Hromadné odesílaní prodejných dokladů = Periodická úloha, anebo Periodická úloha Zip
Stop odesílaní = NE
Po spuštění úloha:
prochází Přehled zaúčtovaných faktur a Přehled zaúčtovaných dobropisu;
filtruje záznamy
Stav dokladu (Document Status) = Kompletní (Complete)
Stav odeslaní E mail (Sending Status – Email) = Neodeslaná (Not sent)
V hlavičce dokladu v poli API MASS Invoice (4026710), ak je:
ANO sbírá do zásobníku
NE - kouká do pole Shortcut Dimension 2. Podle dimenzi vyhledá kartu smlouvy, kde v API Financing Contract Header (4026397), ak je v poli Paym. Calendar is Tax Document (19032) hodnota v poli:
ANO + Invoice Print Type = Payment přeskakuje doklad (doklad nebude odeslaný), čeká na ruční odeslaní
NE = pokračuje na dál
Záznamy seskupí podle
Čísla zákazníka
Na kartě zákazníka kontroluje:
Hromadné odesílaní prodejných dokladů = Periodická úloha, anebo Periodická úloha Zip
Stop odesílaní = NE
Jobresponsibilities a to:
podle hodnoty v poli v Invoice Print Type (Sales Cr. Memo Header (114), Sales Invoice Header (112), vyhledá v tab. Invoicing Printout Setup záznam, který má Invoicing Type stejnou hodnotu, jako je v Invoice Print Type;
nalezeného záznamu hledá hodnotu v poli Send To (Job responsibilities)
Pozn. Ak by měl zákazník doklady se všechny typy fakturace, úloha by mu vytvořila:
Jeden mail pro Jobresponsibilitu Invoice, v kterém by byly doklady se všechny typy fakturace
Druhý mail pro Jobresponsibilitu FMN, v kterém by byly doklady jen pro Typ fakturace = Servis.
seskupuje záznamy, vytváří vytváří mail:
email email
převezme z karty kontaktu Jobresponsibility
tělo e – mail:
Systém z tab. Sales & Receivables Setup (311) načítá report z pole Email Body Layout Code
Předmět převezme
z tab. Sales & Receivables Setup (311) načítá hodnotu z nového pole E – mail Subject
Do přílohy emailu, ak bolo na kartě zákazníka v poli Hromadné odesílaní prodejných dokladů:
Periodická úloha přikládá všechny přílohy z Attachment dokladů (nezazipuje jich)
Periodická úloha ZIP, všechny přílohy zazipuje. V Zipe vytváří adresář podle čísel jednotlivých doklad, v kterých sú přílohy.
...
Odesílá e – mail
Na karty dokladů zapisuje hodnotu do nového pole Sending Status – Email (79280) Odeslané
ak při vzniku E mailu, anebo při odesílaní vznikne chyba, tj. E – mail se neodešle. Systém do pole Sending Status – Email přepne Neodeslané – chyba a do Text chyby odesláni zapíše chybu.
...