V této kapitole je popsáno manuální vytvoření obecné prodejní faktury, v těchto variantách:
Prodejní faktura
Prodejní faktura s odpočtem prodejní zálohy
Prodejní faktura s inkasem
Nastavení
Nastavení požadované pro vytvoření a zaúčtování prodejních dokladů je popsané v dokumentu:
Finanční nastavení_OC_BC_CZ, zejména:
Číselné řady
Periodické prodejní řádky
Kódy std. textu
Účto skupiny
Finanční účty
Informace o společnosti
Nastavení prodeje a pohledávek
Nastavení financí
Adresář_OC_BC_CZ
Karty zákazníků
Dokumentace Microsoft, zejména:
Platební podmínky
Způsoby platby
Podmínky penále
Podmínky upomínky
Prodejní faktura
Proces vytvoření účtované prodejní faktury sestává z:
Vytvoření nezaúčtované prodejní faktury – zobrazuje se v přehledu Prodejní faktury
Manuální zaúčtování z karty prodejní faktury, nebo z přehledu Prodejních faktur přes tlačítko Účtovat. K dispozici je i hromadné zaúčtování úlohou Dávkové účto prodejních faktur, která je dostupná z přehledu faktur
Vytvoření účtované prodejní faktury
Informace o vytváření prodejních faktur naleznete také zde:
https://docs.microsoft.com/cs-CZ/dynamics365/business-central/sales-how-invoice-sales
Vytvoření nezaúčtované prodejní faktury
Vytvořit prodejní fakturu je možné z přehledu Prodejních faktur přes tlačítko NOVÝ.
Po spuštění funkce pod tlačítkem Nový, systém vytvoří záznam v Přehledu Prodejních faktur a zároveň otevře prázdnou kartu Prodejní faktury.
Jestliže je pro prodejní faktury nastavená pouze jedna číselná řada, přidělí systém faktuře automaticky číslo z této číselné řady. Jestliže je nastaveno více číselných řad, vybere číselnou řadu uživatel.
Upozornění:
Pokud uživatel používá více číselných řad pro faktury a v „Nastavení prodeje a pohledávek“ je nastavená stejná číselní řada faktur pro vystavení i pro zaúčtování, pak se číslo dokladu z vybrané číselné řady při účtování nemění. Jestliže je však v Nastavení prodeje a pohledávek pro účtování nastavená jiná číselná řada než pro vystavení, při účtování se použije pouze jedna číselná řada účtování z Nastavení prodeje a pohledávek.
Uživatel vybere zákazníka. Systém, je-li vyplněno na kartě zákazníka, převezme na kartu Prodejní faktury Kód platební podmínky a vypočítá Datum splatnosti (Datum dokladu + datový vzorec z pole Výpočet splatnosti z Kódu platební podmínky), DPH obchodní účto skupiny, v části Platby převezme bankovní účet zákazníka.
Uživatel dle potřeby doplní nebo upraví další potřebné údaje (např. Zúčtovací datum, Datum DPH, dimenze)
Pozor:
Kód bankovního účtu (záložka Detaily platby) – standardní validací zákazníka = Validací zákazníka se plní pole Kód bankovního účtu na záložce Detaily platby (11720 Bank Account Code CZL a na pozadí pole 11700 Bank Account Code), z Informací o společnosti.
Pole Kód bankovního účtu společnosti (163 Company Bank Account Code) na záložce Detaily faktury se validací zákazníka nevyplňuje, ale po zadání kódu ručně se validují / přepisují „česká“ pole 11700 a 11720!
Řádky faktury
Na záložce Řádky je možné vložit jak textové řádky, tak i řádky s předmětem prodeje. Řádky je možné vyplnit manuálně nebo využít funkci Získat periodické prodejní řádky.
Řádky s textem
Text je možné vložit pomocí volby Řádek/ Funkce/ Vložit rozšířený text, případně na řádku ponechat Typ prázdný a v poli Číslo vybrat příslušný Kód standardního textu.
Řádky s předmětem prodeje.
V řádku prodejní faktury je třeba vyplnit povinná pole:
Typ
Finanční účet – při výběru Finanční účet se uživateli v poli Číslo otevře účetní osnova, ze které uživatel vybere finanční účet, na který bude možné přímo účtovat. Do pole Popis systém načte název účtu
Zboží – v poli Číslo je lookup do tabulky Zboží, kde jsou založené karty zboží.
Zdroj – v poli Číslo je lookup do tabulky Zdroje, odkud uživatel může vybrat kartu zdroje, z níž se načtou hodnoty do řádku prodejní faktury
Dlouhodobý majetek v poli Číslo je lookup do tabulky Dlouhodobý majetek
Poplatek (zboží) – v poli Číslo je lookup do tabulky Poplatky za zboží
Číslo
podle výběru hodnoty v poli Typ se otevře příslušná tabulka
Množství
Jednotková cena (bez DPH / vč. DPH)
Cena za jednotku množství
Zadává se bez DPH nebo včetně DPH dle příznaku na hlavičce faktury Ceny včetně DPH = Ano/Ne)
Částka na řádku (bez DPH / vč. DPH)
Je vypočtena na základě množství a jednotkové ceny, případně může být snížena o slevy
DPH účto skupina zboží
Kopíruje se z příslušného nastavení (např. z karty finančního účtu, z periodického prodejního řádku, z Obecné účto skupiny zboží)
Upozornění – kombinace DPH obchodní účto skupiny a DPH účto skupiny zboží musí existovat v Nastavení účtování DPH. Kontroluje se již při vložení účtu do prodejního o řádku! To platí i v případě, že je cílová DPH účto skupina zboží nastavená na Periodickém prodejním řádku.
Dimenze
Dimenze (např. Smlouva Kód) jsou povinné dle nastavení
Řádky faktury lze také zakládat pomocí funkce Získat periodické řádky.
Po výběru příslušného kódu systém zkopíruje informace periodické řádky do prodejní faktury. Nastavení Periodických prodejních řádků naleznete v dokumentu Finanční nastavení.
Funkce karty prodejní faktury
Z hlavní lišty karty prodejní faktury lze spouštět funkce související s přípravou, vydáním, schválením a účtováním faktury.
Pod volbou Účtovat je možnost zvolit funkce související s účtováním dokladu:
Účtovat
zaúčtuje fakturu. Zaúčtování faktury je popsáno v samostatné kapitole
Účtovat a nový
zaúčtuje fakturu a zároveň vytvoří nový prázdný doklad
Účtovat a Odeslat
zaúčtuje a zároveň odešle fakturu (odešle jen report dokladu z Nastavení sestav, přílohu neukládá do příloh dokladu)
Náhled účtování
před zaúčtováním faktury zobrazí předkontaci
Pod volbou Připravit má uživatel možnost vybrat funkci
Získat periodické prodejní řádky
kopíruje řádky z Kódů standardního prodeje, filtrovaných na zákazníka, do řádků faktury
Kopírovat doklad
kopíruje vybraný prodejní doklad, buď jen řádky nebo včetně hlavičky, přičemž faktura, do níž se kopíruje, musí být ve stavu Otevřená
Pod volbou Faktura jsou zobrazeny volby Statistika dokladu, Dimenze dokladu, Poznámky, Schvalování a Přílohy
Statistika dokladu
Slouží ke kontrole částek, které budou skutečně zaúčtovány (obsahuje výpočty zaokrouhlování DPH, protože ve vzácných případech se zaúčtované částky mohou lišit od toho, co je zobrazeno v polích součtů na jednotlivých nákupních řádcích).
Na záložce Obecné lze zkontrolovat celkové fakturované částky
Na záložce Řádky je rekapitulace DPH dle jednotlivých sazeb (tj. dle Identifikátorů DPH a Typu výpočtu DPH)
Na záložce Záloha (Odpočet) je rekapitulace částek využité zálohy
Na záložce Zákazník je informace o celkovém saldu zákazníka
Dimenze dokladu
Zde je možné doplnit další (zejména neglobální) dimenze hlavičky faktury. Dimenze budou zkopírovány řádků faktury (do existujících řádků po potvrzení dotazu)
Schvalování
Pokud je nastaveno a aktivováno schvalovací workflow, můžete na záložce schvalování Odeslat požadavek ke schvalování, případně Zrušit požadavek ke schvalování. Vytvořené Položky schvalování vztahující se k dané prodejní faktuře je možné zobrazit volbou Faktura, Schvalování.
Více o schvalování zde:
Pod volbou Vydat má možnost uživatel doklad
Vydat
změní stav dokladu na Vydaná.
řádky vydané faktury jsou uzamčené, na řádcích nelze provádět změny!
akce Vydat aktualizuje součty tak, aby zahrnovaly výpočty zaokrouhlování (obdobně jako Statistika)
Znovu otevřít
Vydanou fakturu lze vrátit zpět do stavu Otevřená.
Pokud byla faktura vydaná v rámci schvalovacího procesu, je po znovu otevření potřeba fakturu znovu schválit.
Zaúčtování faktury
Po vyplnění hlavičky a řádků faktury uživatel fakturu zaúčtuje.
Před vlastním zaúčtováním faktury je možné pomocí Náhledu účtování zkontrolovat budoucí záznamy v jednotlivých evidencích, zejména v hlavní knize, v evidenci DPH a na saldu zákazníka.
Zaúčtování faktury jednotlivě
Tlačítkem Účtovat uživatel spustí účtování prodejní faktury. Průběh účtování se zobrazuje v informačním okně.
V případě, že je během účtování zjištěna chyba, zobrazí se Chybové zprávy např.
Účtování je přerušeno a uživatel musí chyby odstranit. Pro snadnější řešení chyby lze tlačítkem Otevřít související záznamy (např. nastavení, jehož kontrola skončila chybou)
Pokud zaúčtování proběhne, zobrazí se hláška:
Prodejní faktura se překlopí do Účtovaných prodejních faktur.
Faktura již se nezobrazuje v přehledu Prodejní faktury, ale v přehledu Účtované prodejní faktury. Na přehledu jsou základní informace z hlavičky zaúčtované faktury (např. číslo faktury, číslo zákazníka, měna, datum splatnosti, variabilní symbol) a kalkulované údaje jako celková částka bez DPH a s DPH, zůstatek faktury k zaplacení.
Pozn. Číslo zaúčtované faktury může být dle nastavení buď zkopírováno z původního dokladu nebo přiděleno nové číslo z nastavené číselné řady (viz dokument Finanční nastavení_OC, kap. Nastavení prodeje a pohledávek).
Zaúčtování faktur dávkovou úlohou
Nezaúčtované Prodejní faktury je možné zaúčtovat také hromadně pomocí úlohy Dávkové účtování prodejních faktur (report 31109 Batch Post Sales Invoices CZL)
V dialogovém okně na záložce Filtr: Prodejní faktura je potřeba upravit filtr dokladů, které se mají zaúčtovat (jako výchozí se nastaví typ dokladu a číslo faktury, na které byl umístěný kurzor). Do filtru může uživatel přidat další pole z hlavičky faktury, např. na Zúčtovací datum. Pokud bude filtr prodejní faktury prázdný, budou se účtovat všechny prodejní faktury.
Na záložce Možnosti má uživatel možnost při účtování změnit hromadně Zúčtovací datum, Datum DPH nebo Datum dokladu. To je užitečně např. v případě, že je účetní období nebo období DPH již uzavřeno. Nové datum je pak potřeba zadat v polích Zúčtovací datum a Datum DPH.
Zúčtovací datum
Povinné pole, pokud je zapnuta volba Změnit zúčtovací datum nebo Změnit datum dokladu
Toto datum pak nahradí původní Zúčtovací datum na účtovaném dokladu a/nebo původní Datum dokladu
Datum DPH
Povinné pole, pokud je zapnuta volba Změnit datum DPH
Toto datum pak nahradí původní Datum DPH na účtovaném dokladu
Změnit zúčtovací datum
Pokud je vypnuto, při účtování zůstává Zúčtovací datum na hlavičce faktury beze změny
Pokud je zapnuto, pak systém nahradí původní Zúčtovací datum novým datem, které zadá uživatel v poli Zúčtovací datum
Změnit datum dokladu
Pokud je vypnuto, při účtování zůstává Datum dokladu na hlavičce faktury beze změny
Pokud je zapnuto, pak systém nahradí původní Datum dokladu novým datem, které zadá uživatel v poli Zúčtovací datum. Pokud je pole Zúčtovací datum prázdné, skončí účtování chybovou hláškou „Datum dokladu musí mít hodnotu…“.
Při změně Data dokladu na faktuře se aktualizuje Datum splatnosti
Změnit datum DPH
Pokud je vypnuto, při účtování zůstává Datum DPH na hlavičce faktury beze změny
Pokud je zapnuto, pak systém nahradí původní Datum DPH novým datem, které zadá uživatel v poli Datum DPH
Směnný kurz DPH faktury v cizí měně se aktualizuje:
při změně Zúčtovacího data („účetní“ směnný kurz se zaktualizuje dle nového Zúčtovacího data a tento kurz se použije pro DPH, bez ohledu na to, zda je nebo není měněno i Datum DPH)
při změně Data DPH
Výpočet fakturační slevy
Určuje, zda chcete částku fakturační slevy automaticky vypočítat na fakturách před zaúčtováním
Fakturační sleva je procentní sleva, která je odečtena od celkové částky faktury, pokud hodnota všech řádků v prodejním dokladu překročí určité minimum. V prostředí OC se obvykle nepoužívá
Po potvrzení nastavených parametrů tlačítkem OK jsou faktury zaúčtovány. Jestli se při účtování vyskytne chyba, tato faktura se přeskočí a úloha pokračuje účtováním další faktury. Na konci úlohy se zobrazí dočasný log chyb, dostupný z informačního řádku přehledu Prodejních faktur. Detaily jednotlivých chyb lze zobrazit volbou Podrobnosti.
Dávkovou úlohu je také možné nastavit do plánovače. V tom případě budou účtované všechny Prodejní faktury, a to s výchozím nastavením úlohy (tj. bez změny datumů).
Účtování na pozadí
Některé úlohy mění stejná data a neměly by být spuštěny současně, protože to může způsobit konflikty, například když se více uživatelů pokouší zaúčtovat prodejní doklady, ale současně lze zpracovat pouze jeden doklad. Účtování na pozadí pomocí Fronty úloh je účinný nástroj, jak tento problém vyřešit.
Pro odložené účtování prodejních dokladů je nutné nastavení na záložce Účtování na pozadí v okně Nastavení prodeje a pohledávek.
Nastavení je popsáno v dokumentu Finanční nastavení.
Při účtování prodejních dokladů pak systém doklad nezaúčtuje, ale vytvoří položku fronty úloh pro každý doklad.
Úlohy pak spustí na pozadí jednu po druhé. Záznam o zaúčtování je k dispozici v logu Položky protokolu fronty úloh.
Bližší informace k účtování dokladů na pozadí naleznete zde:
https://docs.microsoft.com/cs-cz/dynamics365/business-central/ui-batch-posting
Tisk a odeslání zaúčtované faktury
Funkcionalita Tisku a Odesílaní je popsaná vkapitole č. 7Tisk a odesílaní prodejných dokladů.