kap 3.2.2.10
Vytvoření a odeslání souhrnného e-mailu objednávek
Systém umožní provést uživateli souhrnné odeslání více samostatných objednávek na stejného dodavatele (musí být před generováním souhrnného e-mailu vytvořeny) v rámci jednoho e-mailu, aby nebylo nutné generovat pro každou objednávku samostatný e-mail. Postup v systému bude následující:
Uživatel výběrem myši označí v přehledu objednávek ty, které se přeje hromadně odeslat v jednom e-mailu, potom stlačí Vytlačit/Odeslat -> Odeslat objednávku předmětu.
Po označení objednávek stiskne tlačítko „Odeslat“.
Systém v případě, že je označeno více řádků, zkontroluje, že:
Označené objednávky mají v poli „Nákup od dodavatele“ uvedené stejné číslo dodavatele.
Označené objednávky mají v poli „E-mailová adresa příjemce“ uvedený stejný e-mail
Mají stejné Číslo nabídky dodavatele
Nemůže být označená žádná hromadná objednávka. Ak je označená, systém souhrnnou objednávku nevygeneruje, zobrazí hlášku „Objednávka predmetu financovania musí byt rovno “Samostatná objednávka” v nákupná hlavička: Typ dokladu=Objednávka. Číslo = PO1800030. Současná hodnota je “Hromadná objednávka”. “ a zastaví proces.
Pokud jsou výše uvedené podmínky splněny, vygeneruje systém souhrnný e-mail (obsah e-mailu viz níže „Šablona e-mailu pro souhrnné objednávky“), který bude jako přílohu obsahovat všechny PDF dokumenty označených objednávek a k nim přiložených nabídek dodavatele.
Po potvrzení se mail odešle (ale nikde se v BC neukládá), adresátovi přídě v této podobě:
Rozdíly oproti samostatné objednávce:
Předmět
Plní se podle masky z nastavení Výběr sestav – Nákup, pole Předmět e-mailu souhrnný
Název přílohy
Podle názvu Předmětu (objednávka)
Obsah správy
Defaultně=Šablona textu správy odesílaného emailu (tzn. tělo e-mailu se naplní podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu souhrnný)
Ak uživatel přepne na Vlastní správa, tělo emailu se zmaže a je možné doplnit vlastní textaci.
Tělo e-mailu:
Naplní se podle šablony z Výběru sestav-nákup, pole Popis rozvržení textu e-mailu souhrnný. Auto podpis musí být definován taktéž v šabloně.
V příloze jsou:
Objednávka předmětu – šablona se definuje ve Výběr sestav-nákup/Objednávky “Popis rozložení textu e-mailu souhrnný”. PDF Soubor obsahuje samostatné objednávky na dané předměty (jedoucí za sebou).
Druhá příloha je nabídka dodavatele – systém ji vloží do e-mailu jako kopii Souboru Číslo nabídky dodavatele z cesty, která je nastavená v Nastavení OneCore.
XLS příloha – OC-Potvrzeni datumu.xlsx -slouží na hromadné potvrzeni objednávek (pozři dále). Vzorový xls Soubor (stejný pro hromadné a souhrnné objednávky):
EXCEL