Content Comparison

Nastavení informačního systému Setting up the Microsoft Dynamics 365 Business Central je základním předpokladem pro správné fungování procesů a funkcí implementovaných v systému.

Bez nastavení nelze provést migraci počátečních dat ani používat navazující funkce pro zpracování vlastní evidence.

Nastavení lze rozdělit do několika skupin podle kritéria – obecný popis:

...

Kritérium

...

Skupina

...

Příklad

...

Poznámka

...

Společné / lokální

...

Společné (globální) číselníky

...

Kontakty

...

Všichni mandanti využívají společný číselník a bez vzájemné synchronizace není vhodné kódy mazat / měnit / doplňovat.

...

...

Lokální číselníky

...

Účetní osnova

...

V lokálních číselnících může být vyžadována kompatibilita (např. struktura kódu) s ostatními mandanty

...

Typ číselníku

...

Nastavení modulu

...

Nastavení financí

...

Tabulka obsahuje vždy 1 záznam, ve kterém jsou uloženy parametry ovlivňující činnost celého modulu

...

...

Číselník

...

Měny

...

Číselník obsahuje seznam používaných kódů a jejich popisných, případně doplňujících údajů

...

...

Nastavení (relace)

...

Nastavení účtování DPH

...

Tyto nastavovací tabulky vycházejí z existujících číselníků (např. číselník DPH účto skupin zboží a DPH obchodních účto skupin ) a pro kombinaci těchto kódů definuje další parametry (používá se zejména pro nastavení parametrů účtování)

...

Oblast použití číselníku

...

Systémové

...

Skupina uživatelů

...

information system is a basic prerequisite for the proper functioning of processes and functions implemented in the system.

Without the settings, it is not possible to migrate the initial data or use the follow-up functions to process your own records.

The settings can be divided into several groups according to the criterion – general description:

Závislosti a předpoklady

• Nastavení je v odpovědnosti leasingové společnosti, SEY poskytuje pouze součinnost

• Udržování aktuálnosti číselníku mezi databázemi je v taktéž v odpovědnosti leasingové společnosti

• Pokud je v systému více mandantů, nastavení musí být v oblasti společných číselníků (tj. číselníků, které používají všichni mandanti v rámci implementovaného systému) kompatibilní s ostatními mandanty.

Uživatelský popis dokumentované oblasti

Nastavení doporučujeme provést a sledovat různě, SEY preferuje přes Sešit konfigurace (Configuration Worksheet):

• Sešit konfigurace je součástí širší funkcionality tzv. Rapid Start

• Výhodou je, že přes Configuration Setup je možné k jednotlivým tabulkám přiradit např. Kategorii (Nízka, Střední, Vysoká, Nepoužito), odpovědného analytika dodavatele, odpovědného uživatele zákazníka a jiné hodnoty

• Ze strany dodavatele se jedná o doporučený způsob.

  Oba způsoby obsahují stejné číselníky, rozdílný je pouze způsob evidence.

Další poznámky:

• Rozsah nastavení je rozdílný pro každou leasingovou společnost, a to v závislosti na poskytovaných finančních produktech, pracovních procesech atd.

• Seznam číselníků obsahuje pouze hlavní (hlavičkové) tabulky. Pokud se jedná o tzv. návazné tabulky, uživatel k těmto tabulkám má přístup vždy z hlavní tabulky.

• Číselníky/nastavění jsou dostupné přes:

  •  lupu na vyhledávání (pouze ty číselníky, které jsou „vytaženy“ v menu)

  •  Manual Setup

  •  Sešit konfigurace (Configuration worksheet)

V následujících kapitolách je popsaná práce s Manual setup jako i s Configuration Worksheet.

Sešit konfigurace

Ze strany SEY je preferován tento způsob řízení nastavění.

SEY doporučuje následovní postup:

• založení nové databáze

• založení uživatelů (Users)

• založení Zamestnanců (Employees)

• založení Nastavení uživatelů (User Setup)

• práce s Konfiguračným sešitem (Configuration Worksheet):

  • import konfiguračního sešita např. z demo db Seyfor

  • přidelení analytika dodavetele a leasingové společnosti k jednotlivým tabulkam

  • zahájení nastavení tabulek

  • aktivní práce s Konfiguračním sešitem

Sešit konfigurace je možné otevřít:

• Přes lupu zadáním Sešit konfigurace

• Přes rozšířené menu (tlačítko „tři čárky“)/Prozkoumat vše

Sešit konfigurace naplní dodavatel (SEY), jeho aktualizace v případě doplnění nových tabulek již vykoná leasingová společnost.

Níže popisujeme pouze některé nejdůležitější pole a funkce.

Pole:

• Typ řádku (Line Type)

  • Je možné vybrat z hodnot:

    • Oblast – pouze evidenční charakter

    • Skupina – evidenční charakter, ale pokud jsou jednotlivé tabulky součástí tzv. Rapid balíčků, doporučuje se, aby Název skupiny=název balíčku

    • Tabulka – nejnižší úroveň, musí obsahovat detailní informace o dané tabulce. Dále budeme popisovat hodnoty polí pouze pro tento typ řádku.

• ID tabulky (Table ID)

  • ID daného číselníku, je možné vybrat přes lookup

• Název (Name)

  • Název doplní systém automaticky po výběru ID tabulky dle nastaveného jazyka uživatele.

  • Pokud uživatel pak přepne jazyk, název se nepřepne do nového jazyka. Pokud uživatel chce zaktualizovat název dle aktuálně nastaveného jazyka systému, může to vykonat pomoci volby Proces/Aktualizuj názvy tabulek.

• Použití tabulky (Table Usage)

  • Editovatelné

  • Je možné vybrat z následovných hodnot (ENUM):

    • Prázdní (empty) – nastavit na řádku Skupiny (Group)

    • Standard BC (Standard BC) – pokud daná tabulka je součástí standardního Business Central

    • Obecné OC (General OC) – daná tabulka je součástí obecního nastavení OneCore

    • Sml. se službami (Contr. With Services) – daná tabulka je součástí nastavení smluv se službami

    • Pojištění (Insurance) - daná tabulka je součástí nastavení pojistného modulu OneCore

    • Půjčovna (Rent) - daná tabulka je součástí nastavení modulu Rent OneCore

• Pro nastavení OneCore (For OneCore Setup)

  • Editovatelné.

  • Defaultní hodnota N.

  • Změní uživatel na Y, pokud je nastavení dané standardní BC tabulky potřebné pro nastavení jakékoliv OneCore tabulky.

• Kategorie (Category)

  • Editovatelné pouze pro Typ řádku=Tabulka

  • Je možné vybrat z hodnot (dle velikosti tabulky, pouze subjektivní posouzení)

    • Prázdní (default)

    • Nízká

    • Střední

    • Vysoká

    • Nepoužito – nastavit, pokud se daná tabulka nevyužívá v podmínkách konkrétní leasingové společnosti

• ID uživ. dodav. (Vendor User ID)

  • Výběr z Nastavení Uživatelů (User Setup), analytik SEY, který konzultačně zastřeší dané nastavení.

• Jméno uživ. dodav. (Vendor User Name)

  • Jméno daného analytika SEY, doplní systém automaticky z tabulky Users (Uživatele), pole Full Name

• ID uživatele (User ID)

  • Výběr z Nastavení Uživatelů (User Setup), uživatel leasingové společnosti, který je odpovědní za dané nastavení.

• Jméno uživatele (User Name)

  • Jméno daného uživatele, doplní systém automaticky z tabulky Users (Uživatele), pole Full Name

• ID migr. analytika (Migr. Analyst ID)

  • Výběr z Nastavení Uživatelů (User Setup), uživatel leasingové společnosti, který je odpovědní za migrace dané oblasti.

• Jméno migr. analytika (Migr. Analyst Name)

  • Jméno daného uživatele, doplní systém automaticky z tabulky Users (Uživatele), pole Full Name

• Připravenost % (Readiness %)

  • Je možné doplnit %-ný odhad připravenosti daného nastavení dle subjektivního posouzení odpovědního uživatele leasingové společnosti

  • hodnotu vždy doplnuje odpovědní uživatel leasingové společnosti

• Relevantní pro migrace (Relevant for Migration)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení relevantní pro migrace

• Připravený pro migrace (Ready for Migration)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení připraveno pro migrace

• Připravený pro UAT (Ready for UAT)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení připraveno pro UAT (user acceptance testing)

• Připravený pro Business Portal (Ready for BP)

  • Nastaví uživatel na A, pokud je dané nastavení připraveno pro Business Portal

• Poznámka (Note)

  • Je možné doplnit textovou poznámku (využívá analytik dodavatele).

• Poznámka fin. spol. (Note Fin. Company)

  • Je možné doplnit textovou poznámku (využívá analytik leasingové společnosti).

• Dokončit do (Complete To)

  • pro evidence termínu do kdy bude nastavění dané tabulky dokončeno

• ID stránky (Page ID)

  •  Výběr přes lookup, doplnit ID page, které se má otevřít při otevření daného nastavění

• Titulek stránky (Page Caption)

  •  Doplní systém automaticky dle ID stránky

• Vytvořeno (Created At)

  •  Doplní systém automaticky datetime vytvoření řádku

Ostatní pole – význam je vysvětlen v bublinovém helpu (tooltips).

Otevření dané nastavení:

• Přes menu Proces/tlačítko Otevřít

• Ve faktboxu Tabulky balíčku, rozkliknutím Počet položek v databázi.

Po otevření se otevře příslušné nastavění/číselník a uživatel může jí naplnit.

Proces nastavení

Odpovědnost za provedení nastavení je plně na straně leasingové společnosti. Ze strany dodavatele bude zajištěna podpora při nastavení (konzultace a workshop) v rozsahu definovaném ve smlouvě o dodání projektu.

Nastavení systému možno rozdělit na dva základné způsoby:

• Manuální nastavení – nastavení je vykonávané manuálně, ručním zadáním dat. Pokud se leasingová společnost rozhodne využívat funkcionality nástroje Rapid Start na plnění některých tabulek, využívání a správné nastavení tohoto nástroje je ve výlučné odpovědnosti leasingové společnosti

• Hromadné nastavení – nastavení je realizováno integrací/importem dat. Do této skupiny mohou patřit číselníky/tabulky pro vytvoření katalogových karet i samotné katalogové karty (např. importem od externího dodavatele)

Nastavení systému navrhujeme realizovat dle jednotlivých oblastí (tzv. Skupina):

• Pro každou oblast i tabulku je určen analytik za dodavatele, který navrhne případné nevyužití dané tabulky v podmínkách dané leasingové společnosti

• Pro každou oblast i tabulku je nutné ze strany leasingové společnosti určit odpovědnou osobu za její nastavení

• Analytik dodavatele vykoná zaškolovací workshop s odpovědnou osobou:

  • Pokud je možné (z časových důvodů, složitosti, dostupnosti související nastavění, atd.) danou tabulku kompletně nastavit, bude toto nastavení realizováno v rámci zaškolovacího workshopu

  • Pokud nebude možné vykonání kompletního nastavení, na zaškolovacím workshopu bude vykonáno vysvětlení i se založením vzorových/ukázkových záznamů (nastavení), zbytek nastavení vykoná (zajistí) odpovědná osoba objednatele

• Jednotlivé tabulky jsou zařazeny do Skupin. Při nastavovaní doporučujeme dodržovat posloupnost nastavení po jednotlivých oblastech, v některých případech ale bude potřebné pořadí tabulek upravit, případně nastavení dané tabulky realizovat v několika krocích.

...

Dependencies and assumptions

• The setting is the responsibility of the leasing company, SEY only provides cooperation

• Keeping the code list up-to-date among databases is also the responsibility of the leasing company

• If there are more clients in the system, the settings must be compatible with other clients in the area of common code lists (i.e. code lists used by all clients within the implemented system).

User Description of the Documented Area

We recommend that you make and monitor the settings in different ways, SEY prefers via the Configuration Worksheet:

• The configuration workbook is part of the broader functionality of the so-called Rapid Start

• The advantage is that via Configuration Setup it is possible to assign e.g. Category (Low, Medium, High, Unused), responsible analyst of the supplier, responsible user of the customer and other values to individual tables

• This is the recommended method from the supplier's side.

  Both methods contain the same code lists, the only difference is the method of registration.

Additional Notes:

• The scope of setup is different for each leasing company, depending on the financial products provided, work processes, etc.

• The list of code lists contains only the main (header) tables. In the case of so-called follow-up tables, the user always has access to these tables from the main table.

• Dials/settings are available via:

  •  magnifying glass for searching (only those dials that are "pulled" in the menu)

  •  Manual Setup

  •  Configuration worksheet

In the following chapters, the labour with Manual setup as well as with the Configuration Worksheet is described.

Configuration Workbook

On the part of SEY, this method of setting control is preferred.

The SEY recommends the following procedure:

• Creating a new database

• Creating Users

• Creation of Employees

• User Setup

• labour with the Configuration Worksheet:

  • import of configuration workbook e.g. from demo db Seyfor

  • Assignment of supplier and leasing company analysts to individual tables

  • Start setting up tables

  • Active labour with the Configuration Workbook

The configuration workbook can be opened:

• Through the magnifying glass by typing Configuration Sheet

• Via the extended menu ("three lines" button)/Explore all

The configuration sheet will be filled with vendor (SEY), its update will be done by the leasing company in case of adding new tables.

Below we describe only some of the most important fields and functions.

Field:

• Line Type

  • You can choose from the following values:

    • Area – registration character only

    • Group – registration character, but if the individual tables are part of the so-called Rapid packages, it is recommended that Group name=package name

    • Table – the lowest level, must contain detailed information about the table. Next, we'll describe the field values for this row type only.

• Table ID

  • ID of the given code list, can be selected via lookup

• Name

  • The system fills in the name automatically after selecting the table ID according to the user's language.

  • If the user then switches languages, the name doesn't switch to the new language. If the user wants to update the name according to the currently set system language, he can do so using the Process/Update table names option.

• Table Usage

  • Editable

  • You can select from the following values (ENUM):

    • Empty – set in the Group row

    • Standard BC – if the table is part of Standard Business Central

    • General OC – this table is part of the OneCore general settings

    • Contract with Services (Contr. With Services) – the table is part of the settings for contracts with services

    • Insurance - the table is part of the OneCore module settings

    • Rent - the table is part of the settings of the Rent OneCore module

• For OneCore Setup

  • Editable.

  • Default value N.

  • Changes the user to Y if the setting of the standard BC table is needed to set up any OneCore table.

• Category

  • Editable only for Row Type=Table

  • It is possible to select from values (according to the size of the table, only subjective assessment)

    • Empty (default)

    • Low

    • Medium

    • Deer

    • Not used – set if the table is not used in the conditions of a particular leasing company

• User ID Supplier. (Vendor User ID)

  • Selection from User Setup, SEY analyst who consults on the settings.

• User Name Supplier. (Vendor User Name)

  • The name of the given SEY analyst is automatically filled in by the system from the Users table, in the Full Name field

• User ID

  • User Setup, the user of the leasing company who is responsible for the settings.

• User Name

  • The name of the given user is automatically filled in by the system from the Users table, in the Full Name field

• Migr. ID. analytics (Migr. Analyst ID)

  • User Setup, a user of the leasing company who is responsible for the migrations of the region.

• Name migr. analytics (Migr. Analyst Name)

  • The name of the given user is automatically filled in by the system from the Users table, in the Full Name field

• Readiness %

  • It is possible to add a %estimate of the readiness of the given setting according to the subjective assessment of the responsible user of the leasing company

  • The value is always added by the responsible user of the leasing company

• Relevant for Migration

  • Sets the user to Y, if the setting is relevant for migrations

• Ready for Migration

  • Sets the user to Y if the setting is ready for migrations

• Ready for UAT

  • Sets the user to A when the setting is ready for UAT (user acceptance testing)

• Ready for Business Portal (Ready for BP)

  • Sets the user to A if the setting is ready for Business Portal

• Note

  • It is possible to add a text note (used by the vendor's analyst).

• Note Fin. Company

  • It is possible to add a text note (used by an analyst of the leasing company).

• Complete To

  • to record the deadline by which the table setting will be completed

• Page ID

  •  Selection via lookup, add the ID page that should be opened when the setting is opened

• Page Caption

  •  Fills in the system automatically according to the page ID

• Created At

  •  The system will automatically fill in the datetime of the row creation

Other fields – the meaning is explained in the tooltips.

To open a given setting:

• Via the Process menu/Open button

• In the Package Tables factbox, click on the Number of items in the database.

After opening, the appropriate setting/dial is opened and the user can fill it in.

Setup Process

The responsibility for making the settings is fully on the side of the leasing company. The contractor will provide support in setting up (consultation and workshop) to the extent defined in the project delivery contract.

Setting up the system can be divided into two basic ways:

• Manual setup – the setting is done manually, by manual data entry. If the leasing company decides to use the functionalities of the Rapid Start tool to fill in certain tables, the use and correct setting of this tool is the sole responsibility of the leasing company

• Batch setup – the settings are implemented by data integration/import. This group may include code lists/tables for creating catalogue cards as well as the catalogue cards themselves (e.g. by importing them from an external supplier)

We propose to set up the system according to individual areas (the so-called Group):

• For each area and table, an analyst is appointed for the supplier, who will suggest the possible non-use of the table in the conditions of the given leasing company

• For each area and table, it is necessary for the leasing company to designate a person responsible for setting it up

• The supplier's analyst will conduct a training workshop with the responsible person:

  • If it is possible (due to time constraints, complexity, availability of related settings, etc.) to set up the table completely, this setting will be implemented during the training workshop

  • If it is not possible to complete the settings, an explanation will be carried out at the training workshop with the creation of sample/sample records (settings), the rest of the settings will be done (ensured) by the responsible person of the client

• Individual tables are classified into Groups. When setting up, we recommend following the sequence of settings by individual areas, but in some cases it will be necessary to adjust the order of the tables, or to set the table in several steps.

A setting is considered complete when it is marked as complete in the Preparedness. That is, there is a column on the record Preparedness set to 100% (we recommend adding 100% after delivery and setting of all modifications, especially before the start of UAT tests).