When importing a data record, in addition to creating a fuel card transaction, the system also writes data to the invoice interface buffer. It creates one batch for each invoice in the file. One imported file can contain several invoices = several batches. Each batch is further processed separately.
In the "Invoicing Interface Buffer Overview" there is a list of all imported batches.
Above the overview of the invoice interface stack, it is possible to run the function "To match" or "Update rows" over one or more lines via Process.
According to the Source Code, set in the Invoicing interface for data records, the user knows what type of data record it is.
It is also possible to open the Header of the billing interface tray from fuel card transactions. From the marked transaction line, click the Invoice Interface Header Header button.
The system will show an overview of batches for the file on the marked line.
Clicking on a row opens the batch card, which contains the header and rows.
Interface Invoice Buffer Header
The header contains important data for the batch (invoice) from the data record. By clicking on the calculated field with the number of soft or hard errors, accepted errors or warnings, the system opens an overview of the rows that make up this number.
The header fields of the invoice interface stack are described in detail in the Maintenance Permissions and Bonuses in the chapter Invoice Interface Buffer Header.
Interface Invoice Buffer Lines
The rows contain data from individual items of the data record. The lines also contain any error messages.
Important line fields of the Invoice Interface Buffer for tire change data records:
Internal Doc. No.
Document number from the imported record (Shell format, it is the first entry on the line, see chapter Data Record form)
Description
A description consisting of the data found during import, i.e.: the internal fuel card number (primary key) and the vendor number and item number from the data record
Car Licence No.
The system fills when importing from a data record (this is column 3=C)
If a user has detected an incorrectly entered vehicle registration number in a data sentence, they can edit here. Then it searches for the object and, if successful, fills in the VIN, object number and contract number and performs checks according to the template.
Financed Object No.
The system fills in during import when searching for the financed object
Fuel Card No.
The system fills in when importing from an imported record
VAT Date
The system completes the "Posting Date" that the user entered in the dialog window when starting the import
External Document No.
The number assigned by the system when importing a dated sentence
Standard Purchase Code
The system fills in the imported sentence based on the mapping of the item and country code
Odometer Status
Odometer status and imported records (We do not fill into the buffer line, only into the TK transaction)
Quantity
(We do not fill into the stack line, only into the TK transaction)
Amount
By Country Code in the Data Record and Country/Region Code in Company Information. E.g. a Czech company has Countries/Areas = "CZ"
If the data sentence contains "country code" = "CZ", the system will deduct tax from the total amount with VAT
In case the data sentence contains "country code" <> "CZ", "Amount" = Total price incl. VAT from the imported record
Processing Status
New
In case there was no error during the import
or the soft error has been accepted and the Update Rows function has been triggered
Processed
After you create a purchase invoice
Error
In case of an error during import or further processing
Status Code
Status New corresponds to status code 100
Status Processed corresponds to status code 200
There are two codes for the error processing status
400 is a soft bug
300 is a hard mistake
Error Accepted
A soft error can be flagged by the user and the system does not verify this line during further processing
Error Message
The system uses to describe any errors
For a single line, several errors can be detected during checks. Therefore, the system uses multiple fields for the error message
Assigned Document No. (Posted when Processed)
Fills in the system after the purchase document is created
Assigned Document No.
Fills in the system after the purchase document is created
Type of Processing
Filled in by the system during import according to the settings on the invoice interface – in the case of import, refueling = "Fuel card"
File ID
Identification of the imported file is assigned during import
If there is a soft error in the batch that the user accepts, it marks the line with the error I accept error and the system skips this line during further checks. Only soft errors can be accepted.
If the hard error is caused by an incomplete setup, the user fills in the settings.
After you add the settings, you need to run the Update rows function.
Update Rows
When the button is pressed, Update Rows The system goes through and checks the lines again. It does not check accepted errors, but sets the "processing status" on them to New.
It performs checks on the other lines. If the error has not already occurred in the rows, it changes the "processing status" in the batch rows to New.
A batch is ready for further processing when all lines are in processing status "New":
Process function
In the OC above a batch in the billing interface stack that is error-free (or only with an "accepted" soft error), the user runs the Process function:
The system creates an unposted purchase invoice. The user can view the document via the View document button.
The document is also written into the History of the processed data record.
When a purchase invoice is created that is not posted, the system also writes the odometer status to the Odometer Status History.
To record the odometer status from fuel card transactions, the following applies:
Area = Fuel Card
Document No. = Fuel Card Transaction No.
If the user deletes an unposted purchase invoice, the system itself also records the odometer status history related to this purchase invoice.
The user can post a purchase invoice after reviewing it.
The system writes the number of both unposted and posted purchase invoices into the relevant fuel card transactionsPři import datové věty systém vedle vytvoření transakce tankovací karty zapisuje údaje i do zásobníku fakturačního interface. Pro každou fakturu v souboru vytvoří jednu dávku. Jeden importovaný soubor může obsahovat několik faktur = několik dávek. Každá dávka se dále zpracovává samostatně.
V „Přehledu zásobníku fakturačního interface“ je seznam všech importovaných dávek.
Nad přehledem zásobníku fakturačního interface lze přes Proces spustit funkci „K párování“ nebo „Aktualizovat řádky“ nad jedním, nebo také nad více řádky.
Podle Kódu původ (Source Code), nastaveného ve Fakturační interface pro datové věty, uživatel pozná, o jaký typ datové věty jde.
Také z transakcí tankovací karty lze otevřít Hlavičku zásobníku fakturačního interface. Z označeného řádku transakce kliknout na tlačítko Hlavičku zásobníku fakturačního interface.
Systém ukáže přehled dávek k souboru na označeném řádku.
Kliknutím na řádek se otevře karta dávky, která obsahuje hlavičku a řádky.
Hlavička zásobníku fakturačního interface (Interface Invoice Buffer Header)
V hlavičce jsou důležité údaje za dávku (fakturu) z datové věty. Rozkliknutím kalkulovaného pole s počtem měkkých nebo tvrdých chyb, akceptovaných chyb či varováním, systém otevře přehled řádků, které tento počet tvoří.
Pole hlavičky zásobníku fakturačního interface jsou podrobně popsány v Povolení servisu, bonusy v kapitole Hlavička zásobníku fakturačního interface.
Řádky zásobníku fakturačního interface (Interface Invoice Buffer Lines)
V řádcích jsou údaje z jednotlivých položek datové věty. Řádky obsahují i případné chybové hlášky.
Důležitá pole řádku zásobníku fakturačního interface pro datové věty přezouvání:
Interní číslo dokladu (Internal Doc. No.)
Číslo dokladu z importováné věty (formát Shell je to první údaj na řádku, viz kapitola Formá datové věty)
Popis (Description)
Popis složený z dohledaných údajů při importu, to je: interního čísla tankovací karty (primární klíč) a čísla dodavatele a čísla zboží z datové věty
Registrační číslo vozidla (Car Licence No.)
Systém plní při importu z datové věty (to je sloupec 3=C)
Pokud uživatel odhalil špatně zadané registrační číslo vozidla v datové větě, může zde editovat. Pak dohledává předmět a v případě úspěchu doplní VIN, číslo předmětu i číslo smlouvy a provede kontroly dle šablony.
Číslo předmět financování (Financed Object No.)
Systém vyplní při importu při dohledání předmětu financování
Číslo tankovací karty (Fuel Card No.)
Systém vyplní při importu z importované věty
Datum DPH (VAT Date)
Systém doplní „Zúčtovací datum“, které uživatel zadal do dialogového okna při spuštění importu
Číslo externího dokladu (External Document No.)
Číslo přidělené systémem při importu datované věty
Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)
Systém vyplní na základě mapování kódu zboží a země v importované větě
Stav tachometru (Odometer Status)
Stav tachometru i importované věty (Neplníme do řádku zásobníku, jen do transakce TK)
Neprobíhá kontrola neplatného stavu tachometru
Množství (Quantity)
(Neplníme do řádku zásobníku, jen do transakce TK)
Částka (Amount)
Dle kódu země v datové větě a Země/Oblasti (Country/Region Code) v Informacích o společnosti (Company Information). Např. česká společnost má Země/Oblasti = „CZ“
V případě, že v datové větě je „kód země“ = „CZ“ , systém z celkové částky s DPH odečte daň
V případě, že v datové větě je „kód země“ <> „CZ“, „Částka“ = Celková cena s DPH z importované věty
Stav zpracování (Processing Status)
Nový
v případě, že při importu nenastala chyba
nebo měkká chyba byla akceptovaná a následně byla spuštěna funkce Aktualizovat řádky
Zpracováno
Po vytvoření nákupní faktury
Chyba
V případě chyby při importu nebo dalším zpracování
Kód stavu (Status Code)
Stavu Nový odpovídá kód stavu 100
Stavu Zpracováno odpovídá kód stavu 200
Pro stav zpracování chyba jsou dva kódy
400 je měkká chyba
300 je tvrdá chyba
Akceptuji chybu (Error Accepted)
Měkkou chybu může uživatel označit a systém pak při dalším zpracování tento řádek neověřuje
Chybová zpráva (Error Message)
Systém používá pro popis případných chyb
Pro jeden řádek může být při kontrolách odhaleno i několik chyb. Proto systém používá více polí pro chybovou zprávu
Přiřazené číslo dokladu (Posted when Processed)
Vyplní systém po vytvoření nákupního dokladu
Částka z dokladu (Assigned Document No.)
Vyplní systém po vytvoření nákupního dokladu
Typ zpracování (Type of Processing)
Vyplní systém při importu dle nastavení na fakturačním interface – v případě importu tankování = „Tankovací karta“
ID souboru (File ID)
Identifikace importovaného souboru je přiděleno při importu
Pokud je v dávce měkká chyba, kterou uživatel akceptuje, označí řádek s chybou Akceptuji chybu a systém tento řádek při dalších kontrolách přeskakuje. Akceptovat lze pouze měkké chyby.
Pokud je tvrdá chyba způsobena neúplným nastavením, uživatel doplní nastavení.
Po doplnění nastavení je třeba spustit funkci Aktualizovat řádky.
Funkce Aktualizuj řádky (Update Rows)
Po stisknutí tlačítka Aktualizovat řádky systém znovu prochází a kontroluje řádky. Akceptované chyby nekontroluje, ale nastaví na nich „stav zpracování“ na Nový.
V ostatních řádcích provádí kontroly. Pokud v řádkcích už chyba nenastala, změní v řádcích dávky „stav zpracování“ na Nový.
Dávka je připravena k dalšímu zpracování, když jsou všech řádky ve stavu zpracování „Nový“:
Funkce Zpracovat (Process)
V OC nad dávkou v zásobníku fakturačního interface, která je bez chyb (nebo jen s „akceptovanou“ měkkou chybou) uživatel spustí funkci Zpracovat:
Systém vytvoří nezaúčtovanou nákupní faktur. Uživatel si může prohlédnou doklad přes tlačítko Zobrazit doklad.
Doklad je také zapsán do Historie zpracované datové věty.
Při vytvoření nezaúčtované nákupní faktury system provede take zápis stavu tachometru do Historie stavu tachometru.
Pro zápis stavu tachometru z transakcí tankovacích karet platí:
Oblast (Area) = Tankovací karta
Číslo dokladu (Document No.) = číslo transakce tankovací karty
Pokud uživatel smaže nezaúčtovanou nákupní fakturu, systém samaže také zápisy do historie stavu tachometru příslušející k této nákupní faktuře.
Uživatel může po kontrole zaúčtovat nákupní fakturu.
Do příslušných transakcí tankovací karty systém propísuje číslo nezaúčtované i zaúčtované nákupní faktury.