Page Comparison

The user has an overview of the lines for the given permit on the Maintenance permission lines tab on the Maintenance permission header.

More detailed information about the "service allowance line" can be found on the line card. The tab is displayed via Manage/Edit or View. Or it can be opened in the list of rows, the user clicks on a specific row and the system opens the permission row card.

Service type and service type on the maintenance permission line

When creating maintenance permission lines, the system presets the "service type" and "service type" lines from the header.

The user can change it.

E.g. within one approval number for service it is necessary to create a line for "replacement vehicle" or "tire", the action will be added to the invoice for the service. In this case, the user changes the "service" on the permit line - selects the "replacement vehicle" service type and continues to enter the line.

The Category, Subcategory and Maintenance Code settings are settings for maintenance permission line and the system will allow you to select Same settings for "Replacement Vehicle" under the heading "Service" and "Insurance Claim". You just need to specify the correct "kind of service" on the line.

The advantage of using a different type of service for an insured event is that the user does not lose the link that the actions with the other type of service were related to the insured event (in the header of the allowance).

Some types of services are not related to a maintenance permit. For example, if the user selects the value Service Type=Road Tax, the system displays an error message and the user cannot continue (the maintenance permission cannot be based on Road Tax).

General Tab

The tab is used to enter a purchase.

The tab contains non-editable fields, copied from the header of the maintenance permission:

• Maintenance Permission No.

• Insurance Claim No.

• Financing Contract No.

• Chassis No. (VIN)

• Serial number

• Licence Plate No.

On the Maintenance Permission line, the user enters:

...

Service Kind and Maintenance Type Code

• The Service Type and Service Type are written from the Maintenance Permission header to the line, but the user can change it. This means that a maintenance permission can contain approved lines with different services under a single number. E.g. an approval number with Service Type Maintenance can also contain lines for Replacement Car or Tire Service. The cost from the vendor comes on a single purchase invoice.

...

Maintenance Category Code

• The user selects the settings of the cost page of the service from the 1st level list.

...

Maintenance Subcategory Code

• The user selects the cost page settings of the service from the 2nd level code list.

...

Maintenance Code

• The user selects the cost page settings of the service from the 3rd level code list.

...

Description

• The system transfers the description from the maintenance code. The user can edit.

...

Direct compensation from the insurance company (Compens. Insur. Company)

• On the allowance line, the designation is written from a special maintenance code for deducting the amount paid by the insurance company directly to the service

...

Standard Purchase Code

• After you select a Level code, the system transfers the standard purchase and sales code for posting that is set on the maintenance code to the line.

...

Registered Number (Registered Number)

• If the registered number is set on the maintenance code, the system will transfer it. The user can record.

• The registered number is important for tires and rims

...

Unit Of Measure Code

• The user can select a unit of measurement from the list if its value has meaning on the line.

...

Expected Price Excl. VAT

• The user can enter an agreed estimated price.

• Evidence Fields

...

Purchase Price Excl. VAT (Purchase Price Excl.VAT)

• The user enters the agreed purchase price, which will be the basis for the purchase invoice line in the OC.

• If the maintenance code used is labeled Direct Compensation by Insurance Company, then the purchase price must be negative.

Uživatel má na hlavičce povolení servisu na záložce Řádky povolení servisu k dispozici přehled řádků k dané povolence.

Podrobnější informaci „řádku servisní povolenky“ získá na kartě řádku,. Kartu zobrazí přes Spravovat / Úpravy nebo Pohled. Nebo lze otevřít na přehledu řádků, uživatel klikne na konkrétní řádek a systém otevře kartu řádku povolení.

Druh služby a typ služby na řádku povolení servisu

Při tvorbě řádků povolení servisu systém přednastaví na řádek „druh služby“ a „typ služby“ z hlavičky.

Uživatel jej může změnit.

Např. v rámci jednoho čísla schválení za servis je třeba založit i řádek za „náhradní vozidlo“ nebo „pneu“, úkon přijde na faktuře za servis. V tomto případě uživatel na řádku povolenky „servisu“ změní - vybere druh služby „náhradní vozidlo“ a pokračuje v zadávání řádku.

Nastavení kategorie, podkategorie a kódu údržby je nastavení pro řádek povolení servisu a systém dovolí vybrat stejné nastavení pro „náhradní vozidlo“ pod hlavičkou „servis“ i „pojistná událost“. Stačí určit správný „druh služby“ na řádku.

Výhodou použití jiného druhu služby u pojistné událost je, že uživatel tak neztratí vazbu, že se úkony s jiným druhem služby týkaly pojistné události (v hlavičce povolenky).

Některé druhy služeb nesouvisí s povolením servisu. Pokud například uživatel vybere hodnotu Druh služby=Daň z MV (Road Tax), systém zobrazí chybou hlášku a uživatel nemůže dál pokračovat (na Road tax se servisní povolení nedá založit).

Záložka Obecné

Záložka slouží pro zadání nákupu.

Záložka obsahuje needitovatelná pole, propsaná z hlavičky povolení servisu:

• Číslo povolení servisu

• Číslo pojistné události

• Číslo smlouvy o financování

• Číslo karoserie (VIN)

• Výrobní číslo

• Registrační číslo vozidla

Na řádku povolení servisu uživatel zadá:

• Druh služby (Service Kind) a Typ služby (Maintenance Type Code)

  • Druh služby a Typ služby se z hlavičky povolení servisu propíše na řádek, ale uživatel jej může změnit. To znamená že povolení servisu může obsahovat pod jedním číslem schválené řádky s různými službami. Např. číslo schválení s Druhem služby Servis může obsahovat i řádky za Náhradní vozidlo nebo Pneuservis. Náklad od dodavatele přijde na jedné nákupní faktuře.

• Kategorie údržby (Category Code)

  • Uživatel vybere z číselníku 1. úrovně nastavení nákladové stránky služby.

• Podkategorie údržby (Subcategory Code)

  • Uživatel vybere z číselníku 2. úrovně nastavení nákladové stránky služby.

• Kód údržby (Maintenance Code)

  • Uživatel vybere z číselníku 3. úrovně nastavení nákladové stránky služby.

• Popis (Description)

  • Systém přenese popis z kódu údržby. Uživatel může editovat.

• Přímá náhrada pojišťovnou (Compens. Insur. Company)

  • Na řádek povolenky se označení propíše ze speciálního kódu údržby pro odpočet částky hrazené pojišťovnou přímo servisu.

  • Pokud je označeno Ano, musí být “nákupní cena bez DPH” záporná. Na řádku je mínusem celková cena za opravu ze závěrečného listu pojišťovny k pojistné události, kterou zaplatila pojišťovna přímo servisu.

  • Pokud je označeno Ano, nebude systém ze záporné částky počítat bonus.

  • Do nákupní faktury mínusová částka vstupuje a narovnává úhradu, kterou má platit leasingová společnost dodavateli.

• Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)

  • Po výběru Kód úrovně systém přenese do řádku standardní kód nákupu a prodeje pro účtování nastavený na kódu údržby.

• Evidenční počet pneu/ráfek (Registered Number)

  • Pokud je na kódu údržby evidenční počet nastavený, systém ho přenese. Uživatel může evidovat.

  • Evidenční počet je důležitý u pneumatik a ráfků

• Kód měrné jednot (Unit Of Measure Code)

  • Uživatel může vybrat měrnou jednotku z číselníku, pokud její hodnota má na řádku význam.

• Předpokládaná cena bez DPH (Expected Price Excl. VAT)

  • Uživatel může zadat dohodnutou předpokládanou cenu.

  • Evidenční pole

• Nákupní cena bez DPH (Purchase Price Excl.VAT)

  • Uživatel zadá dohodnutou nákupní cenu, která bude podkladem pro řádek nákupní faktury v OC.

  • Pokud je použitý kód údržby označený Přímá náhrada pojišťovnou, pak nákupní cena musí být záporná.

• Nákupní cena bez DPH (LM) (Purch.Price Excl.VAT (LCY)

  • Fill in the system – converts the "purchase price without VAT" into the local currency.

• Discount %

  • Fills in the system if it finds a set discount for a given item in the Discounts and Bonuses table of the Maintenance Agreement

• Associated Purch. Invoice (Associated Purch.Invoice)

  • The flag is turned on by the user if it is necessary to add this line to an already created and not yet posted purchase invoice created from another allowance.

  • After checking it, you need to select "Purchase invoice number" in the following field. The selection is filtered to unposted invoices of the vendor.

• Purchase Invoce No.

  • Fills in the system when a purchase invoice is created from the given line – Create Purchase Invoice function. The function ticks the non-editable field "Purchase invoice created" and fills in "Purchase invoice creation date"

  • The user can select the purchase invoice number only if the invoice is associated.

• Type Text

  • The user marks if the line contains only text. It can then be used for invoicing to print.

• Note (Coment)

  • Text box

After creating a purchase invoice and then posting, the system writes the following data to the line:

• Purchase Invoice Created

• Purch.Invoice Creation Date

• Posted Purchase Invoice No.

• Vendor Invoice No.

  • If the user fills them in before running the Create Purchase Invoice function, the system transfers the number to the function's dialog box.

On the line, the user can set:

• Invoice To

  • Here, the user chooses who pays the costs, where the purchase invoices arrive

  • The default value is Leasing Company

  • The second option, "customer", is just a record that the purchase invoice will go directly to the customer.

Sales Tab

On the Sales tab, you can set up re-invoicing of the cost to the client – flag Reinvoice.

Already on the financing product or template, it is possible to set that the Service should be reinvoiced to the customer. Then, when the maintenance permission is issued, the line is marked for reinvoicing, but the user can deselect it.

• Standard Sales Code

  • The system will transfer from the settings to the maintenance code

• Reinvoice

  • If the user ticks the field, the system will pre-fill the "Amount to be reinvoiced" according to the purchase price without VAT on the line. The User can edit the Amount to be reinvoiced. The system calculates the difference between the "amount to be reinvoiced" and the "purchase price excl. VAT" in the "Reinvoiced Amount Difference" field.

  • The field can be pre-set by the system automatically if any of the following cases occur:

    • The service of this type is not on the financing contract

    • The service on the financing contract is marked "reinvoice" (This can be specified on the financing product or financing template.)

    • The corresponding "maintenance code" is set with the "reinvoice" flag

  • If the financing contract is in a foreign currency, the system converts the amount to be reinvoiced into the contract currency

    • The purchase price in the local currency will be recalculated according to the current exchange rate of the currency from the header of the financing contract

    • The user can edit the amount to be reinvoiced, but must be aware that it is an amount in the contract currency.

• Reinvoice Method

  • The default value is Mas Invoice. The Mass Reinvoice Maintenance task then collects the allowance lines that are set up for reinvoicing.

  • Individual Invoice – The user invoices the customer immediately by running the Reinvoice to Customer function

  • Billing – the amount to be reinvoiced will be applied in the financial settlement

  • Excessive Wear value - the cost remains in the company's costs, the amount to be reinvoiced is 0. It is not invoiced from the service permission. The system takes the cost from the object card - the "termination" tab, the "excessive wear" field - where the estimated value is. (the leasing company had excessive wear repaired)

• Amount To Reinvoice Excl. VAT

  • After checking the Reinvoice field, the system will pre-invoice the purchase price excluding VAT. The user can edit

• Reinvoiced Amount Difference

  • The system calculates the difference between the purchase price and the amount to be reinvoiced

• Comment for Customer

  • A text field that can be used in printing for a customer

• Reinvoice To

  • By default, the customer number of the financing contract is filled in

  • If it is necessary to re-invoice to another entity, it is possible to select a different customer number in this field.

• Reinvoiced

  • This field is marked by the system when a sales invoice is created. It also enters the sales invoice number and, after posting, the number of the posted sales invoice.

• Sales Invoice No.

  • Fills in the system after a sales invoice is created

• Posted Sales Invoice No.

  • Fills in the system after posting a sales invoice

Tire Service Tab

For the service type "Tire service", it is possible to specify the data for the Tire service type Tire or Rims. For other types of tire service (storage, tire change, rim accessories), the Tire Service Type will be "empty".

If there is a permit line for the purchase of tires, after selecting the type of service, the system will add the "tire service code" from the service on the contract and add the tire category, width, profile and rim from the tire service detail.

Other Tab

• Created automatically NO / YES

  • Non-editable field

  • The system marks Yes for lines that it creates additionally

    • when processing "purchase to limit" = approval without permission (additional)

    • when processing the "data record import", the system additionally creates an allowance,

    • When processing an insurance claim on the list of invoices,

    • When you create a difference line between the FA amount in the list of invoices and the assigned SP lines or the assigned batch

• Date of issue

  • When the line was created

• Created

  • Which user created the allowance line

• Repair To Date

  • Registration field, the user can record the date promised vendor

Bonus Tab

The system fills in the bonus amount (parts) or bonus amount (labour) according to the maintenance code settings, whether it is work or parts when the purchase price is entered on the line.

Based on the discount and bonus settings on the framework service agreement, the code adds bonuses when a purchase invoice is created.

• Bonus No. (parts) (parts)

• Bonus No. labour (labour) (Bonus No. (labour)

• Bonus % (parts)

  • Vyplní systém – přepočítá „nákupní cenu bez DPH“ do lokální měny.

• Sleva % (Discount %)

  • Vyplní systém, pokud najde nastavenou slevu k dané položce v tabulce Slevy a bonusy rámcové servisní smlouvy

• Sdružená nákupní faktura Associated Purch.Invoice)

  • Příznak uživatel zapne, pokud je třeba přidat tento řádek do už vytvořené a zatím nezaúčtované nákupní faktury, vytvořené z jiné povolenky.

  • Po zatržení je třeba vybrat “číslo nákupní faktury” v následujícím poli. Výběr je zafiltrován na nezaúčtované faktury daného dodavatele.

• Číslo nákupní faktury (Purchase Invoce No.)

  • Vyplní system při vytvoření nákupní faktury z daného řádku – funkce Vytvořit nákupní fakturu. Funkce zatrhne needitovatelné pole “Nákupní faktura vytvořena” a vyplní “Datum vytvoření nákupní faktury”

  • Uživatel může číslo nákupní faktury vybírat jen v případě sdružené faktuy.

• Typ text (Type Text)

  • Uživatel označí, pokud daný řádek obsahuje pouze text. Lze pak použít při fakturaci do tisku.

• Poznámka (Coment)

  • Textové pole

Systém po vytvoření nákupní faktury a následném zaúčtování propisuje na řádek údaje:

• Nákupní faktura vytvořena (Purchase Invoice Created)

• Datum vytvoření nákupní faktury (Purch.Invoice Creation Date)

• Číslo zaúčtované nákupní faktura (Posted Purchase Invoice)

• Číslo faktury dodavatele (Vendor Invoice No)

  • Pokud je uživatel vyplní před spuštěním funkce Vytvořit nákupní fakturu, systém číslo přenese do dialogového okna funkce.

Na řádku může uživatel nastavit:

• Fakturovat na (Invoice To)

  • Zde uživatel volí, kdo platí náklady, kam přijde nákupní faktury

  • Výchozí hodnota je Leasingová společnost

  • Druhá možnost “zákazník” je pouze evidence, že nákupní faktura půjde přímo k zákazníkovi.

Záložka Prodej

Na záložce prodej může nastavit přefakturaci nákladu na klienta – příznak Refakturovat.

Už na produktu financování či šabloně je možno nastavit, že služba má být zákazníkovi refakturovaná. Pak při vystavení povolení servisu je řádek označený k refakturaci, ale uživatel může odznačit.

• Kód standardního prodej (Standard Sales Code)

  • Systém přenese z nastavení na kódu údržby

• Refakturovat (Reinvoice)

  • Pokud uživatel pole zatrhne, systém předvyplní „Částku k refakturaci“ dle nákupní ceny bez DPH na řádku. Uživatel může Částku k refakturaci editovat. Systém do pole „Rozdíl refakturované částky“ dopočte rozdíl „částky k refakturaci“ oproti „nákupní ceně bez DPH“.

  • Pole může zatrhnout (přednastavit) systém automaticky v případě že nastal některý z těchto případů:

    • Služba daného typu není na smlouvě o financování

    • Služba na smlouvě o financování je označena „refakturovat“ (Může být zadáno na produktu financování či šablony o financování.)

    • Příslušný „kód údržby“ je nastaven s příznakem „refakturovat“

  • Pokud je smlouva o financování v cizí měně, systém částku k refakturaci přepočítává do měny smlouvy

    • Nákupní cenu v lokální měně přepočítá dle aktuálního kurzu měny z hlavičce smlouvy o financování

    • Uživatel může částku k refakturaci editovat, ale musí si být vědom, že je to částka v měně smlouvy.

• Způsob refakturace (Reinvoice Method)

  • Výchozí hodnota je Hromadná refaktruace (Mas Invoice). Úloha Hromadná refakturace servisu pak sbírá řádky povolenek, nastavené k refakturaci.

  • Individuální faktura (Individual Invoice) – uživatel vyfakturuje spuštěním funkce Přefakturovat zákazníkovi okamžitě

  • Vyúčtování (Billing) – částka k refakturaci se uplatní ve finančním vyrovnání

  • Hodnota nadměrného poškození (Excessive Wear) - náklad zůstává v nákladech společnosti, částka k refakturaci je 0. Nepřefakturuje se z povolení servisu. Náklad při vyúčtování systém vezme z karty předmětu - záložka „ukončení“, pole „nadměrné opotřebení“ -kde je odhadovaná hodnota. (leasingová společnost dala opravit nadměrné opotřebení)

• Částka k refakturaci (Amount To Reinvoice Excl. VAT)

  • Po zatržení pole Refakturovat systém předvylní nákupní cenou bez DPH. Uživatel může editovat

• Rozdíl refakturované částky (Reinvoiced Amount Difference)

  • Systém počítá rozdíl mezi nákupní cenou a částkou k refakturaci

• Poznámka pro zákazníka (Comment for Customer)

  • Textové pole, které lze využít v tisku pro zákazníka

• Refakturovat komu (Reinvoice To)

  • Defaultně je vyplněno číslo zákazníka smlouvy o financování

  • Pokud je třeba přefakturovat jinému subjektu, je možno v tomto poli vybrat jiné číslo zákazníka.

• Refakturované (Reinvoiced)

  • Toto pole označí systém po vytvoření prodejní faktury. Propíše také číslo prodejní faktury a po zaúčtování i číslo zaúčtované prodejní faktury.

• Číslo prodejní faktury (Sales Invoice No.)

  • Vyplní systém po vytvoření prodejní faktury

• Číslo zaúčtované prodejní faktury (Posted Sales Invoice)

  • Vyplní systém po zaúčtování prodejní faktury

Záložka Pneuservis

Při druhu služby „pneuservis“ je zde možno upřesnit údaje pro Typ pneuservisu Pneu nebo Ráfky. Pro ostatní typy pneuservisu (uskladnění, přezouvání, příslušenství k ráfkům) bude mít Typ pneuservisu hodnotu „prázdný“.

Pokud je řádek povolenky na nákup pneu, po výběru typu služby systém doplní „kódu služby pneumatik“ ze služby na smlouvě a doplní kategorii pneu, šířku, profil a ráfek z detailu služby pneu.

Záložka Ostatní

• Vytvořeno automaticky NE / ANO

  • Needitovatelné pole

  • Systém označí Ano u řádků, které vytváří dodatečně

    • při zpracování „nákup do limitu“ = schválení bez povolení (dodatečné)

    • při zpracování „importu datové věty“ systém dodatečně tvoří povolenku,

    • při zpracování pojistné události na seznamu faktur,

    • při vytvoření rozdílového řádku mezi částkou fa v seznamu faktur a přiřazených řádků SP nebo přiřazené dávky

• Datum vytvoření

  • Kdy řádek vznikl

• Vytvořil

  • Který uživatel založil řádek povolenky

• Datum opravy do

  • Evidenční pole, uživatel si může zaznamenat datum, které dodavatel přislíbil

Záložka Bonusy

Systém dle nastavení kódu údržby, zda se jedná o práci nebo o materiál při zadání nákupní ceny na řádku vyplní částku bonusu (materiál) nebo částku bonusu (práce).

Na základě nastavení slev a bonusů na rámcové servisní smlouvě kódu doplní při vytvoření nákupní faktury bonusy.

• Číslo bonusu (materiál) (Bonus No. (parts)

• Číslo bonusu práce (práce) (Bonus No. (labour))

• Bonus % (materiál) (Bonus % (parts)

• Bonus % (labourpráce) (Bonus % (labour))

• Částka bez DPH (materiál) (Amount Excl.VAT (parts parts)

• Částka bez DPH (práce) (Amount Excl.VAT (labour labour))

• Bonus Invoiced Date

  • The system pre-fills the date according to the purchase invoice. Bonuses can be invoiced after the purchase invoice has been processed. The date can be edited by the user.

• Default Bonus Invoice Date

  • The system fills in the purchase invoice after posting. This is the default date for bonus invoicing.

If the maintenance code marked Direct compensation by insurance company is used on the allowance line, then the purchase price is negative and the system does not meet the Amount Excl. VAT (parts) or the Amount Excl. VAT (labour). The leasing company is entitled to a bonus from the entire purchase price, regardless of the fact that part of it was paid to the service directly by the insurance company.

Cancel Tab

If a purchase or sales credit memo exists for the line, the credit memo numbers are written to this Bookmark.

Allowance approval

If the user changes the status of the maintenance permission to Approved – the system assigns an Approval number from the number series attached to the given "Service Type"

The system assigns an "Approval number" to the maintenance permission, records the user who approved the permit, the date and time of approval – see the Maintenance Permission tab.

...

• Datum fakturace bonusů

  • Systém předvyplní datum dle nákupní faktury. Fakturovat bonusy je možno po zpracování nákupní faktury. Datum může uživatel editovat.

• Výchozí datum fakturace bonusů

  • Systém vyplní po zaúčtování nákupní faktury. Je to výchozí datum pro fakturaci bonusů.

Pokud je na řádku povolenky použitý kód údržby označený Přímá náhrada pojišťovnou, pak nákupní cena je záporná a systém neplní Částku bez DPH (materiál) ani Částku bez DPH (práce). Leasingová společnost má nárok na bonus z celé nákupní ceny bez ohledu na to, že část byla uhrazená servisu přímo pojišťovnou.

Záložka Storno

Pokud existuje k řádku nákupní nebo prodejní dobropis, jsou čísla dobropisů propsaná na tuto záložku.

Schválení povolenky

Pokud uživatel změní stav povolení servisu na Schválené – systém přidělí Schvalovací číslo z číselné řady, připojené k danému „Typu služby“

Systém přidělí na povolení servisu „Schvalovací číslo“, zapíše uživatele, který schválil povolenku, datum a čas schválení – viz záložka Povolení servisního úkonu.

Po změně stavu Schváleno již nemůže uživatel vrátit stav Příprava.