Versions Compared

Version Old Version 7 New Version 8
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Table of Contents
stylenone

Dependencies and assumptions

...

Závislosti a předpoklady

Závislost pro účtování kalkulačních vstupů a časového rozlišení pro vybrané typy kalkulačních vstupů je na nastavení Relace Obecných účto skupin a Typu kalkulačního vstupu (Gen. Groups and CI Type Relations settings available in the ) dostupné z tabulky Typy kalkulačních vstupů (Calculation Inputs Types table. Another dependency is to enable CI and CR accounting on an adequate detailed contract status in the ). Další závislostí je povolení účtování KV a ČR na adekvátním detailním stavu smlouvy v poli Allow Accruals / Calculation Input Posting field. Another dependency is the setting of the number series for posting the internal document to the CC and the Czech Republic in the Financing Model Card in the . Další závislostí je nastavení číselné řady pro účtování interního dokladu ke KV a ČR v kartě modelu financování (Financing Model Card) v polích Calculation Input Post. Nos. and a Contr. fields. Accrual Line Post Nos.. A description of these settings is in the Popis těchto nastavení je v Nastavení Business

A prerequisite is the existence of calculation inputs in contracts.

Another prerequisite is to set up RC and Czech Republic accounting in the table OneCore Posting Setup and Předpokladem je existence kalkulačních vstupů ve smlouvách.

Dalším předpokladem je nastavení účtování KV a ČR v tabulce Nastavení účtování OneCore (OneCore Posting Setup) a Nastavení metody výpočtu časového rozlišení (Accruals Calculation Method Setup. A description of these settings is in the ). Popis těchto nastavení je v Nastavení Finance

Description of the documented area

Calculation Inputs and Accruals can be posted:

  • Singly

  • Collectively Batch Job

It is not possible to post calculation inputs that are invoiced, e.g.

  • Initial Fee Invoiced at Contract Activation

  • Calculation input for VAT in financial leasing with delivery of goods (Variant of calc. input is VAT - supply of goods)

Billing Individually from Calculation Input

From the Financing Contract, go to Elements ->> Calculation Inputs. In the ribbon, you will find the Post button, which will start posting the given calculation input. The same method can be used to charge from the Contract Calculation Input Card (KV).

When posting, the system will use the lines of OneCore Posting Settings according to the data on the Calculation Input (the data are transferred to the Calculation Input card when the Calculation Input is created, see the description Creating Calculation Input in PD Contract):

  • Calc. Input Variant and Calculation Input Type (on the General tab)

    • What calculation input is charged (e.g. Purchase Price/Cost)

  • Post calc. local input (in the Invoicing tab)

    • Selects setting lines where Accrual / CI Accounting Area is Local

  • Post calc. IFRS input (in the Invoicing tab)

    • Selects setup lines where Accrual / CI accounting area is IFRS

  • Calc. Input Accruals Local (on the Invoicing tab)

    • When posting in the local accounting system, does it affect the selection of an account in OneCore Posting Settings, either an account from the Account No. column or from the Accruals Account No. column  

  •  Calc. Inp. Accruals IFRS (in the Invoicing tab)

    • When posting in the IFRS accounting system, it affects the selection of an account in OneCore Posting Settings, either an account from the Account No. column or from the Accruals Account No. column.

After successful posting of the calculation input, one internal document (for both local and IFRS entries) is created. After posting, the Calculation input posted field is automatically checked on the calculation input and the number of the posted internal document is entered into the Document No. field.

Before posting the calculation input, you can check the posting (future g/l entries) by clicking on the Preview Posting button.

Accruals Posting

Accrual posting includes 2 basic operations

  • Accruals Prescription Posting

    • In principle, the prescription (drawing) of accruals can be charged in OC in 3 ways:

      • Posting calculation inputs (e.g. commissions to IAS)

      • Posting a purchase or sales invoice (e.g. a commission invoice to CAS)

      • By charging a contract payment (e.g. interest). Part of the accounting operation for IAS may be the elimination of CAS accounting entries

    • Accounting regulations are not the subject of this chapter document.

  • Accruals Release Posting (Regular Monthly Income / Expense) 

    • Contract Accrual Regulations and Calculation Inputs are amortized by posting Contract Accrual Calendar lines

This chapter describes only posting for the Contract Accrual Calendar using the OneCore Posting Setup table.

You can post accruals:

  • Singly button on the Contract Accrual Lines calendar

  • Collectively batch job. Mass accruals posting is part of a batch job for posting calculation inputs. The batch job is described in the next chapter.

Upon proper termination of the contract, all accrual lines are posted, which results in the accounting settlement of the accruals regulations.

If the calculation input is additionally posted on a terminated contract, the calculation input will not be posted to the "Accruals account" but (according to the settings in OneCore Posting Settings) to the "Account". The accrual calendar will no longer be created on the terminated contract.

Posting Calculation Inputs in Bulk by Batch Task

...

Popis dokumentované oblasti

Kalkulační vstupy (Calculation Inputs) a Časové rozlišení (Accruals) lze zaúčtovat:

  • Jednotlivě

  • Hromadně dávkovou úlohou

Nelze účtovat kalkulační vstupy, které jsou fakturovány, např.

  • Vstupní poplatek fakturovaný při aktivaci smlouvy

  • Kalkulační vstup na DPH ve finančním leasingu s dodáním zboží (Varianta kalk.vstupu je DPH - dodání zboží), viz https://iao.atlassian.net/wiki/x/HIBYC

Účtování jednotlivě z Kalkulačního vstupu

Ze Smlouvy o financování otevřete přes Elementy -> Kalkulační vstupy (Elements -> Calculation Inputs). V pásu karet naleznete tlačítko Účtovat (Post), kterým spustíte účtování daného kalkulačního vstupu. Stejným způsobem lze účtovat i z karty KV smlouvy (Contract Calculation Input Card).

Systém při účtování použije řádky Nastavení účtování OneCore dle údajů na Kalkulačním vstupu (údaje jsou na kartu Kalkulačního vstupu přeneseny při založení Kalkulačního vstupu, viz popis Vytvoření kalkulačního vstupu v PD Smlouva):

  • Varianta kalk.vstupu a Typ kalkulačního vstupu (v záložce Obecné)

    • Jaký kalkulační vstup se účtuje (např. Pořizovací cena/Náklad)

  • Účtovat kalk. vstup lokální (v záložce Fakturace)

    • Vybírá řádky nastavení, kde Účetní okruh časového rozlišení / KV je Lokální

  • Účtovat kalk. vstup IFRS (v záložce Fakturace)

    • Vybírá řádky nastavení, kde Účetní okruh časového rozlišení / KV je IFRS

  • Čas.rozlišení kalk.vstupu lokální (v záložce Fakturace)

    • Ovlivňuje při účtování v lokální účetní soustavě výběr účtu v Nastavení účtování OneCore, buď účet ze sloupce Číslo účtu, nebo ze sloupce Číslo účtu časového rozlišení  

  •  Čas.rozlišení kalk.vstupu IFRS (v záložce Fakturace)

    • Ovlivňuje při účtování v IFRS účetní soustavě výběr účtu v Nastavení účtování OneCore, buď účet ze sloupce Číslo účtu, nebo ze sloupce Číslo účtu časového rozlišení.

Po úspěšném zaúčtování kalkulačního vstupu vzniká jeden interní doklad (pro lokální i IFRS zápisy). Na kalkulačním vstupu se po zaúčtování zaškrtne automaticky pole Kalkulační vstup zaúčtován a číslo zaúčtovaného interního dokladu se propíše do pole Číslo dokladu.

Před zaúčtováním kalkulačního vstupu můžete zkontrolovat účtování (budoucí věcné položky) tlačítkem Náhled účtování.

Účtování časového rozlišení

Účtování časového rozlišení zahrnuje 2 základní operace

  • Účtování předpisu (načerpání) časového rozlišení

    • Předpis (načerpání) časového rozlišení lze v zásadě v OC účtovat 3 způsoby:

      • Účtováním kalkulačních vstupů (např. provize do IAS)

      • Účtováním nákupní nebo prodejní faktury (např. faktura na provize do CAS)

      • Účtováním splátky smlouvy (např. úrok). Součástí účetní operace pro IAS může být eliminace CAS účetních zápisů

    • Účtování předpisů není předmětem tohoto dokumentu této kapitoly.

  • Účtování rozpouštění časového rozlišení (pravidelný měsíční výnos / náklad) 

    • Předpisy časového rozlišení smlouvy a kalkulačních vstupů se umořují účtováním řádků Kalendáře časového rozlišení smlouvy

V této kapitole je popsáno pouze účtování pro Kalendář časového rozlišení smlouvy pomocí tabulky Nastavení účtování OneCore.

Zaúčtovat časové rozlišení je možné:

  • Jednotlivě tlačítkem na Kalendáři časového rozlišení (Contract Accrual Lines)

  • Hromadně dávkovou úlohou. Hromadné účtování časového rozlišení je součástí dávkové úlohy na účtování kalkulačních vstupů. Dávková úloha je popsána v následující kapitole.

Při řádném ukončení smlouvy jsou doúčtované všechny řádky časového rozlišení, čímž dojde k účetnímu vyrovnání předpisů časového rozlišení.

Jestliže dojde k dodatečnému zaúčtování kalkulačního vstupu na ukončené smlouvě, nebude kalkulační vstup při správném nastavení zaúčtován na „Účet časového rozlišení“, ale (dle nastavení v Nastavení účtování OneCore) na „Účet“. Kalendář časového rozlišení na ukončené smlouvě již nevznikne.

Účtování Kalkulačních vstupů hromadně dávkovou úlohou

Kalkulační vstupy a časové rozlišení lze také zaúčtovat hromadně, dávkovou úlohou. Hromadné účtování je součástí dávkové úlohy „Batch – Zaúčtování KV a ČR“ (Batch-CI and Accr. Posting Scheduler). The Tasks dialog box has the following tabsDialogové okno úlohy má tyto záložky:

  • Possibilities

    • Posting Date of Calculation Inputs field

      • The user enters the date manually. The field will be used to post the calculation input. 

      • If the Posting Date is not entered in the dialog window, the system will use the "Calculation Enter Date" from the calculation input for posting.

      • If the Posting date (from the dialog window or from the calculation input) falls within a closed period, the system will automatically change the date to the 1st day of the open period (valid for the user who runs the task – from User Settings, Posting From and Posting To, if not set, then from General Ledger Settings, Posting From and Posting To)

  • Financing Contract Header

    • A filter that the user can use to limit the selection of posted calculation inputs and accruals according to common data in the Financing Contract (e.g. by contract number, customer number, contract status, contract currency, etc.)

  • Contract Calculation Input

    • A filter that allows the user to select specific calculation inputs, e.g. according to the Calculation Input Type code.

  • Contract Accrual Line

    • A filter that the user can use to select specific accrual lines, e.g. by accounting system, by period....

The task automatically skips accruals / calculation inputs in case it is a contract variant and does not write any entries to the posting error log.

After posting, the following data is copied to the Calculation input in the contract:

  • Posting Date = the used Posting Date is entered (the date from the posted document is always filled in).

  • Flag Calculation Input Posted = Yes

  • Document No. = the used internal document number (from the set number series) is written

After posting, the following data is copied to the line of the Contract Accrual Calendar:

  • Flag Posted = Yes

  • Document No. = the used internal document number is entered.

    • Note: If the accrual line was cancelled in the past, the new document number from the number series will not be used for posting, but the document number from the contract accrual line will be used

The batch task is run manually by the user (further adjustments are needed to set the task to the scheduler).

In case of early termination of the contract (Contract Status is Ending or higher), when running the Accruals and Calculation Inputs Posting batch job, the task performs the following operations:

  • It will post unposted lines of the Accrual Calendar according to Accrual Objects on a one-off basis:

    • All lines of the calendar, until the end of the contract

      • Down Payment

      • Expense Input Fee

      • Income Input Fee

      • Expense Subsidy

      • Subsidy Income (Income Subsidy)

    • Only accrual lines related to the last posted payment

      • Principal

      • Interest

      • Contract Service

      • Detail Service Service (Detail Service)

      • Insurance

  • Lines are not posted individually (according to the calendar), but cumulatively for the Accrual Object and for the Accounting System

Accounting in the event of extraordinary contract termination

When posting, the batch job will use the same settings as for the accruals posted on the active contract, which means that the extraordinary termination accruals will most often be posted to expenses or revenues (e.g. 384 x 602).

In the case of a balance on accrual accounts that is not an exchange rate difference (in the case of a different drawdown and accruals over time in the case of irregular contracts), the user will derecognise the balance manually.

After posting, the lines in the calendar are marked as exceptionally finished, posted, and the document number is added to the lines. Accrual lines that are related to the posting of a payment and this payment will no longer be posted after the extraordinary termination will only be marked as posted and exceptionally terminated (new field Extraordinary termination of accruals), but the Document number will not be filled in.

Posting Logging

If an error occurs during posting, the system makes an entry in the log (Posting Error Log table) and the processing continues.

The following data will be added to the Posting Error Log table to record errors about RC and CR accounting:

  • Type – type Calculation input and type Accruals

  • Error Detail field 2 (Text 250 characters) – save the rest of the error message with a length of > 250 characters as a supplement to the Error Detail field

  • Object No. – part of the key in CI posting

  • Calculation Input Line No. – Part of the Key in CI Posting

  • Accruals accounting area – part of the key in CZ accounting – is used when posting contract accrual lines

  • Accrual object – part of the key in CZ accounting – is used in posting contract accrual lines

  • Accrual type key – part of the CR accounting key for more detailed accruals within the financing contract (Insurance Contract No., Contract Service No.) – is used when posting contract accrual lines

  • The number of the accrual line – part of the key in CZ accounting – is used for posting the contract accrual lines.

Reverse Posting

The posted calculation input can be cancelled by the Cancel button available above the calculation input of the contract or in the card of the calculation input of the contract.

In case of cancellation, the system searches for the posted document according to the Document No. from the Calculation Input and reverses the document (creates copies of the original G/L entries and posts them with the opposite sign using the Reverse transaction function).

Deletes the Calculation Input Posted flag on the calculation input and deletes the Document No. as well.

Function „Reverse Accrual Posting“ is available from the Contract Accrual Calendar by clicking on the Cancel button. This button can be used to cancel 1 posted accrual line (1 document number = 1 transaction).

  • Cancel Accruals Posting Function

  • Searches for a posted internal document (according to the Document No. from the calendar line)

  • Cancels a posted internal document using the standard "Reverse transaction" function.

  • The document number on the original items is renumbered by adding "S" after the document number. In the case of the second and subsequent cancellations of the same accrual line, the sequence number (S1, S2...) will be added after the "S" flag, if the repeated posting is performed with the same document number as the first attempt

  • If the cancellation is posted to a closed accounting period, the posting date will be shifted to the open version following the posting date shift is enabled in the OneCore Settings table

    •  On the line of the accrual calendar

  • deletes the Posted flag and ticks the Canceled flag.

    • The document number on the line is not deleted or changed, the flag "S" is not added, this number is used in the next posting of the line

    Možnosti

    • Pole Zúčtovací datum kalkulačních vstupů

      • Uživatel zadává datum ručně. Pole se použije pro zaúčtování kalkulačního vstupu. 

      • Jestliže Zúčtovací datum v dialogovém okně nebude vyplněno, systém použijpři účtování „Datum vstupu do kalkulace“ z kalkulačního vstupu.

      • Jestliže Zúčtovací datum (z dialogového okna nebo z kalkulačního vstupu) spadá do uzavřeného období, systém automaticky změní datum na 1.den otevřeného období (platného pro uživatele, který úlohu spouští – z Nastavení uživatelů, Účto od a Účto do, pokud není nastaveno, pak z Nastavení financí, Účto od a Účto do)

  • Hlavička smlouvy o financování

    • Filtr, pomocí kterého může uživatel omezit výběr účtovaných kalkulačních vstupů a časového rozlišení dle společných údajů na Smlouvě o financování (např. dle čísla smlouvy, čísla zákazníka, stavu smlouvy, měny smlouvy, apod.)

  • Kalkulační vstup smlouvy

    • Filtr, pomocí kterého uživatel může vybrat konkrétní kalkulační vstupy, např. dle kódu Typu kalkulačního vstupu.

  • Řádek časového rozlišení smlouvy

    • Filtr, pomocí kterého uživatel může vybrat konkrétní řádky časového rozlišení, např. dle účetní soustavy, dle období….

Úloha automaticky přeskakuje účtování časového rozlišení / kalkulačních vstupů v případě, že se jedná o variantu smlouvy a nezapisuje k tomu žádné zápisy do logu chyb účtování.

Po zaúčtování se na Kalkulační vstup, ve smlouvě, propisují údaje:

  • Zúčtovací datum = zapíše se použité Zúčtovací datum (vždy se vyplní datum ze zaúčtovaného dokladu).

  • Příznak Kalkulační vstup zaúčtován = Ano

  • Číslo dokladu = zapíše se použité číslo interního dokladu (z nastavené číselné řady)

Po zaúčtování se na řádek Kalendáře časového rozlišení smlouvy propisují údaje:

  • Příznak Zaúčtováno = Ano

  • Číslo dokladu = zapíše se použité číslo interního dokladu.

    • Pozn. Jestliže byl řádek časového rozlišení v minulosti stornovaný, nepoužije se při účtování nové číslo dokladu z číselné řady, ale použije se číslo dokladu z řádku časového rozlišení smlouvy

Dávkou úlohu pouští uživatel ručně (pro nastavení úlohy do plánovače jsou potřeba další úpravy).

Při předčasném ukončení smlouvy (Stav smlouvy je Ukončovaná nebo vyšší) při spuštění dávkové úlohy na účtování časového rozlišení a kalkulačních vstupů provede úloha tyto operace:

  • Jednorázově doúčtuje nezaúčtované řádky Kalendáře časového rozlišení dle Předmětů časového rozlišení:

    • všechny řádky kalendáře, do konce smlouvy

      • Akontace (Down Payment)

      • Paušální poplatek náklad (Expense Input Fee)

      • Paušální poplatek výnos (Income Input Fee)

      • Dotace náklad (Expense Subsidy)

      • Dotace výnos (Income Subsidy)

    • Pouze řádky časového rozlišení související s poslední zaúčtovanou splátkou

      • Jistina (Principal)

      • Úrok (Interest)

      • Služba smlouvy (Contract Service)

      • Detailní služba (Detail Service)

      • Pojištění (Insurance)

  • Řádky neúčtuje jednotlivě (dle kalendáře), ale kumulativně za Předmět časového rozlišení a za Účetní soustavu

Účtování při mimořádném ukončení smlouvy

Při účtování dávková úloha použije stejné nastavení jako pro časové rozlišení účtované na aktivní smlouvě, což znamená, že časové rozlišení při mimořádném ukončení bude nejčastěji zaúčtováno do nákladů nebo výnosů (např. 384 x 602).

V případě zůstatku na účtech časového rozlišení, který není kurzovým rozdílem (při rozdílném průběhu načerpání a časového rozlišování v čase u nepravidelných smluv), uživatel provede odúčtování zůstatku ručně.

Po zaúčtování řádky v kalendáři označí jako mimořádně ukončené, zaúčtované a doplní do řádků Číslo dokladu. Řádky časového rozlišení, které souvisí se zaúčtováním splátky a tato splátka již nebude po mimořádném ukončení účtována, budou pouze označené jako zaúčtované a mimořádně ukončené (nové pole Mimořádné ukončení časového rozlišení), ale Číslo dokladu nebude vyplněno.

Logování účtování

V případě, že při účtování dojde k chybě, systém provede zápis do logu (tabulka Log chyb účtování) a zpracování pokračuje dál.

Pro zápis chyb o účtování KV a ČR budou do tabulky Log chyb účtování doplněny následující údaje:

  • Typ – typ Kalkulační vstup a typ Časové rozlišení

  • Pole Detail chyby 2 (Text 250 znaků) – možnost uložit zbytek chybové zprávy při délce > 250 znaků jako doplňující k poli Detail chyby

  • Číslo předmětu – součást klíče při účtování KV

  • Číslo řádku kalkulačního vstupu – součást klíče při účtování KV

  • Účetní okruh čas. rozlišení – součást klíče při účtování ČR – je použito při účtování řádků časového rozlišení smlouvy

  • Předmět časového rozlišení – součást klíče při účtování ČR – je použito při účtování řádků časového rozlišení smlouvy

  • Klíč typu časového rozlišení – součást klíče při účtování ČR k podrobnějšímu rozlišení časového rozlišení v rámci smlouvy o financování (číslo Pojistné smlouvy, číslo Služby smlouvy) – je použito při účtování řádků časového rozlišení smlouvy

  • Číslo řádku čas. rozlišení – součást klíče při účtování ČR – je použito při účtování řádků časového rozlišení smlouvy.

Storno účtování

Zaúčtovaný kalkulační vstup lze vystornovat tlačítkem Storno dostupným nad kalkulačním vstupem smlouvy nebo v kartě kalkulačního vstupu smlouvy.

Při stornu systém vyhledá zaúčtovaný doklad dle Čísla dokladu z Kalkulačního vstupu a doklad vyreverzuje (vytvoří kopie původních věcných položek a zaúčtuje je s opačným znaménkem pomocí funkce Storno transakce).

Na kalkulačním vstupu smaže příznak Kalkulační vstup zaúčtován a smaže i Číslo dokladu.

Funkce „Storno účtování časového rozlišení“ je dostupná z kalendáře Časového rozlišení smlouvy tlačítkem Storno. Pomocí tohoto tlačítka lze vystornovat 1 zaúčtovaný řádek časového rozlišení (1 číslo dokladu = 1 transakce).

  • Funkce Storno účtování časového rozlišení

    • Vyhledá zaúčtovaný interní doklad (dle Čísla dokladu z řádku kalendáře)

    • Stornuje zaúčtovaný interní doklad, přičemž využívá standardní funkci „Storno transakce“.

    • Číslo dokladu na původních položkách přečísluje tak, že za číslo dokladu doplní „S“. V případě, že se jedná o druhé a další storno stejného řádku časového rozlišení, bude za příznak „S“ dále doplněno pořadové číslo (S1, S2…), pokud opakované účtování provede se stejným číslem dokladu jako první pokus

    • V případě, že se storno účtuje do uzavřeného účetního období, bude zúčtovací datum posunuto do otevřeného obdobu v návaznosti na povolení posunutí zúčtovacího data v tabulce Nastaveni OneCore

    •  Na řádku kalendáře časového rozlišení

      • smaže příznak Zaúčtováno a zaškrtne příznak Stornováno.

      • Číslo dokladu na řádku se nemaže ani se nemění, příznak „S“ se nepřidává, toto číslo se použije při dalším účtování řádku.