Content Comparison

Creating direct debits is a standard functionality of BC. Due to the complexity of the whole process, this process is described in this chapter.

Documentation in this area is available from MS hereVytváření přímých inkas je standardní funkcionalita BC. V této kapitole je vzhledem k náročnosti celého procesu tento proces popsán.

Od MS je k této oblasti dostupná dokumentace zde: SEPA Direct Debit in Dynamics NAV - Dynamics NAV | Microsoft LearnA prerequisite is the correct setting in all areas describedNastavení Finance

This documented area describes how direct debits are created and posted.

Direct Debit Creation

...

Fill out the dialog box.

From Due Date and To Due Date

• Period for Selecting Customer Items by Due Date

• Both data must be filled in

Partner Type

• Customers are selected according to the settings on the Customer Card on the Payments tab

• Choose one of the options (Company or Person)

• It is not possible to issue one collection order for both types at the same time

Only customers with a valid permit

• If this option is enabled, then only those customers who have a valid Direct Debit Authorization in the given period are selected for the collection order. If not turned on, then all customers are processed.

• The system checks whether the authorization is valid only on the Customer card, the authorization ID does not have to be filled in on the invoice (e.g. for invoices posted through the collection authorization registration)

Only invoices with a valid permit

• If the field is ON, then only Customer Ledger Entries with a valid Permission ID are selected

Bank Name

• Name of the selected bank account of the company, it is downloaded from the Bank Account Card automatically

Customer Tab

You can further restrict the selection of items for a collection order by specifying your own filters on the Customer tab.

Notification:

Only Customer Ledger Entries of the Invoice type are included in Direct Debit Collection.

Since this is a SEPA direct debit, only items in EUR currency are suggested (depending on the country, EUR can be a local or foreign currency).

Confirm the OK button to start the creation of a collection order. The user is informed about the result by the message:

Image Removed

After a direct debit order has been successfully created, a new line is based on the Direct Debits report. The status of the collection order is "New"

Direct Debit Entries

You can view the content of the created collection order by clicking on the Direct Debit Entries button or by clicking on the Number of Transfers field or the Number field.

After clicking, you will see a list of invoices proposed for collection.

The following information is copied from the Customer Ledger Entry (Invoices):

• Customer No.

• Customer Name

• Apply Entry No.

  • Customer Entry No. (Invoices)

• Applied Entry Document No.

  • Document No. (Invoice)

• Application Entry Description

• Posting Date of Applied Entry

• Application Entry Currency Code

  • Invoice Currency

• Applied Entry Amount

  • Original Invoice Amount in Invoice Currency

• Applied Entry Balance

  • Current Unpaid Invoice Amount

• Open Applied Entries

  • The current status of the invoice.

On the Direct Debit Entry the following fields are also filled in:

• Transfer Date

  • Copied Due Date from Invoice

  • The transfer date must be at least current (today) or higher 

  • If the Transfer Date is lower than the current date, you must manually correct (overwrite) it

• Currency

  • Direct debit currency code

  • For SEPA direct debit the currency must be "EUR" (according to the country of the company, if EUR is the local currency, the field will be empty, if EUR is a foreign currency, the code will be filled in)

• Transfer Amount

  • Direct Debit Amount

  • You can manually adjust the suggested amount, but it can't be more than your invoice balance

• Transaction ID

  • Direct Debit No. + Sequential number of the Direct Debit Entry separated by a slash

• Permission ID

  • Customer's Direct Debit Authorization Identification No.

  • The field is mandatory when exporting direct debits, the system will use it to check validity

  • If the authorization ID is not entered on the Direct Debit Entry (e.g. the authorization was registered on the customer's card after the sales invoice was posted), you must fill in the authorization number manually. You can only select from the customer's existing permissions. If the authorization is invalid, closed, or blocked, it can be added to the line, but an error window will show an error and the collection item cannot be exported.   

• Sequence Type

  • Information about the order of collection for a given authorisation.

    • For Allowed Payment Type = Periodic, the sequences can be

      • First – first recovery order of the authorisation

      • Last – last direct debit order (according to the set expected number of direct debits

      • Periodic – collection orders between the first and last direct debit

    • For Allowed payment type = One-off, the value One-off is filled in. This value is filled in even if the authorization ID is not filled in on the direct debit entry.  

• Status

  • The status of the collection order entry (line).

  • Depending on the functions used, it can have the following values:

    •  New

      • After you create a new Direct Debit

    • File Created

      • Direct debit has been exported to an XML file

    • Rejected

      • The user used the Reject Item function (e.g. the payment was not debited from the customer's bank account)

    • Posted

      • The user used the Post Received Payments function and generated or posted a journal from the Direct Debit.

• Entry No.

  • Sequential line number within the given Direct Debit

• Permission Payment Type

  • From the direct debit authorization, it is copied whether it is a periodic or one-time direct debit.

If errors are found on the command line, they are displayed in the error window on the right.

In the Errors in the export file Errors are always displayed for the line you are standing on. You can click on individual errors in the error window to view the error detail.

Before exporting the file, it is necessary to remove the errors (e.g. add SWIFT to the customer's Bank Account).

Delete a direct debit entry

If you do not want to export an item proposed for a collection order, it is possible to delete it from the order by clicking on the Delete button before exporting it (the order status must be New).

...

By confirming the message, the selected lines of the collection order will be deleted and can be included again in another order.

Export to XML file

After checking the collection order and removing any errors, export the order to a file in XML format. After the XML file is created, the status of the collection order is changed to File Created. You can also export a command repeatedly.

To start the export, click Export direct debit file.

Save the file in a place where you can import it into the appropriate electronic banking application.

After you export a direct debit to a file, the Collection status is changed to File Created.

At the same time, the Direct Debit Authorization window (on the Customer Card) updates the Collection Count field for the given Authorization ID.

Rejecting a Direct Debit Entry

If the direct debit order has been exported (Collection status is File created), but the payment has not been collected in the bank, it is possible to mark the direct debit entry as "rejected".

In the Direct debit entries window, select the entry that your bank failed to process, and then, on the Process tab, click Reject item.

...

After confirmation by the Yes button, the status of the direct debit entry will change to Rejected. A rejected Customer Ledger Entry can be resuggested to another order.

Post Payments Received

If a bank payment has been successfully collected from the customer, the payment can be posted. This can be done in two ways, depending on the internal processes:

• Payment can be posted directly from Direct Debit

• A payment can be posted as part of an import of a bank statement in the Payment Reconciliation Journal.

You can start posting a collected payment from Direct Debit by clicking on the Post Received Payments button, both from the list of direct debits and from the direct debit order lines.

When the task runs, a dialog box opens:

In the window, fill in the General Journal Template and General Journal Batch in which the payments will be proposed. (Note: It is necessary to set up a Number Series on the General Journal Sheet)

In the Create journal only field, turn on:

• NO if you want to charge immediately

• YES if you want to check your payments before posting. In this case, the payments are only generated in the journal, where you must post them manually.

...

Review the payments in the journal and post the journal.

Closing Direct Debit

After the payments have been posted, it is possible to close the direct debit order by clicking on the Close direct debit button.

...

After confirming the Yes button, the direct debit status will switch to Closed.

Closed collections entries can't be exported, posted, or rejected.

You can also close a direct debit order if you don't charge payments from a Direct Debit, but from an imported bank statement.

Note: It is possible to close a direct debit from any Direct Debit Status, but no other actions can be performed on the direct debit.

Checking Customer Items

On the Customer card, check the posted Payments.

Payments are posted to the customer and settled with the invoices.

Attachment

An up-to-date list of SEPA countries can be found herePředpokladem je správné nastavení ve všech oblastech popsanýchNastavení Finance

V této dokumentované oblasti je popsáno, jakým způsobem se vytvářejí a účtují přímá inkasa.

Vytvoření Přímého inkasa

Nyní vyhledejte a otevřete stránkuPřímá inkasa. Pomocí tlačítek Nový a Vytvořit přímé inkaso spusťte založení nového inkasního příkazu.

Vyplňte dialogové okno.

Od data splatnosti a do data splatnosti

• Období pro výběr Položek zákazníka dle jejich Data splatnosti

• Obě data musí být vyplněna

Typ partnera

• Vybírají se zákazníci dle nastavení na Kartě zákazníka na záložce Platby

• Vyberte jednu z voleb (Společnost nebo Osoba)

• Nelze vystavit jeden inkasní příkaz pro oba typy současně

Pouze zákazníci s platným povolením

• Je-li tato volba zapnutá, pak se do inkasního příkazu vybírají pouze ti zákazníci, kteří mají v daném období platné Povolení přímého inkasa. Pokud není zapnuto, pak se zpracovávají všichni zákazníci.

• Zda je povolení platné kontroluje systém pouze na Kartě zákazníka, na faktuře nemusí být ID povolení vyplněno (např. pro faktury zaúčtované přes zaevidováním inkasního povolení)

Pouze faktury s platným povolením

• Pokud je pole zapnuto, pak vybírají se pouze Položky zákazníka s vyplněným platným ID povolení

Název banky

• Název vybraného bankovního účtu společnosti, dotahuje se z Karty bankovního účtu automaticky

Záložka Zákazník

Výběr položek do inkasního příkazu můžete dále omezit zadáním vlastních filtrů na záložce Zákazník.

Upozornění:

Do Přímého inkasa jsou zahrnovány pouze Položky zákazníka typu Faktura.

Protože se jedná o SEPA inkaso, navrhují se pouze položky v měně EUR (dle konkrétní země může být EUR lokální nebo cizí měna).

Potvrzením tlačítka OK se spustí vytvoření inkasního příkazu. O výsledku je uživatel informován hláškou:

Image Added

Po úspěšném vytvoření inkasního příkazu je založený na přehledu Přímých inkas nový řádek. Stav inkasního příkazu je „Nový“

Položky přímého inkasa

Obsah vytvořeného inkasního příkazu si můžete zobrazit tlačítkem Položky přímého inkasa nebo rozkliknutím pole Počet transferů nebo pole Číslo.

Po rozkliknutí se zobrazí seznam faktur navržených k inkasu.

Z Položky zákazníka (Faktury) jsou zkopírované informace:

• Číslo zákazníka

• Jméno zákazníka

• Vyrovnává položku číslo

  • Číslo položky zákazníka (Faktury)

• Číslo dokladu vyrovnané položky

  • Číslo dokladu (Faktury)

• Popis vyrovnané položky

• Zúčtovací datum vyrovnané položky

• Kód měny vyrovnané položky

  • Měna faktury

• Částka vyrovnané položky

  • Původní částka faktury v měně faktury

• Zůstatek vyrovnané položky

  • Aktuální nezaplacená částka faktury

• Otevřeno vyrovnané položky

  • Aktuální stav faktury.

Na Položce přímého inkasa jsou dále vyplněna pole:

• Datum převodu

  • Zkopírované Datum splatnosti z faktury

  • Datum převodu musí být nejméně aktuální (dnešní), nebo vyšší 

  • Pokud je Datum převodu nižší než aktuální datum, musíte ho ručně opravit (přepsat)

• Kód měny

  • Kód měny inkasa

  • Pro SEPA inkaso musí být měna „EUR“ (dle země společnosti, je-li EUR lokální měna, bude pole prázdné, je-li EUR cizí měna, bude kód vyplněný)

• Částka transferu

  • Částka inkasa

  • Navrženou částku můžete ručně upravit, nesmí však být vyšší než zůstatek faktury

• ID transakce

  • Číslo přímého inkasa + pořadové číslo položky přímého inkasa oddělené lomítkem

• ID povolení

  • Identifikační číslo povolení inkasa daného zákazníka

  • Pole je při exportu inkasa povinné, systém ho použije pro kontrolu platnosti

  • Pokud na Položce přímého inkasa není ID povolení vyplněno (např. povolení bylo na kartu zákazníka zaevidováno až po zaúčtování prodejní faktury), musíte číslo povolení vyplnit ručně. Vybírat můžete pouze z existujících povolení zákazníka. Pokud je povolení neplatné, uzavřené nebo blokované, lze ho v řádku doplnit, ale v chybovém okně bude vypsána chyba a položku inkasa nebude možné vyexportovat.   

• Typ sekvence

  • Informace o pořadí inkasa pro dané povolení.

    • Pro Povolený typ platby = Periodický mohou být sekvence

      • První – první inkasní příkaz daného povolení

      • Poslední – poslední inkasní příkaz (dle nastaveného očekávané počtu inkas)

      • Periodický – inkasní příkazy mezi prvním a posledním inkasem

    • Pro Povolený typ platby = Jednorázový je vyplněna hodnota Jednorázový. Tato hodnota je vyplněna i v případě, že na položce přímého inkasa není ID povolení vyplněno.  

• Stav

  • Stav položky (řádku) inkasního příkazu.

  • V závislosti na použitých funkcích může nabývat hodnot:

    •  Nový

      • Po vytvoření nového Přímého inkasa

    • Soubor vytvořen

      • Přímé inkaso bylo vyexportováno do XML souboru

    • Zamítnuto

      • Uživatel použil funkci Odmítnout položku (např. platba nebyla z bankovního účtu zákazníka stržena)

    • Zaúčtováno

      • Uživatel použil funkci Účtovat přijaté platby a z Přímého inkasa vygeneroval, případně i zaúčtoval deník.

• Číslo položky

  • Pořadové číslo řádku v rámci daného Přímého inkasa

• Typ platby povolení

  • Z povolení inkasa je zkopírováno, zda se jedná o periodické nebo jednorázové inkaso.

Jestliže jsou na řádku příkazu nalezeny chyby, zobrazí se v chybovém okně vpravo.

V okně Chyby souboru k exportu jsou zobrazené vždy chyby k řádku, na kterém stojíte. Jednotlivé chyby v chybovém okně můžete rozkliknout a zobrazit detail chyby.

Před exportem souboru je nutné chyby odstranit (např. na Bankovním účtu zákazníka doplnit SWIFT).

Odstranění položky přímého inkasa

Jestliže některou položku navrženou do inkasního příkazu nechcete exportovat, je možné ji ještě před exportem z příkazu smazat tlačítkem Odstranit (stav příkazu musí být Nový).

...

Potvrzením hlášky budou vybrané řádky inkasního příkazu odstraněny a mohou být zahrnuty znovu do jiného příkazu.

Export do XML souboru

Po kontrole inkasního příkazu a odstranění případných chyb vyexportujte příkaz do souboru v XML formátu. Po vytvoření XML souboru se změní stav inkasního příkazu na Soubor vytvořen. Příkaz můžete vyexportovat i opakovaně.

Export spustíte tlačítkem Exportovat soubor přímého inkasa.

Soubor uložte na místo, odkud ho můžete naimportovat do příslušné aplikace elektronického bankovnictví.

Po vyexportování inkasa do souboru se mění Stav inkasa na Soubor vytvořen.

Současně spuštěním exportu je v okně Povolení přímého inkasa (na Kartě zákazníka) pro dané ID povolení aktualizováno pole Počet inkas.

Odmítnutí položky Přímého inkasa

Pokud byl inkasní příkaz vyexportován (Stav inkasa je Soubor vytvořen), ale inkaso platby v bance neproběhlo, je možné položku inkasa označit jako „odmítnutou“.

V okně Položky přímého inkasa vyberte položku, kterou se v bance nepodařilo zpracovat, a pak na záložce Proces klikněte na tlačítko Odmítnout položku.

...

Po potvrzení tlačítkem Ano se změní stav na položce inkasa na Zamítnuto. Zamítnutou Položku zákazníka je možné znovu navrhnout do jiného příkazu.

Účtovat přijaté platby

Pokud byla platba v bance úspěšně od zákazníka vyinkasována, lze tuto platbu zaúčtovat. To lze provést dvojím způsobem v závislosti na interních procesech:

• Platbu lze zaúčtovat přímo z Přímého inkasa

• Platbu lze zaúčtovat v rámci importu bankovního výpisu v Deníku odsouhlasení plateb.

Účtování vyinkasované platby z Přímého inkasa můžete spustit tlačítkem Účtovat přijaté platby, a to jak z přehledu inkas, tak i z řádků inkasního příkazu.

Po spuštění úlohy se otevře dialogové okno:

V okně vyplňte Šablonu finančního deníku a List finančního deníku, do kterého budou platby navrženy. (Pozn. Na Listu finančního deníku je nutné nastavit Číselnou řadu)

V poli Pouze vytvořit deník zapněte:

• NE, pokud chcete platby ihned účtovat

• ANO, jestliže chcete platby před zaúčtováním ještě zkontrolovat. Platby se v tomto případě pouze vygenerují do deníku, kde je musíte zaúčtovat ručně.

Po potvrzení tlačítka OK se stav inkasa změní na Zaúčtovánoa vygenerují se řádky deníku.

...

Platby v deníku zkontrolujte a deník zaúčtujte.

Uzavření přímého inkasa

Po zaúčtování plateb je možné tlačítkem Zavřít inkaso inkasní příkaz uzavřít.

...

Po potvrzení tlačítka Ano se stav inkasa přepne do stavu Uzavřeno.

Položky uzavřeného inkasa nelze exportovat, účtovat ani zamítat.

Uzavření inkasního příkazu můžete využít také v případě, že platby nebudete účtovat z Přímého inkasa, ale z importovaného bankovního výpisu.

Pozn. Zavřít inkaso je možné z jakéhokoliv Stavu inkasa, na inkasu pak již ale nelze provádět žádné další akce.

Kontrola Položek zákazníka

Na Kartě zákazníka zkontrolujte zaúčtované Platby.

Platby jsou na zákazníkovi zaúčtované a vyrovnané s fakturami.

Příloha

Aktuální soupis SEPA zemí naleznete např. zde:

http://www.europeanpaymentscouncil.eu/knowledge_bank_detail.cfm?documents_id=328

...