When importing a data record, in addition to creating a fuel card transaction, the system also writes data to the invoice interface buffer. It creates one batch for each invoice in the file. One imported file can contain several invoices = several batches. Each batch is further processed separately.
In the "Invoicing Interface Buffer Overview" there is a list of all imported batches.
Above the overview of the invoicing interface buffer, it is possible to run the "To match" or "Update rows" function over one or more lines via Process.
By Origin Code (Source Code), set in the Invoicing interface for data records, the user will know what type of data record it is.
It is also possible to open the Invoice Interface Buffer Header from fuel card transactions. From the marked transaction line, click the Invoice Interface Buffer Header button.
The system will show an overview of batches for the file on the marked line.
Clicking on a row opens the batch card, which contains the header and lines.
Interface Invoice Buffer Header
In the header there are important data for the batch (invoice) from the data record. By clicking on the calculated field with the number of soft or hard errors, accepted errors or warnings, the system opens an overview of the rows that make up this number.
The header fields of the invoice interface stack are described in detail in the Maintenance Permissions and Bonuses in chapter Invoice Interface Buffer Header.
Interface Invoice Buffer Lines
The rows contain data from individual items of the data record. The lines also contain any error messages.
Important fields of the Invoice Interface Buffer Line for Tire Change Data Records:
...
Při import datové věty systém vedle vytvoření transakce tankovací karty zapisuje údaje i do zásobníku fakturačního interface. Pro každou fakturu v souboru vytvoří jednu dávku. Jeden importovaný soubor může obsahovat několik faktur = několik dávek. Každá dávka se dále zpracovává samostatně.
V „Přehledu zásobníku fakturačního interface“ je seznam všech importovaných dávek.
Nad přehledem zásobníku fakturačního interface lze přes Proces spustit funkci „K párování“ nebo „Aktualizovat řádky“ nad jedním, nebo také nad více řádky.
Podle Kódu původ (Source Code), nastaveného ve Fakturační interface pro datové věty, uživatel pozná, o jaký typ datové věty jde.
Také z transakcí tankovací karty lze otevřít Hlavičku zásobníku fakturačního interface. Z označeného řádku transakce kliknout na tlačítko Hlavičku zásobníku fakturačního interface.
Systém ukáže přehled dávek k souboru na označeném řádku.
Kliknutím na řádek se otevře karta dávky, která obsahuje hlavičku a řádky.
Hlavička zásobníku fakturačního interface (Interface Invoice Buffer Header)
V hlavičce jsou důležité údaje za dávku (fakturu) z datové věty. Rozkliknutím kalkulovaného pole s počtem měkkých nebo tvrdých chyb, akceptovaných chyb či varováním, systém otevře přehled řádků, které tento počet tvoří.
Pole hlavičky zásobníku fakturačního interface jsou podrobně popsány v Povolení servisu, bonusy v kapitole Hlavička zásobníku fakturačního interface.
Řádky zásobníku fakturačního interface (Interface Invoice Buffer Lines)
V řádcích jsou údaje z jednotlivých položek datové věty. Řádky obsahují i případné chybové hlášky.
Důležitá pole řádku zásobníku fakturačního interface pro datové věty přezouvání:
Interní číslo dokladu (Internal Doc. No.)
Document number from the imported record (Shell format, it is the first entry on the line, see chapter Data Record Form)
Description (Description)
A description composed of the data found during import, i.e.: the internal fuel card number (primary key) and the vendor number and item number from the data record
- Licence Plate No.
Číslo dokladu z importováné věty (formát Shell je to první údaj na řádku, viz kapitola Formá datové věty)
Popis (Description)
Popis složený z dohledaných údajů při importu, to je: interního čísla tankovací karty (primární klíč) a čísla dodavatele a čísla zboží z datové věty
Registrační číslo vozidla (Car Licence No.)
The system fills when importing from a data record (this is column Systém plní při importu z datové věty (to je sloupec 3=C)
If a user has detected an incorrectly entered vehicle registration number in a data sentence, they can edit here. Then it searches for the object and, if successful, fills in the VIN, object number and contract number and performs checks according to the template.
Pokud uživatel odhalil špatně zadané registrační číslo vozidla v datové větě, může zde editovat. Pak dohledává předmět a v případě úspěchu doplní VIN, číslo předmětu i číslo smlouvy a provede kontroly dle šablony.
Číslo předmět financování (Financed Object No.)
The system fills in during import when searching for the financed object
Systém vyplní při importu při dohledání předmětu financování
Číslo tankovací karty (Fuel Card No.)
The system fills in when importing from an imported record
Systém vyplní při importu z importované věty
Datum DPH (VAT Date)
The system completes the "Posting Date" that the user entered in the dialog window when starting the import
Systém doplní „Zúčtovací datum“, které uživatel zadal do dialogového okna při spuštění importu
Číslo externího dokladu (External Document No.)
The number assigned by the system when importing a dated sentence
Číslo přidělené systémem při importu datované věty
Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)
The system fills in the imported sentence based on the mapping of the item code and the country in the imported sentence
Systém vyplní na základě mapování kódu zboží a země v importované větě
Stav tachometru (Odometer Status)
Odometer status and imported records (We do not fill into the buffer line, only into the TK transaction)
Stav tachometru i importované věty (Neplníme do řádku zásobníku, jen do transakce TK)
Množství (Quantity)
(We do not fill into the stack line, only into the TK transaction)
Amount (Amount)
By country code in the data record and Country/Region Neplníme do řádku zásobníku, jen do transakce TK)
Částka (Amount)
Dle kódu země v datové větě a Země/Oblasti (Country/Region Code) in Company Information v Informacích o společnosti (Company Information). E.g. a Czech company has Countries/Areas = "CZ"
In case the data sentence contains "country code" = "CZ", the system will deduct tax from the total amount with VAT
In case the data sentence contains "country code" <> "CZ", "Amount" = Total price incl. VAT from the imported record
Např. česká společnost má Země/Oblasti = „CZ“
V případě, že v datové větě je „kód země“ = „CZ“ , systém z celkové částky s DPH odečte daň
V případě, že v datové větě je „kód země“ <> „CZ“, „Částka“ = Celková cena s DPH z importované věty
Stav zpracování (Processing Status)
New
If there was no error during the import
or a soft error has been accepted and the Update Rows function has been triggered
Processed
After you create a purchase invoice
Error
In case of an error during import or further processing
Status Code (Status Code)
Status New corresponds to status code 100
The status of Processed corresponds to a status code of 200
There are two codes for the error processing status
400 is a soft error
300 is a hard mistake
I accept the error (Error Accepted)
A soft error can be flagged by the user and the system does not verify this line during further processing
Error Message (Error Message)
The system uses the system to describe any errors
For a single line, several errors can be detected during checks. Therefore, the system uses multiple fields for the error message
Assigned Document No. (Posted when Processed)
Filled in by the system after the purchase document is created
Amount from Document (Assigned Document No.)
Filled in by the system after the purchase document is created
Type of Processing (Type of Processing)
Filled in by the system during import according to the settings on the invoicing interface – in the case of importing refueling = "Fuel card"
File ID (File ID)
Identification of the imported file is assigned during import
If there is a soft error in the batch that the user accepts, it marks the line with the error I accept error and the system skips this line during subsequent checks. Only soft errors can be accepted.
If the hard error is caused by an incomplete setup, the user fills in the settings.
After completing the settings, you need to run the Update Rows function.
Update Rows
When you press the Update Rows The system goes through and checks the rows again. It does not check accepted errors, but sets the "processing status" on them to New.
It performs checks on the other rows. If the error has not already occurred in the rows, it changes the "processing status" in the batch rows to New.
A batch is ready for further processing when all lines are in processing status "New":
Process Function
In the OC above a batch in the billing interface buffer that is error-free (or only with an "accepted" soft error), the user runs the Process function:
The system creates an unposted purchase invoice. The user can view the document via the View document button.
The document is also written into the History of the processed data record.
When a non-posted purchase invoice is created, the system also writes the odometer status to the Odometer Status History.
To record the odometer status from fuel card transactions, the following applies:
Area (Area) = Fuel card
Document No. (Document No.) = Fuel Card Transaction No.
If the user deletes an unposted purchase invoice, the system also records the odometer status history related to this purchase invoice.
The user can post the purchase invoice after the review.
...
Nový
v případě, že při importu nenastala chyba
nebo měkká chyba byla akceptovaná a následně byla spuštěna funkce Aktualizovat řádky
Zpracováno
Po vytvoření nákupní faktury
Chyba
V případě chyby při importu nebo dalším zpracování
Kód stavu (Status Code)
Stavu Nový odpovídá kód stavu 100
Stavu Zpracováno odpovídá kód stavu 200
Pro stav zpracování chyba jsou dva kódy
400 je měkká chyba
300 je tvrdá chyba
Akceptuji chybu (Error Accepted)
Měkkou chybu může uživatel označit a systém pak při dalším zpracování tento řádek neověřuje
Chybová zpráva (Error Message)
Systém používá pro popis případných chyb
Pro jeden řádek může být při kontrolách odhaleno i několik chyb. Proto systém používá více polí pro chybovou zprávu
Přiřazené číslo dokladu (Posted when Processed)
Vyplní systém po vytvoření nákupního dokladu
Částka z dokladu (Assigned Document No.)
Vyplní systém po vytvoření nákupního dokladu
Typ zpracování (Type of Processing)
Vyplní systém při importu dle nastavení na fakturačním interface – v případě importu tankování = „Tankovací karta“
ID souboru (File ID)
Identifikace importovaného souboru je přiděleno při importu
Pokud je v dávce měkká chyba, kterou uživatel akceptuje, označí řádek s chybou Akceptuji chybu a systém tento řádek při dalších kontrolách přeskakuje. Akceptovat lze pouze měkké chyby.
Pokud je tvrdá chyba způsobena neúplným nastavením, uživatel doplní nastavení.
Po doplnění nastavení je třeba spustit funkci Aktualizovat řádky.
Funkce Aktualizuj řádky (Update Rows)
Po stisknutí tlačítka Aktualizovat řádky systém znovu prochází a kontroluje řádky. Akceptované chyby nekontroluje, ale nastaví na nich „stav zpracování“ na Nový.
V ostatních řádcích provádí kontroly. Pokud v řádkcích už chyba nenastala, změní v řádcích dávky „stav zpracování“ na Nový.
Dávka je připravena k dalšímu zpracování, když jsou všech řádky ve stavu zpracování „Nový“:
Funkce Zpracovat (Process)
V OC nad dávkou v zásobníku fakturačního interface, která je bez chyb (nebo jen s „akceptovanou“ měkkou chybou) uživatel spustí funkci Zpracovat:
Systém vytvoří nezaúčtovanou nákupní faktur. Uživatel si může prohlédnou doklad přes tlačítko Zobrazit doklad.
Doklad je také zapsán do Historie zpracované datové věty.
Při vytvoření nezaúčtované nákupní faktury system provede take zápis stavu tachometru do Historie stavu tachometru.
Pro zápis stavu tachometru z transakcí tankovacích karet platí:
Oblast (Area) = Tankovací karta
Číslo dokladu (Document No.) = číslo transakce tankovací karty
Pokud uživatel smaže nezaúčtovanou nákupní fakturu, systém samaže také zápisy do historie stavu tachometru příslušející k této nákupní faktuře.
Uživatel může po kontrole zaúčtovat nákupní fakturu.
Do příslušných transakcí tankovací karty systém propísuje číslo nezaúčtované i zaúčtované nákupní faktury.