Tato kapitola popisuje proces vytvoření tankovací karty od jednotlivých dodavatelů.
V nabídce Tankovací karty jsou dvě možnosti Tankovací karta a Transakce tankovací karty.
Služba Tankovací karta (Service Fuel Card)
Tankovací kartu je možné založit bez smlouvy o financování, ovšem pouze pro vlastní vozy leasingové společnosti.
Aby bylo možné v systému založit tankovací kartu pro klienta, musí být založena služba Tankovací karta ke konkrétní smlouvě – konkrétnímu předmětu financování.
Na kartě detailu typu tankovací karty uživatel otevře v navigaci detail slevy tankovací karty.
Zde jediným editovatelným polem je Výše slevy – zákazník, pole se předvyplní hodnotou z číselníku, uživatel ji ale může ještě editovat.
Tankovací karta (Fuel Card)
V okamžiku, kdy uživatel založil službu Tankovací karta (Fuel Card), je možné založit tankovací kartu.
Tankovací kartu je možné založit přímo z předmětu financování přes Proces/Tankovací karty:
Otevře se přehled tankovacích karet patřící k dané smlouvě, resp. Předmětu financování. Pomocí tlačítka Nový v podokně akcí uživatel otevře prázdnou kartu Tankovací karty (podrobný popis založení tankovací karty je v kapitole níže). Karta se skládá ze tří záložek – Obecné, Objednání a dodání, Blokace a vyřazení.
Záložka Obecné:
Pole:
Číslo karty (Card No.)
Číslo doplní systém automaticky z číselné řady.
Bude nastavena v Nastavení smluv se službami.
Druh karty (Card Kind)
Uživatel zvolí, o který druh karty se jedná (zákaznická/vlastní)
„Zákaznická“ karta je pro zákazníka s leasingovou smlouvou. Většinu údajů záložky obecné doplní systém na základy smlouvy a pole jsou needitovatelná.
„Vlastní“ jsou karty určené pro vozy leasingové společnosti, neexistuje na ně leasingová smlouva a nepřefakturovávají se. V případě vlastní karty musí být číslo smlouvy prázdné – systém kontroluje.
Číslo karty – společnost (Card No. – Company)
Číslo karty zadává uživatel po obdržení karty od kartové společnosti.
Pole je klíčové pro vyhledání karty z transakce tankovací karty při zpracování datové věty
Název karty (Card Name)
Zadá uživatel po obdržení karty od kartové společnosti.
Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)
V případě, že je karta vlastní, pak je pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak Vybere uživatel smlouvu, ke které karta patří. Pokud je na smlouvě více služeb tankovací karty, systém otevře „přehled detailů typu TK“ platných k aktuálnímu datu a uživatel vybere ke které službě zakládá kartu.
Číslo předmětu financová (Financing Object)
V případě, že je karta vlastní, pak je pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název předmětu financování (Financing Object Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo rámcové smlouvy (Master Agreement No.)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo dodavatele karty (Card Vendor No.)
V případě, že je karta vlastní, pak uživatel vybere ze seznamu dodavatelů.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy a služby tankovací karty na smlouvě
Název dodavatele karty (Card Vendor Name)
V případě, že je karta vlastní, pak se dotáhne dle Čísla dodavatele.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy a služby tankovací karty na smlouvě
Ceník tankovací karty (Fuel Card Pricelist)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole editovatelné a uživatel vybere příslušný ceník tankovací karty daného dodavatele platný k aktuálnímu datu. Systém předvyplní, pokud daný dodavatel má jen jeden Ceník TK.
V případě, že je karta zákaznická, pak převezme systém automaticky dle čísla smlouvy.
Typ tankovací karty (Fuel Card Type)
Systém přenese „kód typu karty“ nastavený v ceníku tankovací karty.
Pole je editovatelné.
Číslo služby (Číslo služby)
V případě, že karta je zákaznická, systém vyplní automaticky po zadání Ceníku tankovací karty
Číslo zákazníka (Customer No.)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název zákazníka (Customer Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo obchodního místa zákazníka (Customer Business Place No.)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název obchodního místa zákazníka (Customer Business Place Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Číslo řidiče (Driver No.)
V případě, že je karta vlastní, uživatel manuálně vybere Řidiče.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Název řidiče (Driver Name)
V případě, že je karta vlastní, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla řidiče.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Registrační číslo vozidla (Licence Plate No.)
V případě, že je karta vlastní, pak uživatel zadá SPZ manuálně.
V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy
Vytvořeno (Created At)
Systém doplní automaticky datum a čas vytvoření
Needitovatelné pole
Vytvořil (Created By Name)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele
Needitovatelné pole
Změněno (Modified At.)
Systém doplní automaticky datum a čas poslední změny
Needitovatelné pole.
Změnil (Modified By Name)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele
Needitovatelné pole
Záložka Objednávka a dodání
Pole:
...
Datum objednávky (Order Date)
Systém doplní datum, kdy byl vytvořen a odeslán email s objednávkou na kontaktní osobu pro objednání tankovací karty
...
Kartu objednal (Ordered By)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu objednávky. Pokud uživatel změní/vymaže datum objednávky, hodnota pole se nezmění
...
Kód rozsahu služeb (Service Range Code)
Systém doplní automaticky z Ceníku tankovací karty
...
Popis rozsahu služeb (Service Range Description)
Systém doplní automaticky z Kódu rozsahu služeb
...
Dodavatelský kód rozsahu služeb (Vendor Service Range Code)
Systém doplní z Kódu rozsahu služeb (pojmenování dodavatelem)
...
Zákaznické číslo tankovací karty (Fuel Card Customer No.)
Systém doplní z nastavení zákaznického čísla na ceníku TK.
Uživatel může změnit
...
Popis zákaznického čísla (Fuel Card Customer No. Description)
Systém doplní ze zákaznického čísla TK
...
This chapter describes the process of creating a fuel card from each supplier.
There are two options in the Fuel Cards menu: Fuel Card and Fuel Card Transaction.
Service Fuel Card
A fuel card can be set up without a financing contract, but only for the leasing company's own vehicles.
In order to be able to create a fuel card for a client in the system, a Fuel Card Service must be created for a specific contract – a specific financed object.
On the fuel card type detail card, the user opens the fuel card discount detail in the navigation.
The only editable field here is Discount amount – customer, the field is pre-filled with the value from the code list, but the user can still edit it.
Fuel Card
Once the user has created the Fuel Card service, it is possible to create a fuel card.
A fuel card can be created directly from the financed object via Process/Fuel cards:
An overview of fuel cards belonging to the contract or Financed Object will open. Use the New button on the Action Pane to open a blank Fuel Cards tab (see the chapter below for a detailed description of how to create a fuel card). The card consists of three tabs – General, Ordering and Delivery, Blocking and Exclusion.
General Tab:
Field:
Card No.
The number will be filled in automatically by the system from the number series.
It will be set in the Contract with Service Settings.
Card Kind
The user selects which type of card it is (customer/own)
The "customer" card is for customers with a leasing contract. Most of the data in the General tab is supplemented by the system on the basis of the contract and the fields are non-editable.
"Own" cards are intended for the vehicles of the leasing company, there is no leasing contract for them and they are not reinvoiced. In the case of your own card, the contract number must be blank – the system checks.
Card No. – Company
The card number is entered by the user after receiving the card from the card company.
The field is crucial for finding a card from a fuel card transaction when processing a data record
Card Name
Entered by the user after receiving the card from the card company.
Financing Contract No.
If the card is custom, then the field is non-editable.
If the card is a customer card, then the user selects the contract to which the card belongs. If there is more than one fuel card service on the contract, the system opens the "TK type details overview" valid as of the current date and the user selects which service to create the card for.
Financing Object No.
If the card is custom, then the field is non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Financing Object Name
If the card is custom, then the field will be non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Master Agreement No.
If the card is custom, then the field will be non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Card Vendor No.
If the card is custom, then the user selects from the list of suppliers.
If the card is a customer card, then it will be automatically refined according to the Contract No. and the fuel card service on the contract
Card Vendor Name
If the card is owned, then it will be drawn according to the Vendor Number.
If the card is a customer card, then it will be automatically refined according to the Contract No. and the fuel card service on the contract
Fuel Card Pricelist
If the card is owned, then the field will be editable and the user will select the appropriate fuel card price list of the given supplier valid as of the current date. The system will pre-fill if the vendor has only one TK Pricelist.
If the card is a customer card, then the system will automatically take over according to the contract number.
Fuel Card Type
The system will transfer the "card type code" set in the fuel card price list.
The field is editable.
Service No. (Service No.)
If the card is a customer card, the system will fill in the fuel card automatically after entering the price list
Customer No.
If the card is custom, then the field will be non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Customer Name
If the card is custom, then the field will be non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Customer Business Place No.
If the card is custom, then the field will be non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Customer Business Place Name
If the card is custom, then the field will be non-editable.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Driver No.
If the card is the card's own, the user manually selects the Driver.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Driver Name
If the card is your own, it will be automatically refined according to the Driver Number.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Licence Plate No.
If the card is owned, then the user enters the license plate manually.
If the card is a customer card, it will be automatically completed according to the Contract No.
Created At
The system will automatically fill in the date and time of creation
Non-editable field
Created By Name
The system will be completed automatically according to the logged-in user
Non-editable field
Modified At.
The system will automatically fill in the date and time of the last change
Non-editable field.
Modified By Name
The system will be completed automatically according to the logged-in user
Non-editable field
Order and Delivery Tab
Field:
Order Date
The system will add the date when the email with the order was created and sent to the contact person for ordering the fuel card
Ordered By
The system will fill in automatically according to the logged-in user after completing the Order Date. If the user changes/deletes the order date, the value of the field will not change
Service Range Code
The system will fill up automatically from the Fuel Card Price List
Service Range Description
The system will fill in automatically from the Service Range Code
Vendor Service Range Code
The system will be completed from the Service Range Code (named by the supplier)
Fuel Card Customer No.
The system is completed from the customer number settings on the TK price list.
The user can change the
Fuel Card Customer No. Description
The system will be completed from the TK customer number
Limit Excl.VAT – Day/Week/Month)
Doplní systém z ceníku TK
Územní platnost (Territorial Validity)
Uživatel vybere z hodnot Národní/Mezinárodní
Platba mýtného (Toll Payment)
Zaškrtne uživatel, pokud je povolená platba mýtného.
PIN kód (PIN Code)
Doplní uživatel manuálně po obdržení karty PIN kód karty
Platnost od (Validity From)
Doplní uživatel manuálně po obdržení karty
Platnost do (Validity To)
Doplní systém po vložení “platnosti od”
Systém dopočítá na základě výchozí doby platnosti nastavené v poli Výchozí platnost tankovací karty v tabulce Zákaznického čísla TK: Platnost od + Výchozí platnost tankovací karty a jedná se o poslední den daného měsíce (např. Platnost od Complements the system from the TK price list
Territorial Validity
User selects from National/International values
Toll Payment
Ticks by the user if toll payment is enabled.
PIN Code
Does the user fill in the PIN code of the card manually after receiving the card
Validity From
To be completed manually by the user after receiving the card
Validity To
Completes the system after inserting "valid from"
The system calculates based on the default validity period set in the Default fuel card validity field in the TK Customer No. table: Valid from + Default fuel card validity and it is the last day of the given month (e.g. Valid from = 11.1.2017, Výchozí platnost Default validity of TK = 3R, potom Platnost do then Valid to = 31.1.2020).
Datum odevzdání karty (Date of Card Submitting)
Doplní uživatel manuálně po odevzdání karty zákazníkovi
Způsob odevzdání karty (
To be completed manually by the user after handing over the card to the customer
Method of Card Submitting)
Uživatel vybere z hodnot Osobně / Poštou
Záložka Blokace a vyřazení
Pole:
Datum blokace (Blocking Date)
Zadá uživatel manuálně
Kartu zablokoval (Blocking By)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu blokace. Pokud uživatel změní/vymaže datum blokace, hodnota pole se změní
Datum vrácení (Return Date)
Zadá uživatel manuálně
Důvod vyřazení (Exclusion Reason)
Uživatel vybere z možností: Expirace, Storno, Ukončení smlouvy, Poškození, Ztráta karty, Jiný důvod
Datum vyřazení (Exclusion Date)
Zadá uživatel manuálně
Kartu vyřadil (Exclused By)
Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu blokace. Pokud uživatel změní/vymaže datum blokace, hodnota pole se změní
Poznámka (Note)
Zadá uživatel manuálně
Sleva tankovací karty (Discount of Fuel Card)
V záhlaví tankovací karty může uživatel otevřít detail slevy tankovací karty tlačítkem “Slevy”, což je pohled na slevy nadefinované na smlouvě k dané kartě.
Slevy tankovací karty jsou podrobně popsány v dokumentaci Ceníky služeb smlouvy v kapitole Ceník tankovací karty.
Jednorázové poplatky tankovací karty (Fuel Card One-Off Charge)
V záhlaví TK může uživatel otevřít přes tlačítko “Jednorázové poplatky” tankovací karty, kde může nadefinovat poplatek za tuto kartu k fakturaci.
Pole:
Kód typu karty
Systém automaticky doplní dle příslušné tankovací karty.
Číslo karty – společnost
Systém automaticky doplní dle příslušné tankovací karty
Datum vzniku poplatku
Systém doplní dle aktuálního data. Needitovatelné
Kód typu poplatku
Vybere uživatel z poplatků definovaných k danému typu karty.
Poplatek bez DPH (LM)
Systém doplní automaticky po výběru Kódu typu poplatku z číselníku poplatků tankovací karty
Needitovatelné
Poplatek k fakturaci bez DPH (LM)
Systém doplní automaticky po výběru Kódu typu poplatku z číselníku poplatků tankovací karty
Editovatelné – tato hodnota vstupuje do faktury
Fakturovat
Pokud uživatel označí ANO, Poplatek k fakturaci bez DPH bude zahrnutý do faktury
Pokud je NE, poplatek nelze vyfakturovat zákazníkovi. Při spuštění funkce „Fakturovat jednorázový poplatek“ systém zobrazí hlášku Není co účtovat!
Způsob fakturace
Uživatel po zatržení Fakturovat=ANO vybere způsob fakturace ze seznamu:
Faktura za PHM – poplatek bude zahrnutý do hromadné přefakturace za PHM.
Individuální faktura – poplatek nebude zahrnutý do hromadné faktury za PHM – výchozí hodnota, Individuální fakturu vystaví uživatel manuálně, dle funkce popsané níže.
Fakturováno
Doplní systém automaticky po vytvoření prodejní faktury (nezaúčtované)
Číslo prodejní faktury
Doplní systém automaticky po vytvoření prodejní faktury
Číslo zaúčtované prodejní faktury
Doplní systém automaticky po zaúčtování prodejní faktury
Zúčtovací datum
Doplní NAV automaticky zúčtovací datum ze zaúčtované prodejní faktury
Zde lze spustit Fakturaci jednorázového poplatku tlačítkem Fakturovat jednorázový poplatek.
Pokud uživatel spustí funkci Fakturovat jednorázový poplatek, systém zobrazí dialogové okno k zadání Zúčtovacího datumu a Datumu splatnosti.
Po vyplnění údajů a potvrzení se uživateli zobrazí nezaúčtovaná prodejní faktura, kterou může uživatel upravit a následně zaúčtovat.
Po zaúčtování systém propíše číslo zaúčtované prodejní faktury do řádku poplatku.
Vytvořit tankovací kartu (Create Fuel Card)
Uživatel může na předmětu financování vytvořit tankovací kartu, pokud je na smlouvě služba s druhem „tankovací karta“.
Zákazník může mít na smlouvě v aktuálně platném období více služeb tankovací karty:
V tomto případě otevře systém dialogové okno pro výběr, kterou tankovací kartu tvoříme.
Postupně tak lze vytvořit obě karty.
Systém při zakládání TK kontroluje, jestli je dosud platná služba TK na smlouvě (jestli neskončila).
Pokud by služba TK v současné době už skončila nebo neexistovala, vypíše chybovou hlášku „žádná služba TK není“ a končí.
Doplnění důležitých polí z Tankovací karty (Completion of important fields from the fuel card)
Po objednání TK uživatel obdrží od dodavatele tankovací kartu. Z karty uživatel vyplní Číslo karty-společnost (Card No. – Company)
Dále doplní z karty Platnost od (Valid From). Na tankovací kartě systém vypočte dle délky platnosti TK Platnost do (Valid To) = konec platnosti karty.
Tankovací karta je připravená na zpracování transakcí TK.
Přehled tankovacích karet na předmětu financování (Fuel Card List on Financed Object)
...
User selects from Personal/Mail-in values
Blocking and exclusion tab
Field:
Blocking Date
To be entered manually by the user
Blocking By
The system will fill in automatically according to the logged-in user after filling in the Blocking Date. If the user changes/deletes the blocking date, the value of the field will change
Return Date
To be entered manually by the user
Exclusion Reason
The user selects from the following options: Expiration, Cancellation, Contract termination, Damage, Loss of card, Other reason
Exclusion Date
To be entered manually by the user
Exclused By
The system will fill in automatically according to the logged-in user after filling in the Blocking Date. If the user changes/deletes the blocking date, the value of the field will change
Note
To be entered manually by the user
Fuel Card Discount
In the header of the fuel card, the user can open the fuel card discount detail by clicking on the "Discounts" button, which is a view of the discounts defined in the contract for the given card.
Fuel card discounts are described in detail in the documentation Ceníky služeb smlouvy in the Fuel Card Pricelist chapter.
Fuel Card One-Off Charge
In the TK header, the user can open fuel cards via the "One-off fees" button, where they can define a fee for this card to be invoiced.
Field:
Card Type Code
The system will automatically refill according to the relevant fuel card.
Card No. – Company
The system will automatically refill according to the relevant fuel card
Fee Date
The system will be completed according to the current date. Non-editable
Fee Type Code
The user selects from the fees defined for the given card type.
Fee Excl. VAT (LCY)
The system will be completed automatically after selecting the Fee Type Code from the fuel card fee code list
Non-editable
Fee to Invoice Excl. VAT (LCY)
The system will be completed automatically after selecting the Fee Type Code from the fuel card fee code list
Editable – this value enters the invoice
Invoice
If the user selects YES, Fee for Invoicing Excl. VAT will be included in the invoice
If NO, the charge cannot be invoiced to the customer. When the "Invoice one-time fee" function is triggered, the system displays the message "There is nothing to post!
Billing Method
After checking Invoice=YES, the user selects the invoicing method from the list:
Invoice for fuel – the fee will be included in the mass re-invoicing for fuel.
Individual invoice – the fee will not be included in the mass invoice for fuel – default value, An individual invoice will be issued by the user manually, according to the function described below.
Invoiced
Completes the system automatically after creating a sales invoice (unposted)
Sales Invoice No.
Completes the system automatically after a sales invoice is created
Posted Sales Invoice No.
Replenishes the system automatically after posting a sales invoice
Posting Date
Automatically completes the NAV posting date from the posted sales invoice
Here you can start Invoicing One-off Fee by clicking on the Invoice One-off Fee button.
If the user runs the Invoice One-off Charge function, the system displays a dialog window to specify the Posting Date and Due Date.
After filling in the information and confirmation, the user will see an unposted sales invoice, which the user can edit and then post.
After posting, the system writes the number of the posted sales invoice to the fee line.
Create Fuel Card
The user can create a fuel card on the financed object if there is a Service with the "fuel card" type on the contract.
A customer can have more than one fuel card service on the contract in the currently valid period:
In this case, the system will open a dialog box to select which fuel card we are creating.
Both cards can be created one by one.
When creating a TK the system checks whether the TK Service on the contract is still valid (if it has not expired).
If the TK Service has already ended or does not exist, it prints the error message "there is no TK Service" and ends.
Completion of important fields from the fuel card
After ordering a technical inspection, the user receives a fuel card from the supplier. From the card, the user fills in Card No. – Company
It will also fill in from the Valid From tab. On the fuel card, the system calculates the validity of the TK Valid To = the end of the card's validity according to the length of validity of the fuel card.
Your fuel card is ready to process TK transactions.
Fuel Card List on Financed Object
On the financed object, the user has access to the item's fuel cards from two places. In the area menu Process and the FactBox Service Usage.