Setup for Posting Invoices from Insurance Claims
Purchase maintenance codes must be set up to post purchase invoices from service.
For possible re-invoicing to a client, you need to set up sales maintenance codes.
The setup of maintenance codes must be based on both billing needs and statistical evaluation of the impact of insurance claims.
Insurance Claim Records
On the insurance claim card, the user selects the "insurance claim type":
The insurance contract can be selected on the basis of the LS number, registration number, VIN, customer ID – e.g. click on the contract number above one of these fields and then enter the LS number in the selection field. The system filters the fuses corresponding to this LS. Then the user selects one of the given insurance policies.
By selecting an insurance policy, both the information about the contract, the subject, the deductible, and the customer will be added.
The user enters the date of the event.
The fields on the Damage and Repairs tab are not mandatory, but if they are filled in, some of them are carried over to the service permission.
Create a Service Permit
From the entered insurance claim, the user can create a "maintenance permission".
On the list of maintenance permissions for an insured event, the user uses the new button to create a maintenance permission for the given insured event.
The driver's number is not transferred from the insured event, because the driver registered for the insured event does not have to be the same as the driver of the financed object and does not handle the repair at the service station.
By default, the user fills in the maintenance permission lines.
Selecting a maintenance code sets up posting for both purchase and sales invoices in the line background. After the data is entered, it switches the status of the service permission to Approved.
The user enters a purchase price excluding VAT for the specified item. He can specify whether and how much is to be reinvoiced He enters the other lines in the same way.
Create Purchase Invoice
To create a purchase invoice, runs the Create Purchase Invoice function.
This function can be run from both the Maintenance Permission header and the row overview. The difference is that when run from the header, it transfers all the entered lines, while above the list of rows, the user can mark the lines that the system will transfer to the invoice. This is important if two invoices are received for one allowance.
The user can open the view of the relevant insurance claim directly from the service permission.
Create a sales invoice
To create a sales invoice, the "reinvoicing method" is important. If the user wants to invoice the client immediately, he must change the reinvoicing method to Individual invoice.
Reinvoicing method (on the line of Maintenance Permission "Sales" tab)
...
Nastavení pro účtování faktur z pojistné události
Pro účtování nákupních faktur ze servisu musí být nastaveny kódy údržby nákupu.
Pro případnou přefakturaci na klienta je třeba nastavit kódy údržby prodeje.
Nastavení kódů údržby musí vycházet jak z potřeb fakturace, tak z hlediska statistického hodnocení dopadů pojistných událostí.
Evidence pojistné události
Na kartě pojistné události uživatel vybere „typ pojistné události“:
Pojistnou smlouvu může vybrat na základě čísla LS, registračního čísla, VIN, IČ zákazníka – nad jedno z těchto polí klikne např. číslo smlouvy a do výběrového pole pak zadá číslo LS. Systém zafiltruje pojistky, odpovídající této LS. Pak uživatel zvolí jednu z daných pojistek.
Výběrem pojistky se doplní jak údaje o smlouvě, předmětu, spoluúčasti, tak i o zákazníkovi.
Uživatel zadá datum vzniku události.
Pole na záložce Škoda a opravy nejsou povinná, ale pokud jsou vyplněna, některá se přenášejí následně na povolení servisu.
Vytvoření servisního povolení
Ze zadané pojistné události může uživatel vytvořit „povolení servisu“.
Na přehledu povolení servisu k pojistné události uživatel přes tlačítko nový založí povolení servisu k dané pojistné události.
Číslo řidiče se z pojistné události nepřenáší, protože řidiče zaevidovaný k pojistné události nemusí být totožný z řidičem předmětu financování a nevyřizuje pak opravu v servisu.
Uživatel standardně vyplní řádky povolení servisu.
Výběrem kódu údržby se na pozadí řádku nastaví účtovaní pro nákupní i prodejní fakturu. Po zadání údajů přepne stav povolení servisu na Schválené.
Uživatel zadá nákupní cenu bez DPH pro zadanou položku. Může zadat, zda a kolik se má refakturovat Stejným způsobem zadá ostatní řádky.
Vytvoření nákupní faktury
Pro vytvoření nákupní faktury spustí funkci Vytvořit nákupní fakturu.
Tuto funkci lze spustit z hlavičky povolení servisu i z přehledu řádků. Rozdíl je v tom, že při spuštění z hlavičky přenáší všechny zadané řádky, kdežto nad seznamem řádku může uživatel označit řádky, které systém přenese do faktury. To je důležité v případě, že k jedné povolence přijdou dvě faktury.
Zobrazení příslušné pojistné události může uživatel otevřít přímo z povolení servisu.
Vytvoření prodejní faktury
Pro vytvoření prodejní faktury je důležitý „způsob refakturace“. Pokud uživatel chce fakturovat klientovi ihned, musí změnit způsob refakturace na Individuální fakturu.
Způsob refakturace (na řádku povolení servisu záložka “prodej”)
Výchozí nastavení je Hromadná faktura – položka bude fakturovaná spuštěním hromadné úlohy (popsané v kap. 3.2.2.5)
Individual invoice – the user invoices by running the function
Billing – the amount to be reinvoiced will be applied to the financial settlement
Excessive wear – the expense remains in the company's expenses, the amount to be reinvoiced is 0. It is not invoiced from the service permission. When billing, the system takes the expense from the object card – the "termination" tab of the "excessive wear" field, where the estimated value is. The marking on the allowance means that the leasing company has had excessive wear repaired.
After checking the Reinvoice field for an insured event, the system does not fill in the "Amount to be reinvoiced" field. The user manually enters the "Actual deductible" value from the Insured Claim card (at the time of creation of the allowance, the actual deductible is not known. The insurance company mentions it only in the final sheet.
The "amount to be reinvoiced" field remains editable and can be changed by the user.
When you run the Reinvoice to Customer feature, the system opens a dialog box to create a sales invoice.
Insurance Claim
Once the service permit has been approved, the "approval number" is added to the insurance claim. The user of the insured event can open the relevant service permission - Service / Maintenance permission icon.
On the Insurance Claim Card in the Insurance Indemnity Settlement tab, there is a summary view of the settlement of the insured event.
...
Individuální faktura – uživatel vyfakturuje spuštěním funkce
Vyúčtování – částka k refakturaci se uplatní ve finančním vyrovnání
Nadměrné opotřebení – náklad zůstává v nákladech společnosti, částka k refakturaci je 0. Nepřefakturuje se z povolení servisu. Náklad při vyúčtování systém vezme z karty předmětu – zákožka „ukončení“ pole „nadměrné opotřebení“, kde je odhadovaná hodnota. Označení na povolence znamená, že leasingová společnost dala opravit nadměrné opotřebení.
Po zatržení pole Refakturovat u pojistné události systém nevyplní pole „Částka k refakturaci“ Uživatel manuálně zadá hodnotu „Skutečná spoluúčast“ z karty pojistná událost (v době vytvoření povolenky není skutečná spoluúčast známá. Pojišťovna ji uvádí až v závěrečném listě.
Pole „částka k refakturaci“ zůstává editovatelné a uživatele je může měnit.
Po spuštění funkce Přefakturovat zákazníkovi systém otevře dialogové okno k vytvoření prodejní faktury.
Pojistná událost
Po schválení servisního povolení se „schvalovací číslo“ doplní na pojistnou událost. Uživatel z pojistné události může otevřít příslušné povolení servisu - ikona Servis / Povolení servisu.
Na kartě pojistné události v záložce Vypořádání pojistného plnění je sumární pohled na vypořádání pojistné události.
Pole „částka řádků faktur“ je kalkulované z nákupní ceny řádků povolení servisu k dané pojistné události. “Částka krácení” je z krácení pojistného plnění ze strany pojišťovny. Proto je částka řádků faktur = suma nákupní ceny bez DPH, protože položky, které pojišťovna neuzná, pošle v závěrečném listě jako krácení. Pole „částka k refakturaci bez DPH“ je kalkulované z částek k refakturaci na řádcích povolení servisu.