Page Comparison

Invoice Interface Template

On the template for maintenance permission line, we need fields

...

Šablona fakturačního interface

Na šabloně pro řádek povolení servisu potřebujeme pole ahoj

• Číslo (No.)

  • The user chooses the name of the template

  • Uživatel zvolí název šablony

• Kód fakturačního interface (Invoice Interface Code

  • The user selects the invoice interface code for which the template is being set up

• Business Type

  • In the case of data record processing, the user selects Purchase

• Source Code

  • The user selects the source code for the given invoice interface code

  • The source code will be the same for all templates for the given area of data record processing

  • The data source, where the data comes from and the format of the data record

• Document Type

  • User selects Invoice

• Standard Purchase Code

  • The user sets the target posting method of the purchase line, the invoice is used only if the appropriate maintenance code is not found

  • Do Not Set to the posting group template, because then they would take precedence over the settings on the vendor and on the standard purchase code.

At the end of the template, it is possible to specify settings for service allowances and their checks:

• Service Kind

  • For the Tire template, the user selects Tire Service

  • For the "Flat Rates" template, the user selects Service

• Maintenance Type Code

  • If the user does not specify a service type, the settings apply to all service types with the Tire Service type. E.g. for the default template.

  • It is necessary to select a specific type of service, for templates with mapping, e.g. if we want to record the number of tires – see Billing Interface Mapping or for creating a difference line.

• Category Code

  • The user selects the category code for the service

• Subcategory Code

  • The user selects the subcategory code for the service

• Maintenance Code

  • The user selects the maintenance code for the service

  • It is necessary to set up for templates where there will be discount checking (discount parts / labour) or creating a difference line.

• Tire/Rim Quantity Register

  • The user ticks the field if the system is to transfer the number (detail of tires or rims) to the allowance from the data record

• Tire Season

  • User sets tire period for Tire service with Tire service division detail

  • It is necessary for the correct calculation of pumped tires

• Determined by Tire Make

  • It is necessary to set up the template for Tire Service with the detail of the division of Tire services, when it is necessary to check the discount on the Tire Discount code list

On the invoice interface template, it is possible to turn on checks – when the system compares the imported data during import.

• Active Service Check

  • The system checks whether the Service is active on the contract

• Discount Check

  • The system compares the amount of the discount in the data record with the set amount of the discount on the object or on the framework service contract

• Amount Check

  • The system checks the amount from the data record against the amount on the allowance. The system flags an error if the difference is greater than the limit without approval for the service type.

    • If the difference is smaller than the limit, it does not report an error and automatically creates a line for the given allowance for the different amount.

    • If the difference is greater than the limit and the user accepts the soft error, the delta line is also created

• Service Period Check

  • The system checks whether the client has a valid service in the given period

• Tire Category Check

  • For Tire

  • The system checks whether the tire category corresponds to the prescribed tire category on the contract service

• Contract End Check

  • The system checks that the financing contract has not been terminated in the given period according to the posting date

• Approval No. Check

  • The system checks whether the approval number is filled in the data record

  • The system checks that the specified approval number exists

• Empty OdometerStatus

  • The system checks whether the odometer status is filled in in the data record

• Zero Amount Reinvoice

  • The system checks whether the amount to be reinvoiced is not equal to 0 on the allowance traced through the approval number when marking reinvoice

Because the system can additionally create maintenance permission for imported data, it checks whether the detailed contract status is "Active" and whether it is possible to create maintenance permission for it (this is the Service Permission check box = Yes)

.Image Removed

...

• )

  • Uživatel vybere kód fakturačního interface, pro který šablonu nastavuje

• Typ obchodu (Business Type)

  • V případě zpracování datové věty uživatel vybere Nákup

• Kód původu (Source Code)

  • Uživatel zvolí kód původu pro daný kód fakturačního interface

  • Kód původu bude stejný pro všechny šablony na danou oblast zpracování datové věty

  • Zdroj dat, odkud data přicházejí a formát datové věty

• Typ dokladu (Document Type)

  • Uživatel zvolí Fakturu

• Kód standardního nákupu (Standard Purchase Code)

  • Uživatel nastaví cílový způsob účtování nákupního řádku faktury se použije jen v případě, že nenajde příslušný kód údržby

  • Nenastavovat na šablonu účto-skupiny, protože pak by měly přednost před nastavením na dodavateli a na kódu standardního nákupu.

Na konci šablony je možno zadat nastavení pro servisní povolenky a jejich kontroly:

• Druh služby (Service Kind)

  • Pro šablonu Pneu uživatel zvolí Pneuservis

  • Pro šablonu „paušály“ uživatel zvolí Služba

• Typ služby (Maintenance Type Code)

  • Pokud uživatel nezadá typ služby, platí nastavení pro všechny typy služby s druhem Pneuservis. Např. u výchozí šablony.

  • Je třeba vybrat konkrétní typ služby, u šablon s mapováním, např. pokud chceme evidovat počty pneu – viz mapování fakturačního interface nebo pro tvorbu rozdílového řádku.

• Kód kategorie (Category Code)

  • Uživatel vybere kód kategorie pro danou službu

• Kód podkategorie (Subcategory Code)

  • Uživatel vybere kód podkategorie pro danou službu

• Kód údržby (Maintenance Code)

  • Uživatel vybere kód údržby pro danou službu

  • Je třeba nastavit u šablon, kde bude kontrola slev (sleva materiál / práce) nebo tvorba rozdílového řádku.

• Evidenční počet pneu/ráfky (Tire/Rim Quantity Register)

  • Uživatel zatrhne pole, pokud má systém přenášet na povolenku z datové věty počet (detail pneu nebo ráfky)

• Období pneu (Tire Season)

  • Uživatel nastaví období pneu pro Pneuservis s detailem rozdělení služeb Pneu

  • Je nutné pro správný výpočet čerpaných pneumatik

• Určení dle značky Pneu (Determined by Tire Make)

  • Je třeba nastavit na šabloně pro Pneuservis s detailem rozdělení služeb Pneu, když je třeba slevu kontrolovat na číselník Slev Pneu

Na šabloně fakturačního interface je možné zapnout kontroly – kdy systém při importu porovná importované údaje.

• Kontrola aktivní služby (Active Service Check)

  • Systém kontroluje, zda je daná služba na smlouvě aktivní

• Kontrola slevy (Discount Check)

  • Systém porovnává výši slevy v datové větě s nastavenou výší slevy na předmětu nebo na rámcové servisní smlouvě

• Kontrola částky (Amount Check)

  • Systém kontroluje, částku z datové věty proti částce na povolence. Systém chybu označí v případě, že je rozdíl větší než limit bez schválení pro daný typ služby.

    • Pokud je rozdíl menší než limit, nehlásí chybu a na rozdílnou částku vytvoří automaticky řádek do dané povolenky.

    • Pokud je rozdíl větší než limit a uživatel akceptuje měkkou chybu, rozdílový řádek vytvoří také

• Kontrola období služby(Service Period Check)

  • Systém kontroluje, zda má klient v daném období službu platnou

• Kontrola kategorie pneu (Tire Category Check)

  • Pro pneu

  • Systém kontroluje, zda kategorie pneu odpovídá předepsané kategorii pneu na službě smlouvy

• Kontrola konce smlouvy(Contract End Check)

  • Systém kontroluje, že v daném období dle zúčtovacího data není ukončená smlouva o financování

• Kontrola čísla schválení (Approval No. Check)

  • Systém kontroluje, zda v datové větě je vyplněno číslo schválení

  • Systém kontroluje, že uvedené číslo schválení existuje

• Nevyplněný stav tachometru (Empty OdometerStatus)

  • Systém kontroluje, zda je v datové větě vyplněný stav tachometru

• Nulová částka k refakturaci (Zero Amount Reinvoice)

  • Systém kontroluje, zda na povolence dohledané přes číslo schválení se částka k refakturaci nerovná 0 při označení refakturovat

Protože systém může pro importované data dodatečně tvořit servisní povolení, kontroluje, zda detailní stav smlouvy je „Aktivní“ a zda je možné na něj vytvářet servisní povolení (to je zatržítko Servisní povolení = Ano)

.Image Added

Je třeba dát zatržítko Servisní povolení = Ano i na detailní stav smlouvy COPY, jinak by při vytvoření změnové kopie byl problém zadat povolení servisu.

Image Added