The process of creating a service permit and invoicing:
Establishment of a Service Permit
Create Purchase Invoice
Create a sales invoice
In operative leasing for the Service area, it uses the following basic code lists to work with service permissions:
Service Types
Maintenance Categories
Maintenance Subcategories
Maintenance Codes Buy / Sell
Service Types
In the Service Types code list, the user sets the basic data for each type of service.
For the service type, the following is used in the area of service permissions:
Service Kind (Service Kind)
The user chooses the basic classification of the service
Code (Code)
The user enters the code for the service
Description (Description)
It is used for a more detailed description of the service
Tire Service (Tire Service)
It is used to specify the Tire Service service, whether it is Tire, Rim, Storage, Tire Change or Rim Accessories
Maintenance Permission Numbers (Maintenance Permission Nos.)
Here, the user assigns a number sequence for the approval number of the service. E.g. the service station will be numbered SExxxxxx, the tire service will be numbered PSxxxxxxx, the replacement vehicle may be numbered NVxxxxxx. Then it will be clear from the approval number which type of service it is.
Service Type Limit Amount (Service Type Limit Amount)
The user sets the value that the system can apply when checking the amount from the purchase invoice against the maintenance permission. For a data record, if the difference in the value in the data record for the service type is less than or equal to the limit amount, the system automatically creates a difference row with this value.
The limit amount for the service type is also applied when importing a data record if Check amount or Check approval number (mandatory approval number) is checked on the relevant invoice interface template. E.g. in the data sentence there is a line for storage with a value up to the limit set on the service type "storage" of tires and there is no line for maintenance permission for storage. The system creates a new allowance line for storage
Do not write mileage (Do not write Mileage)
If the user sets to Yes, the system will not store the odometer status in the Odometer Status History when the service permission is approved.
The table is described in detail in Services Pricelists
Maintenance Categories
Maintenance Category is a first-level code list for specifying the cost side of the service.
For maintenance categories, the user must select the service kind. If the Service Type field is left blank by the user, it means that the category is valid for any service type of that kind. We only need to specify the service type if we need to differentiate the settings for this particular type of service from other types of services of that kind.
Maintenance Subcategories
The maintenance subcategory is a second-level code list. It is used to break down a given category.
Again, the user enters the service type only if he needs to differentiate for a specific type of service, otherwise the field is empty.
Maintenance Codes
The third level of setting is the "Maintenance Purchase Codes" code list. This section is divided into settings for buying and for selling. On the purchase side, the user enters the service for the given type via the icon "Maintenance Purchase Codes“.
If a user enters a "maintenance code" from the subcategory form, the categories and subcategories are transferred, and then the user enters the maintenance code.
For a specific maintenance code, the user enters:
Purchase Currency Code (Purchase Currency Code)
The field is not used because the currency can only be entered on the Standard Buy/Sales Code
Description (Description)
The text is transferred to a new line for Maintenance Permission
Invoice To (Invoice To)
The set value is carried over to the new Maintenance Permission Line when the maintenance code is used
Here, the user selects who pays the costs, to whom to issue the purchase invoice – the default value is Leasing Company. Another option is to invoice to the Customer.
Reinvoice (Reinvoice)
The user marks if this maintenance code always needs to be reinvoiced to the customer. Transfers the system to the service permission line.
Standard Purchase Code (Standard Purchase Code)
Settings for Expense Account Posting and item posting groups on the purchase invoice line
The user selects Standard Purchase Codes from the code list
Registered Number (Registered Number)
If the number is specified, the system will pre-fill it after creating the allowance line.
When processing a tire data record, the quantity from the data record is filled into the registered number
Description 2 (Description 2)
Informative field, not transferred to the allowance line
Labour/Material (Labour/Parts)
Determining whether a bond is labor or material is important when a company counts different bonds for labor and other for materials. Then, by correctly determining the maintenance code, we will set the source for the bonus calculation correctly.
Direct Compensation from Insurance Company (Direct Compensation from Insur. Company)
In the case of a maintenance code, the user can mark the deduction of the amount paid by the insurance company directly to the workshop (in the insurance claim allowance)
When using the maintenance code on the allowance line, the system will check if the entered purchase price is negative. If it is positive, an error message follows
On the Bonuses tab, the system will not fill the Amount without VAT (material) or the Amount without VAT (labour) on the Bonuses tab. The leasing company is entitled to a bonus on the entire purchase price, regardless of the fact that part was paid directly by the insurance company.
For Maintenance Code, you must enter a Standard Purchase Code for the purchase, according to which the system will set up the posting of the purchase invoice.
Standard Purchase Code
On the Standard Purchase Code card, you must set up two different posting methods.
If we want to choose other accounts when the expense is reinvoiced and not invoiced, we can differentiate between the option in the Reinvoice field. The Option field has the values -empty, Reinvoice, Do Not Reinvoice.
One for the case that the load will be reinvoiced by the user and the second method in case the amount goes to the costs of the leasing company.
For example, in the case of "Reinvoicing", it is possible to set up posting to balance sheet accounts (class 3). In the case of "Non-Reinvoicing", posting to profit and loss accounts (class 5).
The system then selects the appropriate line based on whether or not the service permission specifies that it should be reinvoiced.
If there is no need to differentiate between the posting method, the user enters only one line and leaves the Reinvoice field blank.
It is possible to set different billing not only according to the Currency Code, but also according to the Proproduct of financing.
Sales Maintenance Code
The user enters the sales side for a specific "maintenance code" via the " iconSales Maintenance Codes“.
The system fills in these fields from the default maintenance code:
Service Kind (Service Kind)
Service Type (Maintenance Type Code)
Category Code (Category Code)
Subcategory Code (Subcategory Code)
Code (Code)
The user fills in the field:
Description (Description)
Only informative text field of up to 150 characters
Standard Sales Code (Standard Sales Code)
Settings for Revenue Account Posting and product posting groups on the sales invoice line when reinvoicing to a customer
The user selects from the code list of Standard Sales Codes
Description 2 (Description 2)
Only informative text field of up to 30 characters
Standard Sales Code
Here, the user prepares a line for posting the reinvoicing of the load to the customer. It is possible to set up different accounting based on the currency or financing product
Here, the user prepares only one line for a given standard sales codeProces vytvoření servisního povolení a fakturace:
Založení Servisního povolení
Vytvoření nákupní faktury
Vytvoření prodejní faktury
V operativní leasing pro oblast Servis používá tyto základní číselníky pro práci se servisním povolením:
Typy služeb
Kategorie údržby
Podkategorie údržby
Kódy údržby nákup / prodej
Typy služeb
V číselníku Typy služeb uživatel nastaví základní údaje pro každý druh služby.
Pro typ služby je pro oblast servisních povolení použito:
Druh služby (Service Kind)
Uživatel zvolí základní zařazení dané služby
Kód (Code)
Uživatel zadá kód pro danou službu
Popis (Description)
Slouží k podrobnějšímu popisu dané služby
Pneuservis (Tire Service)
Slouží k upřesnění služby Pneuservis, zda se jendá o Pneu, Ráfek, Uskladnění, Přezouvání nebo Příslušenství k ráfkům
Čísla povolení servisu (Maintenance Permission Nos.)
Zde uživatel přiřadí číselnou řadu pro číslo schválení dané služby. Např. servis bude mít číslování SExxxxxx, pneuservis bude mít číslování PSxxxxxxx, náhradní vozidlo může mít číslování NVxxxxxx. Pak už ze schvalovacího čísla bude zřejmé, o který druh služby se jedná.
Částka limitu pro typ služby (Service Type Limit Amount)
Uživatel nastaví hodnotu, kterou může systém uplatnit při kontrole částky z nákupní faktury oproti povolení servisu. Pro datovou větu platí, pokud je rozdíl hodnoty v datové větě za typ služby menší nebo roven částce limitu, systém automaticky vytvoří rozdílový řádek s touto hodnotou.
Částka limitu pro typ služby se uplatní i při importu datové věty, pokud je zatržená Kontrola částky nebo Kontrola čísla schválení (povinné číslo schválení) na příslušné šabloně fakturačního interface. Např. v datové větě je řádek za uskladnění s hodnotou do limitu nastaveném na typu služby “uskladnění“ pneu a není řádek povolení servisu za uskladnění. Systém vytvoří nový řádek povolenky za uskladnění
Nezapisovat stav tachometru(Do not write Mileage)
Pokud uživatel nastaví na Ano, systém nebude při schválení servisní povolenky ukládat stav tachometru do Historie stavu tachometru.
Tabulka je podrobně popsaná v Ceníky služeb smlouvy
Kategorie údržby
Kategorie údržby je číselník první úrovně pro zadání nákladové stránky služby.
Pro kategorie údržby musí uživatel vybrat druh služby. Pokud pole Typ servisu nechá uživatel prázdné, znamená to, že kategorie je platné pro jakýkoli typ servisu daného druhu. Typ služby je třeba zadat pouze v případě, že pro tento konkrétní typ služby potřebujeme odlišit nastavení od ostatní typů služby daného druhu.
Podkategorie údržby
Podkategorie údržby je číselník druhé úrovně. Slouží k rozčlenění dané kategorie.
Opět platí, že typ servisu uživatel zadává, jen pokud potřebuje odlišit pro konkrétní typ služby, jinak je pole prázdné.
Kódy údržby
Třetí úroveň nastavení je číselník “kódy údržby nákupu”:. Tato část je rozdělena na nastavení pro nákup a pro prodej. Stranu nákupu uživatel zadá pro daný typ službu přes ikonu „Kódy údržby nákupu servisu“.
Pokud uživatel zadává “kód údržby” z formuláře podkategorie, kategorie a podkategorie se přenese a pak uživatel zadá kód údržby.
Uživatel pro konkrétní kód údržby zadává:
Kód měny nákupu (Purchase Currency Code)
Pole se nevyužívá, protože se měnu je možno zadávat až na Kód standardního nákupu / prodeje
Popis (Description)
Text se přenese do nového řádku povolení servisu
Fakturovat na (Invoice To)
Nastavená hodnota se přenese do nového řádku povolení servisu při použití kódu údržby
Zde uživatel volí, kdo platí náklady, komu vystavit nákupní fakturu – defaultní hodnota je Leasingová společnost. Další možnost je fakturovat na Zákazníka.
Refakturovat (Reinvoice)
Uživatel označí v případě, že tento kód údržby je třeba vždy refakturovat na zákazníka. Systém přenese na řádek servisního povolení.
Standardní kód nákupu (Standard Purchase Code)
Nastavení pro účtování nákladového účtu a účtoskupin zboží na řádku nákupní faktury
Uživatel vybere z číselníku Kódy standardního nákupu
Evidenční počet(Registered Number)
Je li uvedený počet, systém jej předvyplní po založení řádku povolenky.
Při zpracování datové věty pneu se do evidenčního počtu plní množství z datové věty
Popis 2 (Description 2)
Informativní pole, nepřenáší se na řádek povolenky
Práce/Materiál(Labour/Parts)
Určení, zda se jedná o práci nebo materiál je důležité v případě, že společnost počítá jiné bonsy za práci a jiné za materiál. Pak správným určením kódu údržby nastavíme správně zdroj pro výpočet bonusů.
Přímá náhrada pojišťovnou (Direct Compensation from Insur. Company)
Uživatel může označit v případě kódu údržby pro odpočet částky hrazené pojišťovnou přímo servisu (v povolence pro pojistnou událost)
Systém při použití kódu údržby na řádku povolenky bude kontrolovat, zda zadaná nákupní cena je záporná. Pokud je kladná, následuje chybová zpráva
Systém na řádku povolenky nebude plnit na záložce Bonusy Částku bez DPH (materiál) ani Částku bez DPH (práce). Leasingová společnost má nárok na bonus z celé nákupní ceny bez ohledu na to, že část byla uhrazená přímo pojišťovnou.
Pro Kód údržby je pro nákup třeba zadat Kód standardního nákupu, podle kterého systém nastaví účtování nákupní faktury.
Standardní kód nákupu
Na kartě kódu standardního nákupu je třeba nastavit dva různé způsoby účtování.
Pokud chceme volit jiné účty když je náklad přefakturovaný a nepřefakturovaný, můžeme rozlišit volbou v poli Refakturovat. Pole typu Option má hodnot -prázdné, Refakturovat, Nerefakturovat.
Jeden pro případ, že náklad bude uživatel přefakturovávat a druhý způsob pro případ, kdy částka půjde do nákladů leasingové společnosti.
Např. je možné nastavit v případě „Refakturace“ účtovat na rozvahové účty (třída 3). V případě „Nerefakturace“ účtování na výsledkové účty (třída 5).
Systém pak vybere příslušný řádek podle toho, zda na servisním povolení je zadáno, že se má nebo nemá refakturovat.
V případě, že není třeba rozlišovat způsob účtování, uživatel zadá pouze jeden řádek a v pole Refakturovat nechá prázdné.
Je možné nastavit rozdílné účtování nejen podle Kódu měny, ale také podle Produtu financování.
Kód údržby prodeje
Stranu prodeje uživatel zadá pro konkrétní “kód údržby” přes ikonku „kódy údržby prodeje“.
Systém vyplní tato pole z výchozího kódu údržby:
Druh služby (Service Kind)
Typ služby (Maintenance Type Code)
Kód kategorie (Category Code)
Kód podkategorie (Subcategory Code)
Kód(Code)
Uživatel doplní pole:
Popis (Description)
Pouze informativní textové pole maximální délky 150 znaků
Standardní kód prodeje (Standard Sales Code)
Nastavení pro účtování výnosového účtu a účto skupin zboží na řádku prodejní faktury při refakturaci na zákazníka
Uživatel vybere z číselníku Kódů standardního prodeje
Popis 2 (Description 2)
Pouze informativní textové pole maximální délky 30 znaků
Standardní kód prodeje
Zde uživatel připraví řádek pro účtování přefakturace nákladu na zákazníka. Je možno nastavit různé účtování na základě měny či produktu financování
Zde uživatel připraví pouze jeden řádek pro daný kód standardního prodeje.