Page Comparison

Tab General hello

The General tab contains fields copied from the contract and the financed object. (For details on these fields, see the Contract Without Services and Financed Object ).

...

Záložka Obecné ahoj

Záložka Obecné obsahuje pole propsaná ze smlouvy a předmětu financování. (podrobnosti o těchto polích najdete v Smlouva se službami a Předmět financování ).

• Registrační značka vozidla (Licence Plate No.)

• Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)

• Typ financování (Financing Type)

• Kód produktu (Product Code)

• Typ kalkulace (Calculation Type)

• Kód detailního stavu smlouvy (Detailed Contract Status Code)

• Číslo rámcové smlouvy (Master Agreement No.)

• Číslo rámcové smlouvy zákaznické (Master Agreement Customer No.)

• Číslo a název zákazníka (Customer No, Customer Name)

• Číslo a název obdhoního místa zákazníka (Customer Business Place No, Customer Business Place Name)

• Číslo a název řidiče (Driver No. Driver Name)

• Kód měny prodeje (Sales Currency Code)

• Datum předání předmětu (Object Hand-over Date)

• Datum předpokládaného ukončení (Expected Termination Date

Before you enter a vendor, you must select:

• Service Kind

• The default value is Maintenance. The user chooses a different one if he/she bases the permission for a different type of service.

If the user selects the

)

Před zadáním dodavatele je třeba vybrat:

• Druh služby (Service Kind)

  • Výchozí hodnota je Servis. Uživatel zvolí jiný, pokud zakládá povolení na jiný druh služby.

  • Pokud uživatel vybere hodnotu Daň z MV (Road Tax) value, the system displays an error message and the user cannot continue (a service permit cannot be established on Road Tax).

• Maintenance Type Code

  • The user selects the service type for that kind of service. If only one type of service is created for a given type of service, the system will add it automatically after selecting the type of service.

Other fields on the General tab are related to the selection of the service provider.

• Preferred vendor No/Yes (Preferred Vendor)

  • The field affects which vendor table the user selects from

    • Yes = selection of preferred vendor on the customer's Master Agreement

    • No = selection from table vendor

• Purchase Currency Code

  • If the purchase invoice arrives in a foreign currency, the user must select the currency code.

The user can select the vendor's establishment:

• Vendor Business Place No.

  • The user can select a specific vendor business location. This is important if the terms and conditions are contracted to a specific business location. E.g. discounts and bonuses, supplier rates and prices, or the entire maintenance agreement.

When choosing a supplier, the system Checks the valid framework service agreement of the supplier. If the vendor has a valid framework agreement, the system will add

• Maintenance Agreement No.

After entering the vendor, the user fills in the following fields:

• Odometer Status (Mileage)

  • The value is entered by the user. When changing the status of a permit (from preparing for anything), the value of the field is stored in the Odometer Status History table. When the odometer is recorded manually, the system checks – if the odometer is lower than the previous record, a decision message follows: "The odometer reading is lower than the last record in history. Do you still want to save the record Yes / No."

Maintenance Permission Lines Tab

The tab contains a subform with an overview of maintenance permission lines.

Rows can be inserted and edited via this tab (details of individual fields can be found in the chapter Description of Maintenance permission Lines fields below).

Maintenance Permission Tab

• Contractual Distance

  • From a financing contract – the "Calculation parameters" tab contains the calculated field "Contractual mileage" = the last contractual mileage registered for the contract

• Last Mileage

  • Last entry in Odometer Status History

• Last Mileage Date

  • Date from Odometer Status History table

• Odometer Status (Mileage)

  • Copied from the General tab after entering the user

• Planned Mileage

  • ((Initial Mileage + Contractual Mileage) / Total Days of Contract Duration) x Number of Days of Contract Duration (i.e. Mileage Date – Object Handover Date)

• Ratio Km %

  • (Mileage / Planned Mileage x 100)

• Upper Tolerance

  • Calculated Field from Financed Object, Termination Tab – Field Tolerance Multiple km (value)

• Lower Tolerance

  • Calculated Field from Financed Object, Termination Tab – Tolerance Less km (value) field

• Status

  • When created, the maintenance permission is in the Preparation (Preparation) User changes status to Approved (Approved). If the user changes the status to Approved, the system assigns an Approval number from the number series for that service type. Writes the date and time of the approval. When approved, the mileage is recorded in the Odometer Status History. You cannot revert the permission back to the Preparing state. Status Unposted The (nonposted) system changes after the purchase invoice is created. (All non-zero allowance lines must be used in the purchase invoice, otherwise it remains in the Approved status). After you post the purchase invoice (which contains all the allowance lines), the system changes the status of the maintenance permission to Closed (Closed). If lines with zero purchase price remain on the allowance and do not enter the purchase invoice, it does not prevent the NF from changing the status to Closed during posting. After posting, it is not possible to change the purchase price amounts on the posted allowance lines. After a sales invoice is created (from all allowance lines), the system changes the status to Reinvoiced (Reinvoiced). The user can manually change the status of the allowance to Claim (Claim), Rejected (Declined) or Unrealized (Unrealized). It is not possible to create purchase and sales invoices (individual or bulk) for allowances in the status "Complaint", "Rejected" or "Unrealized".

• Approval No.

  • The system assigns from the number series for the given service type when the status changes to Approved

• Customer Approval No.

  • A text field for recording the number under which the customer records the work

• Approver ID

  • The system writes who has switched to the Approved status

• Approval Date

  • The system writes the current date upon approval

• Approval Time

  • The system writes the approval time

• Purchase Invoice Date

  • You can enter the date that the system will transfer to the form when you create a purchase invoice

• Vendor Invoice No.

  • You can enter a number that the system transfers to the form when you create a purchase invoice

• Original Maint.Permission No.

  • The field is filled in when the user copies the allowance due to a repair or complaint.

• Reason

  • In the case of a copy of the allowance, the system saves whether a Copy or a Correction has been created.

• Vendor Credit Memo No.

  • Created Purchase Credit Memo No.

Subject Tab

The fields of the Subject tab are copied from the Financed Object card. They are not editable on the header of the service permission

Maintenance Bookmark

The data on this tab are about the type of service "service" for the given subject – tab Maintenance

Field Maintenance Maintenance Gratis, No of Years/Km of Free Maintenance, Prepaid Maintenance, Maintenance Prep. Number of Years/km, Maintenance Pack, Maintenance and Repair Pack, Standard Warranty, Standard Warranty No. of Months/km, Extended Warranty, Extended Warranty No. of Months/km - the system displays service permissions, if they are filled in on the item card on the Maintenance tab.

Calculated Bookmark Fields Maintenance:

• Maintenance Draw Amount

  • Sum (of purchase prices – reinvoiced amount) of allowances for this financed object. Allowances she's already been on Purchase invoice created.

• Maintenance Payment Prescription (Maintenance Payment Total)

  • Sum of posted service payment lines from the service payment calendar

• Maintenance Total

  • Total sum of service payment lines from the service payment calendar until the end of the lease

• Maintenance Difference

  • is Total Maintenance Prescription – Maintenance Payment Total

Tire Service Tab

The data on this tab are about the type of service tire service for the given object – the Tire Service tab

• Summer Tire Drawn

  • Sum of drawn tires – sum of the number of summer tires from the allowance lines for the given object of the tire service type

• Summer Tire Entitled (Summer Tire Entitled)

  • Sum of the number of summer tires from the tire service

• Winter Tire Drawn

  • Sum of drawn tires – sum of the number of winter tires from the allowance lines for the given object of the tire service type

• Winter Tire Entitled

  • Sum of the number of winter tires from the tire service

• Year-Round Tire Drawn

  • Total Pumped All-Season Tires

• Summer + Winter Tire Entitlement (Year-Round Tire Entitled)

  • The sum of the number of tires in case the total claim is entered for the service, not differentiated into winter and summer.

• Spare Wheel

  • Copied from Financed Object

• Short Range Spare Wheel

  • Copied from Financed Object

• TPMS Pressure Sensor

  • Copied from Financed Object

• Rim Drawn

  • Sum of rims from allowance lines for a given object of service type tire service

• Rim Entitled (Rim Entitled)

  • Sum of rims from tire service

• Tire Service Draw Amount

  • Sum (of purchase prices – reinvoiced amount) of allowances for this financed object. Allowances she's already been on Purchase invoice created.

• Tire Service Payment Total

  • Sum of posted service payment lines from the service payment calendar

• Tire Servise Total

  • Total sum of service payment lines from the service payment calendar until the end of the lease

• Tire Service Difference

  • is Total Tire Service Prescription – Tire Service Payment Total

Replacement Vehicle Tab

Field from contract service (marked in red):

• Replacement Vehicle No.

  • Contract Service Code (type "replacement vehicle") – Service for the given LS

• Valid From

  • Beginning of validity of this service on the contract

• Valid To

  • Expiration of this service on the contract

Field from the service detail of the replacement vehicle (marked in yellow):

• Replacement Vehicle Type

  • According to the contract service detail

• Description

  • Copied from the detail of the replacement vehicle service on the contract – description of the replacement vehicle"

• Brand, Model Line, Model, Vendor No., Vendor Name

  • Copied from the detail of the replacement vehicle service on the contract

• Purchase Price Excl. VAT

  • Copied from the service detail on the contract

• Contract Price Excl. VAT

  • Copied from the service detail for the contract. (Contract rate x contracted number of days is the basis for calculating the service calendar).

• Contracting Days per Year

  • Number of days contracted for a given replacement car service

Calculated fields of the service from the allowance lines and the Replacement Vehicle service calendar (marked in blue):

• Replacement Vehicle Draw Amount

  • Sum (of purchase prices – reinvoiced amount) of allowances for this financed object. Allowances she's already been on Purchase invoice created.

• Replacement Vehicle Payment Total

  • Sum of Posted Replacement Vehicle Payment Lines from Service Payment Calendar Replacement Vehicle

• Replacement Vehicle Total

  • Total sum of payment lines replacement vehicle from service payment calendar Replacement vehicle until the end of the lease

• Replacement Vehicle Difference

  • is Replacement Vehicle Total – Replacement Vehicle Payment Total

Repairs

This tab contains the calculated fields:

• Expected Price Total Excl.VAT

  • Here the user can record the total preliminary price reported by the service

• Purchase Amount Total Excl.VAT

  • Calculated Field - Purchase Price Amount Excl. VAT - From Lines allowances

• • system zobrazí chybou hlášku a uživatel nemůže dál pokračovat (na Road tax se servisné povolení nedá založiť).

• Typ služby (Maintenance Type Code)

  • Uživatel vybere typ služby pro daný druh služby. Pokud je pro daný druh služby založen pouze jeden typ služby, systém jej doplní automaticky po výběru druhu služby.

Další pole záložky Obecné se vztahují k výběru dodavatele služby.

• Preferovaný dodavatel Ne/Ano (Preferred Vendor)

  • Pole má vliv na to, ze které tabulky dodavatele uživatel vybírá

    • Ano = výběr preferovaných dodavatel na Rámcové smlouvě zákazníka

    • Ne = výběr z tabulky dodavatel

• Kód měny nákupu (Purchase Currency Code)

  • Pokud nákupní faktura přijde v cizí měně, je třeba aby uživatel vybral kód měnu.

Uživatel může vybrat provozovnu dodavatele:

• Číslo obchodního místa dodavatele (Vendor Business Place No)

  • Uživatel může vybrat konkrétní obchodní místo dodavatele. Je to důležité pokud jsou podmínky nasmlouvané na konkrétní obchodní místo. Např. slevy a bonusy, dodavatelské sazby a ceny nebo celá rámcová servisní smlouva.

Při výběru dodavatele systém kontroluje platnou rámcovou servisní smlouvu dodavatele. Pokud má dodavatel platnou jednu rámcovou smlouvu, systém doplní

• Číslo rámcové servisní smlouvy (Maintenance Agreement No.)

Uživatel po zadání dodavatele vyplní pole:

• Stav tachometru (Mileage)

  • Hodnotu zadá uživatel. Při změně stavu povolení (z přípravy na cokoliv) se hodnota pole uloží do tabulky Historie stavu tachometru. Při manuálním záznamu stavu tachometru systém kontroluje – pokud je stav tachometru nižší než předchozí záznam, následuje rozhodovací hláška: „Stav tachometru je nižší než poslední záznam v historii. Chceš i přesto záznam uložit Ano / Ne.“

Záložka Řádky povolení servisu

Záložka obsahuje subform s přehledem řádků povolení servisu.

Přes tuto záložku je možno řádky vkládat i editovat (podrobnosti o jednotlivých polích najdete níže v kapitole Popis polí Řádku povolení servisu (Description of Maintenance permission Lines fields)).

Záložka Povolení servisního úkonu

• Smluvní nájezd (Contractual Distance)

  • Ze smlouvy o financování – záložka „Kalkulační parametry“ obsahují kalkulované pole „Smluvní nájezd“ = poslední smluvní nájezd zapsaný k dané smlouvě

• Poslední stav tachometru (Last Mileage)

  • Poslední zápis v Historii stavu tachometru

• Datum posledního stavu tachometru (Last Mileage Date)

  • Datum z tabulky Historie stavu tachometru

• Stav tachometru (Mileage)

  • Propsáno ze záložky Obecné po zadání uživatele

• Plánovaný stav tachometru (Planned Mileage)

  • ((počáteční stav tachometru + smluvní nájezd) / celkový počet dní trvání smlouvy) x počet dní trvání smlouvy (tj. datum stavu tachometru – datum předání předmětu)

• Poměr Km % (Ratio Km %)

  • (stav tachometru / plánovaný stav tachometru x 100)

• Horní tolerance (Upper Tolerance)

  • Kalkulované pole z předmětu financování, záložka Ukončení – pole Tolerance více km (hodnota)

• Spodní tolerance (Lower Tolerance)

  • Kalkulované pole z předmětu financování, záložka Ukončení – pole Tolerance méně km (hodnota)

• Stav (Status)

  • Při vytvoření je povolení servisu ve stavu Příprava (Preparation) Uživatel mění stav na Schválené (Approved). Pokud uživatel změní stav na Schválené, systém přidělí Schvalovací číslo z číselné řady pro daný typ služby. Zapíše datum a čas schválení. Při schválení se stav tachometru zaznamená do historie stavu tachometru. Nelze vrátit povolení zpět do stavu Příprava. Stav Nezaúčtované (Nonposted) systém změni po vytvořené nákupní faktury. (Musí být v nákupní faktuře použity všechny nenulové řádky povolenky, jinak zůstává ve stavu Schválené). Po zaúčtování nákupní faktury (která obsahuje všechny řádky povolenky,) systém změní stav povolení servisu na Uzavřené (Closed). Pokud na povolence zůstávají řádky s nulovou nákupní cenou, které nevstupují do nákupní faktury, nebrání při účtování NF změnit stav na Uzavřeno. Po zaúčtování nelze měnit částky nákupní ceny na zaúčtovaných řádcích povolenky. Po vytvoření prodejní faktury (ze všech řádků povolenky) systém změní stav na Refakturované (Reinvoiced). Uživatel může manuálně změnit stav povolenky na Reklamace (Claim), Zamítnuto (Declined) nebo Nerealizované (Unrealized). Na povolenku ve stavu „Reklamace“, „Zamítnuto” nebo „Nerealizované“ nelze vytvořit nákupní a prodejní fakturu (individuální ani hromadnou).

• Schvalovací číslo (Approval No.)

  • Systém přidělí z číselné řady pro daný typ služby při změně stavu na Schválené

• Schvalovací číslo zákazníka (Customer Approval No.)

  • Textové pole pro záznam čísla, pod kterým práci eviduje zákazník

• ID schvalovatele (Approver ID)

  • Systém zapíše, kdo přepnul do stavu Schválené

• Datum schválení (Approval Date)

  • Systém zapíše aktuální datum při schválení

• Čas schválení (Approval Time)

  • Systém zapíše čas schválení

• Datum nákupní faktury

  • lze zadat datum, které systém přenese do formuláře při vytvoření nákupní faktura

• Číslo faktury dodavatele

  • lze zadat číslo, které systém přenese do formuláře při vytvoření nákupní faktura

• Číslo původního povolení servisu (Original Maint.Permission No.)

  • Pole se plní, když kvůli opravě nebo reklamaci uživatel kopíruje povolenku.

• Důvod (Reason)

  • V případě kopie povolenky system uloží, zda byla vytvořena Kopie, nebo Oprava.

• Číslo dobropisu dodavatele (Vendor Credit Memo No.)

  • Číslo vytvořeného nákupního dobropisu

Záložka Předmět

Pole záložky Předmět jsou propsané z karty předmětu financování. Na hlavičce povolení servisu jsou needitovatelné

Záložka Servis

Údaje této záložky jsou o druhu služby „servis“ pro daný předmět – záložka Servis

Pole Servis zdarma (Maintenance Gratis), Počet roků/km servis zdarma (No of Years/Km of Free Maintenance), Předplacený servis (Prepaid Maintenance), Počet roků/km předplacený servis (Maintenance Prep. Number of Years/km), Servisní balíček Údržba (Maintenance Pack), Servisní balíček Údržba a opravy (Maintenance and Repair Pack),  Standardní záruka (Standard Warranty), Počet měsíců/km standardní záruky (Standard Warranty No. of Months/km), Rozšířená záruka (Extended Warranty), Počet měsíců/km rozšířené záruky (Extended Warranty No. of Months/km) - systém na povolení servisu zobrazuje, pokud jsou vyplněny na kartě předmětu na záložce Servis.

Kalkulovaná pole záložky Servis:

• Čerpání servisu (Maintenance Draw Amount)

  • Suma (nákupních cen – refakturovaná částka) na povolenkách k tomuto předmětu financování. Povolenky, na které už byla vytvořena nákupní faktura.

• Předpis plateb servisu (Maintenance Payment Total)

  • Suma zaúčtovaných řádků plateb servisu ze splátkového kalendáře služby servis

• Předpis servisu celkem (Maintenance Total)

  • Celková suma řádků plateb servisu ze splátkového kalendáře služby servis do konce leasingu

• Rozdíl servisu (Maintenance Difference)

  • je Předpis servisu celkem – Předpis plateb servisu

Záložka Pneuservis

Údaje této záložky jsou o druhu služby pneuservis pro daný předmět – záložka Pneuservis

• Čerpané letní pneu (Summer Tire Drawn)

  • Suma čerpaných pneumatik – suma počtu letních pneumatik z řádků povolenek k danému předmětu druhu služby pneuservis

• Nárok na letní pneu (Summer Tire Entitled)

  • Suma počtu letních pneumatik ze služby pneuservis

• Čerpání zimních pneu (Winter Tire Drawn)

  • Suma čerpaných pneumatik – suma počtu zimních pneumatik z řádků povolenek k danému předmětu druhu služby pneuservis

• Nárok na zimní pneu (Winter Tire Entitled)

  • Suma počtu zimních pneumatik ze služby pneuservis

• Čerpání celoroční pneu (Year-Round Tire Drawn)

  • Suma čerpaných celoročních pneumatik

• Nárok na letní + zimní pneu (Year-Round Tire Entitled)

  • suma počtu pneumatik v případě, kdy na službě je zadán celkový nárok, nerozlišený na zimní a letní.

• Rezervní kolo (Spare Wheel)

  • Propsáno z předmětu financování

• Dojezdové kolo (Short Range Spare Wheel)

  • Propsáno z předmětu financování

• Snímače tlaku TPMS (TPMS Pressure Sensor)

  • Propsáno z předmětu financování

• Čerpání ráfků (Rim Drawn)

  • Suma ráfků z řádků povolenek k danému předmětu druhu služby pneuservis

• Nárok ráfků (Rim Entitled)

  • Suma ráfků ze služby pneuservis

• Čerpání pneuservisu (Tire Service Draw Amount)

  • Suma (nákupních cen – refakturovaná částka) na povolenkách k tomuto předmětu financování. Povolenky, na které už byla vytvořena nákupní faktura.

• Předpis plateb pneuservisu (Tire Service Payment Total)

  • Suma zaúčtovaných řádků plateb servisu ze splátkového kalendáře služby servis

• Předpis pneuservisu celkem (Tire Servise Total)

  • Celková suma řádků plateb servisu ze splátkového kalendáře služby servis do konce leasingu

• Rozdíl pneuservisu (Tire Service Difference)

  • je Předpis pneuservisu celkem – Předpis plateb pneuservisu

Záložka Náhradní vozidlo

Pole ze služby smlouvy (označeno červeně):

• Číslo náhradního vozidla (Replacement Vehicle No.)

  • Kód služba smlouvy (druhu „náhradní vozidlo“) – služba na dané LS

• Platnost od (Valid From)

  • Začátek platnosti této služby na smlouvě

• Platnost do (Valid To)

  • Konec platnosti této služby na smlouvě

Pole z detailu služby daného náhradního vozidla (označeno žlutě):

• Typ náhradního vozidla (Replacement Vehicle Type)

  • Dle detailu služby smlouvy

• Popis (Description)

  • Propsáno z detailu služby náhradní vozidlo na smlouvě – popis náhradního vozidla“

• Značka, Modelová řada, Model, Číslo dodavatele, Název dodavatele

  • Propsáno z detailu služby náhradní vozidlo na smlouvě

• Nákupní sazba bez DPH (Purchase Price Excl. VAT)

  • Propsáno z detailu služby na smlouvě

• Smluvní sazba bez DPH (Contract Price Excl. VAT)

  • Propsáno z detailu služby pro danou smlouvu. (Smluvní sazba x smluvní počet dní je základ pro kalkulaci kalendáře služby).

• Smluvní počet dní (Contracting Days per Year)

  • Počet dní nasmlouvaný pro danou službu náhradního vozu

Kalkulovaná pole dané služby z řádků povolenek a kalendáře služby Náhradní vozidlo (označeno modře):

• Čerpání náhradní vozidlo (Replacement Vehicle Draw Amount)

  • Suma (nákupních cen – refakturovaná částka) na povolenkách k tomuto předmětu financování. Povolenky, na které už byla vytvořena nákupní faktura.

• Předpis plateb náhradní vozidlo (Replacement Vehicle Payment Total)

  • Suma zaúčtovaných řádků plateb náhradní vozidlo ze splátkového kalendáře služby náhradní vozidlo

• Předpis náhradní vozidlo celkem (Replacement Vehicle Total)

  • Celková suma řádků plateb náhradní vozidlo ze splátkového kalendáře služby náhradní vozidlo do konce leasingu

• Rozdíl náhradního vozidla (Replacement Vehicle Difference)

  • je Předpis náhradní vozidlo celkem – Předpis plateb náhradní vozidlo

Provedené opravy

Tato záložka obsahuje kalkulovaná pole:

• Celková předběžná cena (Expected Price Total Excl.VAT)

  • Zde si může uživatel evidovat celkovou předběžnou cenu, nahlášenou servisem

• Celková částka nákupu bez DPH (Purchase Amount Total Excl.VAT)

  • Kalkulované pole - částka nákupní ceny bez DPH - z řádků dané povolenky

• Celková částka nákupu předmětu bez DPH (All Object Maint. Permissions Purchase Amount Total Excl. ( VAT)

  • Sum of purchase prices excluding VAT from all allowance lines for the subject

  Total Object Reinvoiced Amount Excl. VAT

  • Suma nákupních cen bez DPH z řádků všech povolenek pro daný předmět

• Celková přefakturovaná částka předmětu bez DPH (All Object Maint. Permissions Reinvoiced Amount Total Excl. VAT)

  • Sum of reinvoiced amounts excluding VAT from all allowance lines for the subjectSuma přefakturovaných částek bez DPH z řádků všech povolenek pro daný předmět