Page Comparison

This chapter describes the process of creating a fuel card from each vendor.

There are two options in the Fuel Cards menu: Fuel Card and Fuel Card Transaction.

Service Fuel Card

A fuel card can be set up without a financing contract, but only for the leasing company's own vehicles.

In order to be able to create a fuel card for a client in the system, the Fuel Card service must be created for a specific contract – a specific financed object.

On the fuel card type detail card, the user opens the fuel card discount detail in the navigation.

Here, the only editable field is Discount amount – customer, the field is pre-filled with the value from the code list, but the user can still edit it.

Fuel Card

At the moment when the user has created the Fuel Card service (Fuel Card), it is possible to create a fuel card.

A fuel card can be created directly from the financed object via Process/Fuel cards:

An overview of fuel cards belonging to the contract or Financed Object will open. Use the New button on the Action Pane to open a blank Fuel Cards tab (see the chapter below for a detailed description of how to create a fuel card). The card consists of three tabs – General, Ordering and delivery, Blocking and exclusion.

General Tab:

Field:

• Card No.

  • The number will be filled in automatically by the system from the number series.

  • It will be set in the Service Contract Settings.

• Card Kind

  • The user selects which type of card it is (customer/own)

    • The "customer" card is for a customer with a leasing contract. Most of the data in the general tab is supplemented by the system on the basis of the contract and the fields are non-editable.

    • "Own" cards are intended for the vehicles of the leasing company, there is no leasing contract for them and they are not reinvoiced. In the case of your own card, the contract number must be blank – the system checks.

• Card No. – Company

  • The card number is entered by the user after receiving the card from the card company.

  • The field is crucial for finding a card from a fuel card transaction when processing a data record

• Card Name

  • Entered by the user after receiving the card from the card company.

• Financing Contract No.

  • If the card is custom, then the field is non-editable.

  • If the card is a customer card, then the user selects the contract to which the card belongs. If there are more than one fuel card services on the contract, the system opens the "TK type details overview" valid as of the current date and the user selects which service to create the card for.

• Financing Object No.

  • If the card is custom, then the field is non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Financing Object Name

  • If the card is custom, then the field will be non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Master Agreement No.

  • If the card is custom, then the field will be non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Card Vendor No.

  • If the card is custom, then the user selects from the list of suppliers.

  • If the card is a customer card, then it will be automatically updated according to the Contract No. and the fuel card service on the contract

• Card Vendor Name

  • If the card is owned, then it is drawn according to the Vendor Number.

  • If the card is a customer card, then it will be automatically updated according to the Contract No. and the fuel card service on the contract

• Fuel Card Pricelist

  • If the card is owned, then the field will be editable and the user will select the appropriate price list of the supplier's fuel card valid as of the current date. The system will pre-fill if the vendor has only one TK Price List.

  • If the card is a customer card, then the system will automatically take over according to the contract number.

• Fuel Card Type

  • The system will transfer the "card type code" set in the fuel card price list.

  • The field is editable.

• Service No. (Fuel Card Type)

  • If the card is a customer card, the system will fill in the fuel card automatically after entering the Fuel Card Pricelist

• Customer No.

  • If the card is custom, then the field will be non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Customer Name

  • If the card is custom, then the field will be non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Customer Business Place No.

  • If the card is custom, then the field will be non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Customer Business Place Name

  • If the card is custom, then the field will be non-editable.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Driver No.

  • If the card is owned, the user manually selects the Driver.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Driver Name

  • If the card is your own, it will be automatically refined according to the Driver Number.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Licence Plate No.

  • If the card is owned, then the user enters the license plate manually.

  • If the card is a customer card, it will be automatically processed according to the Contract No.

• Created At

  • The system will automatically fill in the date and time of creation

  • Non-editable field

• Created By Name

  • The system will be completed automatically according to the logged-in user

  • Non-editable field

• Modified At.

  • The system will automatically fill in the date and time of the last change

  • Non-editable field.

• Modified By Name

  • The system will be completed automatically according to the logged-in user

  • Non-editable field

Order & Delivery Tab

Field:

...

Order Date

• The system will add the date when the order email was created and sent to the contact person for ordering the fuel card

...

Ordered By

• The system will be completed automatically according to the logged-in user after completing the Order Date. If the user changes/deletes the order date, the value of the field will not change

...

Service Range Code

• The system will be completed automatically from the Fuel Card Price List

...

Service Range Description

• The system will be completed automatically from the Service Range Code

...

Vendor Service Range Code

• The system will be completed from the Service Range Code (named by the supplier)

...

Fuel Card Customer No.

• The system is completed from the customer number settings on the TK price list.

• The user can change the

...

Fuel Card Customer No. Description

• The system will be completed from the TK customer number

...

Tato kapitola popisuje proces vytvoření tankovací karty od jednotlivých dodavatelů.

V nabídce Tankovací karty jsou dvě možnosti Tankovací karta a Transakce tankovací karty.

Služba Tankovací karta (Service Fuel Card)

Tankovací kartu je možné založit bez smlouvy o financování, ovšem pouze pro vlastní vozy leasingové společnosti.

Aby bylo možné v systému založit tankovací kartu pro klienta, musí být založena služba Tankovací karta ke konkrétní smlouvě – konkrétnímu předmětu financování.

Na kartě detailu typu tankovací karty uživatel otevře v navigaci detail slevy tankovací karty.

Zde jediným editovatelným polem je Výše slevy – zákazník, pole se předvyplní hodnotou z číselníku, uživatel ji ale může ještě editovat.

Tankovací karta (Fuel Card)

V okamžiku, kdy uživatel založil službu Tankovací karta (Fuel Card), je možné založit tankovací kartu.

Tankovací kartu je možné založit přímo z předmětu financování přes Proces/Tankovací karty:

Otevře se přehled tankovacích karet patřící k dané smlouvě, resp. Předmětu financování. Pomocí tlačítka Nový v podokně akcí uživatel otevře prázdnou kartu Tankovací karty (podrobný popis založení tankovací karty je v kapitole níže). Karta se skládá ze tří záložek – Obecné, Objednání a dodání, Blokace a vyřazení.

Záložka Obecné:

Pole:

• Číslo karty (Card No.)

  • Číslo doplní systém automaticky z číselné řady.

  • Bude nastavena v Nastavení smluv se službami.

• Druh karty (Card Kind)

  • Uživatel zvolí, o který druh karty se jedná (zákaznická/vlastní)

    • „Zákaznická“ karta je pro zákazníka s leasingovou smlouvou. Většinu údajů záložky obecné doplní systém na základy smlouvy a pole jsou needitovatelná.

    • „Vlastní“ jsou karty určené pro vozy leasingové společnosti, neexistuje na ně leasingová smlouva a nepřefakturovávají se. V případě vlastní karty musí být číslo smlouvy prázdné – systém kontroluje.

• Číslo karty – společnost (Card No. – Company)

  • Číslo karty zadává uživatel po obdržení karty od kartové společnosti.

  • Pole je klíčové pro vyhledání karty z transakce tankovací karty při zpracování datové věty

• Název karty (Card Name)

  • Zadá uživatel po obdržení karty od kartové společnosti.

• Číslo smlouvy financování (Financing Contract No.)

  • V případě, že je karta vlastní, pak je pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak Vybere uživatel smlouvu, ke které karta patří. Pokud je na smlouvě více služeb tankovací karty, systém otevře „přehled detailů typu TK“ platných k aktuálnímu datu a uživatel vybere ke které službě zakládá kartu.

• Číslo předmětu financová (Financing Object)

  • V případě, že je karta vlastní, pak je pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Název předmětu financování (Financing Object Name)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Číslo rámcové smlouvy (Master Agreement No.)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Číslo dodavatele karty (Card Vendor No.)

  • V případě, že je karta vlastní, pak uživatel vybere ze seznamu dodavatelů.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy a služby tankovací karty na smlouvě

• Název dodavatele karty (Card Vendor Name)

  • V případě, že je karta vlastní, pak se dotáhne dle Čísla dodavatele.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy a služby tankovací karty na smlouvě

• Ceník tankovací karty (Fuel Card Pricelist)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole editovatelné a uživatel vybere příslušný ceník tankovací karty daného dodavatele platný k aktuálnímu datu. Systém předvyplní, pokud daný dodavatel má jen jeden Ceník TK.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak převezme systém automaticky dle čísla smlouvy.

• Typ tankovací karty (Fuel Card Type)

  • Systém přenese „kód typu karty“ nastavený v ceníku tankovací karty.

  • Pole je editovatelné.

• Číslo služby (Číslo služby)

  • V případě, že karta je zákaznická, systém vyplní automaticky po zadání Ceníku tankovací karty

• Číslo zákazníka (Customer No.)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Název zákazníka (Customer Name)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Číslo obchodního místa zákazníka (Customer Business Place No.)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Název obchodního místa zákazníka (Customer Business Place Name)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude pole needitovatelné.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Číslo řidiče (Driver No.)

  • V případě, že je karta vlastní, uživatel manuálně vybere Řidiče.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Název řidiče (Driver Name)

  • V případě, že je karta vlastní, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla řidiče.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Registrační číslo vozidla (Licence Plate No.)

  • V případě, že je karta vlastní, pak uživatel zadá SPZ manuálně.

  • V případě, že je karta zákaznická, pak bude automaticky dotaženo dle Čísla smlouvy

• Vytvořeno (Created At)

  • Systém doplní automaticky datum a čas vytvoření

  • Needitovatelné pole

• Vytvořil (Created By Name)

  • Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele

  • Needitovatelné pole

• Změněno (Modified At.)

  • Systém doplní automaticky datum a čas poslední změny

  • Needitovatelné pole.

• Změnil (Modified By Name)

  • Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele

  • Needitovatelné pole

Záložka Objednávka a dodání

Pole:

• Datum objednávky (Order Date)

  • Systém doplní datum, kdy byl vytvořen a odeslán email s objednávkou na kontaktní osobu pro objednání tankovací karty

• Kartu objednal (Ordered By)

  • Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu objednávky. Pokud uživatel změní/vymaže datum objednávky, hodnota pole se nezmění

• Kód rozsahu služeb (Service Range Code)

  • Systém doplní automaticky z Ceníku tankovací karty

• Popis rozsahu služeb (Service Range Description)

  • Systém doplní automaticky z Kódu rozsahu služeb

• Dodavatelský kód rozsahu služeb (Vendor Service Range Code)

  • Systém doplní z Kódu rozsahu služeb (pojmenování dodavatelem)

• Zákaznické číslo tankovací karty (Fuel Card Customer No.)

  • Systém doplní z nastavení zákaznického čísla na ceníku TK.

  • Uživatel může změnit

• Popis zákaznického čísla (Fuel Card Customer No. Description)

  • Systém doplní ze zákaznického čísla TK

• Limit bez DPH –denní, týdenní, měsíční (Limit Excl.VAT – Day/Week/Month

  • Complements the system from the TK price list

• Territorial Validity

  • User selects from National/International values

• Toll Payment

  • Ticks by the user if toll payment is enabled.

• PIN Code

  • Will the user fill in the PIN code of the card manually after receiving the card

• Validity From

  • To be completed manually by the user after receiving the card

• Validity To

• Completes the system after inserting "valid from"

The system calculates based on the default validity period set in the Default Fuel Card Validity field in the TK Customer Number table: Valid From + Default Fuel Card Validity and it is the last day of the given month (e.g. Valid from

)

• Doplní systém z ceníku TK

• Územní platnost (Territorial Validity)

  • Uživatel vybere z hodnot Národní/Mezinárodní

• Platba mýtného (Toll Payment)

  • Zaškrtne uživatel, pokud je povolená platba mýtného.

• PIN kód (PIN Code)

  • Doplní uživatel manuálně po obdržení karty PIN kód karty

• Platnost od (Validity From)

  • Doplní uživatel manuálně po obdržení karty

• Platnost do (Validity To)

  • Doplní systém po vložení “platnosti od”

  • Systém dopočítá na základě výchozí doby platnosti nastavené v poli Výchozí platnost tankovací karty v tabulce Zákaznického čísla TK: Platnost od + Výchozí platnost tankovací karty a jedná se o poslední den daného měsíce (např. Platnost od = 11.1.2017, Default Výchozí platnost TK validity = 3R, then Valid to potom Platnost do = 31.1.2020).

• Datum odevzdání karty (Date of Card Submitting

  • To be completed manually by the user after handing over the card to the customer

  )

  • Doplní uživatel manuálně po odevzdání karty zákazníkovi

• Způsob odevzdání karty (Method of Card Submitting

  • User selects from Personal/Mail

Blocking and exclusion tab

Field:

• Blocking Date

  • To be entered manually by the user

• Blocking By

  • The system will be completed automatically according to the logged-in user after completing the Blocking Date. If the user changes/deletes the blocking date, the value of the field will change

• Return Date

  • To be entered manually by the user

• Exclusion Reason

  • The user selects from the following options: Expiration, Cancellation, Contract termination, Damage, Loss of card, Other reason

• Exclusion Date

  • To be entered manually by the user

• Card Excluded (Exclusion By)

  • The system will be completed automatically according to the logged-in user after completing the Blocking Date. If the user changes/deletes the blocking date, the value of the field will change

• Note

  • To be entered manually by the user

Fuel Card Discount

In the header of the fuel card, the user can open the fuel card discount detail by clicking on the "Discounts" button, which is a view of the discounts defined in the contract for the given card.

Fuel card discounts are described in detail in the documentation Services Pricelists in the Fuel Card Pricelist chapter.

Fuel Card One-Off Charge

In the TK header, the user can open fuel cards via the "One-off fees" button, where they can define a fee for this card to be invoiced.

Field:

• Card Type Code

  • The system will automatically refill according to the respective fuel card.

• Card No. – Company

  • The system will automatically refill according to the respective fuel card

• Fee Date

  • The system will be completed according to the current date. Non-editable

• Fee Type Code

  • Selects the user from the fees defined for the given card type.

• Fee Excl. VAT (LCY)

  • The system will be completed automatically after selecting the Fee Type Code from the fuel card fee code list

  • Non-editable

• Fee to Invoice Excl. VAT (LCY)

  • The system will be completed automatically after selecting the Fee Type Code from the fuel card fee code list

  • Editable – this value is included in the invoice

• Invoice

  • If the user marks YES, Fee to Invoice Excl. VAT will be included in the invoice

  • If NO, the charge cannot be invoiced to the customer. When starting the "Invoice one-off fee" function, the system displays the message "There is nothing to post!

• Billing Method

  • After checking Invoice=YES, the user selects the billing method from the list:

    • Invoice for Fuel – the fee will be included in the mass re-invoicing for fuel.

    • Individual invoice – the fee will not be included in the mass invoice for fuel – default value, An individual invoice will be issued manually by the user, according to the function described below.

• Invoiced

  • Completes the system automatically after creating a sales invoice (unposted)

• Sales Invoice No.

  • Completes the system automatically after a sales invoice is created

• Posted Sales Invoice No.

  • Replenishes the system automatically after the sales invoice is posted

• Posting Date

  • Automatically completes the NAV with the posting date from the posted sales invoice

Here you can start Invoicing One-off Fee by clicking on the Invoice One-off Fee button.

If the user runs the Invoice One-off Charge function, the system displays a dialog window to enter the Posting Date and Due Date.

After filling in the information and confirmation, the user will see an unposted sales invoice that the user can edit and then post.

After posting, the system writes the number of the posted sales invoice to the fee line.

Create Fuel Card

The user can create a fuel card on the financed object if there is a service with the "fuel card" type on the contract.

A customer can have more than one fuel card service on the contract in the currently valid period:

In this case, the system will open a dialog window to select which fuel card we are creating.

Both cards can be created one by one.

When creating a TK the system checks whether the TK service is still valid on the contract (if it has not ended).

If the TK service is currently terminated or does not exist, it will display the error message "there is no TK service" and terminate.

Completion of important fields from the fuel card

After ordering a TK the user will receive a fuel card from the supplier. From the card, the user fills in Card Number-Company (Card No. – Company)

Next, it fills in from the Valid From tab (Valid From). On the fuel card, the system calculates the TK Validity To (Valid To) = expiry of the card.

Your fuel card is ready to process TK transactions.

Fuel Card List on Financed Object

...

• )

  • Uživatel vybere z hodnot Osobně / Poštou

Záložka  Blokace a vyřazení

Pole:

• Datum blokace (Blocking Date)

  • Zadá uživatel manuálně

• Kartu zablokoval (Blocking By)

  • Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu blokace. Pokud uživatel změní/vymaže datum blokace, hodnota pole se změní

• Datum vrácení (Return Date)

  • Zadá uživatel manuálně

• Důvod vyřazení (Exclusion Reason)

  • Uživatel vybere z možností: Expirace, Storno, Ukončení smlouvy, Poškození, Ztráta karty, Jiný důvod

• Datum vyřazení (Exclusion Date)

  • Zadá uživatel manuálně

• Kartu vyřadil (Exclusion By)

  • Systém doplní automaticky dle přihlášeného uživatele po doplnění Datumu blokace. Pokud uživatel změní/vymaže datum blokace, hodnota pole se změní

• Poznámka (Note)

  • Zadá uživatel manuálně

Sleva tankovací karty (Discount of Fuel Card)

V záhlaví tankovací karty může uživatel otevřít detail slevy tankovací karty tlačítkem “Slevy”, což je pohled na slevy nadefinované na smlouvě k dané kartě.

Slevy tankovací karty jsou podrobně popsány v dokumentaci Ceníky služeb smlouvy v kapitole Ceník tankovací karty.

Jednorázové poplatky tankovací karty (Fuel Card One-Off Charge)

V záhlaví TK může uživatel otevřít přes tlačítko “Jednorázové poplatky” tankovací karty, kde může nadefinovat poplatek za tuto kartu k fakturaci.

Pole:

• Kód typu karty

  • Systém automaticky doplní dle příslušné tankovací karty.

• Číslo karty – společnost

  • Systém automaticky doplní dle příslušné tankovací karty

• Datum vzniku poplatku

  • Systém doplní dle aktuálního data. Needitovatelné

• Kód typu poplatku

  • Vybere uživatel z poplatků definovaných k danému typu karty.

• Poplatek bez DPH (LM)

  • Systém doplní automaticky po výběru Kódu typu poplatku z číselníku poplatků tankovací karty

  • Needitovatelné

• Poplatek k fakturaci bez DPH (LM)

  • Systém doplní automaticky po výběru Kódu typu poplatku z číselníku poplatků tankovací karty

  • Editovatelné – tato hodnota vstupuje do faktury

• Fakturovat

  • Pokud uživatel označí ANO, Poplatek k fakturaci bez DPH bude zahrnutý do faktury

  • Pokud je NE, poplatek nelze vyfakturovat zákazníkovi. Při spuštění funkce „Fakturovat jednorázový poplatek“ systém zobrazí hlášku Není co účtovat!

• Způsob fakturace

  • Uživatel po zatržení Fakturovat=ANO vybere způsob fakturace ze seznamu:

    • Faktura za PHM – poplatek bude zahrnutý do hromadné přefakturace za PHM.

    • Individuální faktura – poplatek nebude zahrnutý do hromadné faktury za PHM – výchozí hodnota, Individuální fakturu vystaví uživatel manuálně, dle funkce popsané níže.

• Fakturováno

  • Doplní systém automaticky po vytvoření prodejní faktury (nezaúčtované)

• Číslo prodejní faktury

  • Doplní systém automaticky po vytvoření prodejní faktury

• Číslo zaúčtované prodejní faktury

  • Doplní systém automaticky po zaúčtování prodejní faktury

• Zúčtovací datum

  • Doplní NAV automaticky zúčtovací datum ze zaúčtované prodejní faktury

Zde lze spustit Fakturaci jednorázového poplatku tlačítkem Fakturovat jednorázový poplatek.

Pokud uživatel spustí funkci Fakturovat jednorázový poplatek, systém zobrazí dialogové okno k zadání Zúčtovacího datumu a Datumu splatnosti.

Po vyplnění údajů a potvrzení se uživateli zobrazí nezaúčtovaná prodejní faktura, kterou může uživatel upravit a následně zaúčtovat.

Po zaúčtování systém propíše číslo zaúčtované prodejní faktury do řádku poplatku.

Vytvořit tankovací kartu (Create Fuel Card)

Uživatel může na předmětu financování vytvořit tankovací kartu, pokud je na smlouvě služba s druhem „tankovací karta“.

Zákazník může mít na smlouvě v aktuálně platném období více služeb tankovací karty:

V tomto případě otevře systém dialogové okno pro výběr, kterou tankovací kartu tvoříme.

Postupně tak lze vytvořit obě karty.

Systém při zakládání TK kontroluje, jestli je dosud platná služba TK na smlouvě (jestli neskončila).

Pokud by služba TK v současné době už skončila nebo neexistovala, vypíše chybovou hlášku „žádná služba TK není“ a končí.

Doplnění důležitých polí z Tankovací karty (Completion of important fields from the fuel card)

Po objednání TK uživatel obdrží od dodavatele tankovací kartu. Z karty uživatel vyplní Číslo karty-společnost (Card No. – Company)

Dále doplní z karty Platnost od (Valid From). Na tankovací kartě systém vypočte dle délky platnosti TK Platnost do (Valid To) = konec platnosti karty.

Tankovací karta je připravená na zpracování transakcí TK.

Přehled tankovacích karet na předmětu financování (Fuel Card List on Financed Object)

Na předmětu financování má uživatel dostupné tankovací karty předmětu ze dvou míst. V nabídce oblasti Proces a na FactBoxu Čerpání služeb.